Abilitare gli utenti della segreteria telefonica per ricevere fax in Exchange Server

Si applica a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Microsoft Exchange Unified Messaging (UM) consente di recapitare i messaggi vocali alla cassetta postale di un utente e consente inoltre agli utenti di ricevere fax nella propria cassetta postale. Nella messaggistica unificata viene inviato un fax alla cassetta postale dell'utente come messaggio di posta elettronica con un file di immagine con estensione tif collegato. L'utente può aprire il file allegato usando un'applicazione software in grado di aprire e visualizzare i file di immagine con estensione tif. Questo argomento illustra il fax e il suo funzionamento nella messaggistica unificata.

Nota

Anche se la messaggistica unificata non consente agli utenti di inviare fax in uscita, molte soluzioni di terze parti, ad esempio un servizio fax Internet, un servizio fax di posta elettronica o un'applicazione server fax di terze parti, possono essere usate per inviare fax in uscita.

Panoramica dell'invio di fax

Fax è un'abbreviazione della parola facsimile. Si tratta di una tecnologia usata per trasferire elettronicamente i documenti. In genere, i fax vengono inviati e ricevuti da fax o modem fax tramite la rete PSTN (Public Switched Telephone Network), che è una rete telefonica o basata su circuito. Tuttavia, è possibile utilizzare altre opzioni per inviare e ricevere fax.

La maggior parte delle organizzazioni oggi vuole che i propri utenti siano in grado di inviare e ricevere fax. Le organizzazioni usano uno o più dei metodi descritti nell'elenco seguente per inviare o ricevere fax tramite PSTN o Internet. Esistono vantaggi e svantaggi per ognuno di questi metodi.

• Fax tradizionali e fax basati su computer

• Fax tramite server fax o gateway fax

• Fax tramite una rete VoIP (Voice over IP)

• Fax tramite un'applicazione client di posta elettronica

Per inviare un messaggio fax, gli utenti di un'organizzazione potrebbero dover eseguire le operazioni seguenti:

• Stampare una copia cartacea del documento da inviare via fax e utilizzare un fax fisico per inviarlo.

• Salvare il documento sul proprio computer e utilizzare un modem fax per inviare il fax, ma ciò richiede una linea telefonica collegata al computer.

• Usare un servizio fax Internet che consente di inviare un documento tramite fax da un'applicazione software specifica del fornitore.

• Inviare un fax in uscita a un server fax usando un'applicazione software configurata per l'uso del server fax.

Per ricevere un fax, gli utenti di un'organizzazione potrebbero dover eseguire le operazioni seguenti:

• Ricevere un fax su un fax fisico all'interno dell'organizzazione.

• Ricevere un fax usando un modem fax installato nel proprio computer.

• Ricevere un fax da un servizio fax Internet.

• Ricevere un fax da un server fax configurato in una rete.

• Ricevere un fax dal server di un partner fax che usa la messaggistica unificata per recapitare il fax tramite una rete VoIP.

Metodi di fax

Sono disponibili diverse opzioni per l'invio e la ricezione di fax, tra cui:

Fax tradizionali e fax basati su computer: uno scanner, un modem fax in un computer, una stampante con funzionalità di fax integrate o un fax dedicato possono essere utilizzati per inviare e ricevere fax. Tutti questi possono essere utilizzati per trasmettere dati sotto forma di impulsi utilizzando una linea telefonica a un altro dispositivo fax, in genere un altro fax o computer che ha un modem fax. Gli impulsi vengono quindi trasformati in immagini o usati per stampare l'immagine su carta.

Il metodo fax tradizionale richiede almeno una singola linea telefonica sul dispositivo di invio e ricezione e solo un fax può essere inviato o ricevuto alla volta. Uno svantaggio dell'invio e della ricezione di fax tramite un modem fax consiste nel fatto che il computer deve essere acceso ed eseguire software fax o un servizio fax. Questo tipo di fax basato su computer non usa Internet per inviare o ricevere fax.

