Panoramica dei processi di fatturazione automatizzati dei fornitori

In questo articolo viene descritta l'automatizzazione dell'elaborazione delle fatture fornitore e i vantaggi inerenti all'utilizzo di un processo automatizzato. Questa soluzione è costituita da funzionalità attivate in Gestione funzionalità. Tali funzionalità si applicano solo alle fatture fornitore, non alle fatture elaborate tramite la pagina Giornale di registrazione fatture o Giornale di registrazione del registro fatture.

In molti casi, le organizzazioni si avvalgono di terzi parti o utilizzano Invoice Capture per elaborare fatture cartacee utilizzando un provider di servizi OCR di terze parti. Il fornitore di servizi restituisce metadati di fatture leggibili da una macchina. Per facilitare l'automazione, le funzionalità di automazione della contabilità fornitori ti consentono di utilizzare questi artefatti in Contabilità fornitori.

Puoi automatizzare alcuni processi di fatturazione della contabilità fornitori utilizzando l'automazione per la fattura fornitore. L'elaborazione dell'automazione per la fattura fornitore include varie attività basate sulle impostazioni di automazione della contabilità fornitori. Il processo automatizzato mostra le informazioni sullo stato di avanzamento di una fattura fornitore durante ognuno dei processi. Questa soluzione può aiutare gli impiegati e i responsabili della contabilità fornitori a elaborare fatture fornitori in modo più efficiente. Aiuta anche a ridurre gli errori e le inefficienze che possono verificarsi quando le informazioni vengono inserite ed elaborate manualmente.

I processi di automazione possono essere utilizzati per eseguire queste attività:

• Applica automaticamente i pagamenti anticipati per le fatture fornitore
• Abbinare entrate prodotti alle righe di fattura fornitore in sospeso.
• Inviare automaticamente fatture importate al sistema del flusso di lavoro.
• Simulare la registrazione prima della registrazione di una fattura fornitore.
• Visualizzare lo storico automazione e flusso di lavoro in modo rapido ed efficiente.
• Visualizzare e analizzare i risultati dell'automazione dell'elaborazione delle fatture fornitori.
• Riprendi l'elaborazione automatizzata per più fatture.

Inviare le fatture fornitore all'automazione per la fattura fornitore

Quando è abilitato il parametro Invia automaticamente fattura a flusso di lavoro o Abbina automaticamente le entrate prodotti alle righe fattura, tutte le fatture importate vengono inviate automaticamente all'automazione per la fattura fornitore e si attende che il processo di automazione in background le elabori.

Le fatture create manualmente possono essere inviate all'automazione per la fattura fornitore abilitando l'opzione Includi nell'elaborazione automatica nell'intestazione della fattura. Questa opzione è visibile solo quando una delle funzionalità di automazione è abilitata.

Le fatture incluse nell'elaborazione automatica non sono modificabili. Se desideri modificare una fattura, devi prima escluderla dall'elaborazione automatizzata disabilitando l'opzione Includi nell'elaborazione automatica.

Abbinare entrate prodotti a righe di fattura che hanno criteri di abbinamento a tre elementi di verifica

Le entrate prodotti registrate vengono automaticamente abbinate alle righe di fattura per cui sono definiti criteri di abbinamento a tre elementi di verifica. Il processo viene eseguito fino a quando la quantità delle entrate prodotti abbinate non sarà uguale alla quantità della fattura. Come parte di questo processo, puoi specificare il numero massimo di tentativi del sistema di abbinare le entrate prodotti a una riga di fattura prima che il sistema consideri il processo come non riuscito. Il processo viene eseguito in background, ogni ora o ogni giorno. Per definire un intervallo personalizzato, vai a Automazione del processo>Processi in background>Abbina le righe fattura fornitore alle entrate prodotti e seleziona Modifica.

Questa funzionalità è controllata dal parametro Abbina entrate prodotti a righe di fattura. Quando questo parametro è abilitato, il campo Stato abbinamento entrata automatizzato viene visualizzato nella pagina elenco Fattura fornitore in sospeso. Per le fatture importate da origini esterne, il valore iniziale di questo campo è Non ancora eseguito.

Quando viene eseguito l'abbinamento entrata automatico della fattura, lo stato viene aggiornato in base a diverse condizioni:

• Non applicabile: non viene trovata alcuna riga di corrispondenza a tre elementi di verifica. I criteri di abbinamento vengono definiti nella scheda Impostazione sotto la riga di acquisto collegata.
• Completato: la quantità della riga della fattura è stata abbinata completamente alla quantità della riga dell'entrata prodotti.
• Non riuscito: la quantità della riga dell'entrata prodotti abbinata è inferiore alla quantità della riga della fattura ed è stato raggiunto il numero massimo di tentativi.
• In attesa: la quantità della riga dell'entrata prodotti abbinata è inferiore alla quantità della riga della fattura e il numero massimo di tentativi non è stato ancora raggiunto.

Inviare fatture fornitore importate al sistema del flusso di lavoro

Come parte di un processo di fatturazione della contabilità fornitori, le fatture importata possono essere inviate automaticamente al sistema del flusso di lavoro. Questa funzionalità è controllata dal parametro Invia automaticamente fattura a flusso di lavoro. Solo le fatture che hanno completato l'attività Abbina automaticamente le entrate prodotti alle righe fattura e sono ancora in elaborazione automatizzata possono essere inviate automaticamente al sistema del flusso di lavoro. Il processo viene eseguito in background dal processo di elaborazione Invia fatture fornitore al flusso di lavoro. Per definire l'intervallo, vai a Automazione del processo>Processi in background, seleziona il processo, quindi seleziona Modifica.

