Informazioni sugli archivi personali
Ultima modifica dell'argomento: 2010-02-01
È possibile utilizzare gli archivi personali per controllare i dati di messaggistica dell'organizzazione eliminando la necessità dei file di archivio personale (.pst) e per consentire agli utenti di archiviare i messaggi in una cassetta postale di archiviazione accessibile da Microsoft Outlook 2010 e Microsoft Office Applicazione Web Outlook.
Dati di messaggistica e file .pst
Outlook utilizza i file .pst per archiviare localmente i dati sui computer o sulle condivisioni di rete degli utenti. A differenza dei file di archivio offline (.ost) utilizzati da Outlook per archiviare una copia della cassetta postale per l'accesso offline, i file .pst non vengono sincronizzati con la cassetta postale di Exchange dell'utente. Gli utenti possono spostare i messaggi in un file .pst, causandone l'eliminazione dalla cassetta postale.
Alcune problematiche di gestione legate all'utilizzo dei file .pst comprendono:
- File non gestiti In genere, i file.pst vengono creati dagli utenti e risiedono nei computer o nelle condivisioni di rete. Non vengono gestiti dall'organizzazione. Gli utenti possono creare una serie di file .pst contenenti gli stessi o diversi messaggi e archiviarli in diversi percorsi, senza alcun controllo organizzativo.
- Maggiori costi di individuazione Quando si verificano richieste di individuazione come risultato di un'azione legale o di altri requisiti normativi o aziendali, l'individuazione dei dati di messaggistica che risiedono nei file .pst sui computer degli utenti può costituire uno sforzo manuale costoso. Siccome la verifica dei file .pst non gestiti non è facile, in molti casi i dati .pst potrebbero non essere individuabili. Ciò potrebbe esporre l'organizzazione a rischi legali e finanziari.
- Impossibilità di applicare i criteri di conservazione di messaggistica I criteri di conservazione di messaggistica non possono essere applicati ai messaggi che si trovano nei file .pst. Di conseguenza, in base ai regolamenti aziendali o applicabili, l'organizzazione potrebbe non essere conforme.
- Rischio di furto dati I dati di messaggistica archiviati nei file .pst sono suscettibili di furto. Ad esempio, i file .pst vengono spesso archiviati in dispositivi portatili quali computer portatili, dischi rigidi rimovibili e dispositivi multimediali portatili, come unità USB, CD e DVD.
- Visualizzazione frammentata dei dati di messaggistica Agli utenti che archiviano le informazioni nei file .pst non viene restituita una visualizzazione uniforme dei dati. In genere, i messaggi archiviati nei file .pst sono disponibili sul computer in cui risiede il file .pst. Se si accede a una cassetta postale utilizzando Applicazione Web Outlook o Outlook su un altro computer, i messaggi archiviati nei file .pst non sono accessibili.
Archivi personali
In Microsoft Exchange Server 2010, è possibile utilizzare gli archivi personali per fornire agli utenti un percorso di archiviazione alternativo in cui archiviare i dati cronologici di messaggistica. Grazie a questa funzionalità, gli utenti di Outlook 2010 e Applicazione Web Outlook dispongono di un accesso sicuro alla cassetta postale di archiviazione. Utilizzando una di queste applicazioni client, gli utenti possono visualizzare una cassetta postale di archiviazione e spostare o copiare i messaggi tra la cassetta postale principale e l'archivio. Gli archivi personali consentono di presentare agli utenti una visualizzazione coerente dei dati di messaggistica, evitando all'utente il lavoro richiesto per gestire i file .pst. Eliminando l'uso dei file .pst, è possibile ridurre in modo significativo l'esposizione dell'organizzazione ai rischi descritti nella sezione precedente.
La creazione e la gestione delle cassette postali di archiviazione vengono integrate da attività comuni di gestione delle cassette postali. Quando si crea una cassetta postale principale per un utente, è possibile creare anche una cassetta postale di archiviazione o abilitare una cassetta postale di archiviazione per le cassette postali esistenti. È possibile anche disabilitare o rimuovere facilmente una cassetta postale di archiviazione. La cassetta postale di archiviazione di un utente risiede sullo stesso database delle cassette postali della cassetta postale principale dell'utente. Durante lo spostamento della cassetta postale principale dell'utente da un database delle cassette postali a un altro, viene spostata anche la cassetta postale di archiviazione.
Per informazioni dettagliate sulla gestione delle cassette postali di archiviazione, vedere Gestione dell'archivio personale.
