Pianificare i contenuti

Microsoft Search consente agli utenti di trovare contenuti pertinenti. Microsoft Search è un modo sicuro per cercare contenuto intranet e Web. Questo tipo di integrazione tra Web e organizzazione è disponibile solo con Microsoft.

Gli amministratori della ricerca sfruttano la propria conoscenza dell'organizzazione e degli utenti per consentire a questi ultimi di trovare il contenuto pertinente.

Passaggio 1: Identificare le informazioni necessarie agli utenti

Scoprire cosa cercano gli utenti e facilitarne l'individuazione. Ecco alcuni suggerimenti per trovare le informazioni di cui gli utenti hanno bisogno:

• Usare i log di ricerca intranet per determinare i siti e le pagine con maggior traffico.
• Determinare quali sono le app, i siti e gli strumenti usati ogni giorno o ogni settimana.
• Trovare collegamenti diretti per i benefit dipendenti.
• Cercare le direttive e i processi di cui gli utenti devono essere a conoscenza.
• Stabilire i canali e i metodi di comunicazione degli utenti per il supporto tecnico.
• Raccogliere le informazioni necessarie regolarmente, in base a determinati periodi dell’anno o ai cicli del business; ad esempio, le persone che cercano gli strumenti per prenotare le ferie oppure i report finanziari trimestrali.
• Raccogliere le direttive per gli utenti locali o mobili, come i benefit a seconda della località.
• Determinare siti interni e informazioni per ricerche Web comuni; ad esempio, traffico, informazioni sul trasporto pubblico, meteo, sconti di partner aziendali e programmi di salute e fitness.
• Trovare le informazioni su eventi, conferenze o incontri organizzati dall'azienda.
• Ricercare problemi comuni nonché domande frequenti e risposte relativi a IT, risorse umane e supporto tecnico.

Passaggio 2: Sfruttare le competenze degli esperti e degli utenti

In un'organizzazione, gli utenti cercano una vasta gamma di argomenti, da quelli semplici, come gli indirizzi degli uffici e i benefit dipendenti, a quelli complessi, come i nuovi processi di lavoro, le informazioni tecniche e le procedure dettagliate. Creare o trovare una varietà talmente ampia di contenuti richiede conoscenze e competenze in diversi campi, argomenti, tecnologie e così via, e un amministratore della ricerca potrebbe non possederle. Gli amministratori dovrebbero sfruttare le competenze e le conoscenze degli altri utenti dell'organizzazione per ridurre la quantità di contenuti disponibili senza altre risorse.

Sfruttare le competenze degli esperti

È utile sfruttare le competenze degli esperti di vari settori dell'organizzazione, tra cui risorse umane, assistenza, vendite, tecnologia e altre aree chiave. Per consentire agli esperti di contribuire direttamente al contenuto, è possibile aggiungerli come editor di ricerca.

Coinvolgere i propri utenti

Chiedere agli utenti di suggerire risorse a cui aggiungere un segnalibro. Oltre ai suggerimenti di contenuto, chiedere agli utenti di segnalare errori, come collegamenti non funzionanti o non validi.

Passaggio 3: Migliorare la ricerca dei contenuti con le risposte

In Microsoft Search l'amministratore della ricerca crea segnalibri, Q&A, posizioni e planimetrie per migliorare la ricerca del contenuto. Ognuno dei componenti della ricerca include un titolo, un URL e un set di parole chiave di attivazione.

Titoli e descrizioni

Gli utenti usano titoli e descrizioni per determinare se il risultato soddisfa la query di ricerca o se devono cercare altro. I titoli e le descrizioni devono riflettere l’obiettivo principale del risultato. Un buon titolo potrebbe essere "Sussidi per l’assistenza all’infanzia" con la descrizione "Scopri i sussidi per coprire i costi dell’assistenza all’infanzia". Il contenuto sopra informa gli utenti che cercano "assistenza all’infanzia" che sono disponibili sussidi e fornisce loro un collegamento per avere maggiori informazioni.

Parole chiave

Le parole chiave sono i termini usati dagli utenti dell'organizzazione per trovare contenuti pertinenti. Associare le parole chiave appropriate ai risultati della ricerca facilita il reperimento dei contenuti pertinenti. Microsoft Search suggerisce la parola chiave in base al titolo e all'URL per il contenuto. Per individuare parole chiave aggiuntive, rispondere alle seguenti domande:

• Quali termini di ricerca consentono di trovare le informazioni identificate?
• Usare qualsiasi tassonomia attuale, varianti correlate, acronimi, temi e argomenti usati dall'organizzazione.
• Quali altre varianti o parole si usano quando si parla di queste informazioni?
• Servirsi del team di supporto per determinare queste parole chiave.

Ad esempio, se si sta creando un risultato che include un collegamento a uno strumento per l'invio di richieste di ferie, parole chiave come "ferie" e "richiesta di ferie" sono buone opzioni da includere. È possibile che gli utenti dell'organizzazione usino "vacanza" o "permesso" per descrivere o cercare informazioni correlate alle ferie. Aggiungere parole chiavi come "vacanza", "permesso", "richiesta di ferie", "chiedere un permesso" permette a un maggior numero di utenti di trovare il contenuto pertinente.

Parole chiave riservate

Una parola chiave riservata è un termine o frase unica che consente di ottenere un risultato. A differenza di altre parole chiave, una parola chiave riservata può essere associata a un solo risultato. Usare le parole riservate con moderazione per permettere a Microsoft Search di imparare in base all'utilizzo.

Se, ad esempio, si crea un segnalibro per un sito in cui inserire le proprie ore lavorative e si aggiunge "ora registrazione" come parola chiave riservata, gli utenti dell'organizzazione che cercano "ora registrazione" vedranno il sito in cui inserire le ore lavorative come unico segnalibro nella casella Microsoft Search.

