Panoramica titolari di anticipi
Un titolare di anticipi è un dipendente di un'azienda che è responsabile per un importo di spesa specificato dall'organizzazione. Può essere titolare dell'anticipo soltanto il lavoratore dell'impresa. Nel caso di un approvvigionamento, un titolare di anticipi comunica all'azienda le spese affrontate. L'azienda rimborsa al dipendente l'importo della spesa. Un'azienda controlla un saldo per ciascun titolare di anticipi. Gli utenti di persone giuridiche in Estonia, Lettonia, Lituania, Polonia, Repubblica Ceca, Ungheria e Russia possono riflettere transazioni specifiche che accompagnano le operazioni con i dipendenti dell'azienda responsabili dell'importo delle spese specificato dall'organizzazione.
Configurare un titolare di anticipi
Completa le seguenti attività per diventare titolare di un anticipo. Assicurati di completare queste attività nel seguente ordine.
- Crea gruppi di titolari di anticipi.
- Configura un profilo di registrazione dipendente.
- Configura i parametri della contabilità fornitori.
- Crea condizioni di pagamento specifiche per il titolare di anticipi.
- Crea condizioni di pagamento specifiche per il titolare di anticipi.
- Crea un titolare di anticipi.
Gruppi di titolari anticipi
Utilizza la pagina Gruppi di titolari di anticipi per creare un gruppo di titolari di anticipi. Puoi specificare il nome, la descrizione e il conto di contropartita per il gruppo di titolari di anticipi.
Profilo di registrazione dipendente
Utilizza la pagina Profili di registrazione dipendente per creare un profilo per le transazioni del titolare di anticipi. È possibile specificare le seguenti informazioni per il profilo di registrazione del dipendente.
| Campo | Description |
|---|---|
| Profilo registrazione | Immetti il codice identificativo del profilo di registrazione del titolare di anticipi. |
| Descrizione | Immetti una breve descrizione del profilo di registrazione. |
| Valido per | Seleziona una delle seguenti opzioni per il livello di raggruppamento per la configurazione del profilo di registrazione:
|
| Riferimento | Selezionare il codice del titolare di anticipi se Tabella è selezionato nel campo Valido per, oppure seleziona il gruppo di titolari di anticipi se Gruppo è selezionato nel campo Valido per. |
| Conto riepilogativo | Seleziona il conto riepilogativo per registrare le transazioni. |
Parametri contabilità fornitori
Per riflettere le transazioni del titolare di anticipi è necessario configurare i seguenti campi nella pagina Parametri conto fornitori nella sezione Titolari di anticipi.
| Campo | Description |
|---|---|
| Profilo registrazione | Seleziona il profilo predefinito per completare le transazioni per i titolari di anticipi. |
| Ordinamento titolari di anticipi | Se selezionati, i titolari di anticipi verranno visualizzati all'inizio dell'elenco nella pagina Titolari di anticipi. |
| Problema quando il saldo è aperto | Se selezionato, sarà consentita l'emissione di un anticipo in contanti a un titolare di anticipi che ha un saldo aperto positivo. |
| Chiusura del saldo tramite gruppo di campi cassa: Nome | Seleziona il codice giornale distinte di cassa. Questo codice giornale di registrazione viene utilizzato per generare distinte di esborso in contanti e distinte di rimborso quando si chiudono i saldi del titolare di un anticipo tramite contanti. |
| Cassa | Seleziona il conto cassa per determinare i giustificativi utilizzati per la chiusura dei saldi per il titolare di anticipi. |
| Chiusura del saldo tramite gruppo di campi banca: Nome | Seleziona il codice giornale di registrazione per le transazioni per chiudere i saldi tramite una banca. |
| Tipo di conto | Seleziona una banca per chiudere i saldi per un titolare di anticipi tramite una banca. |
| Conto principale | Seleziona un codice di conto bancario per chiudere i saldi per un titolare di anticipi tramite una banca. |
Termini di pagamento per il titolare di anticipi
Per registrare e pubblicare correttamente un ordine d'acquisto tramite un titolare di anticipi, devi utilizzare i Termini di pagamento impostati con l'opzione Da titolare di anticipi impostata su Vero.