Il parametro Verifica stato abbinamento entrata prodotti prima dell'invio al flusso di lavoro controlla innanzitutto il valore di Stato abbinamento entrata automatizzato e determina se la fattura deve essere inviata al sistema del flusso di lavoro. Quando il parametro è abilitato, la fattura viene inviata al sistema del flusso di lavoro quando lo stato di Abbina entrata prodotti è Completato o Non applicabile. Quando il parametro è disabilitato, la fattura può essere inviata al sistema del flusso di lavoro anche se lo stato di Abbina entrata prodotti è Non riuscito.

Le fatture create utilizzando l'area di lavoro Fatturazione di collaborazione fornitore devono essere inviate manualmente al sistema del flusso di lavoro.

Applicare automaticamente i pagamenti anticipati

Quando il parametro Applica automaticamente il pagamento anticipato per le fatture importate è abilitato, qualsiasi pagamento anticipato esistente viene applicato automaticamente quando la fattura viene importata nella fattura fornitore. Il parametro Blocca il processo di automazione del follow-up in caso di esito negativo della richiesta di pagamento anticipato determina se il processo di automazione della fattura fornitore deve continuare se l'applicazione per il pagamento anticipato non riesce.

Pre-convalidare la registrazione delle fatture fornitore

La simulazione della registrazione completa i passaggi di convalida eseguiti durante il processo di registrazione delle fatture fornitore, ma nessun conto viene aggiornato. Per eseguire il processo, puoi selezionare una singola fattura o più fatture nella pagina Fatture fornitore in sospeso.

Esperienza migliorata per la visualizzazione delle informazioni dello storico automazione e flusso di lavoro per fatture fornitore

Viene fornita una visualizzazione di facile lettura dello storico flusso di lavoro delle fatture fornitore. Puoi accedere allo storico flusso di lavoro delle fatture fornitore direttamente dalla fattura fornitore. Pertanto, sono necessari meno clic per trovare tali informazioni. Se l'organizzazione ha abilitato la possibiliyà di inviare automaticamente le fatture fornitore importate al flusso di lavoro, viene fornita la cronologia dell'automazione per le fatture importate. La cronologia dell'automazione aiuta a identificare il passaggio del processo corrente, nonché i passaggi che sono già stati completati. Quando un passaggio non viene completato, informazioni dettagliate verranno fornite per aiutarti a comprendere il motivo dell'errore.

Analisi e metriche

L'area di lavoro Centro fatture fornitore ti consente di concentrarti sulle fatture fornitore che non hanno superato il processo automatizzato. I riquadri nell'area di lavoro elencano le informazioni sulle fatture fornitore che non sono state inviate correttamente al sistema del flusso di lavoro, importate o abbinate alle entrate prodotti. Sono inoltre disponibili metriche Microsoft Power BI per fornire ai responsabili della contabilità fornitori una visione dell'efficienza dell'automazione delle fatture fornitore.

Riprendere l'elaborazione automatizzata per più fatture

Quando una fattura importata non viene inviata correttamente al flusso di lavoro tramite il processo automatizzato, il sistema la rimuoverà dall'ulteriore elaborazione automatizzata. Un addetto alla contabilità fornitori può esaminare e modificare la fattura prima che il processo automatizzato la invii nuovamente al flusso di lavoro. Quando un motivo di errore può essere risolto con la stessa correzione per più fatture, puoi riavviare il processo automatizzato nella pagina Riprendi l'elaborazione automatica delle fatture.

Monitoraggio del valore di Data di ricezione fattura

Il valore Data di ricezione fattura indica la data in cui l'azienda ha ricevuto la fattura dal fornitore. Fornisce un punto di partenza per monitorare l'avanzamento della fattura nei processi di automazione. Questo valore può essere incluso nei dati importati di una fattura fornitore. Per le fatture create manualmente, è possibile specificare la data. Se non viene immesso alcun valore, per impostazione predefinita viene utilizzata la data corrente.

Monitoraggio dei valori Importo fattura importata e Importo IVA importata

I valori Importo fattura importata e Importo IVA importata per le fatture fornitore possono essere forniti nel file di importazione delle fatture fornitore. In genere, questi valori provengono da una fattura sottoposta a scansione da un fornitore esterno e inclusa nel file di importazione. Quando la fattura viene elaborata in Contabilità fornitori, i valori verranno calcolati in base ai dati della fattura. La fattura può essere registrata solo se i valori importati corrispondono ai valori calcolati. Quando il flusso di lavoro è abilitato, applica la convalida prima dell'invio del flusso di lavoro. I valori corrispondenti garantiscono che la fattura rifletta accuratamente l'importo dovuto al fornitore. Se l'organizzazione consente l'invio automatico delle fatture importate al sistema del flusso di lavoro, è possibile richiedere eventualmente che i totali importati corrispondano ai totali calcolati prima che la fattura possa essere inviata al sistema del flusso di lavoro. La funzionalità è controllata dal parametro Richiedi che i totali calcolati siano uguali ai totali importati per l'invio del flusso di lavoro.