Informazioni sulle migrazioni di Power BI dei clienti

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Questo articolo, che conclude la serie sulla migrazione a Power BI, condivide le lezioni chiave apprese da due clienti che hanno eseguito correttamente la migrazione a Power BI.

Società internazionale di beni di consumo

Una società internazionale di beni di consumo, che vende centinaia di prodotti, ha preso la decisione nel 2017 di perseguire una strategia cloud-first. Uno dei fattori principali per la selezione di Power BI come piattaforma di business intelligence (BI) è la profonda integrazione con Azure e Microsoft 365.

Eseguire una migrazione in più fasi

Nel 2017, l'azienda ha iniziato a usare Power BI. L'obiettivo iniziale dell'organizzazione era quello di introdurre Power BI come strumento di business intelligence aggiuntivo. La decisione ha fornito autori di contenuti, consumer e IT con il tempo necessario per adattarsi ai nuovi modi di distribuire bi. Ha anche consentito loro di sviluppare competenze in Power BI.

Durante la seconda metà del 2018, è stato fatto un annuncio formale dichiarando che Power BI è stato lo strumento bi approvato per l'organizzazione. Di conseguenza, tutte le nuove attività di sviluppo bi devono essere eseguite in Power BI. La disponibilità di Power BI Premium era un fattore chiave per prendere questa decisione. In questo momento, l'organizzazione sconsigliava l'uso della piattaforma BI precedente e la pianificazione della transizione è iniziata.

Verso la fine del 2019, il lavoro ha iniziato a eseguire la migrazione del contenuto esistente dalla piattaforma BI legacy a Power BI. Alcuni early adopter hanno eseguito rapidamente la migrazione del contenuto. Ciò ha contribuito a creare ancora più slancio con Power BI intorno all'organizzazione. Alla fine del 2020, ai proprietari del contenuto e agli autori è stato quindi chiesto di iniziare la preparazione per la migrazione completa a Power BI. L'organizzazione deve ancora affrontare sfide legate a competenze, tempo e finanziamenti, anche se nessuna delle sfide è correlata alla piattaforma tecnologica stessa.

Importante

Power BI è già diventato efficace e radicato all'interno dell'organizzazione prima che le business unit siano state invitate a subire un impegno formale di migrazione lontano dalla precedente piattaforma BI.

Preparare la gestione di risposte variabili

In questa grande organizzazione decentralizzata, c'erano diversi livelli di receptiveness e disponibilità a passare a Power BI. Oltre alle preoccupazioni relative al tempo e al budget, c'erano personale che aveva effettuato investimenti significativi nella creazione delle proprie competenze nella precedente piattaforma BI. Quindi, l'annuncio sulla standardizzazione in Power BI non è stato accolto da tutti. Poiché ogni business unit ha un proprio budget, le singole business unit potrebbero sfidare decisioni come questa. Man mano che le decisioni degli strumenti IT sono state prese centralmente, ciò ha comportato alcune sfide per il responsabile esecutivo e i leader bi da gestire.

Importante

La comunicazione con i team di leadership in tutte le business unit è stata fondamentale per garantire che tutti abbiano compreso i vantaggi aziendali di alto livello della standardizzazione in Power BI. Una comunicazione efficace è diventata ancora più essenziale man mano che la migrazione è in corso e la data di rimozione delle autorizzazioni della piattaforma BI legacy si è avvicinata.

Concentrarsi sull'immagine più grande

L'azienda ha rilevato che, mentre alcuni report migrati potrebbero replicare attentamente la progettazione originale, non tutti i singoli report potrebbero essere replicati fedelmente in Power BI. Anche se deve essere previsto, poiché tutte le piattaforme bi sono diverse. Ha portato alla luce che era necessaria una mentalità di progettazione diversa.

Sono state fornite indicazioni agli autori di contenuti: concentrarsi sulla creazione di report adatti per scopi in Power BI, anziché tentare una replica esatta del report legacy. Per questo motivo, gli esperti in materia devono essere attivamente disponibili durante il processo di migrazione per la consultazione e la convalida. Sono stati compiuti sforzi per prendere in considerazione lo scopo della progettazione del report e migliorarlo quando appropriato.

Importante

In alcuni casi l'approccio migliore consiste nell'adottare miglioramenti durante la migrazione. In altri casi, la scelta migliore consiste nel fornire esattamente lo stesso valore di prima, senza miglioramenti significativi, in modo da non compromettere la sequenza temporale della migrazione.