Creare un titolare di anticipi
Prima di poter creare un titolare di anticipi, è necessario aver già configurato i lavoratori. Per ulteriori informazioni, vedi Immettere le informazioni sul lavoratore (guida attività).
Vai a Contabilità fornitori>Titolari di anticipi>Titolari di anticipi.
Nota
Non puoi aggiungere o eliminare dipendenti nella pagina Titolari di anticipi. I dipendenti devono essere prima assunti nel modulo Risorse umane. Nella pagina Profili registrazione dipendenti è possibile configurare il profilo di registrazione dei dipendenti utilizzato per registrare i saldi dei titolari di anticipi.
Seleziona un dipendente, quindi seleziona Modifica.
Nella scheda dettaglio Generale imposta l'opzione Titolare di anticipi su Sì per indicare che il dipendente è titolare di anticipi.
Nel campo Gruppo seleziona il gruppo di titolari di anticipi a cui appartiene il dipendente.
In Documento di identità, fornisci i dettagli di un documento di identità.
- Serie: immetti la serie del documento che serve per verificare l'identità del titolare di anticipi.
- Numero: immetti il numero del documento che serve per verificare l'identità del titolare di anticipi.
- Data di emissione: seleziona o immetti la data di emissione del documento.
- Emesso da: inserisci i dettagli dell'autorità o della persona che ha rilasciato il documento.
Seleziona Salva o chiudi la pagina.
Nota
Se l'opzione Ordinamento titolare di anticipi è impostata su Sì nella pagina Parametri contabilità fornitori , i titolari di anticipi appaiono nella parte superiore della griglia nella pagina Titolari di anticipi.
Richieste di informazioni e report sui titolari di anticipi
Richiesta di informazioni sui titolari di anticipi
Per un elenco delle transazioni per un titolare di anticipi, seleziona Transazioni nella pagina Titolari di anticipi. Per visualizzare le transazioni di tutti i titolari di anticipi o per creare una richiesta specifica basata sulle transazioni dei titolari di anticipi, vai a Contabilità fornitori>Richieste di informazioni e report>Richieste di informazioni e report titolari di anticipi>Transazioni. Seleziona Giustificativo per aprire la pagina Transazioni giustificativo .
Richiesta di informazioni saldo titolari di anticipi
Per vedere il saldo per un titolare di anticipi, utilizza la pagina Titolari di anticipi. Per visualizzare il saldo di tutti i titolari di anticipi o per creare una richiesta specifica basata sui conti dei titolari di anticipi, fai clic su Contabilità fornitori>Richieste di informazioni e report>Richieste di informazioni e report titolari di anticipi>Saldo.
Report Saldo dei titolari di anticipi
Per visualizzare in anteprima e stampare un report basato sulle informazioni sul saldo dei titolari di anticipi, fai clic su Contabilità fornitori>Richieste di informazioni e report>Richieste di informazioni e report titolari di anticipi>Report Saldo dei titolari di anticipi.
Report Transazioni dei titolari di anticipi
Per visualizzare in anteprima e stampare un report basato sulle transazioni dei titolari di anticipi, fai clic su Contabilità fornitori>Richieste di informazioni e report>Richieste di informazioni e report titolari di anticipi>Report Transazioni dei titolari di anticipi.
Transazioni dei titolari di anticipi
Le transazioni per i lavoratori che sono titolari di anticipi possono essere registrate utilizzando i conti dei titolari di anticipi. L'ID lavoratore specificato per ciascun titolare di anticipi può essere utilizzato per tener traccia di tutte le transazioni del titolare di anticipi. Questo numero viene recuperato come numero di conto per le transazioni dei titolari di anticipi nelle pagine Giornali di registrazione generali eTransazioni dei titolari di anticipi.
