Panoramica del connettore Veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot

Il connettore Veeva QualityDocs Microsoft 365 Copilot integra il contenuto di Veeva QualityDocs in Microsoft 365, consentendo a Microsoft 365 Copilot e Microsoft Search di visualizzare sop, istruzioni di lavoro, criteri, CAPA, record batch e altri documenti GxP direttamente all'interno di app come Teams, Outlook e SharePoint. Associando le funzionalità di intelligenza artificiale di Microsoft a QualityDocs come unica fonte di verità per i documenti di qualità controllata, il connettore migliora la conformità al controllo, riduce i tempi di ciclo per le modifiche e supporta procedure di documentazione più coerenti e conformi tra i team di qualità, normative, produzione e supply chain.

Perché usare il connettore Veeva QualityDocs per indicizzare i dati?

Le organizzazioni in scienze della vita e in altri settori regolamentati si basano su Veeva QualityDocs come repository centrale per sop, istruzioni di lavoro, criteri, record batch e contratti di qualità. Tuttavia, questo contenuto controllato spesso si trova in un sistema separato dagli strumenti di collaborazione quotidiana, che porta a esperienze di ricerca frammentate, procedure duplicate e ulteriore sforzo per preparare controlli e ispezioni. Il connettore Veeva QualityDocs Copilot risolve questi problemi integrando contenuto QualityDocs in Microsoft 365. Questa integrazione consente ai dipendenti di visualizzare documenti di qualità controllata tramite Copilot e Microsoft Search, nelle app quotidiane come Teams, Outlook o SharePoint, senza uscire dal flusso di lavoro. Il risultato è un ecosistema di conoscenze di qualità più connesso che supporta la conformità, promuovendo al tempo stesso la produttività e la collaborazione.

Vantaggi principali

Il connettore Veeva QualityDocs Copilot offre i vantaggi seguenti:

• Migliora la qualità e la produttività delle operazioni. Teams può trovare e riepilogare sop, istruzioni di lavoro, criteri, CAPA e record batch, anziché spostarsi manualmente tra cartelle e più sistemi.
• Migliora l'idoneità per il controllo e l'ispezione. Copilot può ragionare sul contenuto di QualityDocs indicizzato per evidenziare le lacune, confrontare le versioni e creare una bozza di risposte alle query normative, migliorando i risultati corretti per la prima volta.
• Accelera la creazione e la revisione dei documenti. Il riepilogo automatizzato, i controlli grammaticali e di chiarezza e i suggerimenti terminologici basati sulle procedure esistenti consentono a autori e revisori di scorrere più velocemente mantenendo la conformità GxP.
• Migliora la collaborazione interfunzioni. I team di qualità, produzione, regolamentazione e supply chain fanno tutti riferimento agli stessi documenti controllati direttamente da Microsoft 365, riducendo la duplicazione e il disallineamento tra i sistemi.
• Rafforza la formazione e la gestione del cambiamento. I team di formazione e apprendimento e sviluppo possono creare materiali di formazione basati sui ruoli da SOP aggiornati e istruzioni di lavoro in QualityDocs, contribuendo a garantire che il personale venga addestrato sulle versioni approvate più recenti.
• Mantiene la sicurezza e la conformità. Il connettore rispetta il modello di autorizzazione granulare QualityDocs e gli ACL, garantendo che il contenuto di qualità sensibile sia visibile solo agli utenti autorizzati.

Situazioni di utilizzo

Nella tabella seguente sono elencati i casi d'uso comuni per il connettore Veeva QualityDocs.

