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Abilitare i suggerimenti documenti per consigliare documenti correlati

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Importante

La funzionalità di suggerimenti documenti è stata deprecata per tutte le tabelle, ad eccezione della tabella Caso. La tabella Caso è disponibile con Dynamics 365 Customer Service. Altre informazioni: Creare un caso

L'abilitazione della funzionalità di suggerimento documenti consente agli utenti di dispositivi mobili e Web browser delle app di Dynamics 365 di venire a conoscenza di documenti importanti relativi a ciò su cui stanno lavorando nelle app Dynamics 365, ad esempio una consistente opportunità di vendita. In qualità di amministratore puoi definire i campi rilevanti. Un motore di suggerimenti che utilizza l'analisi testo di Azure impiega la corrispondenza per parole chiave per associare i record correlati e trovare documenti simili. Crea le regole di similarità nelle app Dynamics 365 per fornire la tua logica di similarità. Le app Dynamics 365 visualizzano un elenco di documenti suggeriti all'utente quando l'utente lavora con il record corrente.

Nota

La funzionalità Suggerimenti documenti non richiede una connessione al servizio di analisi del testo di Azure. Se scegli di non utilizzare l'analisi del testo di Azure, Suggerimenti documenti utilizzerà la logica di corrispondenza per parola chiave predefinita disponibile nelle app Dynamics 365. Tuttavia, ti consigliamo di utilizzare il servizio di analisi del testo di Azure per una corrispondenza per parola chiave più avanzata.

Suggerimenti documenti cerca altri record simili per determinare le similarità disponibili nei documenti presenti in un sito di SharePoint, OneDrive o in una posizione esterna. I documenti suggeriti possono essere in diversi formati come Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF e file di testo. Una volta trovati i documenti simili, Suggerimenti documenti li presenta e ti offre la possibilità di aprire il documento o creare una copia.

Requisiti

Per utilizzare Suggerimenti documenti con le app Dynamics 365 è richiesto quanto segue.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Per suggerire i documenti presenti in SharePoint:

  • La funzionalità di ricerca di Dataverse deve essere abilitata. Altre informazioni: Configurare la ricerca di Dataverse per l'organizzazione

  • Suggerimenti per i documenti funziona con il Browser Web, Dynamics 365 per tablet e Dynamics 365 per telefoni.

  • Per utilizzare l'analisi di testo di Azure con Suggerimenti documenti:

    • Una sottoscrizione Azure è necessaria per utilizzare il servizio di analisi del testo Azure.

    • L'amministratore di sistema deve abilitare la connessione di analisi del testo nelle app Dynamics 365.

  • L'amministratore di sistema deve definire una regola di similarità per ogni tipo di entità da includere in Suggerimenti documenti. Ulteriori informazioni: Utilizzare regole di similarità avanzate per visualizzare suggerimenti di casi simili.

Funzionamento

Suggerimenti documenti è utilizzato con l'entità Caso.

Puoi utilizzare la corrispondenza di schema predefinita inclusa in modo nativo con la funzionalità Suggerimenti documenti, ma è consigliabile utilizzare il servizio di analisi del testo di Azure per una corrispondenza per parole chiave più avanzata.

Suggerimenti documenti esegue ricerche solo nei percorsi e nei documenti a cui l'utente ha accesso.

I percorsi in cui i documenti vengono trovati, vengono sottoposti alla ricerca nell'ordine seguente:

  1. Sito di SharePoint predefinito.

  2. Altri siti di SharePoint.

  3. OneDrive.

  4. Gruppi di Microsoft 365 (quando la soluzione è installata).

  5. URL esterno (se configurato).

Al momento Suggerimenti documenti non esegue ricerche negli allegati aggiunti a Notes nei record delle app Dynamics 365.

Aggiunta di un URL esterno per eseguire la ricerca in un altro sito

I siti esterni, ad esempio una raccolta documenti SharePoint locale, possono essere inclusi in Suggerimenti documenti aggiungendo un URL esterno del sito in cui vuoi eseguire la ricerca.

Nota

Per conseguire i migliori risultati possibili quando si utilizza un sito esterno per suggerimenti documenti, è consigliabile utilizzare l'analisi del testo di Azure che fornisce la logica di corrispondenza per parola chiave più avanzata.

