Esempio di modalità offline con Dynamics 365 per Outlook

I venditori possono rendere disponibili e aggiornate informazioni critiche sui clienti durante i viaggi aziendali grazie ai filtri. Specificando solo i dati necessari per la sincronizzazione con il portatile, è possibile evitare di sprecare memoria preziosa del portatile, rimanere aggiornati con la sede centrale e mantenere aggiornate le informazioni sul portatile. Nel frattempo, i manager e i collaboratori sono aggiornati.

Usando Dynamics 365 per Outlook, è possibile configurare e attivare filtri con criteri simili a Ricerca avanzata specificando i criteri per i record di Dynamics 365 for Customer Engagement che si desidera rendere disponibili quando si passa offline. Inoltre, è possibile modificare i dati disponibili quando si esegue la sincronizzazione attivando e disattivando i filtri.

Per vedere quali filtri dati vengono applicati alla sincronizzazione offline, in Outlook, nel menu File, toccare o fare clic su Dynamics 365 apps, >Vai offline, >Gestisci filtri offline.

Annotazioni

È possibile avere più di un filtro attivo in modo da poter portare offline set di dati più grandi e combinati.

Selezionare i dati necessari con i filtri

Per sfruttare i dati locali, prendere in considerazione un viaggio negli uffici regionali negli Stati Uniti a Washington e Oregon. È consigliabile definire le informazioni necessarie nel database dynamics 365 for Customer Engagement applicabile ai clienti in questi stati.

Creare prima di tutto un filtro dei dati per un tipo di record. Salvare questo filtro come "principale" e chiamarlo ad esempio "I miei account attivi". In secondo luogo, modificare questo filtro per creare versioni diverse per le esigenze aziendali.

• Per modificare un filtro esistente, nella scheda fare doppio clic o toccare l'elemento nell'elenco. Per mantenere il gruppo di dati originale, creare una copia usando Salva con nome e aggiungere altri criteri, ad esempio "Indirizzo 1: Stato/Provincia è uguale a WA". Salvarlo con un nuovo nome, ad esempio "Account personali a Washington".

• Usando nuovamente Salva come, modificare i criteri in "Indirizzo 1: Stato/Provincia uguale a Oregon" e assegnare al nuovo gruppo di dati il nome "Account personali in Oregon".

Importante

Prima del tuo viaggio, disattiva tutti i filtri, ad eccezione di quelli che si applicano ai clienti nella prima area che stai visitando.

Disattivare o attivare filtri

• Per disattivare un filtro, nella scheda Filtri utente selezionare uno o più filtri. Sulla barra degli strumenti toccare o fare clic sul pulsante Disattiva (un cerchio rosso con un quadrato rosso).

• Per attivare un filtro, nella scheda Filtri utente selezionare uno o più filtri e quindi fare clic o toccare il pulsante Attiva (un cerchio verde con un triangolo verde).

Portare i dati offline e sincronizzare i dati

• In Outlook scegliere o toccare Vai offline dal menu app Dynamics 365.

  Mentre sei offline, puoi aggiungere nuovi contatti e account o aggiornare gli account e i contatti sul tuo portatile. Quando ci si connette nuovamente alla rete aziendale, è possibile sincronizzare i dati.

Importante

Gli utenti che accedono localmente a un dispositivo in cui è installato Microsoft Dynamics 365 for Outlook possono accedere potenzialmente ai dati di Dynamics 365 archiviati localmente. L'uso condiviso di un dispositivo che esegue Dynamics 365 per Outlook non è supportato.

Tornare online e sincronizzare i dati

• In Outlook scegliere o toccare Vai online dal menu app Dynamics 365.

  Tutti i dati aggiornati dal portatile verranno sincronizzati con il database Dynamics 365 for Customer Engagement dell'azienda. È ora possibile disattivare e attivare un nuovo set di filtri per le visite successive, usando le procedure descritte in precedenza in questo articolo.

Combinare i filtri dati per portare con sé più informazioni

Poiché i filtri sono additivi, è possibile avere più di un filtro attivo. Ad esempio, se si intende raggiungere gli Stati Uniti nord-occidentali, è possibile attivare i filtri dati di Washington e Oregon creati e portare con sé entrambi i set di dati.

Informativa sulla privacy

Per usare Microsoft Dynamics 365 for Outlook, è necessario eseguire l'accesso con credenziali, ovvero un indirizzo e-mail e una password. È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se si sceglie di salvare le informazioni in locale, Dynamics 365 for Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) ogni volta che apri Outlook.

Dopo il primo accesso e il primo utilizzo di Dynamics 365 for Outlook, la connessione tra il computer e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre aperta quando si ha accesso a Internet. È possibile scegliere di disattivare la connessione tra il computer e Dynamics 365 solo tramite un'impostazione di configurazione, ma disattivando la connessione, Dynamics 365 for Outlook potrebbe subire un calo delle prestazioni.

Se utilizzi Dynamics 365 for Outlook per tenere traccia delle e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti dell'organizzazione che sono autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail, Dynamics 365 for Outlook invia a Dynamics 365 (online) l'indirizzo e-mail del mittente, l'indirizzo e-mail del destinatario e la riga dell'oggetto del messaggio. Ciò consente a Dynamics 365 (online) di definire se un particolare messaggio deve essere archiviato o meno dal servizio di Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando si annulla la traccia di un elemento, la copia viene eliminata automaticamente da Dynamics 365 (online) solo se l'utente è il proprietario dell'elemento.

Se usi Dynamics 365 (online), quando usi la funzionalità di sincronizzazione in Outlook, i dati di Dynamics 365 sincronizzati vengono "esportati" in Outlook. Viene mantenuto il collegamento tra le informazioni contenute in Outlook e le informazioni contenute in Dynamics 365 (online) per garantire che le informazioni restino aggiornate tra i due. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.

Vedere anche

Lavorare offline con Dynamics 365 per Outlook
Scegliere i record da usare offline in Dynamics 365 per Outlook