Esplorazione dei menu con Outlook Voice Access in Exchange Server

Si applica a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Outlook Voice Access è una funzionalità della messaggistica unificata che consente agli utenti di recuperare messaggi di posta elettronica e messaggi di posta vocale nonché di gestire il proprio calendario e i contatti personali utilizzando un telefono analogico, digitale o cellulare. Possono interagire con la propria cassetta postale utilizzando il tastierino del telefono o i comandi vocali, ma devono utilizzare il tastierino del telefono per cercare un utente nella directory per l'organizzazione.

Quando gli utenti abilitati alla messaggistica unificata chiamano un numero di Outlook Voice Access, possono accedere alla propria cassetta postale utilizzando un telefono e ricevono una serie di istruzioni vocali. Le istruzioni vocali consentono loro di spostarsi all'interno dei menu del sistema di caselle vocali e di accedere alla propria cassetta postale. Outlook Voice Access consente agli utenti di fare quanto segue:

• Recuperare, ascoltare, rispondere, creare e inoltrare messaggi vocali o di posta elettronica.

• Ascoltare o modificare le informazioni di calendario.

• Modificare le opzioni personali, quali il PIN, oppure chiamare o inviare un messaggio vocale a un contatto personale.

Un numero di Outlook Voice Access viene assegnato a un utente quando viene abilitato alla messaggistica unificata. L'utente può trovare un numero di Outlook Voice Access per accedere alla propria cassetta postale nel messaggio di benvenuto inviato quando è abilitato per la messaggistica unificata o accedendo alla propria cassetta postale tramite Outlook Web App, passando a Opzioni>telefono e individuando il numero o i numeri di Outlook Voice Access nella sezione Outlook Voice Access .

Quando un utente immette il proprio numero di interno e PIN, il sistema di caselle vocali gli comunica quanti nuovi messaggi vocali e di posta elettronica sono arrivati e per quando è fissata la prossima riunione. Dopo la riproduzione di questo messaggio del sistema, all'utente viene letto il menu principale di Outlook Voice Access e l'utente può pronunciare una delle seguenti opzioni:

• Posta vocale

• Posta elettronica

• Calendario

• Opzioni personali

Lettura e revisione della posta elettronica

Gli utenti possono ascoltare, rispondere, creare e inoltrare messaggi di posta elettronica non letti utilizzando il telefono. Ad esempio, se un utente aspetta un messaggio di posta elettronica importante e non ha accesso a Internet, può utilizzare un telefono cellulare per comporre un numero di Outlook Voice Access.

Ascoltare i messaggi di posta elettronica

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica con la voce, l'utente deve comporre un numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e PIN e procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica" per accedere alla posta elettronica.

2. Tramite il sistema di caselle vocali verranno letti il nome, l'oggetto, l'ora e la priorità del primo messaggio di posta elettronica da leggere.

3. L'utente può, quindi, scegliere tra le seguenti opzioni:

   • "Messaggio successivo" per contrassegnare il messaggio come già letto e passare al messaggio di posta elettronica successivo.

   • "Contrassegna come non letto", per contrassegnare il messaggio come non letto e passare al messaggio successivo.

   • "Fine" per andare alla fine del messaggio.

   • "Elimina" per eliminare il messaggio.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica utilizzando il tastierino del telefono, l'utente deve comporre un numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e PIN e procedere come segue:

1. Premere 2 per accedere alla posta elettronica.

2. Tramite il sistema di caselle vocali verranno letti il nome, l'oggetto, l'ora e la priorità del primo messaggio di posta elettronica da leggere.

3. L'utente può, quindi, premere uno dei seguenti tasti:

   • Il tasto cancelletto (#) per contrassegnare il messaggio come già letto e passare al messaggio di posta elettronica successivo.

   • 9 per contrassegnare il messaggio come da leggere e passare al messaggio successivo.

   • 33 per andare alla fine del messaggio.

   • 7 per eliminare il messaggio.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Rispondere ai messaggi di posta elettronica

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e rispondere utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica".

2. Dire "Messaggio successivo" ripetutamente fino a raggiungere il messaggio di posta elettronica a cui si desidera rispondere.

3. Ascoltare il messaggio o pronunciare "Fine" per andare alla fine del messaggio.

4. Pronunciare quanto riportato di seguito:

   • "Rispondi" per rispondere al mittente.

   • "Rispondi a tutti" per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari.

   • "Inoltra" per inoltrare il messaggio a un altro utente o gruppo.

5. Registrare una risposta e riagganciare, rimanere in silenzio o premere un tasto qualsiasi. Per accettare il messaggio di risposta e inviarlo, dire "Invia".

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e rispondere utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 2.

