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Definire le offerte di servizio in Bookings

Quando si definiscono le offerte di servizio in Microsoft Bookings, si imposta un nome di servizio, una descrizione, una posizione (scegliere se incontrarsi di persona o avere una riunione online), durata, promemoria predefiniti per clienti e personale, note interne sul servizio e prezzi. È anche possibile contrassegnare i dipendenti qualificati per fornire il servizio. Quindi, quando i clienti vengono al tuo sito Web aziendale per prenotare un appuntamento, possono vedere esattamente quali tipi di appuntamenti sono disponibili, scegliere la persona che vogliono fornire il servizio e quanto costerà il loro servizio.

È anche possibile aggiungere informazioni e URL personalizzati alla conferma tramite posta elettronica e ai promemoria inviati quando un utente prenota un servizio tramite la pagina di prenotazione.

Watch: Creare un nuovo servizio

Procedura

Ecco i passaggi per aggiungere un nuovo servizio.

Nota

Le modifiche alle impostazioni correlate all'azienda, ad esempio l'abilitazione o la disabilitazione di password una tantum (OTP) o l'invio di inviti alle riunioni, potrebbero richiedere fino a 10 minuti.

  1. In Microsoft 365 selezionare l'icona di avvio delle app e quindi selezionare Prenotazioni.

  2. In Pagine di prenotazione condivise selezionare la pagina per cui si vuole creare un nuovo servizio oppure creare una nuova pagina di prenotazione e quindi selezionarla nelle pagine disponibili.

  3. Nella pagina di prenotazione condivisa selezionare Servizi e quindi Aggiungi nuovo servizio.

    Il numero di servizi deve essere limitato a 50.

  4. Nella pagina Dettagli di base aggiungere le selezioni.

    Nome servizio: immettere il nome del servizio. Si tratta del nome che verrà visualizzato nel menu a discesa nella pagina Calendario. Questo nome verrà visualizzato anche quando qualcuno aggiunge manualmente un appuntamento nella pagina Calendario e verrà visualizzato come riquadro nella pagina Self-service.

    Descrizione: la descrizione immessa viene visualizzata quando un utente seleziona l'icona delle informazioni nella pagina Self-service.

    Località: questa posizione è quella che verrà visualizzata nelle e-mail di conferma e promemoria sia per il personale che per i clienti e verrà visualizzata nell'evento del calendario creato per la prenotazione.

    Aggiungi riunione online: questa impostazione abilita o disabilita le riunioni online per ogni appuntamento, tramite Teams o Skype, a seconda di quella configurata come client predefinito per il membro del personale.

    • Abilitato:

      • Un collegamento a una riunione di Teams o Skype, univoco per la prenotazione, verrà aggiunto all'evento del calendario sia nei calendari del personale che nei calendari dei clienti, insieme alle informazioni di chiamata.

      • Il collegamento per partecipare alla riunione verrà aggiunto a tutti i messaggi di posta elettronica di conferma e promemoria, come illustrato nell'esempio seguente:

        Esempio di collegamento per partecipare alla riunione di Teams in Bookings.

        Nota

        Le riunioni di Teams possono essere aggiunte tramite l'app Teams per dispositivi mobili, l'app desktop Teams, in un Web browser o tramite l'accesso telefonico. È consigliabile abilitare Teams come servizio di riunione online predefinito per il tenant per la migliore esperienza nella prenotazione di appuntamenti virtuali.

    • Disabili:

      • Gli appuntamenti non contengono un'opzione di riunione e tutti i campi correlati alle riunioni visualizzati quando Aggiungi riunione online è abilitata non verranno visualizzati.

    Durata: per quanto tempo verranno prenotate tutte le riunioni. L'ora viene bloccata a partire dall'ora di inizio, selezionata durante la prenotazione. L'orario completo dell'appuntamento sarà bloccato nei calendari del personale.

    Tempo buffer: l'abilitazione di questa impostazione consente l'aggiunta di tempo aggiuntivo al calendario del personale ogni volta che viene prenotato un appuntamento.

