Informativa sulla privacy di Exchange Server

SI APPLICA A:2016 2019 Subscription Edition

Microsoft si impegna a proteggere la privacy dei propri utenti, offrendo nel contempo prodotti che garantiscono prestazioni, potenza e convenienza per i loro computer. Questa informativa sulla privacy si applica a Microsoft Exchange Server 2016 e Exchange Server 2019. È incentrata sulle funzionalità che comunicano con Internet. Non si applica ad altri siti, prodotti o servizi Microsoft online o offline.

Exchange 2016 e Exchange 2019 offrono funzionalità di posta elettronica, calendario, gestione dei contatti e altre funzionalità di collaborazione online su PC, cellulare e browser.

Questa informativa sulla privacy tratta la distribuzione e l'utilizzo di Exchange 2016 e Exchange 2019 in un ambiente di rete aziendale. Se l'utente utilizza le tecnologie Exchange Server come servizio erogato da Microsoft o da terzi, fare riferimento all'informativa sulla privacy e ai criteri di sicurezza specifici del singolo servizio fornito da Microsoft o da altro provider di servizi.

Gli amministratori IT di Exchange 2016 e Exchange 2019 possono decidere se abilitare o disabilitare alcune funzionalità di Exchange per Internet o se distribuire altre tecnologie con riflessi sulla privacy, in base a considerazioni di natura legale o di conformità ai criteri aziendali. Eventuali richieste sulla privacy inerenti l'entità che fornisce l'accesso a Exchange 2016 o Exchange 2019 vanno rivolte all'entità medesima. Microsoft non è responsabile delle procedure di privacy dei clienti o di altre terze parti.

Raccolta e utilizzo delle informazioni dell'utente

Le informazioni raccolte dall'utente verranno usate da Microsoft e dalle sue consociate e affiliate controllate per abilitare le funzionalità in uso e per fornire i servizi o eseguire le transazioni richieste o autorizzate. Tali informazioni possono anche essere utilizzate per analizzare e migliorare i prodotti e servizi Microsoft.

Microsoft potrebbe inviare comunicazioni di servizio standard, quali lettere di benvenuto, solleciti di pagamento, informazioni su problemi tecnici e annunci inerenti la sicurezza. Alcuni servizi Microsoft potrebbero prevedere l'invio di lettere periodiche che sono considerate parte del servizio. Microsoft potrebbe occasionalmente richiedere un commento da parte dell'utente, invitarlo a partecipare a un sondaggio ovvero inviargli messaggi promozionali su altri prodotti o servizi disponibili presso Microsoft e i suoi affiliati.

Allo scopo di offrire un'interazione più coerente e personalizzata con Microsoft, le informazioni raccolte tramite uno dei servizi Microsoft potranno essere combinate con le informazioni raccolte da altri servizi Microsoft. Microsoft potrebbe altresì integrare le informazioni raccolte con le informazioni ottenute da altre aziende. Ad esempio, Microsoft potrebbe utilizzare i servizi di altre aziende per derivare un'area geografica generale in base all'indirizzo IP dell'utente allo scopo di personalizzare determinati servizi per quella specifica area.

Ad eccezione di quanto illustrato nella presente informativa, le informazioni personali comunicate dall'utente non verranno trasferite a terze parti senza previo consenso da parte dell'utente stesso.

Microsoft si avvale talvolta di altre aziende per offrire servizi limitati, quali fornire risposte ai quesiti dei clienti su prodotti o servizi oppure eseguire analisi statistiche dei servizi Microsoft offerti. Forniremo a tali aziende solo le informazioni personali di cui hanno bisogno per fornire il servizio e non sarà loro vietato usare tali informazioni per qualsiasi altro scopo.

Microsoft avrà facoltà di accedere alle o rivelare le informazioni personali dell'utente, incluso il contenuto di eventuali comunicazioni dell'utente, allo scopo di: (a) ottemperare agli obblighi di legge ovvero rispondere a richieste inoltrate da autorità pubbliche o tribunali competenti per giurisdizione; (b) proteggere i diritti o le proprietà di Microsoft ovvero i clienti di Microsoft, incluso il rispetto coatto di accordi o criteri inerenti l'utilizzo dei servizi da parte dell'utente; ovvero (c) agire in buona fede nella convinzione che tale accesso o rivelazione sia necessaria per tutelare dipendenti o clienti di Microsoft ovvero il pubblico.

