Configurare i parametri di gestione delle spese

Si applica a: Project Operations per scenari basati su risorse/materiali non stoccati

Questo articolo descrive i parametri che controllano il comportamento generale nella gestione delle spese.

Generale

Campo	Descrizione
Tariffa standard per le miglia	Inserisci il tasso di rimborso per le spese chilometriche. Questa tariffa viene moltiplicata per il chilometraggio inserito per la spesa per calcolare l'importo che viene rimborsato per la spesa di viaggio.
Convalidare lo scopo della spesa	Attivare questa opzione per limitare gli utenti a un set di valori esistente configurato nel campo Scopo della nota spese quando creano le note spese.
Spese personali pagate da	Seleziona chi è responsabile del pagamento degli importi delle transazioni con carta di credito classificati come personali.
Visualizza intera nota spese in drill-back	Selezionare questa opzione per visualizzare tutte le spese di una nota spese quando vengono visualizzati i dettagli del documento originale per un giustificativo specifico generato al momento della registrazione della nota spese.
La pre-autorizzazione al viaggio è obbligatoria	Selezionare questa opzione per richiedere l'invio e l'approvazione di una richiesta di viaggio prima che un dipendente possa inviare una nota spese.
Consenti la modifica delle distribuzioni prima della pubblicazione	Seleziona se le distribuzioni di una nota spese possono essere modificate prima della registrazione.
Valutare i criteri di gestione delle spese	Selezionare il momento in cui vengono valutate le spese per determinare se un criterio di spesa è stato violato. Le spese possono essere valutate per rilevare eventuali violazioni quando la voce di spesa viene immessa e salvata o quando la spesa viene inviata per l'approvazione. Le regole per le ricevute necessarie verranno valutate al momento del salvataggio della riga di spesa.
Consenti righe spese interaziendali	Selezionare se le spese per altre persone giuridiche possono essere inserite in una nota spese.
Consenti la modifica del tasso di cambio per le spese con carta di credito	Selezionare questa opzione per consentire all'utente di modificare il tasso di cambio per le spese importate con carta di credito.
Campi della gerarchia multilivello da visualizzare	Selezionare i campi dell'approvatore da visualizzare quando il tipo di assegnazione del flusso di lavoro è impostato su una gerarchia e la selezione Gerarchia è impostata per utilizzare la gerarchia di approvazione, l'approvazione multilivello delle spese. Quando si utilizza la gerarchia di approvazione multilivello per un flusso di lavoro, i campi selezionati vengono visualizzati nella nota spese e possono essere modificati.
Inserisci il numero della carta di credito del dipendente	Selezionare se è possibile immettere e salvare un numero di 15 o 16 caratteri nel campo ID carta della pagina Carte di credito per un dipendente.
Convalida lo scopo della richiesta di viaggio	Attivare questa opzione per limitare gli utenti a un set di valori esistente configurato nel campo Scopo della nota spese quando creano richieste di viaggio.

Informazioni finanziarie

Campo	Descrizione
Nome giornale di registrazione contabile	Selezionare il nome del giornale di registrazione contabile in cui vengono registrate le note spese approvate.
Abilita il recupero delle imposte dalle spese	Selezionare questa opzione per abilitare il recupero dell'imposta sulle spese per le spese ammissibili. Questa opzione non può essere selezionata se le regole relative all'imposta sulle vendite e all'imposta sul consumo negli Stati Uniti sono abilitate.
Registrare immediatamente gli anticipi di cassa	Selezionare questa opzione per registrare un anticipo di cassa approvato al termine del processo di pagamento e trasferimento. Se questa opzione non è selezionata, il processo di pagamento e trasferimento genera un giornale di registrazione generale non registrato.
Data contabile corretta durante la registrazione	Selezionare questa opzione per aggiornare la data contabile quando vengono registrate le spese, se il periodo corrente è sospeso o chiuso. La data contabile sarà impostata per il periodo aperto successivo.
Consenti il raggruppamento delle transazioni in base al conto di compensazione specificato nel metodo di pagamento	Selezionare questa opzione per riepilogare le transazioni di spesa per una nota spese, in base al conto di contropartita specificato nel metodo di pagamento per le spese.
Tasse incluse	Selezionare questa opzione per includere l'IVA nell'importo della spesa per impostazione predefinita.
Rilascia impegni di spesa alla chiusura delle richieste di viaggio	Selezionare questa opzione per sbloccare i fondi vincolati quando viene chiusa una richiesta di viaggio approvata.
Consenti inoltro richiesta di viaggio in caso di sovraccarico di budget per registro di budget e budget di progetto	Selezionare questa opzione per consentire ai dipendenti di inviare le richieste di viaggio per l'approvazione, anche se superano il budget consentito impostato nel registro di budget o il budget consentito per un progetto.
Consenti inoltro nota spese in caso di sovraccarico di budget per registro di budget e budget di progetto	Selezionare questa opzione per consentire ai dipendenti di inviare le note spese per l'approvazione, anche se superano il budget consentito impostato nel registro di budget o il budget consentito per un progetto.
Consenti approvazione nota spese in caso di sovraccarico di budget solo per registro di budget	Selezionare questa opzione per consentire agli approvatori di approvare le note spese che superano il budget consentito impostato nel registro di budget.

