Gestione dei documenti con integrazione con Microsoft Teams

La gestione dei documenti con SharePoint consente di gestire i tipi di documenti comuni, ad esempio Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Puoi anche creare cartelle per salvare e gestire i documenti nelle app di interazione con i clienti (ad esempio Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), che vengono archiviati in SharePoint.

Con l'integrazione di Microsoft Teams con Dynamics 365, è possibile utilizzare la gestione dei documenti con Microsoft Teams. Consente a un utente di creare documenti in modalità condivisa e di sincronizzarli automaticamente con le app di interazione con i clienti tramite SharePoint. Per ogni tenant è disponibile una singola istanza di SharePoint. I documenti in Dynamics 365 e i file in Microsoft Teams si trovano tutti nello stesso sito di SharePoint. I siti secondari possono essere diversi, ma il sito radice è lo stesso.

Non esiste una relazione automatica tra le autorizzazioni di SharePoint e le autorizzazioni per le app di interazione con i clienti. Per accedere ai documenti tra Microsoft Teams e le app di interazione con i clienti, è necessaria un'autorizzazione esplicita per utilizzare la gestione dei documenti per le app di interazione con i clienti e SharePoint. Per informazioni: Autorizzazioni necessarie per le attività di gestione dei documenti

Utilizza la scheda File in Microsoft Teams o la scheda Documenti nelle app di interazione con i clienti per archiviare e gestire i documenti nel contesto di un record in un server SharePoint. I documenti vengono archiviati in un server SharePoint che consente a un utente di Microsoft Teams di accedere ai documenti nel server SharePoint, a condizione che l'utente disponga delle autorizzazioni appropriate.

L'accesso di un utente ai file in Microsoft Teams o nelle app di interazione con i clienti dipende dall'accesso al sito di SharePoint in cui è archiviato il file.

Annotazioni

• Un utente guest in Microsoft Teams riceverà un messaggio di errore quando tenta di accedere a un record dell'app di coinvolgimento del cliente bloccato.
• Un utente che fa parte del canale o del team di Microsoft Teams che ha accesso alle app di interazione con i clienti non avrà accesso al record in Microsoft Teams.

Domande frequenti

1. Gli utenti guest in Microsoft Teams avranno accesso ai record dell'app Dynamics 365?

No, visualizzeranno un messaggio di errore quando tentano di accedere a un record bloccato.

2. I partecipanti alle chat e ai canali di Microsoft Teams saranno in grado di visualizzare il record dell'app Dynamics 365 aggiunto se non dispongono di una licenza di Dynamics 365?

No, visualizzerà un messaggio di errore quando tenta di accedere a un record bloccato.

3. Posso aggiungere un documento al mio record se non è aggiunto a un canale di Microsoft Teams?

Dipende dal fatto che il tenant di Dynamics 365 abbia configurato l'integrazione con SharePoint. Se l'integrazione con SharePoint è abilitata, è possibile aggiungere un documento.

Se l'integrazione di SharePoint non è abilitata, è necessario aver aggiunto il record a un canale di Microsoft Teams, altrimenti non sarà possibile aggiungere un documento al record.

4. Cosa succede quando aggiungo documenti a un canale di Microsoft Teams connesso a un record dell'app Dynamics 365 e quindi rimuovo un membro dal canale?

Dipende dal fatto che l'utente disponga delle autorizzazioni per accedere al record dell'app Dynamics 365.

Se dispone delle autorizzazioni per accedere al record dell'app, l'utente può modificare il record in Dynamics 365, ma non può accedere ai file da Dynamics 365, SharePoint o Microsoft Teams.

Se non dispone dell'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, l'utente riceverà un errore e non avrà accesso al file da Dynamics 365, SharePoint o Microsoft Teams

5. Quali autorizzazioni ottiene un utente quando lo aggiungo a un canale di Microsoft Teams che ha aggiunto record e documenti aggiunti alla scheda File?

Dipende dal fatto che l'utente disponga delle autorizzazioni per accedere al record dell'app Dynamics 365.

Se dispone dell'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, l'utente sarà in grado di modificare il record in Dynamics 365 e Microsoft Teams. Avranno anche la capacità di leggere e scrivere. eliminare file da Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

Se non dispongono dell'autorizzazione per accedere al record dell'app Dynamics 365, riceveranno un errore, ma avranno l'autorizzazione di lettura, scrittura ed eliminazione quando accedono al file da Dynamics 365, SharePoint e Microsoft Teams.

6. Qual è il percorso di SharePoint della scheda dei file di Microsoft Teams rispetto alla scheda dei documenti del record di Dynamics 365 associato?

Le informazioni seguenti si applicano quando l'integrazione di SharePoint non è stata abilitata per un'entità in Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file da un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale di Microsoft Teams, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda File del canale Microsoft Teams e nella griglia associata al documento del record dell'app Dynamics 365.

