Esercitazione: Dalla cartella di lavoro di Excel al report straordinario in Power BI Desktop

SI APPLICA A: Power BI Desktop servizio Power BI

In questa esercitazione si creerà un bel report dall'inizio alla fine in 20 minuti.

Il responsabile vuole visualizzare un report sulle cifre più recenti sulle vendite. Hanno richiesto un riepilogo esecutivo di:

• Quale mese e anno hanno avuto il maggior profitto?
• Dove l'azienda vede il maggior successo (per paese/area geografica)?
• Quale prodotto e segmento deve continuare a investire l'azienda?

Usando la cartella di lavoro finance di esempio, è possibile creare questo report in nessun momento. Ecco l'aspetto del report finale. Iniziamo!

Questa esercitazione illustra come:

• Scaricare i dati di esempio in due modi diversi
• Preparare i dati con alcune trasformazioni
• Creare un report con un titolo, tre oggetti visivi e un filtro dei dati
• Pubblicare il report nel servizio Power BI in modo da poterlo condividere con i colleghi

Prerequisiti

• Prima di iniziare, è necessario scaricare Power BI Desktop.
• Se si prevede di pubblicare il report nel servizio Power BI e non si è ancora iscritti, iscriversi per ottenere una versione di valutazione gratuita.

Recupera dati

È possibile ottenere i dati per questa esercitazione usando uno dei due metodi.

Ottenere dati in Power BI Desktop

Quando si apre Power BI Desktop, selezionare Prova un modello semantico di esempio nell'area di disegno vuota.

Se si è arrivati a questa esercitazione da Power BI Desktop, procedere e scegliere Carica dati.

Scaricare l'esempio

È anche possibile scaricare direttamente la cartella di lavoro di esempio.

1. Scaricare la cartella di lavoro di Excel di esempio Financial.
2. Apri Power BI Desktop.
3. Nella sezione Dati della barra multifunzione Home selezionare Excel.
4. Passare alla posizione in cui è stata salvata la cartella di lavoro di esempio e selezionare Apri.

Preparare i dati

In Strumento di navigazione è possibile trasformare o caricare i dati. Lo strumento di navigazione fornisce un'anteprima dei dati in modo da poter verificare di disporre dell'intervallo di dati corretto. I tipi di dati numerici sono in corsivo. Se è necessario apportare modifiche, trasformare i dati prima del caricamento. Per semplificare la lettura delle visualizzazioni in un secondo momento, è necessario trasformare i dati. Mentre si esegue ogni trasformazione, viene visualizzata aggiunta all'elenco in Query Impostazioni in Passaggi applicati

1. Selezionare la tabella Financials e scegliere Trasforma dati.

   

2. Selezionare la colonna Unità vendute . Nella scheda Trasforma selezionare Tipo di dati, quindi selezionare Numero intero. Scegliere Sostituisci corrente per modificare il tipo di colonna.

   I principali passaggi di pulizia dei dati che gli utenti spesso modificano i tipi di dati. In questo caso, le unità vendute sono in formato decimale. Non ha senso avere 0,2 o 0,5 di un'unità venduta, vero? Quindi, si modificherà questo valore in numero intero.

   

3. Selezionare la colonna Segment . Si vuole semplificare la visualizzazione dei segmenti nel grafico in un secondo momento, quindi formattiamo la colonna Segment. Nella scheda Trasforma selezionare Formato, quindi selezionare UPPERCA edizione Standard.

   

4. Si abbrevierà ora il nome della colonna da Month Name a Month. Fare doppio clic sulla colonna Month Name (Nome mese) e rinominare just Month (Mese).

   

5. Nella colonna Prodotto selezionare l'elenco a discesa e deselezionare la casella accanto a Montana.

   Sappiamo che il prodotto Montana è stato sospeso lo scorso mese, quindi vogliamo filtrare questi dati dal report per evitare confusione.

   

6. Si noterà che ogni trasformazione è stata aggiunta all'elenco in Query Impostazioni in Passaggi applicati.

   

7. Nella scheda Home selezionare Chiudi e applica. I dati sono quasi pronti per la creazione di un report.

   Il simbolo Sigma viene visualizzato nell'elenco Campi? Power BI ha rilevato che tali campi sono numerici. Power BI indica anche il campo data con un simbolo di calendario.

   

Credito aggiuntivo: scrivere un'espressione in DAX

La scrittura di misure e la creazione di tabelle nel linguaggio delle formule DAX è molto potente per la modellazione dei dati. Sono disponibili molte informazioni su DAX nella documentazione di Power BI. Per il momento, scrivere un'espressione di base e unire due tabelle.

