Gestione di contratti di royalty

La gestione dei contratti di royalty è destinata alle aziende che esercitano il diritto di utilizzo di beni e/o proprietà intellettuale di terzi. Aiuta le aziende a gestire meglio i propri accordi sulle royalty automatizzando le attività coinvolte nell'amministrazione, nel rilevamento e nell'effettuazione dei pagamenti di royalty.

Questo articolo fornisce una panoramica del processo tipico per la gestione delle commissioni royalty:

• Registrazione dei dettagli del contratto di royalty negoziato
• Esecuzione dei contratti negoziati tramite vendite in corso e generazione di richieste di royalty.
• Approvazione ed elaborazione di richieste generate, in modo che possano essere passate alla contabilità fornitori per il pagamento

Destinatari e scopo

Le informazioni contenute in questo articolo sono destinate ai decisori aziendali, ad esempio responsabili delle vendite, direttori amministrativi e responsabili contabilità fornitori con le seguenti responsabilità:

• Negoziazione di contratti con il licenziante
• Registrazione dei termini dell'accordo sulle royalty e delle commissioni nel sistema
• Gestione del personale che elabora le richieste di royalty ed effettua i pagamenti delle commissioni

Le persone con questi ruoli sono alla ricerca di metodi per conseguire questi obiettivi:

• Adattare in modo flessibile differenti definizioni di contratti di royalty e le relative condizioni.
• Ridurre il carico e gli errori amministrativi associati al rilevamento e all'elaborazione di richieste di royalty.
• Migliorare le previsioni flusso di cassa maturando la contabilità fornitori futura ed evitando gli interessi sui pagamenti ritardati.

Contratti di royalty

Un contratto di royalty è un record di un accordo con un bene o un proprietario di proprietà intellettuale. Specifica i termini negoziati in base ai quali il licenziante ha diritto a una ricompensa monetaria quando il licenziatario utilizza la sua proprietà per ottenere dei ricavi.

I contratti di royalty sono registrati nella pagina Contratti di royalty. Per aprire la pagina Contratti di royalty, seleziona Contabilità fornitori > Broker e royalty > Accordi sulle royalty.

La scheda Selezione nella parte inferiore della pagina mostra i prodotti che hanno diritto a una commissione royalty.

Nella scheda Generale nella parte superiore della pagina, diversi campi forniscono maggiori dettagli sulle condizioni dell'accordo così come sono state negoziate con il licenziante:

• Il campo Cumula vendite per specifica il periodo per il quale verrà calcolato l'importo delle royalty in base alle vendite cumulative. Ad esempio, il periodo potrebbe essere di un mese. In alternativa, per calcolare l'importo della royalty ogni volta che viene fatturata una riga dell'ordine cliente, seleziona Fattura.
• Se l'opzione Approvazione richiesta è impostata su Sì, il proprietario di un programma royalty deve approvare le richieste prima che una royalty possa essere trasformata in una fattura pagabile al licenziante.
• I campi Conto per competenza e Conto spese devono specificare i numeri di conto che riceveranno gli importi degli sconti accumulati durante la fase intermedia tra l'approvazione e l'elaborazione.

Nella parte inferiore della pagina, nella scheda Importi royalty, imposta le tariffe royalty. Per impostare le tariffe come livelli, aggiungi una riga per ciascun livello e imposta i campi Dal valore e Al valore.

Importante

Per rendere valido un accordo, devi selezionare Convalida nel Riquadro azioni. L'opzione Convalidato nella scheda Generale nella parte superiore della pagina verrà quindi impostata su Sì.

Vendere prodotti idonei per una commissione royalty e generare una richiesta

Quando un responsabile delle vendite crea un ordine cliente per un prodotto per il quale la società ha un contratto di royalty, se i dettagli della riga dell'ordine sono idonei per la royalty, il programma identifica la futura commissione di royalty.

Per verificare se una riga di ordine cliente è idonea per una commissione di royalty, seleziona Riga ordine cliente > Visualizza > Dettagli prezzo. Nella pagina Dettagli prezzo, seleziona la Scheda dettaglio Royalty.

La Scheda dettaglio Royalty mostra la commissione royalty dal codice contratto valido applicato a una riga. Inoltre, il campo Importo royalty sotto Stima margine nella Scheda dettaglio Dettagli specifica la commissione royalty per unità di prodotto.

