Modello: gestione dei progetti
Le organizzazioni hanno bisogno di una posizione centrale per gestire più progetti per garantire che i vari team raggiungano i loro obiettivi e soddisfino i criteri di successo come pianificato.
Alcuni casi d'uso comuni per la gestione dei progetti includono la gestione di nuove idee di prodotto, la creazione di piani di progetto, il monitoraggio dei passaggi fondamentali e la gestione delle prestazioni del team.
Microsoft Power Platform fornisce alle organizzazioni una soluzione senza uso o con uso limitato di codice per creare soluzioni di facile utilizzo per gestire i progetti durante il loro ciclo di vita. Questo articolo fornisce diversi esempi reali del modo in cui i clienti hanno utilizzato Microsoft Power Platform per creare applicazioni e flussi di lavoro efficienti per la gestione dei progetti.
Come riconoscere il modello di gestione dei progetti
I gruppi aziendali all'interno delle organizzazioni sentono la necessità di uno strumento per gestire i progetti, tener traccia dei progressi e monitorare i risultati.
In un tipico scenario di gestione dei progetti:
Pianifichi il tuo lavoro per gestire idee, piani, attività e passaggi fondamentali.
Tieni traccia dei progressi rispetto al piano, informi le parti interessate sullo stato del progetto e, se necessario, inoltri i blocchi.
Rivedi i progressi, monitori i risultati e visualizzi gli aspetti chiave dell'avanzamento del progetto.
Come i clienti utilizzano il modello di gestione dei progetti
App Traveler di Custom Air Products and Services
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) è un fornitore con sede a Houston di soluzioni di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria (HVAC) specializzato nella progettazione, costruzione, installazione, modifica e manutenzione di apparecchiature di condizionamento dell'aria in segmenti industriali e commerciali del settore HVAC.
Il team di gestione dei progetti di CAPS necessitava di una soluzione personalizzata per tenere traccia dell'intero ciclo di vita delle unità HVAC mentre passavano attraverso il processo di produzione, con particolare attenzione alla costruzione di qualità. La soluzione doveva essere personalizzata per soddisfare le esigenze di ogni reparto, per tener traccia dei controlli di qualità e consentire ai rispettivi proprietari di approvare ogni fase del processo. Inoltre, il team voleva consentire a chiunque nell'organizzazione di segnalare i problemi tramite i propri dispositivi mobili. Uno dei problemi principali che dovevano affrontare era che il documento di "viaggio", un documento cartaceo utilizzato per tenere traccia dei controlli di qualità, veniva perso.
Rebecca Sackett, assistente analista di dati, ha trovato Power Apps nell'abbonamento Office 365 e ha iniziato a sperimentare la creazione di app con elenchi di SharePoint per sostituire i processi manuali. Rebecca ha creato una soluzione Power Apps per digitalizzare il documento di viaggio, denominata CAPS Traveller. I responsabili di progetto e le parti interessate utilizzano l'app di gestione Traveler principale per ottenere una panoramica di tutti i progetti attivi, visualizzare le statistiche chiave e gestire i calendari di test e spedizione.
I responsabili di progetto avviano i progetti e aggiungono dettagli per ogni passaggio richiesto, come Fab, Paint, Electrical e Testing. Il personale di ogni reparto utilizza quindi un'app per dispositivi mobili complementare che è stata personalizzata con domande specifiche per il proprio reparto. Successivamente, il team centrale raccoglie i dati e utilizza i report per identificare i motivi comuni per cui un determinato passaggio non è stato eseguito.
Esistono dieci app di approvazione oltre all'app di gestione principale e tutte leggono e scrivono dati nello stesso set di elenchi di SharePoint. Dopo che tutti i passaggi sono stati completati, qualcuno del team di controllo qualità esegue un'approvazione finale. Viene quindi attivato automaticamente un flusso per generare un report PDF.
App InZone di Environment Canterbury
Environment Canterbury (ECan) lavora in collaborazione con le comunità di Canterbury, in Nuova Zelanda, su programmi di risultati ambientali a lungo termine composti da molteplici passaggi fondamentali e progetti correlati. Avevano bisogno di una soluzione conveniente che fornisse una maggiore coerenza tra i progetti, livelli più elevati di visibilità e un accesso più rapido ai dati.
Utilizzando un'app, i responsabili delle zone di acqua dolce e i partecipanti al progetto possono visualizzare lo stato dei loro progetti. Tutti i progetti sono contrassegnati con la zona e i passaggi fondamentali specifici e tutti i passaggi fondamentali sono contrassegnati con i risultati a lungo termine. L'app fornisce uno schema a colori personalizzato, che semplifica la differenziazione e la navigazione tra progetti, passaggi fondamentali e risultati. Tutte le schermate dei progetti sono verdi, i passaggi fondamentali sono blu e i risultati sono arancioni.
Vengono inviate notifiche per richiedere aggiornamenti dei dati e fornire escalation se i progetti non vengono aggiornati quando richiesto. I flussi vengono utilizzati anche per chiamare viste specifiche e generare messaggi e-mail digest basati su tabelle HTML che elencano tutti gli elementi relativi a una persona specifica in un unico messaggio e-mail.
