Solo un sottoinsieme degli elementi della cassetta postale di Exchange vengono sincronizzati in Outlook

• Si applica a:

  Outlook for Microsoft 365, Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013

Sintomi

Considerare lo scenario descritto di seguito:

• Si sta utilizzando Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 o Outlook per Microsoft 365.

• Si è connessi a una cassetta postale di Exchange Server.

  Note

  • Se si esegue Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 o Outlook per Microsoft 365, questo account potrebbe essere la cassetta postale principale o un'altra cassetta postale per la quale si dispone dell'accesso delegato o di un'altra autorizzazione. Potrebbe trattarsi di una cassetta postale aggiuntiva, condivisa o mappata automaticamente oppure di cartelle pubbliche.

    Per ulteriori informazioni su questo problema in Outlook 2019, Outlook 2016 o Outlook per Microsoft 365 relativo alle cassette postali condivise o alle cartelle pubbliche, consultare il seguente articolo nel database Microsoft:

    3140747 Solo un sottoinsieme di elementi viene sincronizzato nelle cassette postali condivise o nelle cartelle pubbliche di Outlook 2016

  • Se si esegue Outlook 2013, l'account deve essere quello principale.

• L'account di posta elettronica di Exchange è configurato per l'utilizzo della modalità cache.

In questo scenario, le cartelle di posta elettronica di queste cassette postali possono indicare un conteggio degli elementi inferiore al previsto. Inoltre, gli elementi meno recenti potrebbero sembrare mancanti e potrebbe essere visualizzato il seguente messaggio e collegamento ipertestuale nella parte inferiore dell'elenco di elementi:

In questa cartella sul server sono presenti altri elementi

Fare clic qui per visualizzare ulteriori dettagli su Microsoft Exchange

Questo messaggio è mostrato nell'immagine seguente.

Inoltre, se si cercano elementi di posta elettronica nella cassetta postale, i risultati della ricerca potrebbero visualizzare il testo seguente nella parte inferiore dei risultati:

Visualizzazione risultati recenti... Altro

Se si fa clic sul collegamento Altro, nei risultati della ricerca verranno visualizzati altri elementi che soddisfano i criteri di ricerca. Ciò si verifica perché Outlook recupera gli elementi aggiuntivi dalla cassetta postale sul server che esegue Exchange Server.

Nota

Questo comportamento può verificarsi anche nella cartella Feed RSS nella cassetta postale di Exchange. Inoltre, solo un sottoinsieme di elementi può essere sincronizzato in gruppi in Outlook 2016 o Outlook per Microsoft 365.

Causa

Questo comportamento si verifica perché l'impostazione Posta da mantenere offline in modalità cache è configurata su un valore diverso da Tutti. Ad esempio, nello screenshot seguente viene mostrato un profilo configurato per utilizzare la modalità cache. L'impostazione Posta da mantenere offline è impostata sul valore predefinito di 12 mesi.

Nota

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook per Microsoft 365 forniscono le opzioni di 1, 3, 6, 12, 24 mesi o Tutte. Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook per Microsoft 365 offrono le opzioni aggiuntive di 3 giorni, 1 settimana, 2 settimane, 3 anni e 5 anni. Inoltre, le versioni successive di Outlook hanno rinominato l'impostazione Posta da mantenere offline in Scarica la posta elettronica dell'ultimo periodo.

Nella configurazione predefinita, a seconda delle dimensioni del disco rigido, Outlook sincronizza solo 1, 3 o 12 mesi di posta elettronica al file di dati di Outlook offline (ost) dal server di Exchange.

Se l'impostazione Posta da mantenere offline è impostata su 12 mesi e nella cassetta postale di Exchange sono presenti elementi di posta elettronica più vecchi di 12 mesi, tali elementi si trovano solo nella cassetta postale sul server. Pertanto, se non è possibile connettersi al server di Exchange, potrebbe essere impossibile recuperare gli elementi al di fuori dell'intervallo specificato dall'impostazione di sincronizzazione in modalità cache fino a quando non ci si riconnette al server.

Nota

Questa impostazione non influisce sul numero di elementi sincronizzati con cartelle dei seguenti tipi:

• Calendario
• Contatti
• Attività
• Diario
• Note
• Outbox
• Condiviso o delegato (solo per Outlook 2013)

Nota

Le cartelle gruppi vengono sincronizzate solo per un periodo massimo di 1 anno. Le impostazioni Posta da mantenere offline inferiori a 1 anno vengono rispettate.

Ulteriori informazioni

Per ridurre l'effetto del file di dati offline di Outlook (.ost), il numero predefinito di mesi configurati per il profilo varia in base alle dimensioni del disco rigido. Nella tabella seguente vengono forniti i diversi valori predefiniti per le diverse dimensioni del disco rigido.

