Esportare i dati usati per creare una visualizzazione

SI APPLICA A: Power BI Desktop Servizio Power BI

Per visualizzare i dati usati per creare un oggetto visivo, è possibile visualizzare i dati in Power BI o esportarli in Excel. Questo articolo illustra l’esportazione in Excel. I dati possono essere esportati in Excel da un riquadro del dashboard di Power BI e da un oggetto visivo del report.

Importante

Non tutti i dati possono essere visualizzati o esportati da tutti gli utenti. Quando si creano dashboard e report, sono disponibili misure di sicurezza adottate da amministratori e progettisti di report. Alcuni dati sono limitati, nascosti o riservati e non possono essere visualizzati o esportati senza autorizzazioni speciali. Se si è un designer o un amministratore, selezionare la scheda Controlli di amministrazione e progettazione per l'esportazione.

Utenti autorizzati a esportare i dati

Se si hanno le autorizzazioni appropriate, è possibile visualizzare ed esportare i dati usati da Power BI per creare una visualizzazione.

Se non si hanno le autorizzazioni per i dati, non è possibile esportare o aprire il file in Excel. Spesso i dati sono riservati o limitati a utenti specifici. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione considerazioni e limitazioni alla fine di questo documento. Se si lavora nel servizio Power BI, è possibile contattare l'amministratore di Power BI oppure cercare le informazioni di contatto per il proprietario del dashboard per richiedere le autorizzazioni di esportazione. Per trovare il proprietario, selezionare l'elenco a discesa accanto al titolo del report.

I dati vengono protetti quando vengono esportati da Power BI

I proprietari dei report possono classificare ed etichettare i report usando le etichette di riservatezza di Microsoft Purview Information Protection. Se per le etichetta di riservatezza sono previste impostazioni di protezione, Power BI applica queste impostazioni di protezione durante l’esportazione dei dati del report in file Excel, PowerPoint o PDF. I file protetti possono essere aperti solo dagli utenti autorizzati.

Gli amministratori di Power BI e della sicurezza possono usare Microsoft Defender for Cloud Apps per monitorare l'accesso e l'attività degli utenti, eseguire analisi dei rischi in tempo reale e impostare controlli specifici delle etichette. Ad esempio, le organizzazioni possono usare Microsoft Defender for Cloud Apps per configurare un criterio che impedisca agli utenti di scaricare dati sensibili da Power BI su dispositivi non gestiti.

Esportare dati da un dashboard di Power BI

1. Aprire un dashboard nel servizio Power BI e selezionare un riquadro con un oggetto visivo.

2. Nell'angolo superiore destro del riquadro, aprire l'elenco a discesa Altre opzioni (...) e selezionare Esporta in .csv.

   

3. Se il riquadro è stato aggiunto da un report con un'etichetta di riservatezza, viene visualizzato questo avviso. Valutare la riservatezza del contenuto prima di decidere se eseguire o meno l’esportazione. Per esportare dati con un'etichetta di riservatezza, aprire la pagina del report contenente l'oggetto visivo originale ed esportare i dati da questa posizione.

   

4. Power BI esporta i dati in un file con estensione csv. Se la visualizzazione è stata filtrata, viene filtrata anche l'esportazione .csv. Il browser richiede di salvare o aprire il file. Per impostazione predefinita, l'esportazione viene salvata nella cartella Download locale.

5. Aprire il file .csv in Excel.

   

Esportare dati da un report

Power BI Desktop

L'esportazione di dati da un oggetto visivo report in Power BI Desktop è semplice. Quando si esportano dati, Power BI crea un file .csv contenente i dati.

1. Selezionare l'oggetto visivo, quindi selezionare Altre opzioni (...)>Esporta dati.
2. Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare un percorso per il file .csv e modificarne il nome, se necessario.
3. Seleziona Salva.

