Applica automaticamente alle fatture fornitore

Questo articolo descrive la capacità di applicare automaticamente i pagamenti anticipati alle fatture fornitore. È possibile creare un pagamento anticipato per un ordine fornitore come parte di un contratto di acquisto. Dopo aver ricevuto una fattura fornitore, il pagamento anticipato può essere utilizzato per liquidare la contabilità fornitori dalla fattura fornitore. La nuova funzionalità consente al sistema di utilizzare automaticamente i numeri dell'ordine fornitore su una fattura fornitore per cercare i pagamenti anticipati corrispondenti quando viene importata la fattura fornitore.

Se i pagamenti anticipati vengono trovati e possono essere applicati, le righe vengono aggiunte alle righe fattura esistenti per applicare i pagamenti anticipati. Le righe di pagamento anticipato non vengono mai considerate durante il processo di abbinamento fatture.

I seguenti punti descrivono come vengono applicati i pagamenti anticipati quando vengono seguiti diversi processi di acquisto:

• Una fattura fornitore per ordine di acquisto – Il pagamento anticipato sull'ordine di acquisto verrà applicato alla fattura fornitore.
• Una fattura fornitore per più ordini di acquisto – I pagamenti anticipati su tutti gli ordini di acquisto verranno applicati alla fattura fornitore.
• Più fatture fornitore per ordine di acquisto – Il pagamento anticipato sull'ordine di acquisto verrà applicato alla prima fattura fornitore importata. Se l'importo del pagamento anticipato supera l'importo della fattura, l'applicazione del pagamento anticipato non riesce ed è necessario applicare manualmente il pagamento anticipato.
• Fatture di più fornitori per più ordini di acquisto – Gli anticipi sugli ordini di acquisto verranno applicati alla prima fattura pertinente. Se l'importo del pagamento anticipato supera l'importo della fattura, l'applicazione del pagamento anticipato non riesce ed è necessario applicare manualmente i pagamenti anticipati. Se eventuali pagamenti anticipati che rimangono dopo i pagamenti anticipati vengono applicati alla prima fattura, possono essere applicati alle fatture successive.

Se un tentativo di applicare un pagamento anticipato non riesce, l'impostazione dell'opzione Blocca il processo di automazione del follow-up in caso di esito negativo della richiesta di pagamento anticipato determina i passaggi successivi:

• Sì – Il messaggio di errore "Applicazione automatica del pagamento anticipato: fallito" viene aggiunto nella cronologia dell'automazione e la fattura rimane nell'elenco delle fatture fornitore in sospeso. La fattura rimarrà bloccata fino a quando non applicherai manualmente il pagamento anticipato.

Per applicare manualmente i pagamenti anticipati, vai alla fattura fornitore in sospeso. Nella pagina Dettagli della fattura, imposta l'opzione Includi in elaborazione automatizzata per la fattura bloccata su No. Ora puoi applicare manualmente il pagamento anticipato. Dopo aver applicato il pagamento anticipato, imposta l'opzione Includi in elaborazione automatizzata di nuovo su Sì in modo che la fattura possa essere elaborata automaticamente.

Puoi anche ignorare l'applicazione automatica del pagamento anticipato impostando l'opzione Includi in elaborazione automatizzata su No e poi reimpostandola su Sì. Riceverai il seguente messaggio: "Esiste già un pagamento anticipato per l'ordine fornitore. Vuoi ignorarlo per la fattura fornitore selezionata?" Seziona Sì. Il messaggio "Applicazione di pagamento anticipato ignorata manualmente" viene aggiunto nella cronologia dell'automazione e la fattura fornitore non verrà bloccata quando il processo automatizzato verrà nuovamente eseguito.

• No – I processi di automazione del follow-up continueranno. Puoi comunque applicare il pagamento anticipato durante il regolamento.