Fax tradizionale e basato su computer

Server fax o gateway e servizi fax Internet: esistono diversi modi per inviare e ricevere fax su Internet. Questi includono l'uso di un'applicazione software in un computer o l'uso di un client di posta elettronica per ricevere fax. Nella maggior parte dei casi, questo tipo di fax comporta l'uso di un server fax o di un gateway fax per la conversione tra fax e posta elettronica. Questo metodo è diventato sempre più diffuso perché consente alle organizzazioni di rimuovere o evitare l'acquisto di fax aggiuntivi. Elimina anche la necessità di installare altre linee telefoniche. Questo tipo di fax comporta la creazione di un documento, incluso un frontespizio fax con le informazioni di identificazione corrette, e quindi l'invio del documento a un fax tradizionale. Ad esempio, l'utente usa un'applicazione software come Microsoft Word o Microsoft Outlook per creare e inviare il fax al server fax o al gateway. Il server fax o il gateway riceve il fax e quindi lo invia tramite una linea telefonica tradizionale a un fax o a un modem fax installato in un computer.

Fax tramite server fax o gateway

I servizi fax Internet consentono a un utente di inviare fax da un computer tramite Internet. Un'applicazione software come Word o Outlook può essere usata per creare e inviare il fax a un servizio fax Internet. Molte aziende offrono servizi fax Internet su base di sottoscrizione o addebitando per ogni messaggio fax inviato. I servizi fax Internet offrono i vantaggi seguenti:

• Non è necessario alcun fax.

• Non è necessario installare software o hardware.

• Non sono necessarie linee telefoniche dedicate.

• Riservatezza.

• È possibile inviare più fax contemporaneamente.

• I fax possono essere ricevuti quando il computer è spento.

La figura seguente illustra come è possibile utilizzare i servizi fax Internet per inviare e ricevere fax.

Servizi fax Internet

Fax tramite un'applicazione client di posta elettronica: i fax possono essere inviati e ricevuti da un fax su Internet e quindi ricevuti da un client di posta elettronica come Outlook.

Il protocollo T.37 è stato progettato per consentire a un fax di inviare messaggi fax via Internet a un client di posta elettronica. I fax vengono inviati tramite Internet come allegati di posta elettronica, in genere come file tif o .pdf. In questo tipo di fax è necessario un fax che supporti iFax o T.37, oltre a un indirizzo di posta elettronica per i fax di invio e ricezione. Per lavorare con fax e modem fax tradizionali, tutti i fax T.37 supportano l'invio di fax standard tramite una linea telefonica. Tuttavia, in alcuni casi, i fax T.37 possono essere usati anche quando viene utilizzato un gateway fax. La figura seguente mostra come è possibile usare i fax e i client di posta elettronica basati su T.37 per inviare e ricevere fax.

Fax tramite posta elettronica

Fax tramite una rete VoIP: VoIP è una tecnologia che fornisce hardware e software che consente agli utenti di usare una rete basata su IP come mezzo di trasmissione per le chiamate telefoniche. In una rete VoIP, i dati vocali e fax vengono inviati in pacchetti tramite IP anziché le tradizionali trasmissioni del circuito o le linee telefoniche commutate dal circuito pstn. Un gateway VoIP connesso alla rete IP usa VoIP per inviare pacchetti di dati vocali tra un server Accesso client che esegue il servizio Router di chiamata di messaggistica unificata di Microsoft Exchange e un server Cassette postali che esegue il servizio Messaggistica unificata di Microsoft Exchange e un sistema PBXchange (Private Branch). È anche possibile usare un PBX IP per eseguire le funzioni di un gateway VoIP e di un PBX.

