Impostare le opzioni per l'automazione delle fatture dei fornitori

In questo articolo vengono descritte le opzioni disponibili per l'impostazione e la configurazione dell'automazione delle fatture fornitore. Le funzionalità di automazione delle fatture utilizzano i seguenti tipi di parametri di configurazione:

• Parametri per l'applicazione automatica dei pagamenti anticipati nelle fatture importate.

• Parametri per l'invio di fatture fornitore importate al sistema del flusso di lavoro e l'abbinamento delle righe di entrata prodotti registrate alle righe di fattura fornitore in sospeso.

• Parametri per l'elaborazione delle attività di automazione in background:

  • Invio delle fatture dei fornitori importate al sistema del flusso di lavoro.
  • Abbinamento automatico delle righe della ricevuta del prodotto registrata alle righe della fattura fornitore in sospeso.
  • Convalida dell'abbinamento delle fatture per le fatture manuali che sono state abbinate automaticamente alle righe della ricevuta del prodotto. Diversi processi aziendali utilizzano questo framework per definire la frequenza di esecuzione del processo selezionato. Le frequenze disponibili per i processi in background Abbinare l'entrata prodotti a righe di fattura e Inviare fatture fornitore a flusso di lavoro includono Ora e Giornaliera.

Per impostare o visualizzare informazioni su uno sfondo attività, vai su Amministrazione di sistema>Impostazione>Automazioni dei processi e Seleziona la scheda Sfondo attività .

Per ottenere l'automazione senza contatto dal processo di importazione attraverso la registrazione delle fatture fornitore, devi configurare un flusso di lavoro fatture fornitore. Per impostare un flusso di lavoro, vai a Contabilità fornitori>Impostazione>Flussi di lavoro contabilità fornitori. Per garantire che la fattura possa essere elaborata dall'inizio alla fine senza intervento manuale, devi includere un'attività di registrazione automatizzata nella configurazione del flusso di lavoro.

Parametri per l'applicazione automatica dei pagamenti anticipati nelle fatture importate

• Applica automaticamente il pagamento anticipato per le fatture importate – Quando questa opzione è impostata su Sì, il sistema cerca automaticamente i pagamenti anticipati esistenti per un ordine di acquisto corrispondente quando vengono importate le fatture fornitore. Se vengono trovati pagamenti anticipati che possono essere applicati, viene aggiunta un'ulteriore riga per applicare i pagamenti anticipati nelle fatture fornitore che vengono importate.
• Blocca il processo di automazione del follow-up in caso di errore nella richiesta di pagamento anticipato – Quando questa opzione è impostata su Sì, le fatture vengono bloccate se non è possibile applicare un pagamento anticipato. Analogamente ad altri processi automatizzati, come il processo di corrispondenza delle ricevute e l'invio a un processo di flusso di lavoro, il processo di automazione delle fatture non rileva le fatture bloccate finché il pagamento anticipato non viene applicato manualmente.

Parametri per l'invio di fatture fornitore importate al sistema del flusso di lavoro

Per l'invio di fatture fornitore importate al sistema del flusso di lavoro vengono utilizzati specifici parametri. Inoltre, alcuni parametri sono utilizzati per abbinare righe di entrata prodotti registrate alle righe di fattura fornitore in sospeso. Nella scheda Automazione fattura fornitore della pagina Parametri di contabilità fornitori, i parametri che devi impostare sono suddivisi tra le seguenti sezioni:

• Flusso di lavoro fatture fornitore
• Abbina le entrate prodotti automaticamente

Sono disponibili i parametri seguenti:

• Invia automaticamente le fatture importate al flusso di lavoro:

  • Se si imposta questa opzione su Sì, le fatture vengono inviate automaticamente al sistema del flusso di lavoro se è stato completato il processo Abbina ricevute prodotto a righe fattura e se è stata selezionata l'opzione Incluso nell'elaborazione automatica . Impostando questa opzione su Sì, abiliti un processo senza contatto dai risultati dell'importazione fino alla registrazione. Puoi impostare questa opzione su Sì solo se un flusso di lavoro di fatture fornitore attivo è configurato per la persona giuridica. Per impostare un flusso di lavoro, vai a Contabilità fornitori>Impostazione>Flusso di lavoro contabilità fornitori.
  • Se si imposta questa opzione su No, le fatture devono essere inviate manualmente al sistema del flusso di lavoro.