L'aggiunta di un file da un record dell'app Dynamics 365 che non è collegato a un canale di Teams non è possibile, poiché l'integrazione di SharePoint non è abilitata.

Quando si aggiunge un file da un canale di Microsoft Teams collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti >[Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile sia nella scheda File del canale Microsoft Teams che nella griglia associata al documento del record Dynamics.

Quando si aggiunge un file da un canale di Teams che non è collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda File del canale Microsoft Teams.

Quando a un canale di Microsoft Teams sono associati più record dell'app Dynamics 365, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti >[Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nel canale Microsoft Teams dalla scheda File e dalla griglia associata al documento per tutti i record dell'app Dynamics 365 associati al canale.

Quando un record dell'app Dynamics 365 è collegato a un canale di Microsoft Teams, i file già aggiunti a tale canale di Microsoft Teams vengono visualizzati nella griglia associata al documento per tale record dell'app Dynamics 365.

Se un record dell'app Dynamics 365 è stato precedentemente associato a un canale di Microsoft Teams e un utente lo associa a un nuovo canale di Microsoft Teams, viene aggiunta un'altra posizione del documento in Dynamics 365 per il nuovo canale di Microsoft Teams associato al record. Gli utenti possono passare da una posizione all'altra del documento.

7. Qual è il percorso di SharePoint della scheda dei file di Microsoft Teams rispetto a quello della scheda dei documenti del record associato dell'app Dynamics 365?

Le informazioni riportate di seguito si applicano quando l'integrazione di SharePoint è stata abilitata per un'entità Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file a un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale di Microsoft Teams dal percorso del documento per il canale di Microsoft Teams, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile sia nella scheda File del canale Microsoft Teams sia nella griglia di documenti associati nel record dell'app Dynamics 365, nella posizione documenti per il canale Microsoft Teams.

Quando si aggiunge un file a un record dell'app Dynamics 365 collegato a un canale di Microsoft Teams tramite il percorso del documento per il sito predefinito, il documento viene archiviato nel sito di SharePoint predefinito configurato con l'ambiente Dynamics 365. Il documento non viene visualizzato nella scheda File di Microsoft Teams per il canale associato al record.

Quando si aggiunge un file da un record dell'app Dynamics 365 che non è collegato a un canale di Microsoft Teams, il documento viene archiviato nel sito di SharePoint predefinito configurato con l'ambiente Dynamics 365.

Quando si aggiunge un file da un canale di Microsoft Teams collegato a un record dell'app Dynamics 365, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile sia nella scheda File del canale di Microsoft Teams che nella griglia del documento associato nel record dell'app Dynamics 365 nella posizione del documento per il canale di Microsoft Teams.

Quando a un canale di Microsoft Teams sono associati più record di Dynamics, il documento viene archiviato in una cartella SharePoint con il percorso del file [Nome team] > Documenti > [Nome canale] > [Nome file]. Il file è visibile nella scheda File del canale Microsoft Teams e nella griglia associata al documento nel percorso del documento per il canale Microsoft Teams per tutti i record dell'app Dynamics 365 associati al canale.

Quando un record Dynamics è collegato a un canale di Microsoft Teams, i file già aggiunti a tale canale di Microsoft Teams vengono visualizzati nella griglia associata al documento per il record dell'app Dynamics 365 nel percorso del documento per il canale di Microsoft Teams.

Quando un record Dynamics è collegato a un canale Microsoft Teams, i file sono già stati aggiunti a tale record dell'app Dynamics 365 (nel sito di SharePoint predefinito configurato con l'ambiente Dynamics 365), i file non sono visibili nella scheda dei file del canale Microsoft Teams e rimangono nel sito di SharePoint predefinito configurato con l'ambiente Dynamics 365.

Se un record dell'app Dynamics 365 è stato precedentemente associato a un canale di Microsoft Teams e un utente lo associa a un nuovo canale di Microsoft Teams, viene aggiunta un'altra posizione del documento nell'app Dynamics 365 per il nuovo canale di Microsoft Teams associato al record. Gli utenti possono passare da una posizione all'altra del documento.

8. Chi può vedere quale posizione?

L'autorizzazione per visualizzare la posizione dipende dall'autorizzazione dell'utente per la cartella in SharePoint. Se la cartella SharePoint è stata creata in un canale di Microsoft Teams, l'utente disporrà dell'autorizzazione di lettura e scrittura.

9. Ho rimosso un utente dal canale Microsoft Teams, ma ha ancora accesso al record associato da Dynamics 365. Come posso limitare la loro capacità di aprire, modificare ed eliminare il documento da Dynamics 365?

L'accesso ai file dipende dalle autorizzazioni dell'utente in SharePoint. Per impedire a un utente di accedere a questi file, rimuoverli dal sito di SharePoint.

10. Cosa succede quando elimino l'account Microsoft Teams?

I file vengono rimossi da Dynamics 365 e SharePoint.