Esistono due tipi di reti di base: a commutazione di circuito e a commutazione di pacchetto. Una rete a commutazione di circuito è una rete in cui esiste una connessione dedicata. Una connessione dedicata è un circuito o un canale configurato tra due nodi in modo che possano comunicare. Dopo aver stabilito una chiamata tra due nodi, la connessione può essere usata solo da questi due nodi. Quando la chiamata viene terminata da uno dei nodi, la connessione viene annullata. Nelle reti a commutazione di circuito, ad esempio pstn, più chiamate vengono trasmesse attraverso lo stesso mezzo di trasmissione. Nella rete PSTN il supporto utilizzato è spesso il rame. Tuttavia, è possibile utilizzare anche cavi in fibra ottica.

Nelle reti a commutazione di pacchetto, ad esempio Internet o una rete lan locale, i pacchetti vengono indirizzati alla destinazione tramite il percorso più opportuno, ma non tutti i pacchetti che viaggiano tra due host percorrono la stessa route, anche quelli provenienti da un singolo messaggio. Ciò garantisce quasi che i pacchetti arrivino in momenti diversi e non in ordine. In una rete a commutazione di pacchetto, i pacchetti (messaggi o frammenti di messaggi) vengono indirizzati singolarmente tra i nodi tramite collegamenti dati che possono essere condivisi da altri nodi. Con il cambio di pacchetto, a differenza del cambio di circuito, più connessioni ai nodi nella rete condividono la larghezza di banda disponibile. La rete a commutazione di pacchetto ha reso possibile l'esistenza di Internet e, allo stesso tempo, ha reso le reti dati (in particolare le reti IP e VoIP basate su LAN) più disponibili e diffuse.

T.38

T.38 è uno standard di fax e un protocollo che consente il fax su una rete basata su IP. Una rete basata su IP che usa il protocollo T.38 usa SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) per inviare un messaggio alla cassetta postale di un destinatario. T.38 consente le trasmissioni fax IP per i dispositivi fax abilitati per IP e i gateway fax. I dispositivi possono includere host basati su rete IP, ad esempio computer client e stampanti. Nella messaggistica unificata di Exchange le immagini fax sono documenti separati codificati come file tif e collegati a un messaggio di posta elettronica. Sia il messaggio di posta elettronica che il file allegato tif vengono inviati alla cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata dell'utente.

La messaggistica unificata si basa sulle funzionalità del gateway per convertire o convertire TDM (Time Division Multiplex) o protocolli basati su circuiti di telefonia come ISDN (Integrated Services Digital Network) e QSIG da un PBX a protocolli basati su IP o basati su VoIP, ad esempio SIP (Session Initiation Protocol), Real-Time Transport Protocol (RTP) o T.38 per la ricezione di messaggi fax. Il gateway VoIP è parte integrante della funzionalità e del funzionamento della messaggistica unificata. Il gateway VoIP è responsabile del rilevamento dei toni fax. I server Accesso client e Cassette postali si basano sul gateway VoIP per inviare una notifica che indica che è stato rilevato un fax. I server Accesso client e Cassette postali rinegoziano quindi la sessione multimediale e usano il protocollo T.38.

Panoramica del fax con la messaggistica unificata

Nella messaggistica unificata l'utente riceve immagini fax come documenti separati codificati come file di immagine tif collegati a un messaggio di posta elettronica. Sia il messaggio di posta elettronica che l'allegato tif vengono inviati alla cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata dell'utente.

L'invio di un messaggio fax alla cassetta postale dell'utente presenta diversi vantaggi. Questi vantaggi includono quanto segue:

• È possibile ridurre il numero di fax fisici o tradizionali.

• Il numero di linee telefoniche utilizzate per il fax in un'organizzazione può essere ridotto, perché il server Cassette postali può accodare molti fax e inviare ogni fax quando una delle linee telefoniche diventa disponibile.

• I fax ricevuti come file di immagine tif sono di qualità migliore rispetto a un fax tradizionale. I fax in arrivo possono essere stampati da una stampante locale o condivisa.