Le informazioni raccolte da o inviate a Exchange 2016 o Exchange 2019 potrebbero essere archiviate e trattate negli Stati Uniti o in altro paese/regione nel quale Microsoft o suoi affiliati o provider di servizi dispongano di una sede. Microsoft ha aderito all'accordo di Safe Harbor secondo quanto stabilito dal Ministero del Commercio statunitense in relazione alla raccolta, all'utilizzo e alla conservazione dei dati provenienti dall'Unione Europea, dall'Area Economica Europea e dalla Svizzera.

Raccolta e utilizzo delle informazioni relative al computer

Quando vengono utilizzate le funzionalità abilitate per Internet, alcune informazioni inerenti il computer dell'utente ("informazioni standard sul computer") vengono inviate ai siti Web visitati e ai servizi online utilizzati dall'utente. Microsoft utilizza le informazioni standard sul computer per fornire servizi abilitati per Internet, migliorare i propri prodotti e servizi ed eseguire analisi statistiche. Per informazioni standard sul computer si intendono informazioni quali indirizzo IP, versione del sistema operativo, versione del browser e impostazioni internazionali. In alcuni casi, le informazioni standard sul computer possono anche includere i dati identificativi dell'hardware, tra cui produttore, nome del dispositivo e versione. Se una particolare funzionalità o un particolare servizio invia informazioni a Microsoft, vengono inviate anche le informazioni standard sul computer.

I dettagli sulla privacy per altre funzionalità, software o servizi di Exchange 2016 o Exchange 2019 elencati in questa informativa sulla privacy descrivono quali informazioni aggiuntive vengono raccolte e come vengono usate.

Protezione delle informazioni personali

Microsoft si impegna a proteggere la riservatezza delle informazioni personali degli utenti. Le diverse tecnologie e procedure di protezione utilizzate sono finalizzate a proteggere le informazioni personali dell'utente da accessi, utilizzi o divulgazioni non autorizzate. Ad esempio, le informazioni fornite vengono archiviate su computer con accesso limitato situati in strutture controllate.

Funzionalità specifica: Segnalazione errori Microsoft

Scopo della funzionalità: il servizio Segnalazione errori Microsoft consente agli utenti di segnalare a Microsoft eventuali problemi e di ricevere informazioni utili per evitare tali problemi o risolverli.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Per ulteriori informazioni sulla tipologia dei dati raccolti, trattati o trasmessi dalla Segnalazione errori Microsoft, vedere Informativa sulla privacy per il servizio di segnalazione errori Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: Gli errori segnalati potranno essere utilizzati per risolvere i problemi dei clienti e migliorare il software e i servizi di Microsoft.

Scelta/controllo: verrà offerta l'opportunità di partecipare a Segnalazione errori Microsoft la prima volta che si verifica un errore. Se l'utente decide di abilitare la Segnalazione errori Microsoft, questa funzionalità segnalerà automaticamente i problemi rilevati a Microsoft. Inoltre, l'amministratore IT può decidere se abilitare o disabilitare la Segnalazione errori Microsoft durante la procedura di installazione di Exchange Server per tutti gli utenti.

In rari casi, vale a dire per problemi particolarmente difficili da risolvere, Microsoft potrebbe richiedere dati supplementari, tra cui sezioni di memoria (che potrebbero includere la memoria condivisa da tutte le applicazioni in esecuzione nel momento in cui si è verificato il problema), alcune impostazioni del Registro di sistema e uno o più file residenti sul computer dell'utente. Potrebbero anche essere inclusi i documenti correnti. Quando vengono richiesti dati aggiuntivi, si avrà la possibilità di visualizzare le informazioni contenute nel report degli errori prima di scegliere se inviare o meno il report a Microsoft.

