Gestione dei documenti con l'integrazione di Microsoft Teams

La gestione dei documenti con SharePoint ti consente di gestire tipi di documenti comuni, come Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Puoi anche creare cartelle per salvare e gestire tali documenti nelle app di coinvolgimento dei clienti (come Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), che vengono archiviati in SharePoint.

Con l'integrazione di Microsoft Teams con Dynamics 365, puoi utilizzare la gestione dei documenti con Microsoft Teams. Consente a un utente di creare documenti e sincronizzarli automaticamente con le app di coinvolgimento dei clienti che utilizzano SharePoint. Per ogni tenant, c'è una singola istanza di SharePoint. Documenti in Dynamics 365 e file in Microsoft Teams sono tutti nello stesso sito di SharePoint. I siti secondari possono essere diversi ma il sito radice è lo stesso.

Non esiste una relazione automatica tra le autorizzazioni di SharePoint e le autorizzazioni per le app di coinvolgimento dei clienti. Per accedere ai documenti tra Microsoft Teams e le app di coinvolgimento dei clienti, è necessaria un'autorizzazione esplicita per utilizzare la gestione dei documenti per le app di coinvolgimento dei clienti e SharePoint. Per informazioni: Autorizzazioni necessarie per Gestione dei documenti

Utilizza la scheda File in Microsoft Teams o la scheda Documenti nelle app di customer engagement, per archiviare e gestire i documenti nel contesto di un record su un SharePoint Server. I documenti vengono archiviati in un server SharePoint che consente a un utente Microsoft Teams di accedere ai documenti sul server SharePoint purché l'utente disponga delle autorizzazioni appropriate.

L'accesso di un utente ai file in Microsoft Teams o alle app di coinvolgimento dei clienti dipende dall'accesso al sito di SharePoint in cui è archiviato il file.

Nota

• Un utente guest in Microsoft Teams riceverà un messaggio di errore quando tenta di accedere a un record dell'app di coinvolgimento del cliente bloccato.
• Un utente che fa parte del canale o del team di Microsoft Teams che ha accesso alle app di coinvolgimento dei clienti non avrà accesso al record in Microsoft Teams.

Domande frequenti

1. Gli utenti guest in Microsoft Teams hanno accesso ai record dell'app Dynamics 365?

No, vedranno un messaggio di errore quando tenteranno di accedere a un record bloccato.

2. I partecipanti a chat e canali Microsoft Teams possono vedere il record dell'app Dynamics 365 aggiunto se non dispongono di una licenza Dynamics 365?

No, vedranno un messaggio di errore quando tenteranno di accedere a un record bloccato.

3. Posso aggiungere un documento al mio record se non è bloccato in un canale Microsoft Teams?

Dipende se il tuo tenant Dynamics 365 ha configurato l'integrazione di SharePoint. Se hai abilitato l'integrazione SharePoint puoi aggiungere un documento.

Se non hai abilitato l'integrazione di SharePoint è necessario aggiungere il record in un canale Microsoft Teams, altrimenti non sarai in grado di aggiungere un documento al record.

4. Cosa succede quando aggiungo documenti a un canale Microsoft Teams connesso a un record dell'app Dynamics 365 e quindi rimuovo un membro dal canale?

Dipende se l'utente dispone delle autorizzazioni per accedere al record dell'app Dynamics 365.

Se dispone delle autorizzazioni per accedere al record dell'app, l'utente può modificare il record in Dynamics 365, ma non può accedere ai file da Dynamics 365, SharePoint, o Microsoft Teams.

Se non dispone dell'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, l'utente riceverà un errore e non avrà accesso al file da Dynamics 365, SharePoint, o Microsoft Teams

5. Quali autorizzazioni ottiene un utente quando lo aggiungo a un canale Microsoft Teams che ha aggiunto record e documenti alla scheda file?

Dipende se l'utente dispone delle autorizzazioni per accedere al record dell'app Dynamics 365.

Se dispone dell'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, l'utente potrà modificare il record in Dynamics 365 e Microsoft Teams. Potrà anche leggere, scrivere, eliminare i file da Dynamics 365, SharePoint, e Microsoft Teams.

Se non ha l'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, riceverà un errore, ma avrà l'autorizzazione di lettura, scrittura ed eliminazione quando accede al file da Dynamics 365, SharePoint, o Microsoft Teams.

6. Qual è la posizione di SharePoint della scheda file di Microsoft Teams rispetto alla scheda documenti del record Dynamics 365 associato?

Le informazioni seguenti si applicano quando l'integrazione SharePoint non è stata abilitata per un'entità in Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file da un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale Microsoft Teams, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda file del canale Microsoft Teams e nella griglia associata al documento del record dell'app Dynamics 365.

