Elaborare lettere di sollecito

In questo articolo viene illustrato come creare, stampare e registrare le lettere di sollecito. In questa attività viene utilizzata la società dimostrativa USMF.

Impostare una sequenza di lettere di sollecito nel profilo registrazione

1. Andare a Crediti e riscossioni > Impostazione > Profili di registrazione cliente.
2. Fare clic su Modifica.
3. Selezionare una sequenza di lettere di sollecito dall'elenco a discesa. Se non si desidera generare lettere di sollecito per le transazioni che utilizzano il profilo registrazione, lasciare vuoto il campo.
4. Espandere la scheda Restrizioni tabella per modificare la modalità per l'elaborazione delle lettere di sollecito. Se questo campo è impostato su Sì, le lettere di sollecito verranno create per il profilo registrazione.

Crea lettere di sollecito

1. Andare a Crediti e riscossioni > Lettera di sollecito > Crea lettere di sollecito.

2. Selezionare i tipi di transazione per cui si raccoglieranno le lettere. Tutte le transazioni aperte per questi tipi verranno incluse nel calcolo.

3. Selezionare una opzione nel campo Lettera di sollecito.

4. Nel campo Data della lettera di sollecito, immettere la data della lettera di sollecito.

5. Selezionare un profilo registrazione se Utilizza profilo registrazione da è stato impostato su Seleziona. Sono disponibili due opzioni di profilo di registrazione:

   • Account – Utilizzare il profilo di registrazione assegnato all'account cliente per ogni nota di interesse.
   • Seleziona – Utilizza il profilo di pubblicazione che hai specificato Seleziona nel campo Profilo di pubblicazione .

6. Espandere la sezione Record da includere.

7. Selezionare Filtro.

8. Nel campo Criteri immettere un ID cliente. Ad esempio, immettere "US-001".

9. Seleziona OK.

10. Seleziona OK.

Stampare le lettere di sollecito

1. Andare a Crediti e riscossioni > Lettera di sollecito > Esamina ed elabora lettere di sollecito.

2. Nel campo Stato selezionare Creata.

3. Nel campo Stampata selezionare Non stampata.

4. Selezionare Stampa.

5. Selezionare Nota lettera di sollecito.

6. Nella sezione Parametri, immettere la data limite per le registrazioni.

7. Espandere la sezione Record da includere e immettere i dettagli della nota della lettera di sollecito.

8. Selezionare OK per stampare la lettera di sollecito.

9. Registrare la lettera di sollecito.

   1. Selezionare Registra.
   2. Immettere la data di registrazione per la lettera di sollecito.
   3. Espandere la sezione Record da includere.
   4. Selezionare OK.
   5. Nel campo Stato selezionare Registrata.
   6. Selezionare un'opzione nel campo Stampata.

Controllare lettere di sollecito a livello del cliente

Se le lettere di sollecito sono impostate a livello di transazione, potrebbero essere generate più lettere per un cliente, in base all'aging della transazione. Se le transazioni vengono visualizzate in sequenze di lettere diverse, verranno generate lettere di sollecito separate per ciascun gruppo di transazioni scadute per il cliente. Pertanto, un singolo cliente potrebbe ricevere, ad esempio, una lettera di sollecito per le transazioni scadute da 60 giorni e un'altra lettera di sollecito per le transazioni scadute da 90 giorni.

Ogni lettera di sollecito è inoltre associata a un codice di lettera di sollecito. Il codice lettera di sollecito è associato alle singole transazioni e viene utilizzato per determinare quando deve essere generata la lettera di sollecito successiva per ciascuna transazione. Ad esempio, se una transazione è scaduta da più di 30 giorni, il codice della lettera di sollecito determina che la lettera di sollecito successiva verrà inviata quando la transazione è scaduta da 60 giorni, se non è stata pagata prima di allora.

Le lettere di sollecito possono anche essere impostate a livello di cliente. In questo caso, si tiene traccia del codice di lettera di sollecito per ogni transazione, ma l'elaborazione delle lettere di sollecito sarà basata su una singola lettera di sollecito archiviata per il cliente. La singola lettera di sollecito conterrà tutte le transazioni insolute per il cliente. Poiché ora si tiene traccia dei giorni di tolleranza a livello del cliente, la lettera di sollecito successiva non verrà inviata fino a che il numero di giorni di tolleranza non è passato per la lettera di sollecito successiva nella sequenza, anche se le transazioni diventano insolute dopo l'invio dell'ultima lettera di sollecito. Questa opzione consente di ridurre il numero di lettere di sollecito inviate per ogni cliente.

Configurare il cliente per controllare lettere di sollecito a livello del cliente

1. Andare a Crediti e le riscossioni > Impostazioni > Parametri contabilità clienti e fare clic sulla scheda Riscossioni.
2. Impostare Crea una lettera di sollecito per su Cliente.
3. Andare a Crediti e riscossioni > Lettera di sollecito > Esamina ed elabora lettere di sollecito. Per un cliente con tutte le transazioni insolute verrà generata una sola lettera di sollecito.

Ignorare pagamenti e note di credito durante il calcolo del codice di lettera di sollecito

Se si includono pagamenti e note di credito nelle transazioni che saranno incluse nelle lettere di sollecito, è possibile avere pagamenti o note di credito che genereranno una lettera di sollecito. È possibile controllare il modo in cui pagamenti e note di credito controllano il codice di lettera di sollecito modificando il valore del parametro Ignora pagamenti e note credito durante il calcolo del codice di lettera di sollecito.

Per ignorare pagamenti e note credito durante il calcolo del codice di lettera di sollecito, procedere come segue.

1. Andare a Crediti e le riscossioni > Impostazioni > Parametri contabilità clienti e fare clic sulla scheda Riscossioni.
2. Selezionare Sì nel campo Ignora pagamenti e note credito durante il calcolo del codice di lettera di sollecito.