Informazioni importanti: Le aziende possono utilizzare i criteri di gruppo per configurare la Segnalazione errori Microsoft sui loro computer. Le opzioni di configurazione includono la possibilità di disattivare la Segnalazione errori Microsoft. Per gli amministratori che desiderano configurare i criteri di gruppo per la Segnalazione errori Microsoft, i dettagli tecnici sono disponibili in Riferimento alle impostazioni di Criteri di gruppo per Windows e Windows Server.

Funzionalità specifica: Feedback online

Scopo della funzionalità: questa funzionalità consente di inviare commenti e suggerimenti su prodotti e servizi direttamente a Microsoft.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Se l'utente decide di utilizzare il feedback online, il contenuto del messaggio e le informazioni standard sul computer verranno inviate a Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: Le informazioni inviate possono essere utilizzate per migliorare siti, prodotti o servizi Microsoft. Le informazioni raccolte tramite questa funzionalità possono anche essere utilizzate per richiedere informazioni supplementari relativamente al feedback inviato per un determinato prodotto o servizio.

Opzione/Controllo: L'utilizzo del feedback online è facoltativo.

Funzionalità specifica: Guida

Scopo della funzionalità: Facendo clic su ? o aprendo in altro modo la Guida si accede alla documentazione di supporto online che include tutte le informazioni più aggiornate disponibili.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Quando viene utilizzata la Guida, la richiesta viene inviata a Microsoft insieme ad altre eventuali valutazioni o feedback inerenti gli argomenti della Guida. Eventuali informazioni personali immesse nelle caselle di ricerca o feedback verranno inviate a Microsoft, ma non verranno usate per identificare o contattare l'utente.

Utilizzo delle informazioni: La Guida utilizza le informazioni di ricerca per recuperare i risultati più attinenti, sviluppare nuovo contenuto e migliorare il contenuto esistente.

Scelta/controllo: non usare la Guida se non si desidera connettersi ai materiali di supporto online.

Funzionalità specifica: Programma Analisi utilizzo software

Scopo della funzionalità: Se l'utente decide di partecipare al programma Analisi utilizzo software, verranno raccolte alcune informazioni di base sulla sua configurazione hardware utilizzata e sul modo in cui utilizza il software e servizi di Microsoft allo scopo di identificare tendenze e modelli d'uso. Il programma Analisi utilizzo software raccoglie altresì il tipo e il numero di errori rilevati, le prestazioni software e hardware e la rapidità dei servizi. Microsoft non raccoglie il nome, l'indirizzo o altre informazioni di contatto.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Le informazioni raccolte dal programma Analisi utilizzo software vengono automaticamente inviate a Microsoft quando questa funzionalità è attiva. Per ulteriori informazioni sulla tipologia dei dati raccolti, trattati o trasmessi dal programma Analisi utilizzo software, vedere Informativa sulla privacy per il programma Analisi utilizzo software.

Utilizzo delle informazioni: Microsoft utilizza queste informazioni per migliorare la qualità, l'affidabilità e le prestazioni dei suoi servizi e del suo software.

Opzione/Controllo: Il programma Analisi utilizzo software è disattivato per impostazione predefinita, a meno che l'amministratore IT non abbia deciso di attivarlo. Verrà richiesto di iscriversi al programma di installazione di Exchange. L'utente ha la possibilità di modificare in qualunque momento le impostazioni del programma Analisi utilizzo software, a meno che l'amministratore non abbia limitato questa possibilità.

Funzionalità specifica: Estensione Bing Maps

Scopo della funzionalità: l'estensione Bing Maps viene visualizzata in Outlook e Outlook sul Web (in precedenza noto come Outlook Web App) quando Exchange 2016 o Exchange 2019 rileva la presenza di un indirizzo nel corpo di un messaggio di posta elettronica e consente di interrogare il servizio Bing Maps per ottenere una mappa della località.

Informazioni raccolte, elaborate o trasmesse: quando si fa clic sull'estensione Bing Maps dall'interfaccia utente, le informazioni che Exchange riconosce come un indirizzo vengono fornite al servizio Bing Maps che esegue una query con queste informazioni e restituisce una mappa per tale indirizzo. Per ulteriori informazioni sulle procedure sulla privacy di Bing, vedere la sezione relativa a Bing in Informativa sulla privacy di Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: L'indirizzo viene utilizzato per visualizzare la relativa mappa.

