Gestisci i dati nella tua app (anteprima)

Importante

  • Si tratta di una funzionalità di anteprima.
  • Le funzionalità di anteprima non sono destinate ad essere utilizzate per la produzione e sono soggette a restrizioni. Queste funzionalità sono soggette a condizioni per l'utilizzo supplementari e sono disponibili prima del rilascio ufficiale in modo che i clienti possano ottenere un accesso anticipato e fornire feedback.

Le app spesso necessitano di dati, come compiti, asset, richieste o registri clienti. Quando crei un'app in Microsoft Copilot Studio, puoi partire dai dati campione, conservare le informazioni nel browser o collegare l'app a una fonte dati organizzativa.

Questo articolo spiega i modi comuni in cui un'app lavora con i dati e come le connessioni, l'identità e i permessi influenzino le persone che la utilizzano.

Note

Le fonti di dati disponibili e le opzioni di archiviazione dipendono dalla versione preliminare, dal tuo ambiente, dalle politiche amministrative, dalle licenze, dai permessi e dalle connessioni esistenti.

Modi comuni in cui le app lavorano con i dati

Un'app può utilizzare uno o più dei seguenti approcci.

Avvicinarsi Come funziona Quando usarlo
Dati di esempio Copilot Studio genera record rappresentativi come parte dell'app, così puoi visualizzare in anteprima il suo design e il comportamento. Usalo mentre esplori un'idea o affini l'app prima di collegare i dati aziendali.
Dati locali del browser L'app conserva le informazioni nel browser attuale invece che in una fonte di dati organizzativa. Usalo per esperienze personali o autonome in cui le informazioni non devono essere condivise tra utenti o dispositivi.
Dati organizzativi connessi L'app legge o aggiorna una sorgente organizzativa esistente tramite una connessione nel suo ambiente. Utilizzalo quando i record devono essere conservati, gestiti centralmente o disponibili ad altri utenti autorizzati.

Alcune app non hanno bisogno di archiviazione dati. Ad esempio, una calcolatrice o un convertitore unitario possono produrre risultati senza salvarli. Un'app può anche utilizzare più fonti, a seconda delle capacità e delle politiche del suo ambiente.

Scegli un approccio ai dati

Usa le seguenti domande per decidere come l'app dovrebbe funzionare con i dati:

Domanda Approccio consigliato
Stai ancora esplorando il design? Inizia con i dati campioni.
Le informazioni devono rimanere nel browser di una sola persona? Lo storage locale nel browser potrebbe essere sufficiente.
I record devono essere condivisi, gestiti centralmente o disponibili su tutti i dispositivi? Collega una fonte di dati organizzativa.
I dati esistono già? Collega la tabella esistente invece di creare una copia.
L'app ha bisogno di un posto dove conservare nuovi documenti? Collegati a una SharePoint list supportata o a una tabella organizzativa esistente appropriata.
Stai partendo da un foglio di calcolo? Decidi se il file è un contesto di creazione, una connessione Excel in tempo reale oppure dati di input che gli utenti caricano nell'app in esecuzione.

Inizia con i dati campioni

Se non colleghi una fonte esistente, Copilot Studio può generare dati campione che corrispondono all'app che hai descritto. I dati campioni rendono più facile visualizzare e testare una versione iniziale dell'app.

Considera i dati campione come contenuti rappresentativi, non come un luogo dove conservare i registri aziendali. Le modifiche apportate durante l'uso dei dati di campione potrebbero azzerarsi quando l'app si ricarica o quando Copilot Studio rigenera una parte dell'app.

Anche i record di esempio possono essere inclusi direttamente nell'app generata. Di conseguenza, aggiornare l'anteprima dell'app non è un modo affidabile per determinare dove un'app memorizza i propri dati. Esamina i Dati e le Connessioni dell'app prima di affidarti a essa per trattenere le informazioni.

Memorizza i dati dell'app nel browser

Alcune app autonome possono memorizzare informazioni nel browser. I dati locali del browser possono rimanere dopo un aggiornamento, ma non sono la stessa cosa dei dati organizzativi connessi.

Dati locali del browser in generale:

  • È disponibile solo nel profilo browser dove l'hai creato
  • Non viene condiviso automaticamente con altri utenti dell'app
  • Potrebbe non essere disponibile su un altro dispositivo
  • Non è governato come un record di dati collegati di SharePoint, Dataverse o altro

Usa una fonte dati organizzativa quando devi condividere i dati, gestire i dati centralmente o rendere i dati disponibili su più dispositivi.