Reparto/ruolo	Caso di utilizzo	Vantaggio aziendale
Quality Assurance (QA)	Riepilogare le sop, le istruzioni di lavoro o le procedure CAPA modificate di recente.	Comprensione più rapida delle modifiche, migliore deviazione e gestione CAPA.
Produzione/Operazioni	Recuperare istruzioni di lavoro dettagliate e record batch per un prodotto o una riga.	Tempi di inattività ridotti, esecuzione più coerente nel reparto acquisti.
Affari normativi	Identificare le procedure che fanno riferimento a normative specifiche (ad esempio, ICH Q9 o 21 CFR Part 211).	Conformità alle normative migliorata e preparazione dell'ispezione più semplice.
Controllo qualità/Lab	Trovare procedure di test, istruzioni di campionamento o SOP correlati al lab collegati a un prodotto o a un metodo.	Accesso più rapido ai metodi controllati; meno errori nell'esecuzione del lab.
Training/L&D	Generare strutture di training basate sui ruoli da SOP, criteri e interfacce utente archiviate in QualityDocs.	Riduzione del tempo di formazione-sviluppo; training allineato alla documentazione controllata.
Supply chain/Qualità del sito	Riepilogare le procedure globali e locali che interessano fornitori e produttori esterni.	Hand-off più chiari, migliore controllo sulle attività esternalizzate.
Dirigenti/manager	Chiedere a Copilot i riepiloghi delle principali procedure di qualità, le revisioni recenti o le modifiche rilevanti per il controllo.	Processo decisionale più rapido e supervisione dell'integrità del sistema di qualità.

Creare agenti con il connettore Veeva QualityDocs

Gli sviluppatori possono usare questo connettore come origine conoscenze negli agenti dichiarativi compilati con Copilot Studio, Agent Builder in Microsoft 365 Copilot o Microsoft 365 Agents Toolkit.

Richieste dell'agente

I generatori di agenti possono usare le richieste seguenti per consentire agli utenti di recuperare e ragionare sulle informazioni da Veeva QualityDocs:

• Riepilogare le modifiche principali apportate al SOP di convalida della pulizia più recente in Veeva QualityDocs ed evidenziare l'impatto sulla linea di imballaggio.
• In base alle recenti osservazioni di controllo, suggerire aggiornamenti alla procedura di gestione delle deviazioni usando i SOP capa e deviazioni correlati archiviati in QualityDocs.
• Riepilogare le istruzioni di lavoro e i passaggi critici per il processo di compressione delle compresse dalle procedure approvate più recenti in QualityDocs.
• Identificare tutti i modelli di record batch per Product X e riepilogare le differenze principali tra la procedura globale e le varianti specifiche del sito.
• Elencare le procedure in Veeva QualityDocs che fanno riferimento a ICH Q9 o 21 CFR Part 211 e riepilogano i controlli principali.
• Creare una risposta iniziale a una query di ispezione normativa usando sop e criteri pertinenti archiviati in QualityDocs.
• Preparare una presentazione di training basata sui ruoli per i nuovi associati di controllo di qualità usando criteri correlati, SOP e istruzioni di lavoro di Veeva QualityDocs.
• Generare un modulo di training aggiornato che illustra la procedura di controllo delle modifiche più recente, attingendo alla revisione SOP più recente in QualityDocs.
• Identificare le procedure che regolano la qualificazione dei fornitori e i contratti di qualità e riepilogare gli obblighi chiave per i produttori esterni.
• Riepilogare le differenze principali tra la procedura di rilascio del prodotto globale e una procedura del sito locale archiviata in QualityDocs.
• Riepilogare le prime 10 procedure di qualità più recenti riviste in Veeva QualityDocs ed evidenziare eventuali temi che potrebbero influire sulla preparazione del controllo.
• Identificare i modelli in cui le frasi normative necessarie sono mancanti o incoerenti tra le sop e suggerire aree per il miglioramento continuo.