Servizio Power BI

Sono disponibili molte altre opzioni per l'esportazione di dati da un oggetto visivo report nel servizio Power BI. Per illustrare le diverse opzioni, creare un istogramma in pila che includa:

• Una gerarchia costituita da Paese/Area geografica e Città. Con questa gerarchia, è possibile eseguire il drill-down da Paese/area geografica a Città ed eseguire nuovamente il backup.
• Filtro per Città.
• Aggregazione per percentuale sconto (il conteggio è stato modificato in media).

A questo punto, si è pronti per provare due diverse opzioni per l'esportazione dei dati. Selezionare Altre opzioni (...) nell'angolo superiore destro dell'oggetto visivo e quindi scegliere Esporta dati.

Power BI offre la possibilità di esportare dati riepilogati o dati sottostanti. Poiché la visualizzazione ha un'aggregazione (il conteggio è stato modificato in media), sono disponibili due opzioni:

• Riepilogo dati
• Dati sottostanti

Esportare dati riepilogati

Selezionare l'opzione Riepilogo dati se si vogliono esportare i dati di ciò che viene visualizzato nell'oggetto visivo. Questo tipo di esportazione mostra solo i dati (colonne e misure) usati per creare l'oggetto visivo. Poiché questo oggetto visivo ha una gerarchia, l'esportazione contiene dati aggregati per la gerarchia completa. Pertanto, anche se la visualizzazione corrente del grafico mostra due colonne (due paesi/aree), i dati riepilogati mostrano quattro righe, una per ogni Città nella gerarchia.

Se l'oggetto visivo ha applicato filtri, vengono filtrati anche i dati da esportare. Se l'oggetto visivo dispone di aggregazioni (somma, media e così via), anche l’esportazione sarà aggregata.

Selezionare il formato file per l'esportazione. Sono disponibili tre opzioni. Le prime due supportano le etichette di riservatezza. La terza opzione, l'esportazione in .csv, non supporta le etichette di riservatezza.

• File di Excel .xlsx con connessioni dinamiche (fino a un massimo di 500.000 righe)
• File di Excel .xlsx (fino a un massimo di 150.000 righe)
• File .csv (fino a un massimo di 30.000 righe)

Per altre informazioni sulle aggregazioni, vedere Aggregazioni in Power BI.

Nota

In Power BI Desktop è possibile esportare solo i dati riepilogati come file .csv. Quando si seleziona Esporta, il browser richiede di salvare il file. Una volta salvato, aprire il file in Excel. Se si usa l'app Power BI in Microsoft Teams, è possibile che non si ricevano le stesse richieste. Il file esportato viene salvato nella cartella Download locale o in una cartella specificata.

In questo esempio, l'esportazione di Excel mostra un totale per ogni città. Poiché è stata filtrata, la città di Atlanta non è inclusa nei risultati. La prima riga del foglio di calcolo mostra i filtri usati da Power BI per l'estrazione dei dati.

• Vengono esportati tutti i dati usati dalla gerarchia, non solo quelli usati per il livello drill attuale per l'oggetto visivo. Ad esempio, non è stato ancora eseguito il drill-down a livello di città, ma l'esportazione include dati sulla città, nonché dati relativi al paese o all'area geografica.

• I dati esportati vengono aggregati. Si ottiene una percentuale totale, una riga, per ogni città.

• Poiché sono stati applicati filtri alla visualizzazione, i dati esportati vengono esportati come filtrati. Notare che la prima riga mostra Filtri applicati: Città non è Atlanta, GA.

Esporta dati sottostanti

Selezionare questa opzione se si vogliono visualizzare i dati nell'oggetto visivo e altri dati del modello semantico (vedere il grafico più avanti in questo articolo per informazioni dettagliate). Se la visualizzazione contiene un'aggregazione, se si seleziona Dati sottostanti l'aggregazione viene rimossa. In questo esempio, l'esportazione di Excel mostra una riga per ogni singola riga Città nel modello semantico e la percentuale di sconto per la specifica voce. Power BI rende flat i dati, non li aggrega.