Memorizza e utilizza i dati organizzativi

I dati organizzativi connessi possono supportare due flussi di lavoro correlati:

  • Memorizzare i record che le persone creano o aggiornano tramite l'app
  • Lavorare con tabelle che la tua organizzazione già utilizza

La configurazione può variare a seconda della fonte dati. Copilot Studio gestisce il processo di connessione supportato e genera la configurazione dell'app necessaria per lavorare con i dati selezionati. Una tabella connessa può contenere record esistenti e continuare a ricevere nuovi record dall'app.

Note

Questo articolo si concentra sui collegamenti alle tabelle che memorizzano i record delle app. I connettori possono anche estendere ciò che un'app può fare tramite azioni di servizio, come inviare un'email su Outlook, creare un evento nel calendario o pubblicare un messaggio su Microsoft Teams.

Le azioni di servizio non forniscono memoria per i record dell'app. Scopri di più in Panoramica dei Connettori.

Usa le liste SharePoint

Usa le liste di SharePoint quando la tua app ha bisogno di dati di squadra semplici e a forma di lista. A seconda dello scenario di anteprima supportato, Copilot Studio può collegare l'app a una lista esistente o creare nuove liste in un sito SharePoint che puoi utilizzare.

Copilot Studio potrebbe chiederti quali record dell'app vuoi archiviare, se usare un sito di SharePoint esistente e a quale sito devono appartenere gli elenchi. Creare o utilizzare una connessione può richiedere la tua approvazione e il permesso per il sito e le liste selezionate.

Importante

Creare un nuovo sito SharePoint per un'app non è disponibile in tutte le versioni di anteprima. Conferma le opzioni mostrate in Copilot Studio prima di progettare un'app che dipende da un sito appena creato.

Utilizza i dati delle tabelle Dataverse esistenti

Usa Dataverse quando l'app dovrebbe lavorare con dati organizzativi strutturati che la tua organizzazione già gestisce in un ambiente Power Platform. In anteprima, Copilot Studio collega le app alle tabelle Dataverse esistenti.

Importante

La creazione di nuove tabelle Dataverse non è supportata in tutte le versioni di anteprima. Conferma le opzioni mostrate in Copilot Studio prima di progettare un'app che dipende da un nuovo modello Dataverse creato.

Copilot Studio potrebbe chiederti di selezionare un ambiente, una tabella e una connessione Dataverse. Devi avere il permesso di usare la tabella selezionata ed eseguire le operazioni richieste dall'app.

Confronta le liste di SharePoint e Dataverse

Sia le liste SharePoint che Dataverse memorizzano i dati organizzativi sotto la governance degli amministratori, ma soddisfano esigenze diverse. Se entrambe le opzioni sono disponibili, utilizza il confronto seguente per scegliere quella più adatta.

Considerare Elenchi SharePoint Dataverse
Sceglilo quando I tuoi dati sono a forma di lista e il tuo team già lavora su SharePoint La tua organizzazione gestisce già dati strutturati su Dataverse
Buono per Strumenti di monitoraggio del team, inventari, richieste e registri semplici Record aziendali correlati, processi governati e modelli dati consolidati
Gestito in Sito di SharePoint Un ambiente Power Platform
Relazioni Ricerca delle colonne tra liste Relazioni definite tra tabelle
Autorizzazioni Autorizzazioni del sito e dell'elenco di SharePoint Ruoli di sicurezza di Dataverse e autorizzazioni di tabella o di record
Lavorare con i dati Le persone possono visualizzare e mantenere i registri direttamente in SharePoint Maker e amministratori gestiscono i dati tramite strumenti Dataverse e Power Platform
Anteprima Copilot Studio Gli scenari supportati possono creare o utilizzare liste SharePoint collegati alle tabelle Dataverse esistenti; la creazione di nuove tabelle potrebbe non essere disponibile

Tip

Scegli SharePoint quando i dati sono naturalmente una lista di team semplice. Scegli Dataverse quando l'app dovrebbe utilizzare un modello Dataverse esistente o necessita che relazioni e sicurezza siano gestite tramite Dataverse. La disponibilità dipende comunque dal tuo ambiente e dalle politiche dell'amministratore.