Valutare con cautela le priorità

Un'analisi della piattaforma BI precedente è stata condotta per comprendere appieno l'utilizzo. La piattaforma BI precedente aveva migliaia di report pubblicati, di cui circa la metà era stato eseguito l'accesso nell'anno precedente. Tale numero potrebbe essere ridotto nuovamente a metà quando si valutano i report ritenuti significativi per offrire un valore significativo all'organizzazione. Tali report sono stati classificati in ordine di priorità per la migrazione.

Importante

È molto facile sovrastimare quanto sia critico effettivamente un report. Per i report che non vengono usati di frequente, valutare se è possibile rimuovere completamente le autorizzazioni. A volte, la cosa più economica e più semplice da fare è nulla.

Valutare con cautela la complessità

Dei primi report con priorità, le stime temporali sono state compilate in base ai livelli di lavoro stimati: semplice, medio o complesso. Anche se sembra un processo relativamente semplice, non aspettarsi che le stime temporali siano accurate su base individuale. Si potrebbe trovare una stima può essere selvaggiamente imprecisa. Ad esempio, l'azienda ha avuto un report che ha ritenuto estremamente complesso. Ha ricevuto una stima di conversione di 50 giorni dai consulenti. Tuttavia, il report riprogettato in Power BI è stato completato in circa 50 ore.

Importante

Sebbene le stime temporali siano spesso necessarie per ottenere finanziamenti e assegnazioni di personale, sono probabilmente più importanti nell'aggregazione.

Decidere come viene gestita la gestione delle modifiche

Con un volume così elevato di asset bi, la gestione delle modifiche per i report di proprietà dell'azienda rappresentava una sfida. I report gestiti dall'IT sono stati gestiti in base alle procedure standard di gestione delle modifiche. Tuttavia, a causa del volume elevato, il cambiamento centrale per i contenuti di proprietà dell'azienda non è stato possibile.

Importante

Un'ulteriore responsabilità spetta alle business unit quando è poco pratico gestire il cambiamento da un unico team centrale.

Creare una community interna

L'azienda ha istituito un Centro di eccellenza (COE) per fornire corsi e risorse di formazione interni. Il COE funge anche da gruppo di consulenza interno pronto per assistere gli autori di contenuti con problemi tecnici, risoluzione di ostacoli e indicazioni sulle procedure consigliate.

C'è anche una community interna di Power BI, che è stata un enorme successo che conta oltre 1.600 membri. La community è gestita in Yammer. I membri possono porre domande internamente pertinenti e ricevere risposte in conformità alle procedure consigliate e incorniciate all'interno dei vincoli dell'organizzazione. Questo tipo di interazione da utente a utente riduce gran parte del carico di supporto del COE. Tuttavia, il COE monitora le domande e le risposte e viene coinvolto nelle conversazioni quando appropriato.

Un'estensione della community interna è la nuova rete di esperti di Power BI. Include un numero ridotto di campioni di Power BI pre-selezionati dall'interno dell'organizzazione. Sono professionisti di Power BI altamente qualificati dalle business unit, che sono campioni entusiasti e che vogliono risolvere attivamente le sfide all'interno dell'azienda. I membri della rete di esperti di Power BI devono rispettare le procedure consigliate e le linee guida stabilite dal COE e aiutare la community di Power BI interna più ampia a comprenderli e implementarli. Anche se la rete di esperti di Power BI collabora con il COE e può ricevere formazione dedicata, gli esperti di Power BI operano indipendentemente dal COE. Ogni esperto di Power BI può definire i parametri per il loro funzionamento, tenendo presente che hanno altre responsabilità e priorità nel loro ruolo ufficiale.

Importante

Avere un ambito ben definito per ciò che il COE fa, ad esempio: adozione, governance, linee guida, procedure consigliate, formazione, supporto e forse anche sviluppo pratico. Anche se un COE è incredibilmente prezioso, misurare il ritorno sugli investimenti può essere difficile.