Trasferta giornaliera

Campo	Descrizione
Ore minime per diaria	Immettere il numero minimo predefinito di ore che un dipendente deve lavorare in un giorno per poter ricevere una diaria per le spese di viaggio. Questo valore viene utilizzato come valore predefinito solo per il campo Ore minime per i livelli di tariffa giornaliera.
Percentuale vitto	Immettere la percentuale predefinita della diaria per i pasti utilizzata il primo e l'ultimo giorno della spesa correlata al viaggio quando il campo Calcola riduzione pasto per è impostato su Tipo di pasto al giorno o Numero di pasti al giorno. La giornata lavorativa del primo e dell'ultimo giorno potrebbe essere più breve di una giornata lavorativa standard. Pertanto, l'importo della diaria in quei giorni potrebbe differire dall'importo standard. Se la percentuale è impostata a 0 (zero), le detrazioni per il primo e l'ultimo giorno saranno pari a 0,00.
Percentuale hotel	Immettere la percentuale predefinita della diaria per gli hotel utilizzata il primo e l'ultimo giorno della spesa relativa al viaggio. La giornata lavorativa del primo e dell'ultimo giorno potrebbe essere più breve di una giornata lavorativa standard. Pertanto, l'importo della diaria in quei giorni potrebbe differire dall'importo standard. Se la percentuale è impostata a 0 (zero), le detrazioni per il primo e l'ultimo giorno saranno pari a 0,00.
Altra percentuale	Immettere la percentuale predefinita della diaria per le spese varie utilizzata il primo e l'ultimo giorno della spesa relativa al viaggio. La giornata lavorativa del primo e dell'ultimo giorno potrebbe essere più breve di una giornata lavorativa standard. Pertanto, l'importo della diaria in quei giorni potrebbe differire dall'importo standard. Se la percentuale è impostata a 0 (zero), le detrazioni per il primo e l'ultimo giorno saranno pari a 0,00.
Riduzione percentuale per la colazione	Inserire l'importo di cui viene ridotta la diaria per la colazione. Ad esempio, se un dipendente riceve una colazione gratuita, potresti voler ridurre l'importo della diaria del 10%.
Riduzione percentuale per il pranzo	Immettere l'importo di cui viene ridotta la diaria per il pranzo. Ad esempio, se un dipendente riceve un pranzo gratuito, potresti voler ridurre l'importo della diaria del 15%.
Riduzione percentuale per la cena	Immettere l'importo di cui viene ridotta la diaria per la cena. Ad esempio, se un dipendente riceve una cena gratuita, potresti voler ridurre l'importo della diaria del 25%.
Calcola la riduzione dei pasti per	Specificare il modo in cui il sistema deve calcolare la riduzione giornaliera del pasto, selezionando se la riduzione si basa sul tipo di pasto per viaggio o per giorno, oppure se si basa sul numero di pasti consentiti al giorno.
Arrotondamento trasferta giornaliera	Selezionare il tipo di arrotondamento utilizzato per le indennità giornaliere. Se si seleziona l'arrotondamento normale, qualsiasi spesa giornaliera con un importo di 0,50 viene arrotondata a 1,00 e qualsiasi spesa giornaliera con un importo inferiore a 0,50 viene arrotondata a 0,00.
Base per il calcolo della trasferta giornaliera	Seleziona se un importo giornaliero si basa su un giorno di calendario o su un periodo di 24 ore.

Frontespizi fax

Campo	Descrizione
Disposizioni	Immettere le istruzioni che i dipendenti devono seguire quando creano un frontespizio per un fax utilizzato per inviare ricevute correlate a una nota spese. Per inserire il testo specifico della lingua che verrà visualizzato, in base alla lingua dell'utente, selezionare Traduzioni.
ID utente (informazioni sul codice a barre)	Selezionare questa opzione per memorizzare l'identificativo univoco di un dipendente nel codice a barre utilizzato sulla copertina del fax.
Codice a barre	Selezionare il codice a barre utilizzato sulla copertina del fax. I codici a barre 39 e 128 sono supportati nella gestione delle spese.

Anticorruzione

Campo	Descrizione
Visualizza attestazione anticorruzione	Selezionare questa opzione per visualizzare il testo anticorruzione quando viene creata una nota spese. È quindi possibile abilitare categorie di spesa specifiche che richiedono la selezione dell'attestazione anticorruzione nella nota spese. Ad esempio, una categoria di regali correlata a una spesa di un funzionario governativo potrebbe richiedere che il dipendente confermi che la spesa soddisfa i criteri aziendali correlati ai funzionari governativi.
Messaggio anticorruzione per il mittente	Immetti il testo che deve essere mostrato a un dipendente che sta creando una nota spese. Per inserire il testo specifico della lingua che verrà visualizzato, in base alla lingua dell'utente, selezionare Traduzioni.
Messaggio anticorruzione per l'approvatore	Immettere il testo che deve essere visualizzato all'approvatore quando viene creata una nota spese. Per inserire il testo specifico della lingua che verrà visualizzato, in base alla lingua dell'utente, selezionare Traduzioni.