Dopo aver collegato una tabella SharePoint o Dataverse, esamina i Dati e le Connessioni dell'app per confermare quale sorgente utilizzi.

Collegati ad altre tabelle esistenti

Se la tua organizzazione ha già i dati necessari all'app, chiedi all'agente di collegare l'app a quella fonte. Oltre a SharePoint e Dataverse, un'app può lavorare con altre sorgenti tabellari disponibili nel suo ambiente, come Excel o SQL.

Le connessioni dati permettono a un'app di leggere o scrivere righe in una sorgente strutturata. La configurazione esatta varia a seconda della fonte, ma Copilot Studio ti guida nella selezione dei dati e della connessione che l'app dovrebbe utilizzare.

Scopri i diversi modi in cui un'app può utilizzare un file Excel o CSV in Work with Excel e file CSV. Potrebbero essere disponibili anche altre fonti tabellari. La disponibilità dipende dall'ambiente dell'app. Rivedi e testa il risultato prima di pubblicare l'app, soprattutto quando gli utenti possono aggiungere, aggiornare o eliminare i record.

Modifica o aggiorna una connessione dati

Se la sorgente, la struttura della tabella o la connessione cambiano, chiedi all'agente di aggiornare la connessione dati dell'app. Rivedi i campi aggiornati e prova di nuovo l'app prima di pubblicare. Evita di cambiare direttamente il codice di connessione generato.

Disponibilità di connessione e politiche amministrative

Le app possono utilizzare fonti di dati e connessioni disponibili e consentite nel loro ambiente. Le politiche dati e altri controlli amministrativi determinano quali fonti e connessioni sono disponibili.

Le app di Copilot Studio potrebbero avere accesso a un sottoinsieme del più ampio catalogo dei connettori. Scopri come gli amministratori classificano e controllano i connettori nelle policy dati.

Una fonte di dati o una connessione potrebbe non essere disponibile per uno di questi motivi:

  • Una politica lo blocca.
  • Il catalogo dei connettori dell'ambiente non lo include.
  • La connessione richiesta non esiste.
  • Il tuo account non ha il permesso di usarlo.
  • La licenza richiesta non è disponibile.

Contatta il tuo amministratore se ti aspetti che una fonte dati sia disponibile ma non puoi selezionarla o utilizzarla.

Lavorare con file Excel e CSV

Puoi usare i file in diversi modi, a seconda che tu voglia fornire contesto, collegare dati in tempo reale o permettere agli utenti dell'app di caricare un file.

Allega un file mentre crei un'app

Seleziona + in Chat per allegare un file che dia più contesto all'agente. Ad esempio, un workbook può aiutare l'agente a comprendere i campi e le informazioni che l'app dovrebbe mostrare. Allegare un file come contesto non crea un collegamento duraturo con quel file.

Collega una tabella di Excel

Quando il connettore Excel è disponibile, Copilot Studio può collegare un'app a una tabella in un workbook Excel. Questa connessione utilizza dati in tempo reale invece di un file allegato una tantum. La cartella di lavoro deve contenere una tabella Excel definita e la disponibilità dei connettori e le autorizzazioni continuano ad applicarsi.

Aggiungi il caricamento di file a un'app

Copilot Studio può anche generare un'esperienza di app in cui l'utente seleziona un file Excel o CSV da elaborare nell'app. In questo scenario, il file viene inserito nell'app in esecuzione. Non diventa automaticamente una fonte di dati condivisa centralmente o sincronizzata continuamente.

Comprendere identità e permessi

Le app accedono ai dati connessi per conto dell'utente connesso.

Questa condizione significa:

  • L'app non dà automaticamente a qualcuno accesso a dati che altrimenti non potrebbe utilizzare.
  • Utenti diversi potrebbero vedere dati diversi in base ai loro permessi.
  • Un utente potrebbe dover creare o acconsentire a una connessione la prima volta che usa l'app.
  • Un'operazione di dati connessi può fallire se l'utente non ha il permesso di eseguirla.

Importante

Condividere un'app e condividere i suoi dati sottostanti sono azioni separate. Dare a qualcuno il permesso di aprire un'app non gli dà automaticamente accesso alle sue liste SharePoint, alle tabelle Dataverse, ai quaderni di lavoro o ad altre fonti collegate.

Prima di pubblicare, testa l'app con un account che abbia permessi simili a quelli degli utenti previsti.