    L'ora verrà bloccata nel calendario del personale e avrà effetto sulle informazioni sulla disponibilità. Ciò significa che se un appuntamento termina alle 15:00 e sono stati aggiunti 10 minuti di tempo del buffer alla fine della riunione, il calendario del personale verrà visualizzato come occupato e non rubricabile fino alle 15:10. Questo può essere utile se il personale ha bisogno di tempo prima di una riunione per prepararsi, ad esempio un medico che esamina il grafico di un paziente o un consulente finanziario che prepara le informazioni rilevanti sul conto. Può anche essere utile dopo una riunione, ad esempio quando qualcuno ha bisogno di tempo per viaggiare in un'altra posizione.

    Prezzo non impostato: selezionare le opzioni di prezzo che verranno visualizzate nella pagina Self-Service. Se l'opzione Prezzo non impostato è selezionata, non verrà visualizzato alcun prezzo o riferimento al costo o ai prezzi.

    Note: questo campo viene visualizzato nell'evento di prenotazione per il personale prenotato e nell'evento visualizzato nella scheda Calendario nell'app Web Bookings.

    Numero massimo di partecipanti per evento: questa impostazione consente di creare servizi che richiedono la possibilità per più persone di prenotare lo stesso orario di appuntamento e lo stesso personale (ad esempio una lezione di fitness). L'intervallo di tempo dell'appuntamento per il servizio, il personale e l'ora selezionati sarà disponibile per la prenotazione fino a quando non viene raggiunto il numero massimo di partecipanti, specificato dall'utente. La capacità dell'appuntamento corrente e i partecipanti possono essere visualizzati nella scheda Calendario dell'app Web Bookings. Si fa riferimento a questo come servizio di prenotazione 1:N.

    Esempio di impostazione del numero massimo di partecipanti in Bookings

    Consenti ai clienti di gestire l'appuntamento quando è stato prenotato dall'utente o dal personale per conto dell'utente: questa impostazione determina se il cliente può modificare o annullare la prenotazione, a condizione che sia stato prenotato tramite la scheda Calendario dell'app Web Bookings.

    • Abilitato:

      Il pulsante Gestisci prenotazione viene visualizzato nell'e-mail di conferma del cliente. Quando il cliente seleziona questo pulsante, vengono visualizzate tre opzioni:

      • Riprogrammare Se si seleziona questa opzione, l'utente viene visualizzato in una pagina di Self-Service specifica del servizio, in cui è possibile selezionare una nuova ora e/o data per lo stesso servizio e lo stesso membro del personale dalla prenotazione originale. Si noti che anche se il membro del personale originale è collegato alla prenotazione riprogrammata per impostazione predefinita, l'utente ha la possibilità di cambiare anche il membro del personale.

      • Annullare la prenotazione In questo modo la prenotazione viene annullata e rimossa dal calendario del personale.

      • Nuova prenotazione Questa opzione consente all'utente di visualizzare la pagina Self-Service con tutti i servizi e il personale elencati per la pianificazione di una nuova prenotazione.

        Pulsante Gestisci prenotazioni in Bookings.

        È consigliabile lasciare abilitata questa impostazione solo se si ha familiarità con i clienti che accedono alla pagina Self-Service.

    • Disabili:

      L'utente non potrà riprogrammare o annullare la prenotazione quando prenota tramite la scheda Calendario dell'app Web Bookings. Al momento della prenotazione tramite la pagina Self-Service, tuttavia, i clienti avranno ancora il pulsante Gestisci prenotazione e tutte le relative opzioni, anche quando questa impostazione è disabilitata.

      È consigliabile disabilitare questa impostazione se si vuole limitare l'accesso alla pagina Self-Service. Inoltre, è consigliabile aggiungere testo ai messaggi di posta elettronica di conferma e promemoria che indicano ai clienti come apportare modifiche alla prenotazione tramite altri mezzi, ad esempio chiamando l'ufficio o inviando un'e-mail all'help desk.

    Lingua: selezionare la lingua predefinita per la prenotazione dall'elenco a discesa.