• I fax inviati alla cassetta postale dell'utente sono più sicuri perché è meno probabile che i fax copiati su disco vengano prelevati da un altro utente diverso dal destinatario.

• Gli utenti possono ricevere fax senza uscire dalla scrivania.

• I messaggi fax ricevuti possono essere monitorati per assicurarsi che siano conformi ai criteri di sicurezza di un'organizzazione.

Un singolo messaggio fax può essere inviato solo a un singolo utente abilitato alla messaggistica unificata. La messaggistica unificata non può inoltrare i messaggi fax a una lista di distribuzione. Se è necessario disporre di questa funzionalità, è necessario seguire questa procedura:

1. Creare una cassetta postale per rispondere alla chiamata fax. Questa sarà la cassetta postale per la lista di distribuzione.

2. Abilitare la messaggistica unificata per la cassetta postale della lista di distribuzione.

3. Creare una regola per questa cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata. La regola verrà configurata per inoltrare tutti i messaggi alla lista di distribuzione selezionata.

Ricezione di fax in ingresso

La ricezione di un fax in una rete VoIP è diversa dalla ricezione di un fax in un fax standard o da un server fax che si trova in una rete basata su IP. Per consentire l'invio e la ricezione dei fax tramite una rete VoIP, è necessario disporre di un gateway VoIP o di un IP PBX che supporti il protocollo T.38 e un server che supporti anche T.38. T.38 consente trasmissioni fax basate su IP per host basati su rete IP, ad esempio computer client, stampanti con funzionalità di fax predefinite e server come un server Cassette postali.

Importante

L'invio e la ricezione di fax tramite T.38 o G.711 non sono supportati in un ambiente in cui sono integrati messaggistica unificata e Microsoft Office Communications Server 2007 R2 o Microsoft Lync Server.

Quando un PBX riceve una chiamata, inoltra la chiamata all'estensione appropriata. Se non è presente alcuna risposta al numero di estensione dell'utente, il PBX inoltra la chiamata a un gateway VoIP e il gateway inoltra la chiamata al server Cassette postali appropriato. Il server Cassette postali determina se la chiamata è una chiamata vocale o una chiamata fax, in base al protocollo utilizzato per la chiamata. Quando viene usato il protocollo SIP, il server Cassette postali elabora la chiamata come messaggio vocale. Tuttavia, se il protocollo T.38 viene usato dal gateway VoIP, il server Cassette postali riconosce che la chiamata è relativa a un fax ed elaborarla come descritto nel paragrafo seguente. Un server Cassette postali inoltra le chiamate fax in ingresso a un server partner fax dedicato, che stabilisce quindi la chiamata fax con il mittente del fax e riceve il fax per conto dell'utente abilitato alla messaggistica unificata. Il server partner fax invia quindi il fax incluso come allegato tif in un messaggio SMTP alla cassetta postale del destinatario.

Quando un server Cassette postali riceve un segnale fax T.38 in ingresso da un gateway VoIP, il server Cassette postali esegue una query nella directory tramite LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) per determinare se il destinatario previsto della chiamata fax in ingresso è autorizzato a ricevere i messaggi fax in ingresso e a determinare l'indirizzo SIP del server partner fax. Dopo aver verificato queste informazioni, il server Cassette postali invia una richiesta di riferimento di chiamata fax al gateway VoIP o al peer SIP, che quindi inoltra la richiesta fax al server partner fax. Dopo aver stabilito correttamente la chiamata fax, il mittente del fax invia il supporto fax e i dati al server partner fax. Dopo che il server partner fax riceve il supporto fax e i dati, usa SMTP per inviare un messaggio di posta elettronica a un server Cassette postali. Questo messaggio contiene un'immagine tif del messaggio fax e speciali intestazioni X per il destinatario fax previsto.