Dopo aver aggiunto l'URL esterno alla funzionalità Suggerimenti documenti abilitata, ecco qual è l'esperienza degli utenti.

  • Web browser. Quando esegui le app Dynamics 365 da un Web browser, dopo aver selezionato Suggerimenti documenti, gli utenti possono quindi fare clic su Altri elementi consigliati nella pagina Suggerimenti documenti per visualizzare un'altra pagina in cui possono essere inclusi più suggerimenti documenti trovati nel sito esterno. Nota che all'utente potrebbe essere chiesto di accedere al sito esterno.

  • Applicazioni mobili. Per le app Dynamics 365 per tablet e Dynamics 365 per telefoni, dopo aver selezionato Suggerimenti documenti, gli utenti possono fare clic su Altri elementi consigliati per aprire il sito esterno nel Web browser predefinito dei dispositivi in cui possono essere inclusi più suggerimenti documenti trovati nel sito esterno. Nota che all'utente potrebbe essere chiesto di accedere al sito esterno.

Creare l'URL esterno

L'URL esterno deve essere creato in un formato che è capito dal sito esterno. Ad esempio, per i siti che utilizzano un costrutto simile a https://contoso.com/search?{0}, dove https://contoso.com/search? è la struttura dell'URL di ricerca e {0} è la stringa di parola chiave, Suggerimenti documenti passa le parole chiave nel parametro {0}. Le parole chiave che sono passate all'URL sono derivate dalle regole di record simili che includono i mapping di entità di Corrispondenza testo. Ulteriori informazioni: Utilizzare regole di similarità avanzate per visualizzare suggerimenti di casi simili.

I valori disponibili nei campi di testo dei mapping delle regole di similarità vengono utilizzati come parole chiave per creare la query che viene passata al sito esterno, simile all'URL seguente, dove parola chiave costituisce i valori di testo disponibili nei mapping delle regole di similarità e & rappresenta uno spazio utilizzato da Suggerimenti documenti per separare ogni parola chiave.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Per un server di SharePoint locale, puoi aggiungere un URL esterno che fa riferimento a un sito subordinato simile, dove mysharepoint è il nome del sito Web e siti è il nome del sito e subsitename è il nome del sito secondario.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurare la connessione di analisi del testo di Azure

Per utilizzare l'analisi del testo di Azure con Suggerimenti documenti è necessario configurare una connessione con l'analisi del testo Azure.

Nota

La funzionalità Suggerimenti documenti non richiede una connessione al servizio di analisi del testo di Azure. Se scegli di non utilizzare l'analisi del testo di Azure, Suggerimenti documenti utilizzerà la logica di corrispondenza per parola chiave predefinita disponibile nelle app Dynamics 365. Tuttavia, ti consigliamo di utilizzare il servizio di analisi del testo di Azure per una corrispondenza per parola chiave più avanzata.

Definire e attivare le regole di similarità

Se non sono ancora state definite delle regole di similarità, vedere Utilizzare regole di similarità avanzate per visualizzare suggerimenti di casi simili.

Abilitare Suggerimenti documenti

Per abilitare Suggerimenti documenti, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Power Platform usando le credenziali di amministratore.

  2. Vai a Ambienti> [seleziona un ambiente] >Impostazioni>Integrazione>Impostazioni di gestione dei documenti>Gestisci i suggerimenti sui documenti.

  3. Nell'area Seleziona entità seleziona l'entità Caso da includere in Suggerimenti documenti e quindi seleziona Applica.

    Mancia

    Se l'entità Caso non è elencata nell'area Seleziona entità ciò è dovuto alla mancata definizione e attivazione delle regole di similarità per l'entità Caso. Utilizzare regole di similarità avanzate per visualizzare suggerimenti di casi simili.

  4. Specificare l'URL esterno da includere in Suggerimenti documenti. Per impostazione predefinita, Suggerimenti documenti cerca nei servizi di Microsoft 365 come SharePoint o OneDrive. Se vuoi cercare in un sito esterno oltre ai servizi disponibili Microsoft 365, ad esempio un sito SharePoint locale, immetti l'URL della base del sistema esterno. Le app Dynamics 365 aggiungono una stringa di query di ricerca all'URL di base che fornisci. Ulteriori informazioni: Aggiunta di un URL esterno per eseguire la ricerca in un altro sito.