Informazioni sulla conservazione a fini giudiziari

Ultima modifica dell'argomento: 2010-01-25

In presenza di un ragionevole rischio di controversia, le organizzazioni sono tenute a conservare le informazioni in forma elettronica (compresa la posta elettronica) pertinenti al caso. Questa aspettativa può divenire realtà prima che siano note le specifiche del caso, richiedendo pertanto una conservazione ad ampio spettro. Le organizzazioni possono conservare tutti i messaggi di posta elettronica relativi a uno specifico argomento oppure tutti i messaggi di posta elettronica di determinati individui. A seconda delle procedure di individuazione elettronica (eDiscovery) dell'organizzazione, tra le misure adottate per conservare la posta elettronica si possono ricordare le seguenti:

• È possibile che agli utenti finali venga richiesto di non eliminare alcun messaggio per conservare la posta elettronica. Tuttavia, gli utenti potrebbero comunque eliminare alcuni messaggi di posta elettronica, consapevolmente o inavvertitamente.
• È possibile che vengano sospesi i meccanismi di eliminazione automatica, ad esempio Gestione record di messaggistica (MRM). Con questa procedura la posta elettronica potrebbe intasare la cassetta postale dell'utente, influendo sulla sua produttività. La sospensione dell'eliminazione automatica, inoltre, non impedisce l'eliminazione manuale di messaggi di posta elettronica da parte degli utenti.
• Alcune organizzazioni copiano o spostano la posta elettronica in un archivio per assicurarsi che non venga eliminata, modificata o manomessa. In questo caso aumentano i costi, a seguito delle operazioni manuali richieste per copiare o spostare i messaggi in un archivio oppure dovuti all'acquisto di prodotti di terze parti utilizzati per raccogliere e archiviare la posta elettronica all'esterno di Microsoft Exchange.

La mancata conservazione della posta elettronica può esporre un'organizzazione a rischi legali e finanziari, ad esempio l'esame minuzioso dei processi conoscitivi e di conservazione dei registri dell'organizzazioni, sentenze legali avverse, sanzioni o multe.

In Exchange Server 2010, è possibile utilizzare la conservazione a fini giudiziari per raggiungere i seguenti obiettivi:

• Consentire agli utenti di conservare gli elementi delle cassette postali in uno stato non modificato
• Conservare gli elementi delle cassette postali che potrebbero essere stati eliminati dagli utenti
• Preservare gli elementi delle cassette postali eliminati automaticamente da MRM
• Mantenere la conservazione a fini giudiziari trasparente dal punto di vista dell'utente, senza dover sospendere MRM
• Abilitare le ricerche di individuazione degli elementi conservati

Conservazione a fini giudiziari e cartella degli elementi ripristinabili

La conservazione a fini giudiziari utilizza una nuova funzionalità di Exchange 2010 denominata cartella degli elementi ripristinabili. Questa cartella sostituisce la funzionalità del dumpster nelle precedenti versioni di Exchange. La cartella degli elementi ripristinabili è nascosta nella visualizzazione predefinita di Microsoft Outlook, Microsoft Office Applicazione Web Outlook e altri client di posta elettronica. Per ulteriori informazioni sulla cartella degli elementi ripristinabili, vedere Understanding Recoverable Items.

Per impostazione predefinita, quando un utente elimina un messaggio da una cartella (fatta eccezione per la cartella Posta eliminata), il messaggio viene trasferito nella cartella Posta eliminata. Questa operazione è definita eliminazione temporanea. Quando un utente elimina definitivamente un elemento (premendo MAIUSC+CANC), elimina un elemento dalla cartella Posta eliminata oppure svuota la cartella Posta eliminata, il messaggio viene trasferito nella cartella degli elementi ripristinabili, scomparendo dalla vista dell'utente.

Gli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili vengono conservati per il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali dell'utente. Per impostazione predefinita, il periodo di conservazione degli elementi eliminati è impostato su 14 giorni per i database delle cassette postali. In Exchange 2010, è inoltre possibile configurare una quota di archiviazione per la cartella degli elementi ripristinabili. In questo modo è possibile proteggere l'organizzazione da un potenziale attacco DoS (Denial of Service) dovuto alla rapida crescita della cartella degli elementi ripristinabili e di conseguenza del database delle cassette postali. Quando viene superata la quota di archiviazione della cartella degli elementi ripristinabili, oppure se gli elementi si trovano nella cartella da un tempo superiore al periodo di conservazione degli elementi eliminati, gli elementi vengono eliminati definitivamente dalla cartella degli elementi ripristinabili con una procedura FIFO (First In, First Out).

La cartella degli elementi ripristinabili contiene tre sottocartelle utilizzate per archiviare gli elementi eliminati nei diversi stati e facilitare la conservazione a fini giudiziari:

1. Deletions   Gli elementi rimossi dalla cartella Posta eliminata o eliminati definitivamente da altre cartelle vengono trasferiti nella sottocartella Deletions e sono visibili all'utente che utilizza lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook. Per impostazione predefinita, gli elementi risiedono in questa cartella fino alla scadenza del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per la cassetta postale.

2. Purges   Quando un utente elimina un elemento dalla cartella degli elementi ripristinabili (utilizzando lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook oppure Outlook Web App), l'elemento viene spostato nella cartella Purges. Anche gli elementi che superano il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali o nella cassetta postale vengono spostati nella cartella Purges. Gli elementi in questa cartella non sono visibili agli utenti che utilizzano lo strumento Ripristina elementi eliminati. Quando l'assistente della cassetta postale elabora la cassetta postale, gli elementi nella cartella Purges vengono eliminati dal database delle cassette postali. Se l'utente della cassetta postale è nel regime di conservazione a fini giudiziari, l'assistente della cassetta postale non elimina gli elementi in questa cartella.

