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Si applica a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016
Microsoft Outlook Voice Access consente agli utenti abilitati alla messaggistica unificata di Exchange di accedere alle proprie cassette postali utilizzando telefoni analogici, digitali o cellulari.
Un utente di Outlook Voice Access (denominato anche sottoscrittore), è un utente di un'organizzazione abilitato alla messaggistica unificata. I sottoscrittori utilizzano Outlook Voice Access per accedere alle proprie cassette postali via telefono per recuperare messaggi di posta elettronica, messaggi vocali, contatti personali e informazioni sul calendario.
Panoramica di Outlook Voice Access
In Messaggistica unificata di Microsoft Exchange, un utente abilitato alla messaggistica unificata può eseguire una chiamata a un numero telefonico interno o esterno configurato su un dial plan di messaggistica unificata per accedere alla sua cassetta postale e utilizzare il sistema di menu disponibile in Outlook Voice Access. Utilizzando questo menu, gli utenti abilitati alla messaggistica unificata possono leggere messaggi di posta elettronica, ascoltare messaggi vocali, interagire con il proprio calendario di Outlook, accedere ai contatti personali ed eseguire attività quali la configurazione del PIN di Outlook Voice Access o la registrazione dei messaggi di saluto.
Due tipi di utenti, autenticati e non autenticati, possono chiamare un numero di Outlook Voice Access. Quando un utente non autenticato chiama un numero di Outlook Voice Access impostato su un dial plan di messaggistica unificata, è in grado di eseguire ricerche nella directory solo per gli utenti. Gli utenti autenticati, quelli che inserivano il PIN, possono eseguire ricerche nella directory e accedere alla propria cassetta postale per ascoltare la posta elettronica, gli elementi del calendario e la segreteria telefonica e per cercare i contatti personali. Quando cerca un utente nella directory o nei contatti personali, dopo aver individuato l'utente, può trasferire le chiamate a un utente o chiamare l'estensione dell'utente.
Interfacce di Outlook Voice Access
Sono disponibili due interfacce utente di messaggistica unificata per gli utenti di Outlook Voice Access: l'interfaccia telefonica e l'interfaccia utente vocale che utilizza il riconoscimento vocale automatico.
Prima che gli utenti possano usare l'interfaccia utente virtuale in Outlook Voice Access, è necessario abilitarla nel dial plan di messaggistica unificata e nei criteri cassetta postale di messaggistica unificata ed essere abilitata anche per l'utente. Per impostazione predefinita, quando si crea un dial plan e un criterio cassetta postale di messaggistica unificata e si abilitano i messaggi vocali per un utente, quest'ultimo può utilizzare il riconoscimento vocale automatico o l'interfaccia utente vocale di Outlook Voice Access per navigare tra menu, messaggi e altre opzioni. Tuttavia, anche se l'utente è in grado di utilizzare l'interfaccia utente vocale, dovrà utilizzare il tastierino del telefono per digitare il PIN, navigare tra le opzioni personali ed eseguire una ricerca nella directory. Le impostazioni predefinite sono riportate nella tabella seguente.
| Componente di messaggistica unificata | Impostazione predefinita | Esempio di Exchange Management Shell per consentire l'accesso dell'interfaccia utente vocale |
|---|---|---|
| Dial plan di messaggistica unificata | Abilitato | Set-UMDialPlan -id MyUMDialPlan -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true |
| Criterio cassetta postale di messaggistica unificata | Abilitato | Set-UMMaiboxPolicy -id MyUMPolicy -AllowAutomaticSpeechRecognition $true |
| Cassetta postale dell'utente | Abilitato | Set-UMMailbox -id tonysmith -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true |
La sezione seguente comprende gli scenari che descrivono la funzionalità di interfaccia utente vocale.
Scenari di Outlook Voice Access
Di seguito, sono riportati esempi su come utilizzare Outlook Voice Access da un telefono:
Accedere alla posta elettronica: un utente di Outlook Voice Access effettua una chiamata a un numero di Outlook Voice Access da un telefono e vuole accedere alla posta elettronica. Viene riprodotto il prompt vocale, "Benvenuti. Si è connessi a Microsoft Exchange. Per accedere alla cassetta postale, immettere il proprio interno. Per contattare qualcuno, premere il tasto pound. Dopo che l'utente ha immesso un numero di estensione della cassetta postale, il prompt vocale dice: "Immettere il PIN e premere il tasto cancelletto". Dopo che l'utente ha immesso un PIN, il prompt vocale dice: "Sono disponibili due nuovi messaggi vocali, 10 nuovi messaggi di posta elettronica e la riunione successiva è alle 10:00. Si prega di dire segreteria telefonica, posta elettronica, calendario, contatti personali, directory o opzioni personali." Quando l'utente dice "Email", il sistema di segreteria telefonica legge l'intestazione del messaggio e quindi il nome, l'oggetto, l'ora e la priorità dei messaggi presenti nella cassetta postale dell'utente.