Dopo l'autenticazione del messaggio fax e l'invio da un server partner fax valido, l'assistente cassetta postale di messaggistica unificata nel server Cassette postali invia una chiamata RPC al servizio Messaggistica unificata di Microsoft Exchange. In questo modo si garantisce che le proprietà dei messaggi fax corrispondano a quelle dei messaggi fax creati da un server Cassette postali. Infine, il server Cassette postali invia nuovamente il messaggio fax finale, che include il messaggio di posta elettronica e l'allegato tif per il fax in ingresso. Quindi, usando MAPI RPC, la versione completata e formattata del messaggio fax viene recapitata al server Cassette postali che contiene la cassetta postale del destinatario previsto.

Metodi di riferimento delle chiamate fax

Una chiamata fax in ingresso può essere segnalata a un server Cassette postali tramite sip re-INVITE dal gateway VoIP o peer SIP (gateway multimediale), CNG (chiamata del tono fax) dal peer SIP o rilevamento CNG dal server Cassette postali. Le sottosezioni seguenti illustrano in dettaglio il riferimento alla chiamata fax in ogni caso.

Ripetere l'invito da un peer SIP

Una chiamata in ingresso a un numero pilota di messaggistica unificata viene indirizzata alla messaggistica unificata come profilo SDP INVITE con voce (RTP/audio)

1. La messaggistica unificata accetta l'invito e vengono stabiliti i flussi multimediali. Dopo aver stabilito la chiamata, la trasmissione fax viene avviata dal chiamante.

2. Il peer SIP rileva il tono fax chiamante (CNG). Il peer SIP invia un nuovo invito al server Cassette postali, questa volta specificando un profilo fax (T.38 o G.711) in SDP.

3. La messaggistica unificata risponde all'invito con un valore 200 OK che inserisce il peer SIP "in attesa".

4. La messaggistica unificata genera un refer, facendo riferimento al peer SIP (CNG) a un endpoint della soluzione partner fax, ottenuto dai relativi dati di configurazione.

5. Il peer SIP invia la sessione fax INVITE alla soluzione partner fax.

6. La soluzione partner fax accetta l'invito e viene stabilita una sessione multimediale con il peer SIP.

Notifica CNG da parte di un peer SIP

Una chiamata in ingresso a un numero pilota di messaggistica unificata viene indirizzata alla messaggistica unificata come profilo SDP INVITE con un profilo SDP vocale (RTP/audio).

1. La messaggistica unificata accetta l'invito e vengono stabiliti i flussi multimediali. Dopo aver stabilito la chiamata, la trasmissione fax viene avviata dal chiamante.

2. Il peer SIP rileva il tono fax chiamante (CNG). Il peer SIP invia una notifica al server di messaggistica unificata del fax inviando una notifica CNG nel flusso RTP, conforme a RFC 4733.

3. La messaggistica unificata risponde alla notifica emettendo immediatamente un REFER e facendo riferimento al peer SIP a un endpoint della soluzione partner fax, ottenuto dai relativi dati di configurazione.

4. Il peer SIP invia la sessione fax INVITE alla soluzione partner fax.

5. La soluzione partner fax accetta l'invito.

6. Viene stabilita una sessione multimediale con il peer SIP.

Rilevamento del CNG da parte di un server Cassette postali

Una chiamata in ingresso a un numero pilota di messaggistica unificata viene indirizzata alla messaggistica unificata come profilo SDP INVITE con un profilo SDP vocale (RTP/audio). La messaggistica unificata accetta l'invito e vengono stabiliti i flussi multimediali.

1. Dopo aver stabilito la chiamata, la trasmissione fax viene avviata dal chiamante.

2. Il server Cassette postali rileva il tono fax (CNG) nel flusso audio RTP.

3. La messaggistica unificata risponde alla notifica emettendo immediatamente un REFER e facendo riferimento al peer SIP a un endpoint della soluzione partner fax, ottenuto dai relativi dati di configurazione.

