Elenchi di indirizzi in Exchange 2013
Si applica a: Exchange Server 2013
Un elenco indirizzi indica una raccolta di oggetti destinatario e altri oggetti Active Directory. Ogni elenco indirizzi può contenere uno o più tipi di oggetti (ad esempio utenti, contatti, gruppi, cartelle pubbliche, risorse di sala e attrezzature). È possibile utilizzare gli elenchi di indirizzi per organizzare destinatari e risorse, facilitando l'individuazione dei destinatari e delle risorse desiderate. Gli elenchi di indirizzi vengono aggiornati dinamicamente. Pertanto, quando si aggiungono all'organizzazione, i nuovi destinatari vengono aggiunti automaticamente anche agli elenchi indirizzi appropriati.
Come mostrato nella figura seguente, nelle applicazioni client, come Microsoft Outlook, vengono visualizzati gli elenchi indirizzi disponibili forniti da Exchange.
Gli elenchi indirizzi si trovano in Active Directory. Pertanto, gli utenti di dispositivi mobili disconnessi dalla rete sono anche disconnessi dagli elenchi di indirizzi sul lato server. Tuttavia, è possibile creare Rubriche fuori rete per gli utenti non connessi alla rete. Queste rubriche offline possono essere scaricate sul disco rigido di un utente. Le Rubriche fuori rete sono sottoinsiemi di informazioni contenute negli elenchi di indirizzi effettivi che si trovano nei server e in genere vengono utilizzate per risparmiare le risorse del computer. Per altre informazioni, vedere Rubriche offline in Exchange Online.
Elenchi indirizzi predefiniti
Quando gli utenti desiderano utilizzare l'applicazione client per individuare le informazioni sui destinatari, possono scegliere fra gli elenchi di indirizzi disponibili. Diversi elenchi indirizzi, come l'elenco indirizzi globale (GAL), vengono creati per impostazione predefinita. Exchange contiene i seguenti elenchi indirizzi predefiniti, in cui vengono compilati automaticamente con nuovi utenti, contatti, gruppi o sale una volta aggiunti all'organizzazione:
Tutti i contatti: questo elenco di indirizzi contiene tutti i contatti abilitati alla posta elettronica nell'organizzazione. I contatti abilitati alla posta sono i destinatari con indirizzo di posta elettronica esterno. Per rendere disponibili a tutti gli utenti dell'organizzazione le informazioni sui contatti abilitati alla posta, è necessario includere il contatto nell'elenco indirizzi globale. Per ulteriori informazioni sui contatti di posta, vedere Destinatari.
Tutte le liste di distribuzione: questa lista di indirizzi contiene tutti i gruppi di distribuzione e i gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica nell'organizzazione. I gruppi abilitati alla posta sono elenchi di destinatari creati per accelerare l'invio di massa dei messaggi di posta elettronica e di altre informazioni. Quando si invia un messaggio di posta elettronica a un gruppo abilitato alla posta, tutti i membri dell'elenco ricevono una copia del messaggio. Per ulteriori informazioni sui gruppi abilitati alla posta, vedere Destinatari.
Tutte le stanze: questo elenco di indirizzi contiene tutte le risorse designate come sala nell'organizzazione. Le sale sono risorse dell'organizzazione che possono essere pianificate inviando una convocazione di riunione da un'applicazione client. L'account utente associato a una sala è disabilitato. Per ulteriori informazioni sulle cassette postali per le risorse, vedere Destinatari.
Tutti gli utenti: questo elenco di indirizzi contiene tutti gli utenti abilitati alla posta elettronica nell'organizzazione. Un utente abilitato alla posta rappresenta un utente esterno all'organizzazione Exchange. Ciascun utente abilitato alla posta dispone di un indirizzo di posta elettronica esterno. Tutti i messaggi inviati agli utenti abilitati alla posta vengono instradati a questo indirizzo di posta elettronica esterno. L'utente abilitato alla posta è simile al contatto di posta ma, diversamente da quest'ultimo, dispone di credenziali di accesso ad Active Directory ed è in grado di accedere alle risorse. Per ulteriori informazioni sugli utenti abilitati alla posta, vedere Destinatari.