2. Premere ripetutamente il tasto cancelletto (#) fino a quando non si raggiunge il messaggio di posta elettronica a cui si desidera rispondere.

3. Ascoltare il messaggio o premere 33 per andare alla fine del messaggio.

4. Premere uno dei seguenti tasti:

   • 8 per rispondere al mittente.

   • 88 per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari.

   • 6 per inoltrare il messaggio a un altro utente o gruppo.

5. Registrare una risposta, quindi premere il tasto cancelletto (#). Per accettare il messaggio di risposta e inviarlo, premere 1.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Ascoltare il successivo messaggio di posta elettronica da leggere

Per ascoltare un messaggio di posta elettronica e passare al successivo messaggio non letto utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica".

2. Dire "Successivo non letto". Dire "Contrassegna come non letto" se si desidera contrassegnare il messaggio come non letto.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per ascoltare un messaggio di posta elettronica e passare al successivo messaggio non letto utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 2.

2. Premere due volte il tasto cancelletto (##) per ascoltare il successivo messaggio non letto. Premere 9 per contrassegnare il messaggio come non letto.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Contrassegnare il messaggio di posta elettronica per il completamento

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e contrassegnare i messaggi per il completamento utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica".

2. Dire "Messaggio successivo" ripetutamente fino a quando non si raggiunge il messaggio di posta elettronica da contrassegnare per il completamento. Pronunciare "Segna come da leggere" per segnare il messaggio come non letto.

3. Ascoltare il messaggio o pronunciare "Fine" per andare alla fine del messaggio.

4. Pronunciare "Flag" o "Flag per completamento" per contrassegnare il messaggio per il completamento.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e contrassegnare i messaggi per il completamento utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 2.

2. Premere ripetutamente il tasto cancelletto (#) fino a raggiungere il messaggio di posta elettronica da contrassegnare per il completamento. Premere 9 per contrassegnare il messaggio come non letto.

3. Ascoltare il messaggio o premere 33 per andare alla fine del messaggio.

4. Premere 0 (zero) due volte per accedere a ulteriori opzioni.

5. Premere 44 per contrassegnare il messaggio per il completamento.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Nascondere una conversazione

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e nascondere una conversazione in modo che il sistema di caselle vocali non continui a leggere altri messaggi di posta elettronica appartenenti alla stessa conversazione utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica".

2. Dire "Messaggio successivo" ripetutamente fino a raggiungere il messaggio di posta elettronica desiderato. Pronunciare "Segna come da leggere" per segnare il messaggio come non letto.

3. Ascoltare il messaggio o pronunciare "Fine" per andare alla fine del messaggio.

4. Pronunciare "Nascondi" o "Nascondi conversazione" per nascondere la conversazione. Sarà letto il messaggio di posta elettronica successivo di una diversa conversazione.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per ascoltare i messaggi di posta elettronica e nascondere una conversazione in modo che il sistema di caselle vocali non continui a leggere altri messaggi di posta elettronica appartenenti alla stessa conversazione utilizzando il tastierino telefonico, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 2.

2. Premere ripetutamente il tasto cancelletto (# ) fino a raggiungere il messaggio di posta elettronica che desidera nascondere. Premere 9 per contrassegnare il messaggio come non letto.

3. Ascoltare il messaggio o premere 33 per andare alla fine del messaggio.

4. Premere 99 per nascondere la conversazione. Sarà letto il messaggio di posta elettronica successivo di una diversa conversazione.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Nota

Quando viene nascosta, la conversazione risulta nascosta solo per la sessione corrente. Se l'utente esce e quindi accede di nuovo alla propria cassetta postale, il sistema di caselle vocali leggerà i messaggi di posta elettronica presenti nella stessa conversazione.

Gestione delle riunioni e degli appuntamenti del calendario

Gli utenti possono ascoltare, rispondere, creare e inoltrare le richieste e gli appuntamenti del calendario tramite telefono.

Ad esempio, un utente ha una riunione alle 10:00. Tuttavia, a causa di alcuni ritardi imprevisti, l'utente sarà in ritardo di 15 minuti. L'utente può informare gli altri partecipanti alla riunione chiamando il numero di telefono per Outlook Voice Access, accedendo alla propria cassetta postale e quindi accedendo all'elenco delle riunioni per quel giorno nel calendario. Dopo che il sistema di segreteria telefonica ha letto la convocazione di riunione per la riunione delle 10:00, l'utente può usare la funzionalità I'll be late per informare tutti i partecipanti alla riunione che l'utente sarà in ritardo di 15 minuti. Ogni partecipante riceverà un messaggio di posta elettronica che informa che l'utente avrà 15 minuti di ritardo. L'utente ha anche la possibilità di allegare un messaggio di segreteria telefonica.

