Eseguire la migrazione delle cartelle pubbliche ai gruppi di Microsoft 365

SI APPLICA A:2016 2019 Subscription Edition

Questo articolo offre un confronto tra cartelle pubbliche e Gruppi di Microsoft 365 e il modo in cui una o l'altra potrebbe essere la soluzione migliore per l'organizzazione. Le cartelle pubbliche sono state introdotte con Exchange, mentre i gruppi solo di recente. Se si desidera eseguire la migrazione di alcune o tutte le cartelle pubbliche ai gruppi, in questo articolo viene descritto il funzionamento di questo processo e vengono forniti collegamenti agli articoli che trattano la relativa procedura in modo dettagliato.

Cosa sono le cartelle pubbliche?

Public folders contengono diversi tipi di dati e sono organizzate in una struttura gerarchica.

Le cartelle pubbliche non sono consigliate per le situazioni seguenti:

• Archiviazione dei dati: gli utenti con limiti delle cassette postali usano talvolta cartelle pubbliche anziché cassette postali per archiviare i dati. Questa pratica è sconsigliata perché influisce sulla quantità di dati archiviati nelle cartelle pubbliche e compromette l'obiettivo dei limiti delle cassette postali.

• Condivisione e collaborazione dei documenti: le cartelle pubbliche non forniscono funzionalità di gestione dei documenti, ad esempio il controllo delle versioni, la funzionalità di archiviazione e estrazione controllata e le notifiche automatiche delle modifiche al contenuto.

Cosa sono Gruppi di Microsoft 365?

I gruppi di Microsoft 365 consentono di scegliere un set di persone con cui si vuole collaborare e quindi di configurare facilmente una raccolta di risorse da condividere. Non è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni per quelle risorse perché l'aggiunta di membri al gruppo fornisce automaticamente ai membri le autorizzazioni necessarie per accedere agli strumenti e alle risorse forniti dal gruppo. I gruppi sono anche la nuova e migliorata esperienza per quelle attività che in precedenza erano gestite dalle liste di distribuzione e dalle cassette postali condivise.

Per la storia completa dei gruppi, vedere Informazioni sui Gruppi di Microsoft 365.

Eseguire la migrazione delle cartelle pubbliche a Gruppi di Microsoft 365?

Gruppi di Microsoft 365 è l'offerta di collaborazione più recente di Microsoft, il che significa che ci sono molti motivi per cui sarebbero una soluzione preferibile rispetto alle cartelle pubbliche, una tecnologia molto più vecchia. In Outlook, ad esempio, i gruppi possono sostituire completamente le cartelle pubbliche abilitate alla posta elettronica. La compilazione di un elenco di ogni scenario in cui Gruppi di Microsoft 365 funziona meglio delle cartelle pubbliche è impossibile, ma ecco i punti salienti:

• Collaborazione tramite posta elettronica: i gruppi in Outlook hanno uno spazio conversazioni dedicato che archivia tutti i messaggi di posta elettronica e consente agli utenti di collaborare su di essi. Il gruppo può anche essere configurato per ricevere messaggi da persone esterne al gruppo o all'organizzazione. Se sono attualmente in uso cartelle pubbliche abilitate alla posta per l'archiviazione di discussioni correlate ai progetti, ad esempio, o di ordini di acquisto che devono essere visualizzati da un team, l'utilizzo dei gruppi sarebbe un miglioramento. I gruppi sono più adatti, inoltre, alle situazioni in cui si desidera semplicemente trasmettere informazioni a un set di utenti.

• Collaborazione sui documenti: in Outlook, Gruppi ha una scheda File dedicata che visualizza tutti i file dal sito del team di SharePoint del gruppo e dagli allegati di posta elettronica. Si ottiene una visualizzazione di tutti i file, quindi non è necessario eseguire una ricerca dei file come si farebbe nelle cartelle pubbliche. Anche la creazione condivisa diventerebbe più semplice. Se si usano le cartelle pubbliche per l'archiviazione di file che dovrebbero essere utilizzati da più persone, si prenda in considerazione la migrazione ai gruppi.