Funzionalità e limitazioni del connettore

Il connettore Veeva QualityDocs dispone delle funzionalità chiave seguenti:

• Comprendere rapidamente sop, istruzioni di lavoro, criteri, CAPA e record batch generando riepiloghi basati sull'intelligenza artificiale per supportare azioni di qualità e normative.
• Usare la ricerca semantica, i filtri e le query suggerite per semplificare l'individuazione del contenuto QualityDocs tra Teams, Outlook e SharePoint.
• Modelli di superficie, ad esempio terminologia ripetuta o frasi obbligatorie mancanti nelle procedure, che supportano il miglioramento continuo e la standardizzazione.
• Accedere al contenuto QualityDocs insieme a messaggi di posta elettronica, chat di Teams e file di SharePoint, offrendo agli utenti una visualizzazione più completa delle informazioni di qualità quando si usa Copilot.
• Applicare automaticamente gli elenchi di controllo di accesso e le autorizzazioni a livello di documento, riducendo il rischio di accesso non configurato correttamente e di esposizione accidentale di documenti controllati.
• Includere solo documenti rilevanti usando condizioni di stringa di query, abilitando l'indicizzazione mirata ed efficiente.

Il connettore presenta le limitazioni seguenti:

• Supporta solo i tipi di file, inclusi documenti di Microsoft Office, PDF e altri file basati su testo. non supporta file PNG, JPG o video.
• Indicizza parzialmente file di dimensioni superiori a 4 MB, il che potrebbe limitare la quantità di contenuto dei documenti di grandi dimensioni disponibile per Copilot e la ricerca.
• La velocità di indicizzazione è vincolata dai limiti di velocità dell'API imposti dalla piattaforma Veeva. Se si dispone di un volume elevato di documenti, è possibile che si verifichino tempi di completamento più lunghi.

Tipi di dati indicizzati da QualityDocs

Il connettore Veeva QualityDocs indicizza i tipi di contenuto chiave di qualità e produzione in modo che possano essere usati in Copilot e Microsoft Search. Esegue il pull sia del contenuto del documento che dei metadati avanzati (ad esempio ciclo di vita, struttura proprietaria, prodotto, categoria del modello di riferimento e frequenza di revisione) per consentire filtri e recupero precisi.

Modello di autorizzazioni e controllo di accesso

È possibile configurare il connettore Veeva QualityDocs per garantire che solo gli utenti che hanno accesso a un elemento QualityDocs possano visualizzarlo nelle risposte copilot e nei risultati della ricerca. Il sistema usa l'elenco di controllo di accesso (ACL) Veeva QualityDocs e le autorizzazioni a livello di documento come origine della verità.

• Autorizzazioni e controlli a livello di documento di Veeva Vault: il connettore è conforme agli ACL definiti in Veeva QualityDocs. Solo gli utenti con autorizzazioni di visualizzazione in QualityDocs possono visualizzare il contenuto indicizzato in Microsoft 365. Gli amministratori possono facoltativamente consentire a tutti gli utenti l'accesso a tutto il contenuto indicizzato, anche se questo approccio non è consigliato per i repository regolamentati.
• Mapping delle identità utente: il connettore si basa sul mapping delle identità utente di Veeva QualityDocs (ad esempio, ID federato) agli account utente Microsoft Entra ID. Assicurarsi che il Microsoft Entra UPN corrisponda all'ID federato usato in QualityDocs oppure configurare il mapping di identità personalizzato in modo che sia possibile applicare le autorizzazioni di sicurezza.
• Opzione Visibile a tutti: in interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 è possibile scegliere se i dati indicizzati sono visibili solo agli utenti con accesso all'origine dati (consigliata per il contenuto GxP) o visibili a tutti gli utenti del tenant. Per QualityDocs, è consigliabile usare la modalità basata su ACL per mantenere la conformità.
• Comportamento di aggiornamento delle autorizzazioni e della sincronizzazione: per impostazione predefinita, il connettore esegue ricerche per indicizzazione complete giornaliere, durante le quali aggiorna sia il contenuto che le autorizzazioni. Le modifiche ai gruppi o alle autorizzazioni in Veeva Vault potrebbero non essere visualizzate immediatamente nella ricerca e vengono in genere riflesse dopo la successiva ricerca per indicizzazione completa. Può verificarsi un breve ritardo prima che le nuove impostazioni di accesso vengano applicate completamente nelle esperienze Copilot.

Passaggio successivo

Distribuire il connettore Veeva QualityDocs