Domande frequenti sul riepilogo e-mail per Microsoft 365 Copilot per l'assistenza

Questo articolo illustra le domande frequenti sulla funzionalità di riepilogo e-mail di Outlook in Microsoft 365 Copilot per l'assistenza, incluse le informazioni sulla tecnologia dell'intelligenza artificiale, sulle considerazioni chiave e sui dettagli su come l'intelligenza artificiale viene usata, come è stata testata o valutata e qualsiasi limite specifico.

Cos'è la funzionalità di riepilogo e-mail in Outlook?

Copilot per l'assistenza riassume le e-mail lunghe consolidando e analizzando più thread di posta elettronica, cercando informazioni specifiche del servizio relative alla risoluzione dei problemi, informazioni sulla risoluzione e costrutti specifici del servizio clienti. Questa funzione aiuta i rappresentanti del servizio clienti a cogliere rapidamente i punti chiave, le informazioni importanti e il contesto delle conversazioni, consentendo loro di rimanere informati e rispondere in modo più efficiente.

Quali sono le capacità della funzionalità?

Attraverso tecniche avanzate di analisi e riepilogo del testo, Copilot per l'assistenza estrae le informazioni chiave relative a un caso, identifica argomenti importanti e riassume il contenuto dei thread di posta elettronica. Impiega algoritmi per assegnare priorità e condensare i dettagli più rilevanti, consentendo ai rappresentanti dell'assistenza di rivedere e comprendere rapidamente l'intera cronologia delle conversazioni all'interno del thread e salvarla nel CRM per riferimento futuro.

Qual è l'uso previsto della funzionalità?

L'uso previsto di questa funzionalità è quello di aiutare i rappresentanti del servizio a rivedere e comprendere in modo efficiente il contenuto di lunghi thread di posta elettronica. Fornendo riepiloghi concisi delle conversazioni, mira a migliorare la produttività, facilitare un rapido processo decisionale e consentire una migliore comunicazione con i clienti e azioni di completamento.

Come è stata valutata la funzionalità di riepilogo e-mail? Quali metriche vengono utilizzate per misurare le prestazioni?

La funzionalità viene valutata attraverso una combinazione di analisi comparativa, revisione umana e metriche di interazione con il cliente. Le prestazioni vengono misurate in base a criteri quali accuratezza, pertinenza, interazione e soddisfazione del cliente. Precisione, richiamo e completezza vengono valutati per i riepiloghi e-mail. Gli utenti finali forniscono un feedback continuo su ciascuna funzionalità del copilota, insieme a miglioramenti iterativi che contribuiscono a ottimizzare le prestazioni del sistema in tutte le funzionalità.

Quali sono i limiti di questa funzionalità? In che modo gli utenti possono ridurre al minimo l'impatto dei limiti durante l'utilizzo del sistema?

L'algoritmo di riepilogo può occasionalmente trascurare dettagli importanti o interpretare erroneamente il contesto del thread e-mail. Per ridurre al minimo l'impatto, gli utenti devono esaminare attentamente i riepiloghi e verificare le informazioni critiche facendo riferimento al contenuto dell'e-mail originale per verificarne l'accuratezza.

Quali fattori operativi e impostazioni consentono un uso efficace e responsabile del sistema?

• Privacy e sicurezza dei dati: implementa solide misure di privacy dei dati per proteggere le informazioni dei clienti e garantire la conformità alle normative pertinenti. Utilizza canali di comunicazione sicuri e metodi di crittografia per salvaguardare i dati sensibili.

• Formazione e linee guida per gli utenti: fornire una formazione completa agli utenti su caratteristiche, capacità e limitazioni del sistema. Stabilire linee guida chiare e migliori pratiche per un uso responsabile ed etico, sottolineando l'importanza di una rappresentazione accurata, di una comunicazione rispettosa e del rispetto degli standard legali ed etici.

• Autorizzazioni utente e controllo degli accessi: implementa il controllo degli accessi basato sui ruoli per limitare le funzionalità del sistema e l'accesso ai dati in base ai ruoli e alle responsabilità degli utenti. Assicurati che gli utenti dispongano delle autorizzazioni appropriate in linea con le loro responsabilità lavorative e dell'accesso autorizzato ai dati dei clienti.

• Monitoraggio e controllo: monitora regolarmente l'utilizzo, le interazioni e i risultati del sistema per identificare potenziali problemi o preoccupazioni. Condurre audit periodiche per valutare l'aderenza alle linee guida, alle misure di protezione dei dati e alle prassi etiche.

• Feedback e miglioramento continuo: incoraggia gli utenti a fornire feedback sulle prestazioni, l'accuratezza e l'esperienza utente del sistema. Cerca attivamente l'input degli utenti per comprendere le loro esigenze e identificare le aree di miglioramento. Aggiorna regolarmente il sistema in base al feedback e ai progressi tecnologici.

• Trasparenza e spiegabilità: promuovere la trasparenza comunicando chiaramente agli utenti come funziona il sistema, le tecnologie sottostanti utilizzate ed eventuali limitazioni o potenziali pregiudizi. Assicurati che gli utenti abbiano una conoscenza di base delle capacità del sistema e siano informati sulla sua natura basata sull'intelligenza artificiale.

• Responsabilità e correzione degli errori: stabilisci meccanismi per affrontare errori o imprecisioni che possono verificarsi nei contenuti generati dal sistema. Incoraggia gli utenti a rivedere e correggere eventuali imprecisioni, assumendosi la responsabilità dell'output finale e assicurandosi che sia in linea con le loro conoscenze e competenze.