Calendario di accesso: un utente di Outlook Voice Access effettua una chiamata a un numero di Outlook Voice Access da un telefono e vuole accedere al calendario. Viene riprodotto il prompt vocale, "Benvenuti. Si è connessi a Microsoft Exchange. Per accedere alla cassetta postale, immettere il proprio interno. Per contattare qualcuno, premere il tasto pound. Dopo che l'utente ha immesso un numero di estensione della cassetta postale, il prompt vocale dice: "Immettere il PIN e premere il tasto cancelletto". Dopo che l'utente ha immesso un PIN, il prompt vocale dice: "Sono disponibili due nuovi messaggi vocali, 10 nuovi messaggi di posta elettronica e la riunione successiva è alle 10:00. Si prega di dire segreteria telefonica, posta elettronica, calendario, contatti personali, directory o opzioni personali." Quando l'utente dice "Calendario", il sistema di segreteria telefonica dice: "Certo, e quale giorno devo aprire?" L'utente dice: "Calendario di oggi". Il sistema di segreteria telefonica risponde dicendo: "Apertura del calendario di oggi". Il sistema di segreteria telefonica legge ogni appuntamento del calendario per quel giorno per l'utente.
Nota
Se un server Cassette postali su cui è in esecuzione il servizio di messaggistica unificata di Microsoft Exchange riscontra un elemento di calendario danneggiato nella cassetta postale di un utente, l'elemento non verrà letto e l'utente verrà inviato al menu principale di Outlook Voice Access, ignorando la lettura di eventuali riunioni aggiuntive pianificate per il resto del giorno.
Accedere alla segreteria telefonica: un utente di Outlook Voice Access effettua una chiamata a un numero di Outlook Voice Access da un telefono e vuole accedere alla segreteria telefonica. Viene riprodotto il prompt vocale, "Benvenuti. Si è connessi a Microsoft Exchange. Per accedere alla cassetta postale, immettere il proprio interno. Per contattare qualcuno, premere il tasto pound. Dopo che l'utente ha immesso un numero di estensione della cassetta postale, il prompt vocale dice: "Immettere il PIN e premere il tasto cancelletto". Dopo che l'utente ha immesso un PIN, il prompt vocale dice: "Sono disponibili due nuovi messaggi vocali, 10 nuovi messaggi di posta elettronica e la riunione successiva è alle 10:00. Si prega di dire segreteria telefonica, posta elettronica, calendario, contatti personali, directory o opzioni personali." L'utente dice "Segreteria telefonica" e il sistema di segreteria telefonica legge l'intestazione del messaggio e quindi il nome, l'oggetto, l'ora e la priorità dei messaggi vocali presenti nella cassetta postale dell'utente.
Nota
Con il riconoscimento vocale attivato, gli utenti possono accedere alla propria cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata mediante un input vocale. I sottoscrittori possono anche usare il touchtone, noto anche come DTMF (Dual Tone Multi-Frequency), premendo 0. Il riconoscimento vocale non è abilitato per l'immissione del PIN.
Individuare un utente nella directory: un utente di Outlook Voice Access effettua una chiamata a un numero di Outlook Voice Access da un telefono e vuole individuare una persona nella directory digitando il proprio alias di posta elettronica. Viene riprodotto il prompt vocale, "Benvenuti. Si è connessi a Microsoft Exchange. Per contattare qualcuno, premere il tasto pound. L'utente preme il tasto pound e quindi usa gli input dei toni per scrivere l'indirizzo SMTP della persona.
Nota
La funzionalità di ricerca nella directory con un numero di Outlook Voice Access non è abilitata per i comandi vocali. L'utente può specificare il nome della persona che desidera contattare soltanto mediante input a toni.
Importante
Presso alcune società (in particolare nell'Asia orientale), è possibile che i telefoni negli uffici non abbiano le lettere sui tasti. Ciò rende praticamente impossibile utilizzare la funzionalità di digitazione del nome mediante interfaccia a toni, se non si dispone di una conoscenza approfondita del mapping dei tasti. Per impostazione predefinita, la messaggistica unificata utilizza il mapping dei tasti E.161. Ad esempio, 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.
Durante l'immissione di una combinazione di lettere e numeri, ad esempio Mike1092, le cifre numeriche sono associate ai tasti corrispondenti. Per immettere correttamente l'alias di posta elettronica di Mike1092, l'utente dovrà premere i numeri 64531092. Inoltre, per i caratteri diversi da A-Z e 0-9, non è disponibile un equivalente nei tasti del telefono. Quindi, questi caratteri non devono essere immessi. Ad esempio, l'alias di posta elettronica jim.wilson verrebbe immesso come 546945766. Benché i caratteri da immettere siano 10, l'utente immetterà soltanto 9 cifre, dal momento che il punto (.) non ha un equivalente sui tasti.