Per alcuni dati, l’opzione sottostante è disabilitata. Potrebbero essere necessarie autorizzazioni di compilazione per visualizzare più dati di quelli attualmente mostrati nell'oggetto visivo (dati sottostanti). Queste autorizzazioni proteggono i dati dalla visualizzazione, dal riutilizzo o dalla condivisione inappropriata con chiunque non rientri tra i destinatari previsti.

Quando si seleziona Esporta, il browser richiede di salvare il file. Una volta salvato, aprire il file in Excel. Se si usa l'app Power BI in Microsoft Teams, è possibile che non si ricevano le stesse richieste. Il file esportato viene salvato nella cartella Download locale o in una cartella specificata.

• Questo screenshot mostra solo una piccola parte del file di Excel, che contiene più di 100.000 righe.

• Vengono esportati tutti i dati usati dalla gerarchia, non solo quelli usati per il livello drill attuale per l'oggetto visivo. Ad esempio, non è stato ancora eseguito il drill-down a livello di città, ma l'esportazione include sia i dati di città che di paese/area geografica.

• Poiché sono stati applicati filtri all'oggetto visivo, i dati esportati vengono esportati come filtrati. Notare che la prima riga mostra Filtri applicati: Città non è Atlanta, GA. Notare che in alcuni casi specifici la prima riga potrebbe mostrare un filtro che non viene applicato nei dati seguenti. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione che segue.

Esportare i dettagli dei dati sottostanti

I dati visualizzati quando si seleziona Dati sottostanti possono variare. Per comprendere questi dettagli può essere necessario richiedere l'aiuto dell'amministratore o del reparto IT. In Power BI Desktop o nel servizio Power BI, nella visualizzazione report, una misura viene mostrata nell'elenco Campi con un'icona della calcolatrice. . Le misure possono essere create in Power BI Desktop.

L'oggetto visivo contiene	Elementi visualizzati nell'esportazione
Aggregazioni	la prima aggregazione e i dati non nascosti dell'intera tabella per tale aggregazione
Aggregazioni	dati correlati: se l'oggetto visivo usa dati da altre tabelle di dati correlate alla tabella di dati che contiene l'aggregazione (purché tale relazione sia *: 1 o 1:1)
Misure	Tutte le misure dell'oggetto visivo e tutte le misure di qualsiasi tabella di dati che contenga una misura usata nell'oggetto visivo
Misure	Tutti i dati non nascosti delle tabelle contenenti la misura (purché la relazione sia *:1 o 1:1)
Solo misure	Tutte le colonne non nascoste di tutte le tabelle correlate (per espandere la misura)
Solo misure	I dati di riepilogo per tutte le righe duplicate per le misure del modello

Importante

L'esportazione dei dati sottostanti non include colonne datetime/varianti o colonne numeriche se è presente un'aggregazione.

Controlli amministratore e designer per l'esportazione

I progettisti di report di Power BI controllano i tipi di opzioni per l'esportazione dei dati che sono disponibili per i consumer. Scegliere tra:

• Consentire agli utenti finali di esportare i dati di riepilogo dal servizio Power BI o da Server di report di Power BI.

• Consentire agli utenti finali di esportare sia i dati di riepilogo che i dati sottostanti dal servizio o da Server di report.

• Non consentire agli utenti finali di esportare dati dal servizio o da Server di report.

  Importante

  Si consiglia ai progettisti di report di ricontrollare i report esistenti e reimpostare manualmente l'opzione di esportazione in base alle esigenze.

Per impostare queste opzioni:

1. Iniziare con Power BI Desktop.

2. Nell'angolo superiore sinistro selezionare File>Opzioni e impostazioni>Opzioni.

3. In FILE CORRENTE selezionare Impostazioni report.

   

4. Effettuare una selezione nella sezione Esporta dati.

È anche possibile aggiornare questa impostazione nel servizio Power BI.

È importante notare che se le impostazioni del portale di amministrazione di Power BI sono in conflitto con le impostazioni del report per l'esportazione dei dati, le impostazioni di amministrazione sostituiscono quelle di esportazione dei dati.