• Controllare lo stato di ricezione del prodotto corrispondente prima dell'invio del flusso di lavoro:

  • Se si imposta questa opzione su Sì, la fattura importata non potrà essere inviata automaticamente al sistema del flusso di lavoro finché la quantità della ricevuta del prodotto corrispondente non sarà uguale alla quantità della fattura.
  • Se si imposta questa opzione su No, la fattura viene inviata al sistema del flusso di lavoro una volta raggiunto il numero di tentativi, anche se la quantità del prodotto ricevuto non è uguale alla quantità della fattura.

  L'opzione Controlla lo stato della ricevuta del prodotto corrispondente prima dell'invio del flusso di lavoro è disponibile solo se è selezionata l'opzione Abilita convalida corrispondenza fatture . Quando questa opzione è selezionata, l'opzione Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura viene impostata automaticamente su Sì.

• Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura – Se si imposta questa opzione su Sì, è possibile utilizzare l'elaborazione in background per abbinare automaticamente le ricevute dei prodotti registrate alle righe della fattura per cui è definita una politica di abbinamento a tre vie. Tale processo viene eseguito finché la quantità della ricevuta del prodotto abbinato non è uguale alla quantità della fattura oppure finché non viene raggiunto il valore del campo Numero di tentativi di abbinamento automatico . Il processo può essere eseguito finché la fattura non viene inviata al sistema del flusso di lavoro.

  L'opzione Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura è disponibile solo se è selezionata l'opzione Abilita convalida corrispondenza fatture . Se imposti l'opzione Abbina entrate prodotti a righe di fattura prima dell'abbinamento automatico su Sì, questa opzione non può essere impostata su No. Per impostare questa opzione su No, devi prima impostare Abbina entrate prodotti a righe di fattura prima dell'abbinamento automatico su No.

• Numero di volte in cui tentare l'abbinamento automatico – Seleziona il numero di volte in cui il sistema tenta di abbinare le ricevute dei prodotti a una riga della fattura prima che il processo fallisca. Quando viene raggiunto il numero di tentativi specificato, la fattura viene rimossa dall'elaborazione dell'automazione.

Includere le fatture nel processo di automazione delle fatture dei fornitori

Quando l'opzione Invia automaticamente le fatture importate al flusso di lavoro o Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura è abilitata (ovvero impostata su Sì), l'opzione Includi nell'elaborazione automatica viene visualizzata nell'intestazione della fattura.

• Quando una fattura viene importata da una fonte esterna, l'opzione Includi nell'elaborazione automatica viene abilitata automaticamente. Questo comportamento garantisce che le fatture dei fornitori vengano incorporate nel processo di automazione delle fatture dei fornitori e che non possano essere modificate.
• Per le fatture create manualmente, l'opzione Includi nell'elaborazione automatica è disabilitata per impostazione predefinita. Se l'opzione Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura è abilitata, il campo Stato di abbinamento automatico delle ricevute viene inizialmente impostato su Non applicabile. Gli utenti possono abilitare manualmente questa opzione per includere una fattura nel processo di automazione delle fatture dei fornitori una volta completato l'inserimento della fattura. Il valore del campo Stato di corrispondenza ricevuta automatica viene quindi modificato in Non ancora eseguito. La funzionalità Includi fatture create manualmente nell'automazione delle fatture controlla questa funzionalità.

Escludere le fatture dal processo di automazione delle fatture dei fornitori

Una fattura fornitore inclusa nel processo di automazione delle fatture fornitore può essere esclusa dall'automazione.

• L'utente può escludere manualmente la fattura disabilitando l'opzione Includi nell'elaborazione automatica .

• Se l'opzione Abbina automaticamente le ricevute dei prodotti alle righe della fattura è abilitata, la fattura viene esclusa dall'automazione nelle seguenti condizioni:

  1. L'opzione Invia automaticamente le fatture importate al flusso di lavoro è disabilitata e il campo Stato di corrispondenza automatica della ricevuta è impostato su Completato, Non riuscito o Non applicabile.
  2. L'opzione Invia automaticamente le fatture importate al flusso di lavoro è abilitata.
  3. La fattura non viene approvata dopo essere stata inviata correttamente al sistema del flusso di lavoro.