Dichiarazioni di non responsabilità, firme, piè di pagina o intestazioni dei messaggi a livello di organizzazione in Exchange Online

Articolo
02/27/2024

In Exchange Online organizzazioni o organizzazioni Exchange Online Protection autonome (EOP) senza cassette postali Exchange Online, è possibile aggiungere una dichiarazione di non responsabilità, una dichiarazione di divulgazione, una firma o altre informazioni html o testo normale all'inizio o alla fine dei messaggi di posta elettronica che immettono o lasciano l'organizzazione. Per farlo, si crea una regola del flusso di posta (detta anche regola di trasporto) che consente di aggiungere le informazioni necessarie ai messaggi.

Note:

Gli utenti possono applicare firme ai propri messaggi in uscita in Outlook o Outlook sul web (in precedenza noti come Outlook Web App). Per altre informazioni, vedere Creare e aggiungere una firma di posta elettronica in Outlook sul web.
Se si desidera che le informazioni vengano aggiunte solo ai messaggi in uscita, è necessario aggiungere una condizione corrispondente (ad esempio, relativa ai destinatari situati all'esterno dell'organizzazione). Per impostazione predefinita, le regole del flusso di posta vengono applicate ai messaggi in arrivo e ai messaggi in uscita.
Per evitare di aggiungere più dichiarazioni di non responsabilità in una conversazione e-mail, aggiungere un'eccezione che individui il testo univoco nella dichiarazione di non responsabilità. Questa eccezione garantisce che la dichiarazione di non responsabilità venga aggiunta solo al messaggio originale.
Testo della dichiarazione di non responsabilità. Quando si crea la regola del flusso di posta, è possibile iniziare a usarla immediatamente (Imponi) o testarla per prima e registrare i risultati. È consigliabile testare tutte le regole del flusso di posta elettronica prima di impostarle su Applica.

Che cosa è necessario sapere prima di iniziare?

Tempo stimato per il completamento di ogni procedura: 7 minuti.
Per informazioni sull'interfaccia di amministrazione di Exchange, vedere Interfaccia di amministrazione di Exchange in Exchange Online. Per informazioni su come connettersi a PowerShell per Exchange Online, vedere Connettersi a PowerShell per Exchange Online. Per connettersi a PowerShell EOP autonomo, vedere Connettersi a powershell Exchange Online Protection autonomo.
È necessario disporre delle autorizzazioni prima di poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Flusso di posta" nell'articolo Autorizzazioni funzionalità in Exchange Online.
Per informazioni sui tasti di scelta rapida che possono essere applicati alle procedure in questo articolo, vedere Tasti di scelta rapida per l'interfaccia di amministrazione di Exchange.

Consiglio

Problemi? È possibile richiedere supporto nei forum di Exchange. Visitare i forum all'indirizzo Exchange Online o Exchange Online Protection.

Usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange per aggiungere una dichiarazione di non responsabilità o un'altra intestazione o piè di pagina della posta elettronica

Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange in https://admin.exchange.microsoft.compassare aRegoleflusso> di posta. In alternativa, per passare direttamente alla pagina Regole , usare https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.
Nella pagina Regole selezionare +Aggiungi una regola e quindi selezionare Applica dichiarazioni di non responsabilità.
Nella creazione guidata nuova regola visualizzata configurare le impostazioni seguenti nella pagina Imposta condizioni regola :
- Nome: immettere un nome univoco per la regola.
- Applicare questa regola se: selezionare le condizioni che identificano i messaggi che ricevono la dichiarazione di non responsabilità. Ad esempio:
  - Il destinatario>è esterno/interno
  - Nel riquadro a comparsa Selezionare la posizione del destinatario visualizzata selezionare Esterno all'organizzazione e quindi fare clic su Salva.
  In alternativa, se si vuole applicare questa regola a ogni messaggio che entra o esce dall'organizzazione, selezionare Applica a tutti i messaggi dall'elenco a discesa Applica questa regola se .
- Eseguire le operazioni seguenti: Verificare che sia selezionata l'opzione Applica una dichiarazione di non responsabilità al messaggio e aggiungere una dichiarazione di non responsabilità . Se si preferisce inserire il testo della dichiarazione di non responsabilità nella parte superiore del messaggio, selezionare anteporre una dichiarazione di non responsabilità .
  - Selezionare il collegamento Invio testo per immettere il testo della dichiarazione di non responsabilità e selezionare Salva.
    
