Aggiungere personale a Bookings

Nella pagina Personale di Bookings è possibile creare l'elenco di personale e gestire i dettagli dei membri del personale, ad esempio nome, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica. È anche possibile impostare l'orario di lavoro per ogni membro del personale da qui.

Prima di iniziare

Anche se Bookings è una funzionalità di Microsoft 365, non tutti i membri del personale devono avere un account Microsoft 365. Tutti i membri del personale devono avere un indirizzo di posta elettronica valido in modo che possano ricevere prenotazioni e pianificare modifiche.

Guarda: Aggiungi il tuo personale a Bookings

Procedura

1. Nella home page Bookings scegliere il calendario dalla home page.

2. Passare all'opzione personale nel riquadro sinistro e selezionare Personale e quindi Aggiungi nuovo personale.

3. Quando si aggiunge personale dall'interno dell'organizzazione, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarli quando vengono visualizzati nel menu a discesa. Gli altri campi verranno popolati automaticamente.

   Nota

   Per aggiungere personale esterno all'organizzazione, inserire manualmente il messaggio di posta elettronica e altre informazioni. Il personale esterno al tenant non sarà in grado di condividere le informazioni sulla disponibilità con Bookings.

4. Per ogni membro del personale, selezionare un ruolo: Membro del team, Utilità di pianificazione, Visualizzatore o Guest.

   • Il membro del team può gestire le prenotazioni nel proprio calendario e la disponibilità nella cassetta postale di prenotazione. Quando si aggiunge o si modifica una prenotazione nel calendario, viene assegnato come personale.
   • L'utilità di pianificazione può gestire le prenotazioni nel calendario e nei dettagli del cliente. Hanno accesso in sola lettura a impostazioni, personale e servizi.
   • Il visualizzatore può visualizzare tutte le prenotazioni nel calendario, ma non può modificarle o eliminarle. Hanno accesso in sola lettura alle impostazioni.
   • L'ospite può essere assegnato alle prenotazioni, ma non può aprire la cassetta postale di prenotazione.

5. Selezionare Notifica a tutto il personale tramite posta elettronica quando viene creata o modificata una prenotazione assegnata per abilitare i messaggi di posta elettronica del personale. Di seguito è riportato un messaggio di posta elettronica di esempio:

   

6. Selezionare Eventi nel calendario di Microsoft 365 che influiscono sulla disponibilità se si desidera che le informazioni sulla disponibilità dei calendari dei membri del personale influiscano sulla disponibilità per i servizi di prenotazione tramite Bookings.

   Ad esempio, se un membro del personale ha una riunione del team o un appuntamento personale previsto per le 15:00 di mercoledì, Bookings mostrerà che il membro del personale non è disponibile per essere prenotato in tale intervallo di tempo. Tale ora verrà visualizzata come occupata o provvisoria nella visualizzazione Pagina Bookings, come illustrato nell'esempio seguente.

   

   Importante

   È consigliabile lasciare attiva questa impostazione (è attivata per impostazione predefinita) per evitare doppie prenotazioni e ottimizzare la disponibilità dei membri del personale.

7. Selezionare Usa orario di ufficio per impostare tutti gli orari prenotabili per i membri del personale solo entro gli orari di ufficio impostati nella sezione Orario di ufficio nella pagina Informazioni business.

   Deselezionando questa casella, il personale può ricevere ore personalizzate che limitano ulteriormente quando possono essere prenotate. Questo è utile per gli scenari in cui un membro del personale può essere solo sul sito martedì e mercoledì, o dedicano le loro mattine per un tipo di appuntamenti e i loro pomeriggi per altri tipi.

   Nota

   Bookings supporta fino a 100 membri del personale in una pagina bookings.

Rendere un utente di Bookings un utente con privilegi avanzati senza aggiungerli come personale in Bookings

È possibile aggiungere una persona all'elenco del personale in Bookings senza renderla disponibile per clienti o clienti. Dopo averli resi un utente con privilegi avanzati, diventeranno un amministratore della cassetta postale di prenotazione. L'amministratore di una cassetta postale di prenotazione è definito come con accesso completo e autorizzazioni send-as per la cassetta postale di prenotazione.

Nota

Questi passaggi funzionano solo se all'utente aggiunto non è già assegnato un ruolo visualizzatore in Bookings.

1. Connettersi a Microsoft 365 con PowerShell.

2. Usando PowerShell, assegnare l'accesso completo con i comandi seguenti:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
   

   Per impostazione predefinita, la cassetta postale viene mappata automaticamente a Outlook. Se non si vuole che la cassetta postale di prenotazione venga visualizzata in Outlook dell'utente, assegnare l'accesso completo con i comandi seguenti:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false -AutoMapping:$false
   

3. Eseguire quindi questo comando per assegnare le autorizzazioni send-as.

   Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Ecco un comando di PowerShell di esempio per aggiungere Allie Bellew alla cassetta postale di prenotazione di Contoso daycare.

1. Eseguire prima di tutto questo comando:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
   

   Per impostazione predefinita, la cassetta postale viene mappata automaticamente a Outlook. Se non si vuole che la cassetta postale di prenotazione venga visualizzata in Outlook dell'utente, assegnare l'accesso completo con i comandi seguenti:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false -InheritanceType All
   

2. Eseguire quindi questo comando:

   Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Allie Bellew ora ha accesso come amministratore, ma non viene visualizzato come personale prenotabile in Bookings.