• Calendario condiviso: al momento della creazione, ogni gruppo ottiene un calendario condiviso (vedere Condivisione del calendario in Microsoft 365. Qualsiasi membro del gruppo può creare eventi in tale calendario. Quando si preferisce un gruppo, il rispettivo calendario può essere visualizzato insieme al calendario personale. È anche possibile sottoscriversi a un evento del gruppo, nel caso in cui gli eventi creati in tale gruppo vengano visualizzati nel calendario personale. Se si usano le cartelle pubbliche per ospitare calendari per il team, come una pianificazione o un orario, i gruppi offrirebbero un'esperienza migliorata.

• Autorizzazioni semplificate: quando si assegnano utenti a un gruppo, ottengono immediatamente le autorizzazioni necessarie, mentre con le cartelle pubbliche è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni appropriate. I membri possono essere aggiunti come "proprietari" o "membri". I proprietari hanno diritti completi nel gruppo, inclusa la possibilità di eseguire attività di gestione del gruppo. I membri possono anche creare contenuto e modificare file come i proprietari, ma non possono eliminare il contenuto che non hanno creato. Se il modello di autorizzazioni delle cartelle pubbliche è troppo sovraccarico per l'utente e si vuole qualcosa di semplice e rapido, Gruppi di Microsoft 365 è la strada da percorrere.

• Presenza su dispositivi mobili e Web: non è possibile accedere alle cartelle pubbliche tramite dispositivi mobili e avere un set limitato di funzionalità sul Web. Gruppi di Microsoft 365, d'altra parte, è accessibile tramite le app outlook per dispositivi mobili e ha un set più completo di funzionalità sul Web. Se il team è in viaggio e necessita dell'accesso mobile, è consigliabile utilizzare i gruppi di Office 365.

• Accesso a un'ampia gamma di app microsoft 365 o Office 365: quando si crea un gruppo, si sblocca l'accesso a un'ampia gamma di applicazioni della suite Microsoft 365 o Office 365. Si ottiene un sito del team di SharePoint per l'archiviazione di file e una pianificazione su Planner per tenere traccia delle attività. Gruppi di Microsoft 365 è il servizio di appartenenza che combina elementi dell'intera famiglia di prodotti Microsoft 365 o Office 365.

Anche se Gruppi di Microsoft 365 offre molti vantaggi, si dovrebbe essere consapevoli di una differenza importante che si noterà dopo aver lasciato l'esperienza delle cartelle pubbliche. Questa differenza è principalmente:

• Ruoli di autorizzazione granulari: mentre le cartelle pubbliche hanno diversi ruoli di autorizzazione, Gruppi di Microsoft 365 ne fornisce solo due: proprietario e membro.

Prima di passare ai gruppi, è opportuno prendere nota dei diversi limiti derivanti dalla creazione e dalla gestione dei gruppi. Per altre informazioni, vedere Ricerca per categorie gestire i gruppi? in Informazioni su Gruppi di Microsoft 365.

Migrazione di cartelle pubbliche a Gruppi di Microsoft 365

Se si decide di passare a Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare un processo noto come migrazione batch per spostare il contenuto della posta elettronica e del calendario dalle cartelle pubbliche esistenti ai gruppi. La procedura specifica per l'esecuzione di una migrazione batch dipende dalla versione di Exchange che attualmente ospita la gerarchia delle cartelle pubbliche. Alla fine di questo articolo sono disponibili collegamenti alle istruzioni che illustrano il processo di migrazione in batch.

Come prerequisito per la migrazione delle cartelle pubbliche da Exchange ai gruppi di Microsoft 365, è necessario assicurarsi che l'opzione Cartella pubblica di Posta di Exchange nello strumento Microsoft Entra Connect non sia selezionata. Se questa opzione è, per caso, selezionata, deselezionarla prima di avviare la migrazione delle cartelle pubbliche. Per impostazione predefinita, questa opzione è deselezionata.

Nota

Al termine della migrazione di una cartella pubblica abilitata per la posta a un determinato gruppo in Microsoft 365 o Office 365, tutti i messaggi di posta elettronica indirizzati alla cartella pubblica verranno ricevuti dal gruppo.

I vantaggi principali delle migrazioni batch sono:

• Migrazione basata su MRS (Mailbox Replication Service): il processo di migrazione usa i cmdlet del batch di migrazione. La migrazione a più gruppi può essere avviata contemporaneamente in una singola migrazione batch. Sono disponibili anche script utili per il processo di migrazione.

• Supporta le cartelle pubbliche di posta e calendario: i messaggi di posta elettronica e i post copiati verranno visualizzati come in Gruppi come conversazioni di gruppo e gli elementi del calendario copiati saranno visibili nei calendari di gruppo. Altri tipi di cartelle pubbliche, come attività e contatti, non sono attualmente supportati per questa migrazione.