4. Il peer SIP invia la sessione fax INVITE alla soluzione partner fax.

5. La soluzione partner fax accetta l'invito.

6. Viene stabilita una sessione multimediale con il peer SIP.

Configurazione dell'invio di fax

Per impostazione predefinita, quando si installa il server Cassette postali, il server non è configurato per consentire l'elaborazione o il recapito delle chiamate fax in ingresso a un utente abilitato alla messaggistica unificata. Per configurare la messaggistica unificata con un server partner fax, è necessario configurare i criteri cassetta postale di messaggistica unificata e configurare l'autenticazione tra il server Cassette postali e il server partner fax. Per altre informazioni, vedere Configurazione del fax in ingresso.

Numeri di telefono e fax

La messaggistica unificata di Exchange offre le opzioni seguenti quando si configurano gli utenti abilitati alla messaggistica unificata per ricevere messaggi fax:

• Numero di telefono DID (Direct Inward Dial) per un singolo utente usato sia per i fax che per la segreteria telefonica.

• Numero di telefono DID separato per un singolo utente usato per ricevere fax.

• Numero di telefono fax centrale per tutti gli utenti che ricevono tutti i fax.

Un singolo numero di telefono DID

Quando si abilita un utente per la messaggistica unificata usando la pagina Abilita cassetta postale di messaggistica unificata o il cmdlet Enable-UMMailbox , è necessario specificare almeno un singolo numero di estensione per l'utente. Questo numero di estensione è abilitato per utente e deve essere univoco all'interno di un determinato dial plan. L'estensione viene usata dalla messaggistica unificata per individuare l'utente corretto e per recapitare messaggi vocali e fax alla cassetta postale dell'utente. Per altre informazioni, vedere Enable-UMMailbox.

Usando un singolo numero DID, è possibile configurare il fax in modo che un utente usi un singolo numero DID sia per la voce che per il fax. Questa configurazione è facile da amministrare e non sprecare numeri DID aggiuntivi. Se l'utente è assente o al telefono quando arriva una chiamata fax, la messaggistica unificata risponde alla chiamata, rileva il tono fax, crea il messaggio fax e lo invia all'utente.

Se un utente il cui fax è configurato usando un singolo numero di telefono DID riceve una chiamata da un fax quando non è lontano o al telefono, può:

• Non rispondere al telefono quando squilla in modo che la chiamata fax venga inoltrata e risponda da un server Cassette postali e il messaggio fax verrà creato e inoltrato alla cassetta postale dell'utente.

• Rispondere alla chiamata fax e quindi trasferirla a se stesso in modo che la chiamata venga inoltrata e risponda da un server Cassette postali e che il messaggio fax venga creato e inoltrato alla cassetta postale dell'utente.

• Attendere che il chiamante ritenti l'invio del fax e lasciare che la chiamata fax venga trasferita a un server Cassette postali.

In sintesi, l'uso di un singolo numero DID richiede all'utente di eseguire azioni aggiuntive per poter ricevere messaggi fax.

Più numeri di telefono DID

Quando si abilita un utente per la messaggistica unificata, è necessario immettere almeno un singolo numero di estensione per tale utente. È possibile aggiungere più numeri di estensione per un utente abilitato alla messaggistica unificata usando l'interfaccia di amministrazione di Exchange. Per altre informazioni, vedere Aggiungere un numero di estensione.

L'aggiunta di più numeri di estensione è utile quando un utente abilitato alla messaggistica unificata:

• Riceve molti fax.

• Non vuole essere disturbato a rispondere al telefono per ricevere un fax.

• Non vuole sentire un tono fax quando rispondono al telefono.

L'aggiunta di più estensioni è più complessa rispetto all'uso di una singola estensione e può richiedere impostazioni di configurazione aggiuntive in un PBX o in un IP PBX. Per configurare più numeri di estensione per un utente abilitato alla messaggistica unificata, è necessario disporre di numeri di estensione DID non usati nell'organizzazione. Non è consigliabile usare più numeri per un utente abilitato alla messaggistica unificata se l'organizzazione dispone di un numero limitato di numeri di estensione DID disponibili.