1. Nella barra multifunzione Home selezionare Nuova misura.

   

2. Digitare questa espressione per aggiungere tutti i numeri nella colonna Unità vendute.

   Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])    
   

3. Selezionare il segno di spunta per il commit.

   

4. Selezionare ora la visualizzazione Dati a sinistra.

   

5. Nella barra multifunzione Home selezionare Nuova tabella.

   

6. Digitare questa espressione per generare una tabella Calendar di tutte le date comprese tra il 1° gennaio 2013 e il 31 dicembre 2014.

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))    
   

7. Selezionare il segno di spunta per il commit.

   

8. Selezionare ora Visualizzazione modello a sinistra.

   

9. Trascinare il campo Date dalla tabella financials al campo Date della tabella Calendar per unire le tabelle e creare una relazione tra di esse.

   

Creare il report

Dopo aver trasformato e caricato i dati, è possibile creare il report. Nel riquadro Campi a destra sono visualizzati i campi nel modello di dati creato.

Verrà ora compilato il report finale, un oggetto visivo alla volta.

Visual 1: Aggiungere un titolo

1. Nella barra multifunzione Inserisci selezionare Casella di testo. Digitare "Executive Summary – Finance Report".

2. Selezionare il testo digitato. Impostare Dimensione carattere su 20 e Grassetto.

   

3. Ridimensionare la casella in modo che si adatti a una riga.

Visual 2: Profit by Date

A questo scopo, si crea un grafico a linee per vedere quale mese e anno ha avuto il profitto più alto.

1. Dal riquadro Campi trascinare il campo Profit in un'area vuota nell'area di disegno report. Per impostazione predefinita, Power BI visualizza un istogramma con una colonna Profit.

2. Trascinare il campo Data nello stesso oggetto visivo. Se è stata creata una tabella Calendario in Credito aggiuntivo: creare una tabella in DAX in precedenza in questo articolo, trascinare invece il campo Data dalla tabella Calendario.

   Power BI aggiorna l'istogramma per mostrare i profitti dei due anni.

   

3. Nella sezione Campi del riquadro Visualizzazioni selezionare l'elenco a discesa nel valore dell'asse X. Modificare Data da Gerarchia data a Data.

   

   Power BI aggiorna l'istogramma per visualizzare i profitti per ogni mese.

   

4. Nel riquadro Visualizzazioni modificare il tipo di visualizzazione in Grafico a linee.

   

   Ora si può facilmente vedere che dicembre 2014 ha avuto il maggior profitto.

Visual 3: Profit by Country/Region

Creare una mappa per visualizzare il paese o l'area geografica con i profitti più elevati.

1. Dal riquadro Campi trascinare il campo Paese in un'area vuota nell'area di disegno del report per creare una mappa.

2. Trascinare il campo Profit sulla mappa.

   Power BI crea un oggetto visivo mappa con bolle che rappresentano il profitto relativo di ogni posizione.

   

   L'Europa sembra migliorare le prestazioni di America del Nord.

Visual 4: Vendite per prodotto e segmento

Creare un grafico a barre per determinare le aziende e i segmenti in cui investire.

1. Trascinare i due grafici creati per essere affiancati nella metà superiore dell'area di disegno. Salvare una stanza sul lato sinistro dell'area di disegno.

2. Selezionare un'area vuota nella metà inferiore dell'area di disegno del report.

3. Nel riquadro Campi selezionare i campi Vendite, Prodotto e Segmento .

   Power BI crea automaticamente un istogramma cluster.

4. Trascinare il grafico in modo che sia abbastanza ampio per riempire lo spazio sotto i due grafici superiori.

   

   Sembra che l'azienda continui a investire nelprodottooe e per i segmenti Small Business e Government.

Oggetto visivo 5: filtro dei dati Year

I filtri dei dati sono uno strumento utile per filtrare gli oggetti visivi in una pagina del report in base a una selezione specifica. In questo caso, è possibile creare due filtri dei dati diversi per limitare le prestazioni per ogni mese e anno. Un filtro dei dati usa il campo data nella tabella originale. L'altro usa la tabella data creata per "credito aggiuntivo" in precedenza in questa esercitazione.

Filtro dei dati data usando la tabella originale

1. Nel riquadro Campi selezionare il campo Data nella tabella Financials. Trascinarlo nell'area vuota a sinistra dell'area di disegno.

2. Nel riquadro Visualizzazioni scegliere Filtro dei dati.

   Power BI crea automaticamente un filtro dei dati di intervallo numerico.

   

3. È possibile trascinare le estremità da filtrare oppure selezionare la freccia nell'angolo superiore destro e modificarla in un tipo diverso di filtro dei dati.