Creare e registrare un ordine fornitore con i dettagli del titolare di anticipi
Per ulteriori informazioni generali sugli ordini fornitore, vedi Panoramica degli ordini fornitore. Se una fattura fornitore viene creata e registrata con i dettagli del titolare di anticipi, i saldi del titolare di anticipi verranno registrati nel conto collettivo del dipendente anziché nel conto collettivo del fornitore. Per aggiungere i dettagli del titolare di anticipi a un ordine fornitore, fai quanto segue:
- Nel campo Termini di pagamento della sezione Prezzo e sconto , seleziona il termine di pagamento. Per ulteriori informazioni sui Termini di pagamento, vedi Definire i termini di pagamento del fornitore.
- Seleziona un termine di pagamento con l'opzione Dal titolare di anticipi selezionata nella pagina Termini di pagamento.
- Nella scheda dettaglio Prezzo e sconti, nel campo Titolare di anticipi, seleziona il titolare di anticipi per l'ordine di acquisto.
Il processo di registrazione dell'ordine fornitore crea due transazioni fornitore con importi opposti e una transazione del titolare di anticipi. Senza i dettagli del titolare di anticipi, viene creata una sola transazione fornitore.
Liguidare i saldi dei titolari di anticipi utilizzando la banca
Quando si liquidano i saldi del titolare di anticipi utilizzando la banca, nelle giornale di registrazione generale vengono create le scritture contabili per la chiusura dei saldi del titolare di anticipi. Puoi configurare il codice del giornale di registrazione e della banca nella sezione Titolari di anticipi della pagina Parametri contabilità fornitori.
Per chiudere il saldo di un titolare di anticipi utilizzando la banca, vai a Contabilità fornitori>Titolari di anticipi>Titolari di anticipi.
Nel riquadro azioni, seleziona Saldo>Chiudi tramite banca.
Immetti le informazioni seguenti nella pagina Chiudi tramite banca.
Campo Description Data di pagamento Immetti la data in cui il pagamento deve essere registrato. Importo da trasferire Immetti l'importo del saldo durante la chiusura. L'importo indicato nel campo Importo nella pagina Saldo viene visualizzato per impostazione predefinita. Automatico Seleziona la casella di controllo Automatico per creare e registrare automaticamente un giornale di registrazione preimpostato nella pagina Parametri contabilità fornitori.
Liguidare i saldi dei titolari di anticipi utilizzando contanti
Quando si liquidano i saldi del titolare di anticipi utilizzando contanti, nelle giornale di registrazione delle distinte vengono create le scritture contabili per la chiusura dei saldi del titolare di anticipi. Puoi configurare il codice del giornale di registrazione e della cassa nella scheda Titolari di anticipi della pagina Parametri contabilità fornitori.
Per chiudere il saldo di un titolare di anticipi utilizzando contanti, vai a Contabilità fornitori>Titolari di anticipi>Titolari di anticipi.
Nel riquadro azioni, seleziona Saldo>Chiudi tramite cassa.
Immetti le informazioni seguenti nella pagina Chiudi tramite cassa.
Campo Description Data di pagamento Immetti la data in cui il pagamento deve essere registrato. Importo da trasferire Immetti l'importo del saldo durante la chiusura. L'importo indicato nel campo Importo nella pagina Saldo viene visualizzato per impostazione predefinita. Automatico Seleziona la casella di controllo Automatico per creare e registrare automaticamente un giornale di registrazione preimpostato nella pagina Parametri contabilità fornitori.
Dopo l'elaborazione del giornale di registrazione distinte, se l'importo nel campo Importo da trasferire è negativo, alla chiusura dei saldi viene generata una distinta di esborso per il titolare di anticipi. Se l'importo nel campo Importo da trasferire era positivo, viene generata una ricevuta di rimborso.