3. Versions   In Exchange 2010, quando un utente posto nel regime di conservazione a fini giudiziari apporta modifiche a proprietà specifiche di un elemento della cassetta postale, l'elemento originale viene preservato per rispettare gli obblighi conoscitivi. La copia dell'elemento originale della cassetta postale viene creata prima della scrittura dell'elemento modificato. La copia originale viene salvata nella cartella Versions. Questo processo è noto come copia in scrittura. La copia in scrittura viene applicata agli elementi che si trovano in qualsiasi cartella della cassetta postale. La cartella Versions non è visibile agli utenti.
   Nella tabella riportata di seguito sono elencate le proprietà dei messaggi che attivano la copia in scrittura.

   Proprietà che attivano la copia in scrittura

   Tipo di elemento	Proprietà che attivano la copia in scrittura
   Messaggi (IPM.Note*) Post (IPM.Post*)	Oggetto Corpo Allegati Mittenti/Destinatari Date di invio e ricezione
   Elementi diversi da messaggi e post	Qualsiasi modifica apportata a una proprietà visibile, ad eccezione delle seguenti: Percorso dell'elemento (quando un elemento viene spostato tra le cartelle) Modifica dello stato dell'elemento (letto o non letto) Modifiche apportate a un tag di conservazione applicato a un elemento
   Elementi nella cartella Bozze predefinita	Nessuno (gli elementi nella cartella Bozze sono esenti dalla copia in scrittura)

Nota

Anche se le cartelle Purges e Versions non sono visibili all'utente, tutti gli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili vengono indicizzati dalla ricerca di Exchange e possono essere individuati utilizzando la ricerca in più cassette postali.

Quando un utente della cassetta postale viene rimosso dalla conservazione a fini giudiziari, gli elementi nelle cartelle Purges e Versions vengono eliminati dall'assistente della cassetta postale.

Conservazione a fini giudiziari e quote delle cassette postali

Il calcolo degli elementi nella cartella degli elementi ripristinabili non viene considerato nella quota della cassetta postale dell'utente. In Exchange 2010 la cartella degli elementi ripristinabili ha una propria quota. Quando la cartella degli elementi ripristinabili di un utente supera la quota di avviso per gli elementi ripristinabili (secondo quanto specificato dal parametro RecoverableItemsWarningQuota), nel registro eventi Applicazione del server di cassette postali viene registrato un evento. Quando la cartella supera la quota per gli elementi ripristinabili (secondo quanto specificato dal parametro RecoverableItemsQuota), gli utenti non saranno in grado di svuotare la cartella Posta eliminata o di eliminare definitivamente gli elementi della cassetta postale. Anche la copia in scrittura non sarà in grado di creare copie degli elementi modificati. Di conseguenza, è fondamentale controllare le quote degli elementi ripristinabili per gli utenti delle cassette postali in regime di conservazione a fini giudiziari.

Per i database delle cassette postali, i valori predefiniti per RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota corrispondono rispettivamente a 20 GB e 30 GB. Queste impostazioni sono di solito sufficienti per archiviare diversi anni di dati delle cassette postali per la conservazione a fini giudiziari. Per modificare questi valori per un database delle cassette postali, utilizzare il cmdlet Set-MailboxDatabase. Per modificarli per le singole cassette postali, utilizzare il cmdlet Set-Mailbox.

Conservazione a fini giudiziari di una cassetta postale

Gli utenti autorizzati che sono stati aggiunti al gruppo di ruoli RBAC (Role-Based Access Control) di Gestione individuazione o che sono stati assegnati al ruolo di gestione della conservazione a fini giudiziari possono attivare la conservazione a fini giudiziari per gli utenti delle cassette postali. È possibile delegare l'attività ai gestori dei record, ai responsabili della conformità o agli avvocati della divisione legale dell'azienda, assegnando privilegi minimi. Per ulteriori informazioni sull'assegnazione del gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere Aggiunta di un utente al gruppo di ruolo di gestione dell'individuazione (Discovery management).

In Exchange 2010 RTM è necessario utilizzare il cmdlet Set-Mailbox per attivare la conservazione a fini giudiziari per una cassetta postale. Per ulteriori informazioni sull'attivazione della conservazione a fini giudiziari per una cassetta postale, vedere Conservazione di una cassetta postale a fini giudiziari.

Molte organizzazioni richiedono che gli utenti siano informati quando è attiva la conservazione a fini giudiziari. Inoltre, se una cassetta postale utilizza la conservazione a fini giudiziari, non è necessario sospendere tutti i criteri di conservazione applicabili all'utente della cassetta postale. Dal momento che i messaggi continuano ad essere eliminati come previsto, è possibile che gli utenti non si accorgano dell'attivazione della conservazione a fini giudiziari. Se l'organizzazione richiede di informare gli utenti in merito alla conservazione a fini giudiziari, è possibile aggiungere una notifica nella proprietà Retention Comment dell'utente della cassetta postale. Outlook 2010 visualizza la notifica nell'area di sfondo. La proprietà Retention Comment può essere aggiunta utilizzando Exchange Management Console (EMC) o Exchange Management Shell.

Nota

In Exchange 2010, la proprietà Retention Comment consente di visualizzare una notifica sia per la conservazione in attesa sia per la conservazione a fini giudiziari.

Importante

Se le normative o i criteri dell'organizzazione in vigore richiedono che gli utenti accettino la notifica di conservazione a fini giudiziari, potrebbe non essere sufficiente visualizzare la notifica di conservazione a fini giudiziari. Molte organizzazioni utilizzano le notifiche stampate o inviate per posta elettronica. È possibile utilizzarle in aggiunta alla notifica visualizzata in Outlook 2010.