Sicurezza e privacy negli argomenti

Gli argomenti usano le funzionalità di sicurezza del contenuto esistenti in Microsoft 365, insieme ai controlli amministrativi, per controllare quali contenuti generati dall'intelligenza artificiale vengono visualizzati agli utenti dell'organizzazione. È la combinazione di impostazioni di sicurezza di Microsoft 365 (autorizzazioni per siti, file e cartelle) e impostazioni di amministratore degli argomenti che determinano ciò che un determinato utente può visualizzare negli argomenti.

La configurazione di Argomenti non modifica i controlli di accesso esistenti per il contenuto dell’organizzazione. Gli utenti possono visualizzare solo gli elementi a cui hanno già accesso.

Nota

Gli utenti potrebbero non visualizzare tutti gli elementi consentiti dalle impostazioni indicate in precedenza. I punteggi degli argomenti e lo stato dell'argomento determinano anche ciò che gli utenti vedono.

Questo articolo descrive il funzionamento di Topics dal punto di vista della sicurezza e le opzioni che gli amministratori e i responsabili delle conoscenze hanno per controllare la visibilità degli argomenti. Leggere questo articolo come parte della pianificazione per Gli argomenti.

Prima di leggere questo articolo, è necessario avere familiarità con gli argomenti, il centro argomenti e come usare gli argomenti nel centro argomenti .

Cosa possono vedere gli utenti negli argomenti

Per visualizzare gli argomenti, un utente deve:

• Avere una licenza che include argomenti
• Avere le autorizzazioni per visualizzare gli argomentio creare, contribuire o gestire gli argomenti.

Questi due elementi consentono agli utenti di visualizzare l'accesso al centro argomenti e di visualizzare le esperienze degli argomenti in Microsoft 365.

I collaboratori agli argomenti dispongono inoltre delle autorizzazioni di creazione e modifica per gli argomenti e i responsabili delle conoscenze possono confermare o rimuovere gli argomenti.

Quando un argomento viene individuato per la prima volta, i responsabili delle conoscenze possono visualizzarlo nel centro argomenti. A seconda della completezza e della rilevanza dell'argomento, i visualizzatori di argomenti possono visualizzare o meno l'argomento presentato nelle schede dell'argomento.

Gli argomenti possono contenere informazioni generate dall'intelligenza artificiale e informazioni aggiunte o modificate da collaboratori o responsabili delle conoscenze.

• Le informazioni in un argomento aggiunte dall'intelligenza artificiale sono visibili solo alle persone che hanno accesso al contenuto di origine.
• Il testo aggiunto o modificato manualmente da un collaboratore all'argomento o da un responsabile delle conoscenze è visibile a tutti gli utenti che possono visualizzare l'argomento.

I visualizzatori di argomenti e i collaboratori possono visualizzare l'elenco degli argomenti confermati e pubblicati nel centro argomenti, ma i dettagli dell'argomento che una determinata persona può visualizzare dipendono dalle autorizzazioni necessarie per il materiale di origine e dal fatto che l'argomento sia stato modificato manualmente.

La tabella seguente descrive gli utenti, ovvero visualizzatori di argomenti, collaboratori e responsabili delle conoscenze, che possono visualizzare in un determinato argomento in base alle relative autorizzazioni.

Oggetto dell'argomento	Argomenti che gli utenti possono visualizzare
Nome dell'argomento	Gli utenti possono visualizzare il nome degli argomenti nel Centro argomenti. Alcuni argomenti potrebbero non essere visibili se gli utenti non dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine o hanno una bassa pertinenza per l'utente.
Descrizione dell'argomento	Le descrizioni generate dall'IA sono visibili solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine. Le descrizioni immesse o modificate manualmente sono visibili a tutti gli utenti.
Persone	Le persone bloccate sono visibili a tutti gli utenti. Le persone suggerite sono visibili solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine.
File	I file sono visibili solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine.
Pagine	Le pagine sono visibili solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine.
Siti	I siti sono visibili solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il contenuto di origine.

Dati personali e privati degli utenti

Gli argomenti individuano solo gli argomenti nei siti di SharePoint specificati. L'archiviazione personale degli utenti, ad esempio la posta personale o OneDrive, non è inclusa.

Procedure consigliate

Gli argomenti presentano informazioni agli utenti in base alle autorizzazioni esistenti per il contenuto. Microsoft 365 offre diversi modi per garantire che il contenuto sensibile sia limitato agli utenti appropriati. Oltre alle autorizzazioni standard per il team o il sito, è possibile usare etichette di riservatezza o prevenzione della perdita di dati per limitare l'accesso ai contenuti e alle verifiche di accesso per esaminare periodicamente l'accesso degli utenti alle informazioni sensibili.

È consigliabile usare questi strumenti per assicurarsi che le autorizzazioni per il contenuto siano impostate in modo appropriato all'interno dell'organizzazione. Le esperienze con Topics potranno poi fornire agli utenti informazioni utili e appropriate.

Se sono presenti argomenti che si desidera escludere completamente dalle esperienze degli argomenti, è anche possibile:

• Escludere i siti di SharePoint sensibili dall'individuazione degli argomenti. I contenuti di questi siti non appariranno nelle esperienze con Topics.

• Escludere gli argomenti in base al nome. Gli argomenti esplicitamente esclusi non appariranno nelle esperienze con Topics.

• Fare in modo che i responsabili delle conoscenze rimuovano gli argomenti nel centro argomenti.

Nota

La rimozione di un argomento può richiedere fino a 24 ore per interrompere la visualizzazione agli utenti dell'organizzazione.

Inoltre, è consigliabile usare queste procedure consigliate:

• Reclutare knowledge manager da aree diverse dell'organizzazione. La presenza di knowledge manager con una vasta gamma di competenze e l'accesso ai contenuti sottostanti usati dall'IA possono aiutare a gestire le conoscenze più utili per gli utenti e rimuovere le informazioni sensibili, se trovate.

• Configurare un flusso di lavoro per la richiesta di modifiche. I responsabili delle conoscenze, i proprietari del team o del sito devono avere un processo in base al quale possono richiedere l'esclusione di argomenti o siti quando vengono avviati nuovi progetti all'interno dell'organizzazione o se trovano contenuto con impostazioni di autorizzazioni inappropriate.

• In fase di creazione delle descrizioni degli argomenti, è necessario essere consapevoli del gruppo di destinatari e della riservatezza delle informazioni. Tali descrizioni potrebbero risultare visibili a utenti che non dispongono di autorizzazione per l'accesso ai contenuti di origine dell'argomento.

Anche se è possibile limitare l'accesso a un gruppo di utenti specifico modificando le autorizzazioni nella pagina dedicata a un certo argomento, questo approccio non è consigliato per l'elevato grado di impegno amministrativo richiesto.