Monitorare lo stato di avanzamento e il completamento della migrazione

Gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) vengono monitorati continuamente durante la migrazione a Power BI. Consentono all'azienda di comprendere le tendenze per le metriche, ad esempio il numero di visite ai report, il numero di report attivi e gli utenti distinti al mese. L'aumento dell'utilizzo di Power BI viene misurato insieme alla riduzione dell'utilizzo della piattaforma BI precedente, con l'obiettivo di raggiungere una relazione inversa. Le destinazioni vengono aggiornate ogni mese per adattarsi alle modifiche. Se l'utilizzo non avviene al ritmo desiderato, i colli di bottiglia vengono identificati in modo da poter eseguire azioni appropriate.

Importante

Creare una scorecard di migrazione con business intelligence praticabile per monitorare il successo del lavoro di migrazione.

Grande azienda di trasporti e logistica

Un'azienda di trasporti e logistica di grandi America del Nord n sta investendo attivamente nella modernizzazione dell'infrastruttura dati e dei sistemi analitici.

Consentire un periodo di crescita graduale

L'azienda ha iniziato a usare Power BI nel 2018. A metà del 2019, Power BI è diventata la piattaforma preferita per tutti i nuovi casi d'uso di BI. Successivamente, nel 2020, l'azienda si è concentrata sull'eliminazione graduale della piattaforma BI esistente, oltre a un'ampia gamma di soluzioni bi sviluppate ASP.NET personalizzate.

Importante

Power BI aveva molti utenti attivi nell'organizzazione prima di iniziare la fase di uscita dalla piattaforma e dalle soluzioni bi legacy.

Bilanciare i gruppi centralizzati e distribuiti

Nell'azienda sono disponibili due tipi di team di business intelligence: un team di business intelligence centrale e gruppi di analisi distribuiti in tutta l'organizzazione. Il team di business intelligence centrale ha la responsabilità di avere la proprietà di Power BI come piattaforma, ma non possiede alcun contenuto. In questo modo, il team di business intelligence centrale è un hub di abilitazione tecnico che supporta i gruppi di analisi distribuiti.

Ognuno dei gruppi di analisi è dedicato a una business unit specifica o a una funzione di servizi condivisi. Un piccolo gruppo potrebbe contenere un singolo analista, mentre un gruppo più grande potrebbe avere 10-15 analisti.

Importante

I gruppi di analisi distribuiti comprendono esperti in materia che hanno familiarità con le esigenze aziendali quotidiane. Questa separazione consente al team di BI centrale di concentrarsi principalmente sull'abilitazione tecnica e sul supporto dei servizi e degli strumenti bi.

Concentrarsi sulla riutilizzabilità del modello semantico

L'uso di soluzioni di business intelligence personalizzate ASP.NET è stato un ostacolo allo sviluppo di nuove soluzioni di business intelligence. Il set di competenze richiesto significava che il numero di autori di contenuti self-service era ridotto. Poiché Power BI è uno strumento molto più avvicinabile, appositamente progettato per la BI self-service, si estende rapidamente in tutta l'organizzazione dopo il rilascio.

L'emancipazione degli analisti dei dati all'interno dell'azienda ha portato a risultati positivi immediati. Tuttavia, lo stato attivo iniziale con lo sviluppo di Power BI era sulla visualizzazione. Anche se ha portato a soluzioni di business intelligence preziose, questo obiettivo ha portato a un numero elevato di file di Power BI Desktop, ognuno con una relazione uno-a-uno tra il report e il relativo modello semantico (noto in precedenza come set di dati). Ha comportato molti modelli semantici e la duplicazione dei dati e della logica di business. Per ridurre la duplicazione di dati, logica e lavoro, l'azienda ha fornito formazione e fornito supporto agli autori di contenuti.

Importante

Includere informazioni sull'importanza del riutilizzo dei dati nelle attività di training interne. Affrontare concetti importanti non appena è pratico.

Testare l'accesso ai dati in più modi

La piattaforma del data warehouse aziendale è DB2. In base alla progettazione corrente del data warehouse, l'azienda ha scoperto che i modelli DirectQuery, anziché i modelli di importazione, hanno funzionato al meglio per i requisiti.

Importante

Eseguire un modello di verifica tecnico per valutare la modalità di archiviazione del modello ottimale. Inoltre, insegnare ai modelli di dati le modalità di archiviazione del modello e come possono scegliere una modalità appropriata per il progetto.

Informare gli autori sulle licenze Premium

Poiché è stato più semplice iniziare a usare Power BI (rispetto alla piattaforma bi legacy), molti dei primi utenti erano persone che non avevano una licenza per lo strumento di business intelligence precedente. Come previsto, il numero di autori di contenuti è cresciuto notevolmente. Questi autori di contenuti volevano comprensibilmente condividere il contenuto con altri utenti, con conseguente necessità continua di licenze aggiuntive di Power BI Pro.