Uso della parola chiave per raggruppare contenuti associati

Se si vuole che gli utenti trovino i contenuti associati quando cercano un termine, provare a usare la stessa parola chiave per tutti i contenuti associati. Ad esempio, se si aggiungono i risultati per i processi e gli strumenti relativi al cambiamento dello stato civile, è possibile includere una parola chiave come "matrimonio" per raggruppare i risultati su benefit, informazioni fiscali, cambiamenti di nome e alias.

Impostazioni ricerca

Usare le impostazioni di ricerca per personalizzare il contenuto e scegliere gruppi di utenti specifici come destinatari. Microsoft Search prevede le impostazioni seguenti per offrire un maggior controllo su quando viene visualizzato un risultato della ricerca e su chi lo vede.

• Date: impostare una data di inizio e una data di fine per controllare quando un contenuto sarà reso disponibile o non disponibile. Ad esempio, il materiale urgente viene visualizzato nei risultati di ricerca quando è pertinente.
• Paese/area geografica: selezionare paesi o aree geografiche in modo che solo gli utenti di tali posizioni visualizzino il contenuto. Ad esempio, le informazioni specifiche di un paese vengono visualizzate nei risultati della ricerca solo in quel paese.
• Gruppi: usare le impostazioni dei gruppi per rendere disponibile un risultato solo ai membri di un gruppo selezionato. Ad esempio, se si creano siti relativi solo ai dipendenti del reparto Risorse umane, è possibile mappare questa impostazione al gruppo di sicurezza delle Risorse umane pertinente.
• Dispositivo e sistema operativo: selezionare tipi di dispositivi o sistemi operativi in modo che solo gli utenti che cercano in quei dispositivi o con quei sistemi visualizzeranno quel segnalibro.
• Variazioni mirate: usare questa impostazione per variare il contenuto del segnalibro in base al dispositivo e alla posizione di un utente.

Passaggio 4: Testare il contenuto

Dopo aver creato i segnalibri e le domande e risposte, è importante verificare che:

• Siano visualizzati il segnalibro o le domande e risposte corretti.
• Tutti i contenuti raggruppati con parole chiave siano visualizzati come previsto.
• Nessun risultato imprevisto sia visualizzato nei risultati di ricerca.
• Il segnalibro o le domande e risposte contengano le informazioni necessarie.

Gli utenti e gli esperti che hanno contribuito alla creazione del contenuto possono aiutare a testare e convalidare il risultato della ricerca.

Passaggio 5: Usare le informazioni per le revisioni e gli aggiornamenti periodici

È importante che le informazioni rilevanti, ad esempio i segnalibri e le domande e risposte, siano sempre aggiornati.

• Correggere o rimuovere URL interrotti o non validi.
• Rimuovere segnalibri o domande e risposte non più pertinenti.
• Controllare eventuali modifiche di segnalibri, domande e risposte o nome del team.
• Considerare se il segnalibro o le domande e risposte siano sufficientemente rilevanti o se necessitano di una descrizione più precisa.

Microsoft Search fornisce le statistiche di utilizzo di segnalibri, domande e risposte e posizioni. Le statistiche di utilizzo mostrano come gli utenti interagiscono con i risultati della ricerca e se riescono a trovare ciò che stanno cercando oppure se ci sono lacune nel contenuto disponibile. Aiuta gli amministratori a monitorare le prestazioni e a intraprendere le azioni appropriate per ottimizzare i risultati della ricerca.

Ottenere informazioni dettagliate su segnalibri, domande e risposte e posizioni

È possibile verificare il numero di segnalibri, di domande e risposte e di posizioni pubblicati, programmati o suggeriti. Usare il dashboard per visualizzare il totale dei segnalibri, delle domande e risposte o delle posizioni in base allo stato:

• Pubblicato: il numero di risultati pubblicati che sono disponibili per gli utenti.
• Programmato: il numero di risultati programmati nella pipeline di pubblicazione.
• Suggeriti: il numero di suggerimenti degli utenti.

I segnalibri, le domande e risposte e le posizioni suggeriti sono un buon indicatore delle lacune nel contenuto, perché aiutano a comprendere ciò che gli utenti cercano senza trovarlo. Ciò potrebbe indicare che è necessario creare più segnalibri, domande e risposte o posizioni oppure aggiornare il contenuto esistente con parole chiave, parole chiave riservate e stringhe di ricerca mirate per migliorare l'individuazione del contenuto.

Esaminare le query di ricerca principali

Ottenere informazioni su quali ricerche hanno generato più impression negli ultimi 90 giorni. Per impression si intende il numero di volte in cui una pagina è stata visualizzata nei risultati della ricerca. La scheda Query principali mostra le ricerche dei 25 utenti principali per ogni tipo di risultato, insieme al numero totale di ricerche e alla percentuale di clic (click-through rate - CTR). Usare questo report per identificare il volume delle query di ricerca e per determinare le query con elevata o ridotta attività di ricerca.

Un numero di ricerche basso potrebbe indicare l'insoddisfazione degli utenti, perché è possibile che non stiano cercando quel determinato contenuto oppure che usino parole chiave diverse per trovarlo. Il CTR mostra la frequenza con cui gli utenti selezionano i risultati alzati di livello e quanto sono utili le regole di query e i risultati per gli utenti. Un CTR basso indica che gli utenti trovano il contenuto, ma stabiliscono che non soddisfa i loro criteri di ricerca. In questi casi, gli amministratori possono decidere di esaminare il contenuto, verificare che corrisponda alla ricerca dell'utente e aggiornare titoli, descrizione e parole chiave per allinearli con le query di ricerca degli utenti.