  5. Nella pagina Opzioni di disponibilità è possibile visualizzare le opzioni selezionate nella pagina Prenotazione per i criteri di pianificazione e la disponibilità per il personale. Per altre informazioni, vedere Impostare i criteri di pianificazione.

  6. Nella pagina Assegna personale rinnovata è possibile assegnare e rimuovere senza problemi membri del personale assegnati da un servizio. In questa pagina sono stati aggiunti altri due controlli:

    • Assegna uno dei tuoi dipendenti selezionati per un appuntamento: quando questa opzione è selezionata, la prenotazione verrà pianificata con un singolo membro del personale.
    • Più personale: questa funzionalità consente di creare un servizio con più membri del personale. La prenotazione sarà pianificata con tutti i membri del personale assegnati del servizio. È possibile fare riferimento a questo servizio come servizio di prenotazione N:1.

    Nota

    Per Più personale, è possibile creare una prenotazione solo quando tutti i membri del personale assegnati sono disponibili per partecipare.

    • Consenti ai clienti di scegliere un determinato personale per la prenotazione: questa impostazione consente ai clienti di visualizzare e scegliere tra membri del personale specifici per la prenotazione.
    • Selezionare il personale: è possibile scegliere membri del personale specifici per le prenotazioni create con questo servizio.
  7. I campi personalizzati possono essere utili quando si raccolgono informazioni necessarie ogni volta che viene prenotato l'appuntamento specifico. Gli esempi includono il fornitore di assicurazioni prima di una visita in clinica, il tipo di prestito per le consultazioni sui prestiti, la maggior parte degli studi per consulenza accademica o l'ID candidato per i colloqui candidati. Questi campi verranno visualizzati nella pagina Prenotazione quando i clienti prenotano appuntamenti con te e il tuo personale.

    L'indirizzo di posta elettronica del cliente, il numero di telefono, l'indirizzo e le note sono campi non rimovibili, ma è possibile renderli facoltativi deselezionando Obbligatorio accanto a ogni campo.

  8. Nella pagina Notifiche è possibile inviare messaggi SMS, configurare promemoria e inviare notifiche.

    Nota

    Le notifiche tramite SMS in Bookings richiedono una licenza di Teams Premium.

    Abilitare le notifiche tramite SMS per il cliente Se selezionata, i messaggi SMS vengono inviati al cliente, ma solo se acconsentono esplicitamente.

    Conferma tramite posta elettronica, promemoria tramite posta elettronica e follow-up tramite posta elettronica: queste notifiche vengono inviate a clienti, membri del personale o entrambi, quando la prenotazione viene creata o modificata, in un momento specificato prima dell'appuntamento e in un momento specificato dopo l'appuntamento. È possibile creare più messaggi di promemoria e follow-up per ogni appuntamento, in base alle proprie preferenze.

    Un messaggio di posta elettronica di conferma da Bookings.

    È possibile includere qualsiasi altro testo che si desidera includere qui, ad esempio informazioni sulla riprogrammazione o su ciò che i clienti devono portare per l'appuntamento. Di seguito è riportato un esempio di testo personalizzato aggiunto al messaggio di posta elettronica di conferma originale, visualizzato nel campo Informazioni aggiuntive per la conferma tramite posta elettronica :

    Informazioni aggiuntive in un'e-mail bookings.

    Casella di consenso esplicito nella pagina di prenotazione manuale e Self-Service:

    La casella di consenso esplicito in Bookings.

    Le notifiche tramite sms saranno simili alle seguenti (si noti che le notifiche SMS sono attualmente disponibili solo in Nord America):

    Una notifica di testo da Bookings

  9. Sono disponibili altri due controlli per semplificare il percorso di creazione del servizio:

    • I criteri di pianificazione predefiniti sono attivati per impostazione predefinita. Disattivare l'interruttore se si vuole personalizzare il modo in cui i clienti prenotano un membro del personale specifico.
    • Opzioni di pubblicazione Scegliere se fare in modo che il servizio venga visualizzato come prenotabile nella pagina Self-Service o per rendere il servizio prenotabile solo nella scheda Calendario all'interno dell'app Web Bookings.
  10. Selezionare Salva modifiche per creare il nuovo servizio.