Criteri "Sposta nell'archivio"
In Exchange 2010, è possibile applicare i criteri di archiviazione a una cassetta postale che sposterà automaticamente i messaggi dalla cassetta postale principale di un utente alla cassetta postale di archiviazione dopo un determinato periodo di tempo. I messaggi vengono conservati nella cassetta postale di archiviazione fino a quando non vengono rimossi dall'utente. I criteri di archiviazione sono costituiti dai criteri di conservazione implementati dalla creazione dei tag di conservazione che consentono di specificare l'azione Sposta nell'archivio.
Importante
Non è possibile applicare un criterio cassetta postale per cartelle gestite alle cassette postali che dispongono di un archivio personale. Le impostazioni del contenuto gestito create per le cartelle gestite non possono utilizzare l'azione Sposta nell'archivio.
Per ulteriori informazioni sui criteri, i tag e l'azione di conservazione Sposta nell'archivio, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione.
Criterio di archiviazione predefinito
Il programma di installazione di Exchange Server consente di creare un criterio di archiviazione predefinito. Il criterio di archiviazione predefinito indica un criterio di conservazione che contiene i seguenti tag di conservazione.
| Nome del tag di conservazione | Tipo di tag | Descrizione |
|---|---|---|
Spostamento predefinito nell'archivio dopo 2 anni |
Predefinito |
I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo due anni. Viene applicato agli elementi dell'intera cassetta postale che non dispongono di un tag di conservazione applicato esplicitamente o ereditato dalla cartella. |
Spostamento personalizzato nell'archivio dopo 1 anno |
Personalizzato |
I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo 365 giorni. |
Spostamento personalizzato nell'archivio dopo 5 anni |
Personalizzato |
I messaggi vengono automaticamente spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo cinque anni. |
Nessuno spostamento personalizzato nell'archivio |
Personalizzato |
I messaggi non vengono mai spostati nella cassetta postale di archiviazione. |
Quando si abilita un archivio personale per una cassetta postale, all'archivio viene automaticamente assegnato il criterio di archiviazione predefinito. Dopo che il servizio Assistenti cassette postali di Microsoft Exchange elabora la cassetta postale, questi tag diventano disponibili e l'utente può quindi contrassegnare le cartelle o i messaggi da spostare nella cassetta postale di archiviazione. Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica dall'intera cassetta postale vengono spostati dopo due anni.
Nota
Quando si applica un criterio di conservazione agli utenti che dispongono di una cassetta postale di archiviazione, il criterio di conservazione sostituisce il criterio di archiviazione predefinito. È possibile creare uno o più tag di conservazione con l'azione Sposta nell'archivio e collegare i tag al criterio di conservazione. Inoltre, è possibile aggiungere i tag predefiniti Sposta nell'archivio collegati al criterio di archiviazione predefinito a tutti i criteri di conservazione creati.
I tag di conservazione collegati al criterio di archiviazione predefinito sono costituiti dai tag di sistema creati dal programma di installazione di Exchange 2010. Per impostazione predefinita, i tag di sistema non vengono restituiti nell'elenco dei tag di conservazione quando si esegue il cmdlet Get-RetentionPolicyTag. Per restituire un elenco dei tag di sistema, è necessario utilizzare l'opzione IncludeSystemTags. I tag di sistema non dovrebbero mai essere cancellati.
Quote di archiviazione
Le cassette postali di archiviazione consentono agli utenti di archiviare i dati cronologici di messaggistica esterni alla cassetta postale principale. Spesso gli utenti utilizzano i file .pst a causa delle basse quote di archiviazione della cassetta postale e delle restrizioni imposte quando queste quote vengono superate. Ad esempio, è possibile impedire agli utenti di inviare messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio. Analogamente, è possibile impedire agli utenti di inviare e ricevere messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio e la ricezione.
Per eliminare la necessità dei file .pst, è necessario fornire a una cassetta postale di archiviazione i limiti di archiviazione che soddisfano le esigenze dell'utente. Allo stesso tempo, è comunque possibile mantenere un certo controllo sulle quote di archiviazione e le dimensioni delle cassette postali di archiviazione per consentire il monitoraggio dei costi e dell'espansione.
Per consentire questo controllo, è possibile configurare una quota di avviso per l'archiviazione e una quota di archiviazione per le cassette postali di archiviazione. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di avviso per l'archiviazione specificata, viene registrato un evento e all'utente della cassetta postale viene inviato un messaggio di avviso. Se una cassetta postale di archiviazione supera la quota di archiviazione specificata, i messaggi non vengono più spostati nell'archivio e all'utente della cassetta postale viene inviato un messaggio di avviso. Per impostazione predefinita, la quota di avviso per l'archiviazione e la quota di archiviazione sono impostate su Illimitata. Per informazioni dettagliate sulla configurazione di queste quote, vedere Configurazione delle quote di archiviazione personali per una cassetta postale.