L'aggiunta di un file da un record dell'app Dynamics 365 non collegato a un canale Teams non è possibile perché l'integrazione SharePoint non è abilitata.

Quando si aggiunge un file da un canale Microsoft Teams collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda file del canale Microsoft Teams e nella griglia associata al documento del record dell'app Dynamics.

Quando si aggiunge un file da un canale Teams non collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda file del canale Microsoft Teams.

Quando un canale Microsoft Teams ha più record dell'app Dynamics 365 associati, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nel canale Microsoft Teams dalla scheda file e nella griglia associata al documento per tutti i record dell'app Dynamics 365 associati al canale.

Quando un record dell'app Dynamics 365 è collegato a un canale Microsoft Teams, i file già aggiunti al canale Microsoft Teams vengono visualizzati nella griglia associata al documento per il record dell'app Dynamics 365.

Se un record dell'app Dynamics 365 è stato precedentemente associato a un canale Microsoft Teams e un utente lo associa a un nuovo canale Microsoft Teams, un altro percorso del documento viene aggiunto in Dynamics 365 per il nuovo canale Microsoft Teams associato al record. Gli utenti possono passare avanti e indietro tra le posizioni dei documenti.

7. Qual è la posizione di SharePoint della scheda file di Microsoft Teams rispetto alla scheda documenti del record dell'app Dynamics 365 associato?

Le informazioni seguenti si applicano quando l'integrazione SharePoint è stata abilitata per un'entità Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file a un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale Microsoft Teams dalla posizione del documento per il canale Microsoft Teams, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile sia nella scheda File del canale Microsoft Teams che nella griglia associata al documento del record dell'app Dynamics 365 nel percorso del documento per il canale Microsoft Teams.

Quando si aggiunge un file a un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale Microsoft Teams tramite la posizione del documento per il sito predefinito, il documento viene memorizzato nel sito predefinito SharePoint impostato con l'ambiente Dynamics 365. Il documento non viene visualizzato nella scheda file Microsoft Teams per il canale associato al record.

Quando si aggiunge un file da un record dell'app Dynamics 365 non collegato a un canale Microsoft Teams, il documento viene memorizzato nel sito predefinito SharePoint impostato con l'ambiente Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file da un canale Microsoft Teams collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile sia nella scheda File del canale Microsoft Teams che nella griglia associata al documento del record dell'app Dynamics 365 nel percorso del documento per il canale Microsoft Teams.

Quando un canale Microsoft Teams ha più record Dynamics associati, il documento viene memorizzato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda File del canale Microsoft Teams e nella griglia associata al documento nella posizione del documento per il canale Microsoft Teams per tutti i record dell'app Dynamics 365 associati al canale.

Quando un record Dynamics è collegato a un canale Microsoft Teams, i file già aggiunti a quel canale Microsoft Teams vengono visualizzati nella griglia associata al documento per quel record dell'app Dynamics 365 nella posizione del documento per il canale Microsoft Teams.

Quando un record Dynamics è collegato a un canale Microsoft Teams, i file già aggiunti a quel record dell'app Dynamics 365 (sul sito SharePoint predefinito che è stato impostato con l'ambiente Dynamics 365), i file non sono visibili nella scheda File del canale Microsoft Teams e rimangono nel sito predefinito di SharePoint configurato con l'ambiente Dynamics 365.

Se un record dell'app Dynamics 365 è stato precedentemente associato a un canale Microsoft Teams e un utente lo associa a un nuovo canale Microsoft Teams, un altro percorso del documento viene aggiunto nell'app Dynamics 365 per il nuovo canale Microsoft Teams associato al record. Gli utenti possono passare avanti e indietro tra le posizioni dei documenti.

8. Chi può vedere quale posizione?

L'autorizzazione a visualizzare la posizione dipende dall'autorizzazione dell'utente per la cartella in SharePoint. Se la cartella SharePoint è stata creata in un canale Microsoft Teams l'utente avrà l'autorizzazione di lettura e scrittura.

9. Ho rimosso un utente dal canale Microsoft Teams ma ha ancora accesso al record associato da Dynamics 365. Come posso limitare la capacità di aprire, modificare ed eliminare il documento da Dynamics 365?

L'accesso ai file dipende dalle autorizzazioni di un utente in SharePoint. Per impedire a un utente di accedere a questi file, rimuovilo dal sito di SharePoint.

10. Cosa succede quando elimino l'account Microsoft Teams?

I file vengono rimossi da Dynamics 365 e SharePoint.