L'azienda ha effettuato un grande investimento nelle aree di lavoro Premium, in particolare per distribuire il contenuto di Power BI a molti utenti con licenze gratuite di Fabric. Il team di supporto collabora con gli autori di contenuti per assicurarsi che usino aree di lavoro Premium quando appropriato. Evita inutilmente di allocare licenze di Power BI Pro quando un utente deve usare solo il contenuto.

Importante

Spesso si verificano domande sulle licenze. Prepararsi a educare e aiutare gli autori di contenuti a risolvere le domande sulle licenze. Verificare che le richieste utente per le licenze di Power BI Pro siano giustificate.

Importante

A volte questo articolo si riferisce a Power BI Premium o alle relative sottoscrizioni di capacità (SKU P). Tenere presente che Microsoft sta attualmente consolidando le opzioni di acquisto e ritirando gli SKU di Power BI Premium per capacità. I clienti nuovi ed esistenti devono invece prendere in considerazione l'acquisto di sottoscrizioni della capacità di Fabric (SKU F).

Per altre informazioni, vedere Aggiornamenti importanti in arrivo per le licenze di Power BI Premium e Domande frequenti su Power BI Premium.

Informazioni sui gateway dati

All'inizio, l'azienda aveva molti gateway personali. L'uso di un cluster gateway dati locale sposta le attività di gestione al team bi centrale, che consente alla community degli autori di contenuti di concentrarsi sulla produzione di contenuti. Il team di business intelligence centrale ha collaborato con la community degli utenti di Power BI interna per ridurre il numero di gateway personali.

Importante

Pianificare la creazione e la gestione di gateway dati locali. Decidere chi è autorizzato a installare e usare un gateway personale e applicarlo con i criteri del gateway. Per altre informazioni, vedere Gestire i gateway.

Formalizzare il piano di supporto

Man mano che l'adozione di Power BI è cresciuta all'interno dell'organizzazione, l'azienda ha scoperto che un approccio di supporto multilivello ha funzionato correttamente:

  • Livello 1: intra-team: Persone imparare da e insegnare, l'uno dall'altro su base giornaliera.
  • Livello 2: community di Power BI: Persone porre domande alla community interna di Teams per imparare tra loro e comunicare informazioni importanti.
  • Livello 3: team di BUSINESS centrale e COE: Persone inviare richieste di assistenza tramite posta elettronica. Le sessioni orarie di Office vengono tenute due volte alla settimana per discutere collettivamente i problemi e condividere idee.

Importante

Anche se i primi due livelli sono meno formali, sono ugualmente importanti come il terzo livello di supporto. Gli utenti esperti tendono a basarsi principalmente su persone che conoscono, mentre gli utenti più recenti (o quelli che sono i singoli analisti di dati per una business unit o un servizio condiviso) tendono a basarsi maggiormente sul supporto formale.

Investire nella formazione e nella governance

Nell'ultimo anno, l'azienda ha migliorato le sue offerte di formazione interne e ha migliorato il programma di governance dei dati. Il comitato di governance include i membri chiave di ognuno dei gruppi di analisi distribuiti, oltre al COE.

Sono ora disponibili sei corsi interni di Power BI nel catalogo interno. Il dashboard in un corso di giornata rimane un corso popolare per principianti. Per aiutare gli utenti ad approfondire le proprie competenze, offrono una serie di tre corsi di Power BI e due corsi DAX.

Una delle decisioni di governance dei dati più importanti correlate alla gestione delle capacità Premium. L'azienda ha scelto di allineare la propria capacità con le principali aree di analisi nelle business unit e nei servizi condivisi. Pertanto, se esistono inefficienze, l'impatto viene sentito solo all'interno di tale area e gli amministratori della capacità decentralizzata sono autorizzati a gestire la capacità nel modo desiderato.

Importante

Prestare attenzione al modo in cui vengono usate le capacità Premium e alla modalità di assegnazione delle aree di lavoro.

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Altre risorse utili includono:

I partner Power BI esperti sono disponibili per aiutare l'organizzazione a eseguire correttamente il processo di migrazione. Per coinvolgere un partner Power BI, visitare il portale per i partner Power BI.