Considerazioni e limitazioni

Queste considerazioni e limitazioni si applicano a Power BI Desktop e al servizio Power BI, inclusi Power BI Pro e Premium.

Esistono molte considerazioni relative all'esportazione in Excel. L'esportazione è una di quelle funzionalità che i designer di report e gli amministratori di Power BI possono disabilitare per utenti singoli o anche per un'intera organizzazione. La disabilitano per assicurarsi che i dati privati non siano esposti al pubblico sbagliato.

Se non è possibile usare questa funzionalità, contattare il proprietario del report e l'amministratore. Loro possono spiegare perché non sia possibile esportare dati da un particolare oggetto visivo o da tutti gli oggetti visivi. Potrebbe darsi che questa funzionalità sia disabilitata appositamente e forse possono abilitarla. In altri casi, potrebbe esserci un motivo particolare per cui un'esportazione non funziona. La ragione potrebbe essere correlata ad autorizzazioni, contenuto dei dati, tipo di dati, tipo di oggetto visivo, come la finestra di progettazione ha denominato i campi e altro ancora. Quando si contatta il proprietario o l'amministratore del report, fare riferimento a questi articoli: Impostazioni tenant amministratore, Sicurezza a livello di riga e Protezione dei dati.

• Quando si esportano dati in Excel, la velocità di download della cartella di lavoro generata può variare a seconda della larghezza di banda di rete.

• Il numero massimo di righe che Power BI Desktop e il servizio Power BI possono esportare in un file con estensione csv è 30.000.

• Il numero massimo di righe che le applicazioni possono esportare in un file xlsx è 150.000. Il numero effettivo può essere inferiore a 150.000 a seconda dei limiti di query e dei tipi di oggetto visivo.

  Per l'esportazione da oggetti visivi matrice usando Dati con layout corrente, il limite di esportazione è 150.000 intersezioni dati. Per un oggetto visivo tabella, ogni riga ha un'intersezione dati. Per un oggetto visivo matrice, ogni riga può avere 1 o piùintersezionidati, pertanto il numero di righe esportate può essere inferiore a 150.000. (Ad esempio, se un oggetto visivo matrice ha tre intersezioni di dati per riga, il numero massimo di righe è 150.000 / 3 = 50.000 righe.) Messaggio "I dati esportati hanno superato il volume consentito. Alcuni dati potrebbero essere stati omessi.” è aggiunto al piè di pagina del file di Excel quando il limite viene raggiunto. Per evitare questo scenario, è consigliabile limitare le dimensioni dei dati o filtrarli.

• L'esportazione con Dati sottostanti non funziona se:

  • La versione è anteriore al 2016.

  • Le tabelle nel modello non hanno una chiave univoca.

  • Un amministratore o un progettista di report ha disabilitato questa funzionalità.

  • si abilita l'opzione Mostra elementi senza dati per la visualizzazione che Power BI sta esportando.

• Per l'esportazione da oggetti visivi matrice tramite Dati con layout corrente, considerare quanto segue.

  • Matrici con colonne e/o valori ma non righe vengono esportate con righe e/o valori ma non colonne.

  • Matrici con una sola riga e/o valori ma non colonne vengono esportate come tabella (nessun separatore di bordo destro).

  • Se l'opzione di formattazione Passa valori a righe è impostata su "On" in Power BI per un oggetto visivo tabella o matrice, il formato visivo non viene mantenuto quando i dati vengono esportati in Excel

  • Se l'interruttore subtotali riga è impostato su "Off" in Power BI Desktop per un oggetto visivo matrice, ma l'oggetto visivo matrice ha sezioni compresse e espanse, i dati esportati contengono subtotali per le righe. Per risolvere questo problema, usare i comandi Expand | Tutti del menu di scelta rapida dell'oggetto visivo.