Il vantaggio dell'uso di più numeri di estensione DID è che un utente abilitato alla messaggistica unificata riceve chiamate vocali su un numero di estensione DID e chiamate fax su un altro numero di estensione DID. L'uso di numeri DID separati per la segreteria telefonica e le chiamate fax è più semplice per l'utente.

Se si configurano due numeri di estensione DID per un utente specifico, i numeri di estensione DID possono provenire da dial plan di messaggistica unificata separati. Per usare due numeri DID, è possibile creare un dial plan e usare un server Cassette postali come server dedicato che riceverà le chiamate fax e inoltrerà i messaggi fax agli utenti. Per altre informazioni, vedere Creare un dial plan di messaggistica unificata.

Quando si configurano più numeri di estensione DID per gli utenti abilitati alla messaggistica unificata, sono disponibili le opzioni seguenti:

• Un'estensione per il fax senza messaggistica unificata e una per la voce: questo tipo di configurazione è abilitato per utente e viene usato quando sono disponibili numeri di estensione DID aggiuntivi o inutilizzati. Un numero di estensione DID viene pubblicato come numero di segreteria telefonica dell'utente e l'altro numero di estensione DID viene pubblicato come numero fax dell'utente. Le chiamate vocali a cui viene risposto perché l'utente non risponde al telefono o viene rilevato un segnale occupato vengono inoltrate a un server Cassette postali e viene creato e inviato un messaggio vocale alla cassetta postale dell'utente abilitato alla messaggistica unificata. L'altro numero di estensione può essere collegato a un fax o a un altro computer con modem fax. Con questa configurazione, un server Cassette postali non elabora le chiamate fax e i messaggi fax non vengono inviati alla cassetta postale dell'utente abilitato alla messaggistica unificata.

• Un'estensione per il fax e una per la voce: questo tipo di configurazione è abilitato per utente e può essere usato quando l'organizzazione dispone di molti numeri di estensione DID disponibili. In questa configurazione, entrambi i numeri di estensione DID a cui viene risposto perché l'utente non risponde al telefono o viene rilevato un segnale occupato vengono inoltrati a un server Cassette postali, che crea un messaggio vocale o fax a seconda del numero di estensione DID chiamato. Anche se l'utente pubblica un numero per la voce e uno per il fax, il server Cassette postali rileva il tipo di chiamata ricevuto sul numero di estensione DID e può creare un messaggio vocale o fax dalle chiamate a uno dei numeri di estensione DID. Questo è molto utile quando un utente non dispone di un fax separato o di un computer dedicato con un modem fax per rispondere alle chiamate fax in arrivo.

• Un'estensione "fantasma" per il fax e una per la voce: questo tipo di configurazione è abilitato per ogni utente. È essenzialmente la stessa configurazione che usa due numeri DID (uno per il fax e uno per la voce). Tuttavia, in questa configurazione, il numero pubblicato per le chiamate fax per l'utente abilitato alla messaggistica unificata viene configurato nel PBX come estensione "fantasma". Le chiamate in arrivo ricevute su questo numero di estensione DID "fantasma" vengono sempre inoltrate a un server Cassette postali.

  Il vantaggio di questo tipo di configurazione è che le chiamate fax in ingresso ricevono risposta da un server Cassette postali. Quando il telefono squilla ma non risponde, un fax viene creato e inoltrato dal server Cassette postali alla cassetta postale dell'utente abilitato alla messaggistica unificata senza disturbare l'utente. Ciò si verifica automaticamente perché nessun dispositivo telefonico o fax è posizionato vicino all'utente e l'utente non sente l'anello della chiamata in arrivo.

