Utilizzare i limiti di controllo di cassa

In questo articolo viene descritto come utilizzare il controllo di cassa per definire limiti di transazione quando non è presente un saldo di cassa o una transazione fa scendere il saldo di cassa al di sotto di un importo predefinito.

Il controllo di cassa ti consente di definire un limite (soglia) per impedire la registrazione delle transazioni se non è disponibile alcun saldo di cassa o se la transazione farà scendere il saldo al di sotto del limite definito. Il conto definito nella definizione di registrazione consumata viene valutato quando le transazioni vengono create, modificate e registrate. Se non viene generata alcuna voce, viene usato il conto corrispondente. Se la registrazione della transazione farà sì che il saldo del conto cassa correlato scenda al di sotto del limite definito per il conto, viene visualizzato un messaggio di errore e devi modificare il conto per continuare. .

Puoi consentire a gruppi di utenti specifici di sostituire il controllo di cassa. Quindi, se il saldo del conto di cassa scende al di sotto del limite definito, gli utenti nei gruppi di utenti specificati ricevono un messaggio di avviso, ma possono continuare a registrare la transazione. Gli utenti possono ignorare il controllo di cassa se la spesa deve essere registrata prima che vengano ricevuti i fondi destinati a pagarla o quando deve essere eseguito un trasferimento approvato, ma il trasferimento non è stato ancora immesso o registrato.

Il limite di controllo di cassa viene confrontato con il saldo del controllo di cassa (saldo del conto di cassa meno tutte le fatture di contabilità fornitori registrate e non pagate). Quando il saldo di controllo di cassa è inferiore al limite di controllo di cassa, il limite viene superato.

Configurare il controllo di cassa

Seguire questi passaggi per impostare il controllo di cassa e i conti di controllo di cassa.

1. Selezionare Contabilità generale>Impostazione contabilità generale>Parametri di contabilità generale.
2. Nel gruppo Convalida controllo di cassa, nel campo Set di dimensioni finanziarie, seleziona il set di dimensioni finanziarie da usare per convalidare i saldi del controllo di cassa.
3. Nel campo Sostituzione controllo di cassa, seleziona il gruppo utenti che può sostituire il controllo di cassa. Gli utenti in questo gruppo di sicurezza saranno quindi in grado di registrare le transazioni che superano il limite di controllo di cassa.
4. Vai a Contabilità generale>Impostazione contabilità generale>Impostazione di registrazione>Controllo di cassa.
5. Imposta l'opzione Visualizza nomi dei conti su Sì per visualizzare i nomi dei conti di cassa e dei conti Contabilità fornitori immessi nella griglia.
6. Inserire ogni conto di cassa.

Si consiglia di aggiungere tutte le stringhe di dimensione finanziaria per tutti i conti di cassa validi. È quindi possibile specificare quali conti di cassa sono soggetti al limite di controllo di cassa.

7. Nel campo Conto di cassa immetti la stringa della dimensione finanziaria del conto di cassa. È necessario inserire i numeri di conto completi.
8. Seleziona la casella di controllo Partecipa per indicare che la stringa della dimensione finanziaria del conto di cassa è soggetta al controllo di cassa. Questi conti di cassa e i corrispondenti conti di contabilità fornitori vengono convalidati in base alle regole di configurazione del controllo di cassa.
9. Facoltativo: nel campo Conto contabilità fornitori immetti la stringa della dimensione finanziaria del conto Contabilità fornitori usata con le fatture fornitore. È necessario immettere un numero di conto completo.
10. Nel campo Soglia immetti l'importo che deve rimanere nel conto di cassa per superare la convalida. È possibile immettere un numero negativo se il conto di cassa può essere scoperto (ovvero, gli importi delle transazioni possono superare il saldo del conto).

Visualizzare i conti nel controllo di cassa

Puoi esaminare il saldo corrente dei conti definiti nella pagina Configurazione controllo di cassa. Seleziona Contabilità generale>Richieste di informazioni>Richiesta di informazioni su controllo di cassa.

La richiesta include le informazioni seguenti:

• Saldo corrente del conto di cassa
• Il saldo di tutte le fatture di Contabilità fornitori registrate e non pagate collegate al conto di Contabilità fornitori corrispondente del conto di cassa
• Il saldo del controllo di cassa o il saldo del conto di cassa corrente meno tutte le fatture della contabilità fornitori registrate e non pagate
• Il limite di controllo di cassa, in modo da poterlo confrontare con il saldo del controllo di cassa e determinare se il pagamento delle fatture di contabilità fornitori farà scendere il saldo del conto di cassa al di sotto del limite di controllo di cassa

Elaborare le transazioni tramite la convalida del controllo di cassa

I saldi dei conti di cassa vengono convalidati per le fatture di contabilità fornitori e le voci di contabilità generale avanzate. L'importo della voce viene convalidato rispetto ai conti di cassa e ai conti di contabilità fornitori a cui sono associate le distribuzioni finanziarie della riga.

[!NOTA] Il controllo del budget è separato dal controllo di cassa e può mostrare errori non correlati.

Se il limite di controllo di cassa viene superato, viene visualizzato un messaggio di errore. L'errore impedisce l'ulteriore elaborazione della fattura a meno che non sia consentita una sostituzione del controllo di cassa.

Flusso di lavoro fatture fornitore

Il flusso di lavoro è configurato per la registrazione automatica

Quando usi la funzionalità del controllo di cassa con il flusso di lavoro di fatture fornitore Contabilità fornitori e il flusso di lavoro è impostato per la registrazione automatica, il sistema verifica che l'utente che sta inviando la fattura fornitore disponga dei privilegi per ignorare il limite di controllo di cassa durante la registrazione automatica.

Se la fattura supera il limite di controllo di cassa e l'utente dispone di privilegi di sostituzione, la fattura viene registrata automaticamente come parte del processo del flusso di lavoro. Se l'utente non dispone dei privilegi di sostituzione, viene visualizzato un messaggio di errore nella cronologia del flusso di lavoro per la fattura fornitore correlata. In questo caso, la fattura può essere elaborata correttamente tramite registrazione solo se viene soddisfatta una delle seguenti condizioni:

• Un utente con privilegi di sostituzione invia nuovamente la fattura
• La fattura viene modificata in modo da usare un conto di cassa diverso
• Il saldo del controllo di cassa viene modificato

Il flusso di lavoro non è impostato per la registrazione automatica

Quando si usa la funzionalità di controllo di cassa con il flusso di lavoro fattura fornitore Contabilità fornitori e il flusso di lavoro non è impostato per la registrazione automatica, un utente con privilegi di sostituzione può inviare una fattura al flusso di lavoro. La convalida del controllo di cassa viene eseguita nuovamente quando si registra la fattura. Questa seconda convalida viene eseguita perché i saldi di cassa possono cambiare tra il momento in cui la fattura viene inviata al flusso di lavoro e quello in cui viene registrata.

Se la fattura supera il limite di controllo di cassa e l'utente non dispone dei privilegi di sostituzione, viene visualizzato un messaggio di errore e la fattura non può essere inviata al flusso di lavoro. In questo caso, la fattura può essere inoltrata con successo solo se viene soddisfatta una delle seguenti condizioni:

• Un utente con privilegi di sostituzione invia nuovamente la fattura
• La fattura viene modificata in modo da usare un conto di cassa diverso
• Il saldo del controllo di cassa viene modificato