Prepara i dati dell'app per la pubblicazione

Un flusso di lavoro comune è:

  1. Descrivi l'app ed esamina l'anteprima dell'app.
  2. Affina i suoi campi, schermate e azioni utilizzando dati campione o locali del browser.
  3. Collega una fonte di dati organizzativa, sia che sia configurata per l'app o già esista.
  4. Controlla i dati e le connessioni dell'app.
  5. Prova con account che rappresentano gli utenti previsti.
  6. Pubblica l'app.
  7. Condividi l'app e conferma separatamente che gli utenti possano accedere ai dati sottostanti.

Puoi anche partire direttamente dai dati organizzativi esistenti quando sai già quale fonte l'app dovrebbe utilizzare.

Gestisci le connessioni nella tua app

Quando un'app lavora con una sorgente organizzativa o un servizio esterno, lo fa tramite un connettore — un collegamento precostruito a un servizio come Outlook, SharePoint o Dataverse. Una connessione è il collegamento autorizzato tra la tua app e uno di quei connettori. I connettori sono disponibili per un'ampia gamma di servizi Microsoft e di terze parti; per consultarli, consulta il riferimento al connettore.

Non si creano connessioni manualmente. Descrivi cosa vuoi che faccia l'app, e Copilot Studio aggiunge il connettore di cui l'app ha bisogno. Ad esempio, chiedere all'app di inviare un messaggio quando viene aggiunto un record è ciò che aggiunge una connessione a un connettore postale. Per rimuoverlo, basta chiedere in chat di rimuovere la connessione già stabilita.

Le connessioni influenzano le persone che usano la tua app nei seguenti modi.

Consideration Che cosa significa
Identity Ogni persona che apre l'app accede ai connettori che utilizza con il proprio account. Le tue credenziali non vengono condivise con le persone con cui condividi l'app.
Autorizzazioni Poiché ogni persona si collega come se stessa, vede solo i registri a cui il proprio account può accedere. Due persone possono aprire la stessa app e vedere risultati diversi.
Disponibilità Le policy degli amministratori determinano quali connettori possono essere utilizzati nella tua organizzazione. I tuoi amministratori impostano queste politiche nel Centro Amministrativi Microsoft.

Se un connettore che ti aspetti non è disponibile, la politica amministratore è la ragione più comune. Contatta il tuo amministratore per scoprire quali connettori sono consentiti nel tuo ambiente.

Rivedi le connessioni nella tua app

Per vedere quali connessioni usa la tua app, seleziona il nome dell'app nella barra dei comandi, poi seleziona Connessioni. Ogni connessione elenca l'icona del connettore, il nome e una breve descrizione di cosa fa. Puoi cercare nella lista per nome o descrizione.

Risoluzione dei problemi dei dati e delle connessioni nella tua app

  • Le modifiche scompaiono quando l'app si ricarica. L'app potrebbe utilizzare dati campione o un'altra fonte di dati temporanea. Rivedi i suoi Dati e Connessioni e chiedi all'agente di collegare una fonte dati organizzativa.
  • I dati rimangono dopo l'aggiornamento ma gli altri utenti non possono vederli. L'app potrebbe utilizzare uno storage locale nel browser. Le informazioni locali nel browser non vengono condivise automaticamente tra utenti, browser o dispositivi.
  • Non è disponibile una fonte di dati o una connessione. La fonte dei dati potrebbe non essere disponibile o bloccata nell'ambiente. Conferma che la connessione esiste e che la politica, i permessi e le licenze dell'amministratore la consentano.
  • Un utente può aprire l'app ma non può vedere i suoi dati. Aprire l'app non concede l'autorizzazione ad accedere ai dati sottostanti dell'app. Conferma che l'utente abbia accesso alla SharePoint list, alla tabella Dataverse, al workbook o ad un'altra fonte e che abbia acconsentito a qualsiasi connessione richiesta.
  • Le modifiche a un file allegato non compaiono nell'app. Un file allegato fornisce contesto per la creazione dell'app ma non è automaticamente una connessione live. Collega la tabella di Excel tramite un connettore disponibile se l'app deve leggere i dati correnti della cartella di lavoro.
  • Una sorgente connessa è cambiata ma l'app utilizza ancora una struttura più vecchia. La connessione generata potrebbe dover essere aggiornata o ricreata affinché l'app possa utilizzare lo schema aggiornato. Controlla la sorgente e la connessione prima di cambiare manualmente il codice dell'app generato.
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