Dimensione del disco rigido	Valore predefinito per "Posta da mantenere offline"
Inferiore o uguale a 32 GB	1 mese
Superiore a 32 GB, ma inferiore a 64 GB	3 mesi
Uguale o maggiore di 64 GB	12 mesi

Se è necessario modificare il numero di mesi selezionati per la sincronizzazione della posta elettronica con il file .ost in modalità cache, attenersi alla seguente procedura:

1. Avviare Outlook.

2. Nella scheda File fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.

3. Nella scheda Posta elettronica fare doppio clic sull'account di Microsoft Exchange.

4. Nella finestra di dialogo Cambia account trascinare il dispositivo di scorrimento Posta da mantenere offline sul numero di mesi desiderato o su Tutti per sincronizzare tutti i messaggi di posta elettronica.

   

5. Fare clic su Avanti.

6. Fare clic su OK quando viene richiesto di riavviare Outlook per completare la modifica della configurazione.

7. Fare clic su Fine.

8. Riavviare Outlook.

Lavorare offline

Se non si dispone di connettività con il server di Exchange, il seguente messaggio viene visualizzato in una cartella se sono presenti elementi meno recenti sul server che non sono stati sincronizzati con il file .ost:

In questa cartella sul server sono presenti altri elementi

Connettersi al server per visualizzarli

Questo messaggio è mostrato nell'immagine seguente.

In condizioni simili, se si cercano elementi nella cassetta postale e non si dispone di connettività con il server di Exchange, sotto i risultati della ricerca viene visualizzato il seguente messaggio:

Server non disponibile.               <x> mesi di risultati mostrati.

In questo messaggio, <x> rappresenta il valore configurato per l'impostazione della modalità di memorizzazione nella cache Posta da mantenere offline.

Nell'immagine seguente viene illustrato un esempio di questo messaggio.

Amministrazione delle funzionalità tramite Criteri di gruppo

L'impostazione in modalità cache Posta da mantenere offline viene mantenuta nelle impostazioni del profilo di Outlook nel Registro di sistema di Windows. Se si desidera amministrare questa impostazione utilizzando Criteri di gruppo, è possibile utilizzare i modelli di Criteri di gruppo. Questi sono disponibili dai seguenti siti Web Microsoft, a seconda della versione di Office:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 o Outlook per Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

I file del modello Criteri di gruppo per Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 e Outlook per Microsoft 365 sono Outlook16.admx e Outllk16.adml. I file per Outlook 2013 sono Outlk15.admx e Outlk15.adml. Se si utilizza Criteri di gruppo per gestire questa impostazione, i seguenti dati del Registro di sistema vengono utilizzati da Outlook:

Chiave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Valore: valore intero (decimale) che specifica il numero di mesi (utilizzare solo i valori seguenti) 0 = Tutti (intera cassetta postale)

1 = 1 mese di messaggi di posta elettronica

3 = 3 mesi di messaggi di posta elettronica

6 = 6 mesi di messaggi di posta elettronica

12 = 12 mesi di messaggi di posta elettronica

24 = 24 mesi di messaggi di posta elettronica

36 = 3 anni di messaggi di posta elettronica

60 = 5 anni di messaggi di posta elettronica

Note:

• Il segnaposto <x.0> rappresenta la versione di Office in uso (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook per Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 o Outlook per Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

• L'interfaccia utente (UI) di Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 o Outlook per Microsoft 365 consente di impostare l'opzione Posta da mantenere offline sui valori aggiuntivi di 3 giorni, 1 settimana, 2 settimane, 3 anni e 5 anni. L'aggiornamento del 3 maggio 2016 per Outlook 2016 consente di impostare questi valori aggiuntivi utilizzando i dati del Registro di sistema SyncWindowSettingDays. Per ulteriori informazioni su come configurare Outlook 2016 con questi valori aggiuntivi, vedere il seguente articolo della Microsoft Knowledge Base:

  3115009 L'aggiornamento consente agli amministratori di impostare ulteriori finestre di sincronizzazione di posta e calendario predefinite per i nuovi account di Exchange in Outlook 2016.

• Gli amministratori che modificano i valori degli oggetti Criteri di gruppo (GPO) esistenti devono essere consapevoli della possibilità di influire sul traffico di rete quando aumentano il valore di SyncWindowSetting. Quando l'oggetto Criteri di gruppo (GPO) modifica SyncWindowSetting impostando un valore superiore, Outlook eseguirà una risincronizzazione OST completa al momento dell'applicazione del nuovo valore. Per un singolo client, questo non rappresenta un problema. L'applicazione di un valore più elevato a centinaia o più client contemporaneamente potrebbe influire negativamente sulla larghezza di banda di rete disponibile. La riduzione del valore non avrà tale impatto perché Outlook farà una cancellazione solo locale dei dati in eccesso che sono memorizzati nella cache dei file OST di tutti i client per ricevere il valore SyncWindowSetting inferiore.

• Poiché Outlook sincronizza solo un periodo massimo di 1 anno per i gruppi, non è possibile cercare i messaggi antecedenti. Per aggirare questa limitazione di Outlook, è necessario utilizzare Outlook sul Web per visualizzare e cercare i messaggi meno recenti in gruppi.