Elenco indirizzi globale predefinito: questo elenco di indirizzi contiene tutti gli utenti, i contatti, i gruppi o le sale abilitati per la posta elettronica nell'organizzazione. Durante l'installazione, Exchange crea diversi elenchi di indirizzi predefiniti. L'elenco indirizzi più familiare è l'elenco indirizzi globale. Per impostazione predefinita, l'elenco indirizzi globale contiene tutti i destinatari in un'organizzazione di Exchange. In altre parole, qualsiasi oggetto abilitato alla cassetta postale o abilitato alla posta in una foresta di Active Directory in cui è installato Exchange è elencato nell'elenco indirizzi globale. Per facilità d'uso, l'elenco indirizzi globale è organizzato in base al nome, non all'indirizzo di posta elettronica. Per altre informazioni, vedere Creare un elenco indirizzi globale.
Cartelle pubbliche Questo elenco di indirizzi contiene tutte le cartelle pubbliche dell'organizzazione. Le autorizzazioni di accesso determinano gli utenti autorizzati a visualizzare e utilizzare le cartelle. Le cartelle pubbliche vengono archiviate nei computer che eseguono Exchange.
Elenchi indirizzi personalizzati
Un'organizzazione Exchange può contenere migliaia di destinatari. Se si inseriscono tutti i destinatari negli elenchi di indirizzi predefiniti, le dimensioni degli elenchi aumentano in modo considerevole. Per evitare un eccessivo aumento delle dimensioni, è possibile creare elenchi di indirizzi personalizzati per consentire agli utenti dell'organizzazione di individuare più facilmente l'oggetto della ricerca.
Si consideri, ad esempio, una società con due divisioni di grandi dimensioni e un'organizzazione di Exchange. Una divisione denominata Fourth Coffee importa e vende caffè. L'altra divisione Contoso, Ltd sottoscrive polizze assicurative. Per la maggior parte delle attività quotidiane, i dipendenti di Fourth Coffee non comunicano con i dipendenti di Contoso, Ltd. Pertanto, per facilitare ai dipendenti la ricerca di destinatari che esistono solo nella propria divisione, è possibile creare due nuovi elenchi di indirizzi personalizzati: uno per Fourth Coffee e uno per Contoso, Ltd. Durante la ricerca dei destinatari nella divisione, questi elenchi di indirizzi personalizzati consentono ai dipendenti di selezionare solo l'elenco indirizzi specifico della divisione. Tuttavia, se un dipendente non è sicuro della divisione in cui si trova il destinatario, può cercare all'interno dell'elenco indirizzi globale che contiene tutti i destinatari di entrambe le divisioni.
È possibile, inoltre, creare sottocategorie di elenchi di indirizzi denominate elenchi di indirizzi gerarchici. Ad esempio, è possibile creare un elenco indirizzi contenente tutti i destinatari di Manchester e un altro contenente tutti i destinatari di Stoccarda.
Procedure consigliate per la creazione degli elenchi di indirizzi
Gli elenchi di indirizzi sono strumenti utili per gli utenti, tuttavia se non sono adeguatamente programmati, possono rivelarsi controproducenti. Per fare in modo che gli elenchi di indirizzi siano funzionali per gli utenti, è consigliabile osservare le seguenti istruzioni:
Evitare di creare un numero eccessivo di elenchi indirizzi per non confondere gli utenti sull'elenco da consultare per cercare i destinatari.
Gli elenchi indirizzi dovrebbero semplificare l'individuazione degli indirizzi nell'elenco indirizzi globale.
Assegnare agli elenchi di indirizzi un nome descrittivo che consenta agli utenti di riconoscere immediatamente i tipi di destinatari contenuti nell'elenco. Se si ha difficoltà ad assegnare nomi agli elenchi di indirizzi, creare un numero minore di elenchi e ricordare agli utenti che è possibile individuare chiunque appartenga all'organizzazione utilizzando l'elenco indirizzi globale.
Per istruzioni dettagliate sulla creazione di un elenco indirizzi in Exchange Server, vedere Creare un elenco indirizzi.