In un altro esempio, un cliente importante ha deciso di pianificare una riunione che si protrarrà per l'intera giornata dandone comunicazione con un preavviso molto breve. L'utente dovrà, quindi, annullare tutte le altre riunioni previste per quella giornata nel modo più semplice possibile. Utilizzando la funzionalità Cancella calendario, gli utenti possono annullare rapidamente e semplicemente il proprio calendario per l'intera giornata.

Inviare il messaggio Arriverò in ritardo

Per inviare un messaggio "Arriverò in ritardo" ai partecipanti alla riunione utilizzando la voce, gli utenti devono comporre il numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e il PIN e procedere come segue:

1. Dire "Calendario per oggi" per accedere al calendario.

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la riunione per la quale inviare il messaggio "Arriverò in ritardo".

3. Dopo la lettura della convocazione della riunione, dire "Arriverò in ritardo".

4. Il sistema di caselle vocali chiederà "Quanto in ritardo?" Dire "10 minuti".

5. Il sistema di caselle vocali chiederà "Si desidera registrare un messaggio?". Rispondere "Sì" e registrare il messaggio, quindi dire "Invia". Se non si desidera registrare un messaggio, rispondere "No".

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per inviare un messaggio "Arriverò in ritardo" ai partecipanti alla riunione utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono comporre il numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e il PIN e procedere come segue:

1. Premere 3 per accedere al calendario.

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la riunione per la quale inviare il messaggio "Arriverò in ritardo".

3. Una volta letta la convocazione di riunione, premere 3.

4. Il sistema di caselle vocali chiederà "Quanto in ritardo?" immettere 10 sul tastierino numerico del telefono.

Annullare una riunione

Per annullare una riunione, l'utente deve essere l'organizzatore della riunione. Per annullare la riunione utilizzando la voce, gli organizzatori della riunione devono procedere come segue:

1. Pronunciare "Calendario per oggi".

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la riunione da annullare.

3. Dopo la lettura della convocazione della riunione, dire "Annulla riunione".

4. Confermare l'annullamento della riunione dicendo "Sì".

5. Se l'organizzatore della riunione sceglie di inviare un messaggio vocale, può pronunciare "Sì", registrare il messaggio e dire "Invia".

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per annullare una riunione, l'utente deve essere l'organizzatore della riunione. Per annullare la riunione utilizzando il tastierino del telefono, l'organizzatore della riunione deve procedere come segue:

1. Premere 3.

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la riunione da annullare.

3. Premere 7 per annullare la riunione.

4. Se l'organizzatore della riunione sceglie di inviare un messaggio vocale, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

   • cancelletto per interrompere la registrazione del messaggio.

   • 1 per accettare il messaggio registrato.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Annullare un calendario

Per annullare il calendario utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Pronunciare "Calendario per oggi".

2. Dire "Cancella calendario".

3. Immettere l'ora o il numero di giorni da cancellare.

4. Il sistema di caselle vocali chiede se si desidera allegare un messaggio vocale registrato. In tal caso, pronunciare "Sì", registrare il messaggio e quindi dire "Invia". In caso contrario, dire "No".

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per annullare il calendario utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 3.

2. Premere 00 per passare al menu Altre opzioni.

3. Premere 77 per cancellare il calendario.

4. Immettere il numero di ore da cancellare dal calendario.

5. Se gli utenti scelgono di inviare un messaggio vocale, possono effettuare una delle seguenti operazioni:

   • Premere # per non inviare un messaggio vocale.

   • Registrare il messaggio vocale quando richiesto, premere il tasto cancelletto (#) per terminare la registrazione del messaggio, quindi premere 1 per accettare il messaggio registrato.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Accettare una convocazione di riunione

Per accettare una convocazione di riunione utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Posta elettronica" per accedere alla posta elettronica.

2. Ascoltare il messaggio di posta elettronica contenente una convocazione di riunione.

3. Pronunciare "Accetto" per accettare la convocazione di riunione.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per accettare una convocazione di riunione utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 2 per accedere alla posta elettronica.

2. Ascoltare il messaggio di posta elettronica contenente una convocazione di riunione.

3. Premere 4 per accettare la convocazione di riunione.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Rispondere a una convocazione di riunione

Per accettare una convocazione di riunione utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Pronunciare "Calendario per oggi".

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la convocazione di riunione a cui rispondere.

3. Pronunciare "Altre opzioni" per aprire il relativo menu.

4. Pronunciare "Rispondi" per rispondere all'organizzatore della riunione.

5. Registrare un messaggio.

6. Dire "Invia".

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per rispondere a una convocazione di riunione utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 3.