App Gift Review di Partners In Health
Partners In Health (PIH) fa affidamento su donatori individuali per circa la metà dei finanziamenti annuali, mentre l'altra metà proviene principalmente da sovvenzioni governative, aziende e fondazioni. L'organizzazione no profit ha circa 10 addetti alle donazioni che sono responsabili dell'assistenza degli oltre 1.000 donatori individuali più generosi. PIH voleva migliorare la capacità degli addetti alle donazioni di gestire i propri portafogli mostrando loro le donazioni all'arrivo e offrendo una visione a 360 gradi dei portafogli di donatori.
Bella Chih-Ning, responsabile analisi e applicazioni presso PIH, ha creato un'app per la revisione delle donazioni e una dashboard per consentire agli addetti alle donazioni di gestire e visualizzare molti aspetti delle donazioni. Con l'app Gift Review, gli addetti alle donazioni possono visualizzare le donazioni immediatamente non appena arrivano, aggiungere note pertinenti e assicurarsi che le donazioni siano assegnate al fondo appropriato. Questo crea un elenco di controllo delle attività in cui l'addetto alle donazioni rivede la donazione per assicurarsi che sia assegnata alla campagna appropriata, codificata con il tipo corretto e assegnata al fondo giusto. L'addetto alle donazioni può inviare domande tramite posta elettronica al team DevOps di PIH direttamente all'interno dell'app. Una volta chiariti tutti gli aspetti, gli addetti alle donazioni contrassegnano l'elenco di controllo come "completato", che diventa visibile ai loro responsabili.
"La formazione App in a Day mi ha davvero aperto gli occhi su quanto sia facile creare strumenti che snelliscono i processi e consentono ai nostri colleghi di svolgere meglio il loro lavoro", afferma Bella Chih-Ning.
App Project Portfolio di R3 Retail
La società R3 Retail Development offre competenze approfondite nella consulenza per la gestione dei progetti per massimizzare i profitti per supermercati, negozi di alimentari, produzione di alimenti, commercio, vendita al dettaglio e piccoli clienti industriali negli Stati Uniti. R3 necessitava di un approccio altamente personalizzato per le sue esigenze di gestione dei progetti end-to-end.
L'app Project Portfolio è stata realizzata in sole 120 ore e ora gestisce più di 200 progetti. I responsabili di progetto e i responsabili dei negozi regionali di R3 ora utilizzano la nuova app Project Portfolio. L'app offre un set avanzato di funzionalità che include:
Una dashboard che mostra statistiche di riepilogo in base all'utente che ha eseguito l'accesso.
Informazioni di tracciabilità del progetto incluse date, attività, problemi, ordini di acquisto e persone.
Tracciamento dell'indirizzo IP per tutti i dispositivi installati, come i frigoriferi.
Funzionalità di caricamento di file per documenti come file di architettura per sistemi HVAC.
Logica di business personalizzata completa, come l'impostazione automatica dei valori di data in base alle voci di stato.
Gli amministratori possono assegnare autorizzazioni a utenti di app specifici in base ai loro ruoli. Gli amministratori possono anche configurare l'elenco dei tipi di attività e il tempo previsto per ciascuna attività, che a sua volta viene utilizzato per generare automaticamente le date di scadenza.
R3 utilizza Power Automate per inviare notifiche e promemoria automatici. Tutti i dati sono archiviati in Microsoft Dataverse.
Strumenti di pianificazione di Capitol Music Group
Capitol Music Group (CMG) ha visto un'opportunità per modernizzare il proprio flusso di lavoro marketing e gli strumenti di pianificazione, precedentemente creati utilizzando InfoPath. Un'app business-critical gestiva le pianificazioni per i nuovi rilasci e col tempo si è evoluta per acquisire dati per diversi tipi di rilasci e supporti. CMG voleva automatizzare i processi di routine, ampliare la visibilità e la collaborazione tra le etichette partner e adattarsi più rapidamente ai nuovi canali di marketing online. Ma l'app Capitol Scheduling era diventata profondamente integrata nei flussi di processo e consisteva interamente di dati XML che richiedevano molte conoscenze specifiche per la gestione. Volendo un approccio semplificato e con uso limitato di codice allo sviluppo e alla gestione delle app, CMG ha infine deciso di migrare la sua app da InfoPath a Microsoft Power Platform, inclusi Power Apps e Power Automate.
Capitol voleva che i propri team utilizzassero la nuova interfaccia di pianificazione per comunicare facilmente, ottenere approvazioni e collaborare al marketing per diversi tipi di rilasci, che fossero fisici, digitali o video.
"Con Microsoft Power Platform, Capitol dispone di un modo semplice per condividere le informazioni di marketing durante l'intero ciclo di vita del prodotto ", afferma Karen Reali, Senior Manager di Universal Music Group. "Li aiuta anche a facilitare e semplificare i progetti di diverse etichette."
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