Nota

Per accedere alla pagina Dettagli prezzo, nella Scheda dettaglio Dettagli prezzo della scheda Prezzi nella pagina Parametri contabilità clienti, imposta l'opzione Abilita dettagli prezzo su Sì.

La richiesta di royalty viene creata al momento della fatturazione dell'ordine cliente.

Elaborare le richieste e passarle come pagabili alla contabilità fornitori

Le richieste di royalty generate rappresentano pagamenti futuri al licenziante. Il proprietario del contratto accumula le richieste per il periodo in questione e quindi crea una passività provvisoria per il licenziante approvando tali richieste.

Il titolare dell'accordo di royalty è responsabile della revisione periodica e, come richiesto dei criteri della società, dell'approvazione delle richieste generate. Dopo che le richieste vengono approvate, l'amministratore della contabilità fornitori le trasmette come fatture di acquisto alla normale elaborazione delle contabilità fornitori.

Per visualizzare tutte le richieste, seleziona Contabilità fornitori > Broker e royalty > Richieste di royalty.

Nella pagina Richieste di royalty, il campo Importo royalty iniziale specifica l'importo della commissione che, dopo l'approvazione e l'elaborazione, sarà corrisposto al venditore come royalty.

I campi nella sezione Vendite della pagina specificano i dettagli sulla fattura di vendita originaria, come il numero di fattura, l'importo netto della riga fattura e la quantità.

Tieni presente che quando una richiesta viene generata su base temporale, il relativo stato è impostato su Da calcolare. Questo stato viene utilizzato perché la royalty viene concessa in base a tale periodo. La richiesta non verrà inclusa, insieme alle altre richiesta, nel calcolo cumulativo fino alla fine del periodo.

Se sono presenti più ordini cliente per lo stesso fornitore, le richieste devono essere ricalcolate in modo da considerare qualsiasi effetto cumulativo. Nel Riquadro azioni seleziona Cumula.

Quando viene eseguita l'azione Cumula, viene registrato un giornale di registrazione ratei per gli importi delle richieste. Per visualizzare i dettagli della registrazione, individua la richiesta nell'elenco delle richieste di royalty, quindi, nel Riquadro azioni, seleziona Transazioni royalty per visualizzare e accedere al giornale di registrazione ratei.

Il giustificativo registrato specifica che sul conto ratei delle royalty viene accreditata la commissione di royalty prevista e che al conto spese delle royalty maturate provvisorie viene addebitata la spesa prevista.

Per spostare le richieste nel processo di contabilità fornitori normale, l'addetto alla contabilità fornitori deve completare la richiesta di royalty. Nella pagina Richieste di royalty, nel Riquadro azioni, seleziona Elabora.

Si verificano i seguenti eventi e lo stato della richiesta diventa Completato:

• Una registrazione del giornale di registrazione ratei delle royalty storna gli importi provvisori precedenti sul conto contabilità ratei e sul conto spese.
• Viene creata e registrata una fattura fornitore per l'importo della royalty.
• Di conseguenza, viene accreditato il conto fornitori del fornitore e addebitato il conto delle commissioni royalty.

Nota

Il numero di conto delle commissioni royalty viene specificato per la categoria di approvvigionamento utilizzata nella riga della fattura di acquisto per la royalty. Quella categoria di approvvigionamento è impostata nella scheda Broker e royalty della pagina Parametri contabilità fornitori.

Per visualizzare il numero della fattura fornitore, apri la pagina Transazioni royalty dalla richiesta di royalty.

Riepilogo

Il processo di gestione delle royalty include molteplici attività di rilevamento manuale che risultano spesso noiose. Automatizzando queste attività, la funzionalità di gestione dei contratti di royalty ti aiuta a eseguire il seguente processo:

• Generazione di richieste di royalty accurate
• Accumulo della contabilità e delle spese provvisorie previste nella contabilità generale
• Aggiornamento del saldo fornitore e del conto economico con le royalty dovute

In questo modo, la funzionalità ti aiuta a evitare potenziali errori e interessi su royalties non pagate e contribuisce a una previsione di cassa tempestiva per la società.