Opzione/Controllo: Questa funzionalità può essere disattivata dall'amministratore IT o dall'utente finale.

Funzionalità specifica: Non in linea

Scopo di questa funzionalità: in Outlook sul web, le funzionalità offline archivia i contatti, il calendario e le informazioni di posta elettronica nel computer di un utente in modo che sia accessibile senza una connessione di rete.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Le informazioni raccolte e archiviate riguardano contatti, calendario e messaggi di posta elettronica della cassetta postale dell'utente su Exchange Server. Questa funzionalità non trasmette informazioni a Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: Le informazioni vengono archiviate in locale sulla macchina dell'utente per consentire l'accesso offline.

Opzione/Controllo: In Outlook sul web, la funzionalità Offline è disabilitata per impostazione predefinita e quindi deve essere abilitata dall'utente. Inoltre, gli amministratori IT possono disabilitare l'opzione per questa funzionalità in modo che gli utenti non siano in grado di attivarla.

Funzionalità specifica: Foto del mittente

Scopo di questa funzionalità: in Outlook sul web, la funzionalità Foto mittente consente a un destinatario di visualizzare la foto del mittente di un messaggio di posta elettronica visualizzato, se il mittente proviene dalla stessa organizzazione del destinatario.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Quando Outlook sul web ritiene che possa essere disponibile una foto del mittente, l'indirizzo di posta elettronica del mittente viene inviato al server Exchange. I dati potrebbero essere parzialmente trasmessi in formato non crittografato. Questa funzionalità non trasmette informazioni a Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: L'indirizzo di posta elettronica del mittente verrà utilizzato per trovare la foto del mittente sul server Exchange di destinazione.

Opzione/Controllo: Gli amministratori IT possono disattivare questa funzionalità.

Funzionalità specifica: Scheda contatto

Scopo della funzionalità: Quando vengono visualizzati i messaggi di posta elettronica in Outlook sul web, l'utente può fare clic sul nome del mittente o di uno dei destinatari del messaggio per visualizzarne la relativa scheda contatto. La scheda contatto contiene informazioni relative a quella persona.

Informazioni raccolte, trattate o trasmesse: Quando un utente richiede la scheda contatto di qualcuno facendo clic sul nome in un messaggio di posta elettronica, l'indirizzo di posta elettronica o altro identificatore della persona per la quale si richiedono informazioni viene inviato al server Exchange. I dati potrebbero essere parzialmente trasmessi in formato non crittografato. Questa funzionalità non trasmette informazioni a Microsoft.

Utilizzo delle informazioni: L'indirizzo di posta elettronica della persona della quale viene richiesta la scheda contatto verrà utilizzato per trovare le relative informazioni sul server Exchange di destinazione.

Scelta/controllo: non fare clic sul nome di un utente per recuperare la scheda contatto dell'utente se non si desidera inviare l'identificazione dell'utente al server Exchange.

Modifiche all'Informativa sulla privacy

Microsoft si impegna a proteggere la riservatezza delle informazioni personali degli utenti. Le diverse tecnologie e procedure di protezione utilizzate sono finalizzate a proteggere le informazioni personali dell'utente da accessi, utilizzi o divulgazioni non autorizzate. Ad esempio, le informazioni fornite vengono archiviate su computer con accesso limitato situati in strutture controllate.

Per ulteriori informazioni

Microsoft è lieta di ricevere commenti in merito alla presente informativa sulla privacy e ai suoi supplementi. Se si hanno domande o si ritiene che non siano stati rispettati questi documenti, contattare Microsoft tramite questo modulo Web o tramite posta elettronica all'indirizzo seguente:

Microsoft Privacy

Microsoft Corporation

One Microsoft Way

Redmond, Washington 98052 USA

425-882-8080

Per trovare la filiale Microsoft nel proprio paese o nella propria area geografica, vedere Sedi Microsoft nel mondo.