  Gli svantaggi di questo tipo di configurazione sono la disponibilità di estensioni DID aggiuntive ed è necessario configurare PBX o IP PBX per inoltrare la chiamata a un server Cassette postali.

Numero di telefono fax centrale

Quando si abilita un utente per la messaggistica unificata usando la pagina Abilita cassetta postale di messaggistica unificata o il cmdlet Enable-UMMailbox , è necessario specificare almeno un singolo numero di estensione per l'utente. Tuttavia, se è necessario configurare un numero di fax centrale per i fax in ingresso, è necessario configurare una cassetta postale separata abilitata per la messaggistica unificata usata per ricevere tutti i fax.

In alcune organizzazioni, in particolare quelle che ricevono più fax ogni giorno, è possibile pubblicare un numero di fax per l'intera organizzazione. Questo numero di fax verrà utilizzato da tutti i chiamanti quando inviano fax agli utenti dell'organizzazione.

La pubblicazione di un numero di fax per l'intera organizzazione consente all'organizzazione di controllare i tipi di fax ricevuti dagli utenti. Il vantaggio di questa configurazione è che richiede solo un singolo numero di estensione DID o un numero di telefono esterno. Inoltre, non richiede un numero DID separato per il fax per ogni utente abilitato alla messaggistica unificata. Tuttavia, è necessario che un "segretario fax" o un'altra persona distribuiscano i fax in arrivo agli utenti all'interno dell'organizzazione in base alle informazioni incluse nel frontespizio fax o nel messaggio fax stesso.

Nota

L'uso di un numero fax centrale con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) non è disponibile nella messaggistica unificata di Exchange. Questo tipo di configurazione può utilizzare un numero di fax centrale. Tuttavia, invece di dover essere indirizzato al destinatario da una persona, il software di fax riceve il fax, esegue OCR e quindi tenta di individuare il destinatario in base alle informazioni sul frontespizio o sul messaggio fax.

L'uso di un singolo numero di fax per l'intera organizzazione è utile nelle situazioni seguenti:

• Un utente all'interno dell'organizzazione riceve troppi fax nella propria cassetta postale per gestirli in modo efficace.

• Un utente riceve troppi fax di posta indesiderata nella propria cassetta postale.

• Le esigenze aziendali sono troppo complesse per giustificare la creazione di una regola di trasporto per accettare i fax in ingresso e indirizzarli alla cassetta postale prevista. Questo potrebbe non essere pratico, ad esempio, se l'organizzazione richiede di instradare alcuni fax a un gruppo e altri fax a un altro gruppo. Per altre informazioni, vedere Flusso di posta o regole di trasporto.

• Il filtro dei messaggi fax tramite Outlook non è efficace.

Inserimento nel journal dei messaggi fax di messaggistica unificata

Molte organizzazioni che implementano il journaling possono anche usare la messaggistica unificata per consolidare l'infrastruttura di posta elettronica, segreteria telefonica e fax. Tuttavia, potrebbe non essere necessario che il processo di inserimento nel journal generi report journal per i messaggi generati dalla messaggistica unificata. In questo caso, è possibile decidere se inserire nel journal messaggi vocali e messaggi di notifica di chiamata senza risposta gestiti da un server Cassette postali o ignorare tali messaggi. Se l'organizzazione non richiede l'inserimento nel journal di messaggi vocali e notifiche di chiamata senza risposta, è possibile ridurre lo spazio su disco rigido necessario per archiviare i report del journal ignorando tali messaggi. Quando si abilita o disabilita l'inserimento nel journal dei messaggi di segreteria telefonica e dei messaggi di notifica delle chiamate senza risposta, la modifica viene applicata a tutti i servizi di trasporto dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Inserimento nel journal.

Nota

I messaggi che contengono fax generati da un server Cassette postali vengono sempre inseriti nel journal, anche se si configura una regola del journal che specifica di non inserire nel journal messaggi vocali di messaggistica unificata e messaggi di notifica di chiamata senza risposta.