    Il testo della dichiarazione di non responsabilità può includere tag HTML e tag CSS incorporati. È possibile aggiungere immagini utilizzando il tag IMG. Il testo della dichiarazione di non responsabilità supporta anche i token seguenti che usano i valori del mittente:
    - %%City%%
    - %%Company%%
    - %%CountryOrRegion%%
    - %%Department%%
    - %%DisplayName%%
    - %%Fax%%
    - %%FirstName%%
    - %%HomePhone%%
    - %%Initials%%
    - %%LastName%%
    - %%Manager%%
    - %%MobilePhone%%
    - %%Notes%%
    - %%Office%%
    - %%Pager%%
    - %%Phone%%
    - %%PostalCode%%
    - %%PostOfficeBox%%
    - %%StateOrProvince%%
    - %%StreetAddress%%
    - %%Title%%
    - %%UserPrincipalName%%
    - %%WindowsEmailAddress%%
  - Selezionare il collegamento Seleziona un collegamento per immettere l'azione di fallback se non è possibile inserire la dichiarazione di non responsabilità nel messaggio.
  - Nella pagina specifica azione di fallback scegliere un valore dall'elenco a discesa e quindi selezionare Salva.
- Tranne se: per aggiungere un'eccezione che impedisce l'aggiunta di più dichiarazioni di non responsabilità in una conversazione di posta elettronica, configurare le impostazioni seguenti:
  - Selezionare L'oggetto o il corpo e il soggetto o il corpo corrispondono a questi modelli di testo.
  - Nel riquadro a comparsa Specificare parole o frasi che si apre immettere le parole o le frasi nella dichiarazione di non responsabilità, selezionare Aggiungi e quindi selezionare Salva.
Al termine dell'operazione, fai clic su Avanti.
Nella pagina Imposta impostazioni regola configurare le impostazioni seguenti:
- Modalità regola: lasciare selezionato il valore predefinito Imponi per attivare immediatamente la regola oppure selezionare Test senza suggerimenti per i criteri per registrare i risultati senza aggiungere effettivamente la dichiarazione di non responsabilità ai messaggi.
- Gravità: assegnare il livello di gravità visualizzato nel log dei messaggi. I valori validi sono:
  - Basso
  - Medio
  - High
  - Controllo non
  - Non specificato
- Attivare questa regola e Disattivare questa regola su: facoltativamente, selezionare un intervallo di data e ora quando la regola è attiva.
- Interrompere l'elaborazione di altre regole: facoltativamente, interrompere l'applicazione di altre regole a un messaggio dopo che la regola di dichiarazione di non responsabilità elabora il messaggio.
- Rinviare il messaggio se l'elaborazione delle regole non viene completata: facoltativamente, rinviare il messaggio se la regola non è in grado di elaborare il messaggio.
- Corrispondenza dell'indirizzo mittente nel messaggio: Selezionare uno dei valori seguenti:
  - Intestazione: vengono esaminate solo le intestazioni dei messaggi. Questo valore è il valore predefinito.
  - Busta: viene esaminata solo la busta del messaggio SMTP.
  - Intestazione o busta: vengono esaminate sia le intestazioni del messaggio che la busta del messaggio SMTP.
- Commenti: facoltativamente, immettere commenti per descrivere la regola.
Al termine dell'operazione, fai clic su Avanti.
Nella pagina Rivedi e termina esaminare le impostazioni della regola e quindi selezionare Fine.

Usare l'Exchange Online PowerShell per aggiungere una dichiarazione di non responsabilità o un'altra intestazione o piè di pagina della posta elettronica

Utilizzare il cmdlet New-TransportRule per creare la regola della dichiarazione di non responsabilità. Per informazioni dettagliate sui parametri, vedere Condizioni ed eccezioni delle regole del flusso di posta (predicati) in Exchange Online.

L'esempio seguente crea una nuova regola del flusso di posta che aggiunge una dichiarazione di non responsabilità con un'immagine alla fine di tutti i messaggi di posta elettronica inviati all'esterno dell'organizzazione:

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

Nell'esempio seguente viene creata una nuova regola del flusso di posta che aggiunge un annuncio pubblicitario per un mese all'inizio di tutti i messaggi in uscita:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Come verificare se l'operazione ha avuto esito positivo

Per verificare di aver creato correttamente la dichiarazione di non responsabilità e che questa funzioni nel modo previsto, eseguire la procedura descritta di seguito:

Inviare a se stessi un messaggio di testo normale e un messaggio HTML che corrispondono alle condizioni e alle eccezioni definite e verificare che il testo sia visualizzato nel modo desiderato.
Se è stata aggiunta un'eccezione per evitare di aggiungere la dichiarazione di non responsabilità ai messaggi successivi in una conversazione, inoltrare i messaggi di test a se stessi per verificare di non ottenere una copia aggiuntiva della dichiarazione di non responsabilità.
Invia alcuni messaggi che non dovrebbero ottenere la dichiarazione di non responsabilità e verifica che la dichiarazione di non responsabilità non sia inclusa.

Opzioni di fallback per le regole di dichiarazione di non responsabilità

Se una regola del flusso di posta non è in grado di modificare il messaggio per aggiungere la dichiarazione di non responsabilità (ad esempio, il messaggio è crittografato), è necessario specificare le operazioni da eseguire. Questa emergenza è nota come opzione di fallback per la regola. Le opzioni di fallback disponibili per le regole di dichiarazione di non responsabilità sono:

Ritorno a capo: viene creato un nuovo messaggio a cui viene aggiunto il messaggio originale come allegato. Il testo della dichiarazione di non responsabilità viene aggiunto al nuovo messaggio, che viene recapitato ai destinatari. Questo nome dell'opzione di fallback è il valore predefinito.
- Le regole successive del flusso di posta che esaminano le proprietà del messaggio (ad esempio, l'oggetto o il testo del messaggio nel corpo del messaggio) esamineranno il nuovo messaggio, non il messaggio originale (che ora è un allegato nel nuovo messaggio). Se si desidera che altre regole esaminino e agiscano sul messaggio originale, assicurarsi che tali regole vengano applicate prima della regola di dichiarazione di non responsabilità usando una priorità inferiore per la regola di dichiarazione di non responsabilità e una priorità più alta per altre regole.
- Se il processo di inserimento del messaggio originale come allegato nel nuovo messaggio ha esito negativo, il messaggio originale non viene recapitato. Il messaggio originale viene restituito al mittente in un report di mancato recapito (noto anche come rapporto di mancato recapito o messaggio di mancato recapito).
Ignora: la regola viene ignorata e il messaggio originale viene recapitato senza la dichiarazione di non responsabilità.
Rifiuta: il messaggio originale viene restituito al mittente in un rapporto di mancato recapito.

Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange selezionare l'opzione di fallback nell'azione della regola. In Exchange Online PowerShell si usa il parametro ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Ulteriori informazioni

Dopo aver configurato una regola di dichiarazione di non responsabilità, vedere Gestire le regole del flusso di posta per informazioni su come visualizzare, modificare, abilitare, disabilitare o rimuovere la regola.

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