2. Ascoltare le convocazioni di riunione per individuare la convocazione di riunione a cui rispondere.

3. Premere 00 per ulteriori opzioni.

4. Premere 8 per rispondere all'organizzatore della riunione.

5. Registrare un messaggio, quindi premere il tasto cancelletto (#).

6. Premere 1 per accettare la registrazione e inviare il messaggio.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Gestione delle opzioni e dei contatti personali

Gli utenti possono gestire le proprie opzioni e contatti personali utilizzando Outlook Voice Access. Possono:

• Chiamare un contatto personale.

• Individuare e chiamare un utente nella directory.

• Configurare le opzioni personali, come modificare telefonicamente il PIN.

Quando gli utenti impostano per la prima volta la propria cassetta postale, devono creare messaggi di saluto personali e Risposte automatiche che i chiamanti ascolteranno quando gli utenti non possono rispondere al telefono. Se, ad esempio, gli utenti si rendono conto di aver dimenticato di attivare il messaggio di saluto vocale Risposte automatiche che fornirà ai chiamanti un numero di telefono alternativo a cui rivolgersi in caso di problemi urgenti, potranno utilizzare Outlook Voice Access per accedere alle opzioni personali e registrare e attivare un messaggio di saluto Risposte automatiche da un qualsiasi telefono.

Se l'utente deve contattare il responsabile di un prodotto per importanti informazioni su un cliente, può chiamare il numero utilizzato per Outlook Voice Access, utilizzare la funzionalità di ricerca nella directory per mezzo del tastierino del telefono per individuare il responsabile del prodotto e chiamarlo.

Nota

Per accedere al menu Opzioni personali, è necessario utilizzare il tastierino del telefono.

Registrare un messaggio di saluto personale

Per registrare un messaggio di saluto personale con la voce, l'utente deve comporre un numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e PIN e procedere come segue:

1. Dire "Opzioni personali" per accedere alle opzioni personali.

2. Premere 2 per registrare i messaggi di saluto.

3. Premere 1 per registrare un messaggio di saluto personale. Premere 2 per registrare di nuovo il messaggio di saluto personale.

4. Premere il tasto cancelletto (#) per interrompere la registrazione del messaggio di saluto personale.

5. Premere 1 per accettare il messaggio di saluto personale.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per registrare un messaggio di saluto personale utilizzando il tastierino del telefono, l'utente deve comporre un numero di Outlook Voice Access, immettere il proprio numero di interno e PIN e procedere come segue:

1. Premere 6 per accedere alle opzioni personali.

2. Premere 2 per registrare i messaggi di saluto.

3. Premere 1 per registrare un messaggio di saluto personale. Premere 2 per registrare di nuovo il messaggio di saluto personale.

4. Premere il tasto cancelletto (#) per interrompere la registrazione del messaggio di saluto personale.

5. Premere 1 per accettare il messaggio di saluto personale.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Nota

Quando un utente modifica il proprio messaggio di saluto al telefono, può anche anche attivare o disattivare il messaggio di posta elettronica di riposta automatica.

Inviare un messaggio vocale a un utente

Per individuare e inviare un messaggio vocale a un altro utente abilitato alla messaggistica unificata utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Pronunciare "Directory".

2. Pronunciare il nome della persona da individuare.

3. Selezionare la persona desiderata dall'elenco.

4. Dire "Invia un messaggio" e registrare il messaggio vocale.

5. Pronunciare "Invia" per inviare il messaggio.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per individuare e inviare un messaggio vocale a un altro utente abilitato alla messaggistica unificata utilizzando il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 4 per cercare un contatto.

2. Premere 00 per individuare la persona nell'elenco.

3. Utilizzare il tastierino del telefono per scrivere il nome della persona da individuare.

4. Selezionare la persona desiderata dall'elenco.

5. Premere 3 per inviare un messaggio vocale alla persona.

6. Registrare il messaggio vocale, quindi premere il tasto cancelletto (#) per interrompere la registrazione.

7. Premere 1 per accettare il messaggio vocale e inviarlo.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Modifica del PIN

Per modificare il PIN utilizzando la voce, gli utenti devono procedere come segue:

1. Dire "Opzioni personali".

2. Premere 3 per modificare il PIN.

3. Immettere il nuovo PIN, quindi premere il tasto cancelletto (#).

4. Premere il tasto cancelletto (#) per confermare il nuovo PIN.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.

Per modificare il PIN con il tastierino del telefono, gli utenti devono procedere come segue:

1. Premere 6 per accedere alle opzioni personali.

2. Premere 3 per modificare il PIN.

3. Immettere il nuovo PIN, quindi premere il tasto cancelletto (#).

4. Premere il tasto cancelletto (#) per confermare il nuovo PIN.

Questo processo è illustrato nella figura seguente.