Definizione della funzione del report
I report sono strumenti di gestione. che consentono di acquisire rapidamente gli elementi e le relazioni essenziali presenti nei dati non elaborati e di prendere decisioni valide.
Prima di creare un report, è consigliabile identificarne brevemente per iscritto gli obiettivi. In tal modo, si definiscono le necessità fondamentali, il punto di partenza e lo scopo.
Esempi di definizioni di funzioni
- La funzione del report consiste nell'illustrare le vendite mensili e annuali per agente di vendita, confrontare le cifre dell'anno in corso con quelle dell'anno precedente e segnalare quali figure non soddisfano gli standard aziendali relativi alle vendite.
- L’obiettivo del report consiste nel visualizzare l’attività di vendita per ogni voce dell’inventario e suggerire il riordino delle quantità in base a tale attività.
La definizione dello scopo del report, prima di cominciarne la creazione, è una fase fondamentale dell’intero processo.
Soddisfare le esigenze di diversi utenti
Un singolo report viene spesso utilizzato da più persone. Un report dettagliato sulle vendite di tutta la società, ad esempio, può essere utilizzato dagli agenti di vendita, dai responsabili delle vendite regionali e nazionali e dal direttore generale.
Tali figure saranno interessate a diversi aspetti del report. Poiché ciascun utente del report ha interessi diversi, è importante progettare il report in modo che includa tutte le informazioni rilevanti per ciascun utente.
Di seguito sono riportati alcuni elementi che è possibile inserire nel report:
- Grafici che riportano le informazioni più importanti ma consentono agli utenti anche un'analisi più dettagliata.
- Parametri che richiedono l'immissione di informazioni in modo da escludere i dati superflui prima che il report venga visualizzato.
- Elementi di personalizzazione runtime dei report che consentono di specificare i dati e la presentazione del report.