Gruppi di distribuzione e di contatti
Gli utenti possono utilizzare Outlook Voice Access per inviare o inoltrare un messaggio vocale, un messaggio di posta elettronica o una convocazione di riunione. Possono inviare o inoltrare il messaggio o la convocazione di riunione a uno qualsiasi dei seguenti utenti:
Una persona presente nella cartella personale Contatti
Una persona presente nella rubrica condivisa dell'organizzazione
Un gruppo di contatti creato nella cartella Contatti
Un gruppo di distribuzione incluso nella rubrica condivisa dell'organizzazione
Possono inviare messaggi e convocazioni di riunioni utilizzando l'interfaccia utente vocale (se è stato attivato il riconoscimento vocale automatico) o utilizzando gli input a toni sul tastierino del telefono. Possono, inoltre, utilizzare Outlook Voice Access anche per ascoltare informazioni dettagliate su un gruppo, compresi i membri appartenenti al gruppo.
Nota
Se un utente tenta di inviare un messaggio a un gruppo (un gruppo di distribuzione nella rubrica condivisa o un gruppo di contatti nella propria cartella personale Contatti) privo di membri, il sistema di caselle vocali non consentirà l'invio o l'inoltro del messaggio o della convocazione di riunione. Se si tenta di aggiungere un gruppo senza membri come uno dei destinatari di un messaggio o di una convocazione di riunione creata sul telefono, il sistema di caselle vocali non aggiungerà il gruppo al messaggio e riporterà: "Impossibile inviare il messaggio, in quanto il contatto non dispone di un indirizzo di posta elettronica valido."
Selezione di una lingua
Gli utenti non possono modificare la lingua utilizzata da Outlook Voice Access per comunicare con essi e quella utilizzata dagli utenti stessi per la risposta. Il sistema di segreteria telefonica tenta di trovare e usare la corrispondenza migliore per la lingua scelta dall'utente quando ha eseguito l'accesso a Microsoft Outlook Web App o la lingua scelta nelle impostazioni internazionali in Outlook Web App. Se la lingua selezionata non è supportata da Outlook Voice Access, il sistema di caselle vocali utilizzerà la stessa lingua ascoltata dai chiamanti quando viene richiesto loro di lasciare un messaggio vocale.
Controllo delle funzionalità di Outlook Voice Access
Per impostazione predefinita, quando gli utenti si connettono a Outlook Voice Access, possono utilizzare il telefono per accedere al calendario, alla posta elettronica e ai contatti personali ed eseguire ricerche nella directory. È possibile utilizzare Shell per impedire agli utenti di accedere a una o più di queste funzionalità quando utilizzano Outlook Voice Access per accedere alla propria cassetta postale. Quando si modificano le funzionalità di Outlook Voice Access in un criterio cassetta postale di messaggistica unificata, le modifiche interessano tutti gli utenti associati ai criteri cassetta postale di messaggistica unificata. È anche possibile disabilitare alcune funzionalità sulla cassetta postale di un singolo utente, sebbene altre funzionalità possano essere disabilitate solo su un criterio cassetta postale di messaggistica unificata e non siano disponibili su una cassetta postale individuale.
Nota
Le impostazioni dell'interfaccia telefonica di Outlook Voice Access per gli utenti abilitati alla messaggistica unificata o i criteri cassetta postale di messaggistica unificata possono essere modificate solo utilizzando Shell.
Impostazioni dei criteri cassetta postale di messaggistica unificata: è possibile disabilitare l'accesso degli utenti alle seguenti funzionalità di Outlook Voice Access in un criterio cassetta postale di messaggistica unificata:
Riconoscimento vocale automatico
Accesso senza PIN alla posta vocale
Risposte vocali ad altri messaggi
Accesso dell'interfaccia telefonica al calendario
Accesso dell'interfaccia telefonica alla directory
Accesso dell'interfaccia telefonica alla posta elettronica
Accesso dell'interfaccia telefonica ai contatti personali
Impostazioni della cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata: è possibile disabilitare l'accesso di un utente alle seguenti funzionalità di Outlook Voice Access nella cassetta postale dell'utente:
Accesso dell'interfaccia telefonica al calendario
Accesso dell'interfaccia telefonica alla posta elettronica
Riconoscimento vocale automatico
È possibile evitare che gli utenti ricevano messaggi vocali, ma nel contempo lasciare loro la possibilità di accedere alla propria cassetta postale utilizzando Outlook Voice Access. È possibile abilitare un utente alla messaggistica unificata e configurarne la cassetta postale con un numero di interno non utilizzato da altri utenti nell'organizzazione.