• Quando si usa DirectQuery, la quantità massima di dati che Power BI può esportare è di 16 MB di dati non compressi. Tra i risultati imprevisti può verificarsi il caso in cui l'esportazione è inferiore al numero massimo di righe, ossia 150.000. Questo risultato può verificarsi se:

  • Sono presenti troppe colonne. Provare a ridurre il numero di colonne ed eseguire di nuovo l'esportazione.

  • Alcuni dati sono difficili da comprimere.

  • Sono in gioco altri fattori che aumentano la dimensione del file e riducono il numero di righe che può esportare Power BI.

• Se la visualizzazione usa dati provenienti da più tabelle di dati e non esiste alcuna relazione attiva per le tabelle nel modello di dati, Power BI esporta solo i dati per la prima tabella.

• La granularità dei dati esportati in Excel usando le opzioni Dati con layout corrente e Dati riepilogati è identica e l'unica differenza tra le opzioni è la forma dei dati in Excel. Ad esempio, in un oggetto visivo matrice, i Dati con layout corrente mantengono la forma dell'oggetto visivo come illustrato in Power BI quando i dati vengono esportati in Excel mentre l'opzione Dati riepilogati esporta gli stessi dati, ma come tabella flat di righe e colonne.

• Quando si esportano dati data/ora da Power BI, il formato data/ora viene modificato in modo che corrisponda al formato data/ora del computer locale. Si supponga, ad esempio, che il Report Designer abbia formattato data/ora come DDMMYYYY, ovvero il formato di area predefinito per le impostazioni locali. Quando si apre il report nel computer e si esportano i dati in Excel, data/ora viene visualizzato come MMDDYY, ovvero il formato data/ora di area predefinito.

• Gli oggetti visivi personalizzati di Power BI e gli oggetti visivi R non sono attualmente supportati.

• In Power BI è possibile rinominare un campo (colonna) facendo doppio clic sul campo e digitando un nuovo nome. Power BI fa riferimento al nuovo nome come un alias. Anche se un report di Power BI può contenere nomi di campi duplicati, Excel non consente i duplicati. Pertanto, quando Power BI esporta i dati in Excel, gli alias dei campi vengono reimpostati sui nomi di campo (colonna) originali.

• Se nel file con estensione csv sono presenti caratteri Unicode, il testo in Excel potrebbe non essere visualizzato correttamente. Esempi di caratteri Unicode sono i simboli di valuta e le parole straniere. È possibile aprire il file nel Blocco note e il formato Unicode viene mostrato correttamente. Se si vuole aprire il file in Excel, come soluzione alternativa è possibile importare il file con estensione csv. Per importare il file in Excel:

  1. Aprire Excel.

  2. Passare alla scheda Dati.

  3. Selezionare Carica dati esterni>Da testo.

  4. Passare alla cartella locale in cui è archiviato il file e selezionare il file con estensione csv.

• Quando si esegue l'esportazione in .csv, alcuni caratteri vengono preceduti da un carattere di escape ' iniziale per impedire l'esecuzione di script all'apertura in Excel. Ciò si verifica quando:

  • La colonna è definita con il tipo "testo" nel modello di dati, e
  • Il primo carattere del testo è uno dei seguenti: =, @, +, -

• Gli amministratori di Power BI possono disabilitare l'esportazione dei dati.

• Se a una misura viene applicata una stringa di formato dinamico, i dati esportati non mantengono questa formattazione in Excel. Inoltre, la formattazione specifica dell'oggetto visivo, ad esempio la percentuale del totale complessivo per una misura, non viene mantenuta in Excel.

• Quando si usa incorpora per i clienti, l'esportazione dei dati da un oggetto visivo non funziona nei casi seguenti:

  • Il modello semantico del report incorporato è un modello composito con connessione di query diretta a un altro modello semantico, e l'incorporamento viene eseguito usando un'entità servizio.
  • Il modello semantico del report incorporato ha almeno un'origine dati abilitata per l'accesso Single Sign-On e il token di incorporamento contiene un token di incorporamento datasourceIdentity.

Altre domande? Provare a rivolgersi alla community di Power BI.