• È possibile eseguire la migrazione diretta delle cartelle pubbliche locali a Gruppi di Microsoft 365: questa migrazione non richiede prima di tutto di spostare le cartelle pubbliche in Microsoft 365 o Office 365 e quindi passare a Gruppi. I cmdlet di copia dei dati MRS leggono i dati delle cartelle pubbliche direttamente dall'ambiente locale e quindi copiano i dati in Gruppi di Microsoft 365. Le cartelle pubbliche di Exchange richiederanno un endpoint basato su proxy MRS.

• Non è una migrazione "tutto o niente": è possibile scegliere cartelle pubbliche specifiche da eseguire per la migrazione a Gruppi e viene eseguita la migrazione solo delle cartelle pubbliche scelte.

• Copia dei dati one-shot: le migrazioni batch sono progettate per essere una copia unica dei dati dalle cartelle pubbliche di origine ai gruppi di destinazione, senza la complessità della sincronizzazione incrementale e della finalizzazione.

• Unisce i dati delle cartelle pubbliche con i dati esistenti in un gruppo: la copia dei dati unirà il contenuto della cartella pubblica con il contenuto del gruppo esistente, se presente. Se è necessaria la copia incrementale dei dati, è possibile eseguire la copia dei dati quante volte è necessario copiare i dati incrementali nel gruppo.

Panoramica delle migrazioni batch

I passaggi seguenti illustrano il processo complessivo di migrazione del contenuto delle cartelle pubbliche a Gruppi di Microsoft 365 in una migrazione batch.

1. Seleziona origine: scegliere le cartelle pubbliche che si desidera migrare. È possibile scegliere qualsiasi cartella con contenuti del calendario o della posta elettronica.

2. Crea destinazione: creare i gruppi corrispondenti per le cartelle, con le configurazioni desiderate come membri, impostazioni della privacy e classificazione dei dati.

3. Copia dati: usare i cmdlet di migrazione batch per copiare i dati dalle cartelle pubbliche ai gruppi.

4. Origine blocco: bloccare le cartelle pubbliche dopo aver verificato i dati in Gruppi.

5. Cutover: copiare i nuovi dati creati tra i passaggi 3 e 4.

Le cartelle pubbliche e i gruppi corrispondenti rimarranno online per gli utenti durante i passaggi Seleziona origine e Copia dati . Dopo il passaggio Copia dati , è possibile valutare se procedere o meno con il resto della migrazione, in base all'esperienza Gruppi e se si adatta o meno agli utenti e all'organizzazione. A questo punto, è possibile eseguire il rollback della migrazione e ripristinare le cartelle pubbliche. Se si procede con la migrazione, al termine del passaggio Cutover è possibile eliminare le cartelle pubbliche originali. Anche dopo la migrazione, è possibile eseguire il rollback alle cartelle pubbliche, purché siano stati salvati i file di backup dal processo di migrazione e non siano state eliminate le cartelle pubbliche originali.

Prerequisiti di migrazione batch e istruzioni dettagliate

I prerequisiti seguenti sono necessari nell'ambiente Exchange per poter eseguire una migrazione batch. I prerequisiti specifici dipendono dalla versione di Exchange attualmente in esecuzione.

1. Se le cartelle pubbliche sono in locale, i server devono eseguire una delle versioni seguenti:

   • Exchange 2010 SP3 RU8 o versione successiva

   • Exchange 2013 CU15 o versioni successive

   • Exchange 2016 CU4 o versione successiva

   • Exchange 2019

2. Se le cartelle pubbliche sono in locale, è necessario configurare un ambiente ibrido di Exchange. Per altre informazioni, vedere Exchange Server Distribuzioni ibride.

Istruzioni di migrazione

Fare clic su uno dei collegamenti seguenti per istruzioni dettagliate sull'esecuzione di una migrazione in batch.

• Usare la migrazione batch per eseguire la migrazione delle cartelle pubbliche Exchange Online in Gruppi di Microsoft 365

• Usare la migrazione batch per eseguire la migrazione delle cartelle pubbliche di Exchange 2013 a Gruppi di Microsoft 365

• Usare la migrazione batch per eseguire la migrazione delle cartelle pubbliche di Exchange 2010 a Gruppi di Microsoft 365