Filtro dei dati data tramite la tabella DAX

1. Nel riquadro Campi selezionare il campo Data nella tabella Calendario. Trascinarlo nell'area vuota a sinistra dell'area di disegno.

2. Nel riquadro Visualizzazioni scegliere Filtro dei dati.

3. Nella sezione Campi del riquadro Visualizzazioni selezionare l'elenco a discesa campi. Rimuovi trimestre e giorno, quindi vengono lasciati solo anno e mese.

   

4. Espandere ogni anno e ridimensionare l'oggetto visivo, in modo che tutti i mesi siano visibili.

   

   Questo filtro dei dati verrà usato nel report completato.

Ora se il manager chiede di visualizzare solo i dati del 2013, è possibile usare il filtro dei dati per selezionare anni o mesi specifici di ogni anno.

Credito aggiuntivo: formattare il report

Se si desidera eseguire una formattazione chiara su questo report per aggiungere più lucidità, ecco alcuni semplici passaggi.

Tema

• Sulla barra multifunzione Visualizza modificare il tema in Executive.

  

Spruce up the visuals (Spruce up the visuals)

Apportare le modifiche seguenti nella scheda Formato nel riquadro Visualizzazioni.

1. Selezionare Visual 2. Nella sezione Titolo modificare il testo titolo in "Profit by Month and Year" (Profit by Month and Year) e Text size (Dimensioni testo) su 16 pt. Attiva/Disattiva ombreggiatura.

2. Selezionare Visual 3. Nella sezione Stili mappa impostare Tema su Scala di grigi. Nella sezione Titolo modificare le dimensioni del testo del titolo in 16 pt. Attiva/Disattiva ombreggiatura.

3. Selezionare Visual 4. Nella sezione Titolo modificare le dimensioni del testo del titolo in 16 pt. Attiva/Disattiva ombreggiatura.

4. Selezionare Visual 5. Nella sezione Controlli di selezione impostare l'opzione Mostra "Seleziona tutto" su Sì. Nella sezione Intestazione filtro dei dati aumentare le dimensioni del testo a 16 pt.

Aggiungere una forma di sfondo per il titolo

1. Nella barra multifunzione Inserisci selezionare Rettangolo forme>. Posizionarlo nella parte superiore della pagina e estenderlo in modo che sia la larghezza della pagina e l'altezza del titolo.

2. Nella sezione Struttura del riquadro Formato forma impostare Trasparenza su 100%.

3. Nella sezione Riempimento modificare Colore riempimento in Colore tema 5 #6B91C9 (blu).

   

4. Nella scheda Formato selezionare Invia all'indietro >Invia indietro.

5. Selezionare il testo in Visual 1, il titolo e modificare il colore del carattere in Bianco.

Aggiungere una forma di sfondo per gli oggetti visivi 2 e 3

1. Nella barra multifunzione Inserisci selezionare Rettangolo forme>e estenderlo in modo che sia la larghezza e l'altezza degli oggetti visivi 2 e 3.
2. Nella sezione Struttura del riquadro Formato forma impostare Trasparenza su 100%.
3. Nella sezione Riempimento impostare il colore su Bianco, 10% più scuro.
4. Nella scheda Formato selezionare Invia all'indietro >Invia indietro.

Report completato

Ecco come apparirà il report completo finale:

In sintesi, questo report risponde alle domande principali del manager:

• Quale mese e anno hanno avuto il maggior profitto?

  Dicembre 2014

• In quale paese/area geografica l'azienda ha ottenuto il maggior successo?

  In Europa, in particolare Francia e Germania.

• Quale prodotto e segmento deve continuare a investire l'azienda?

  L'azienda dovrebbe continuare a investire nel prodotto Dio e raggiungere i segmenti Small Business e Government.

Salvataggio del report

• Scegliere Save (Salva) dal menu File.

Pubblicare nel servizio Power BI da condividere

Per condividere il report con il manager e i colleghi, pubblicarlo nel servizio Power BI. Quando si condivide con i colleghi che hanno un account Power BI, possono interagire con il report, ma non possono salvare le modifiche.

1. In Power BI Desktop selezionare Pubblica sulla barra multifunzione Home .

   Potrebbe essere necessario accedere al servizio Power BI. Se non si ha ancora un account, è possibile iscriversi per ottenere una versione di valutazione gratuita.

2. Selezionare una destinazione, ad esempio Area di lavoro personale, nella servizio Power BI >Seleziona.

3. Selezionare Apri "nome-file" in Power BI.

   

   Il report completato viene aperto nel browser.

   

4. Selezionare Condividi nella parte superiore del report per condividere il report con altri utenti.

   

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