Che cos'è la governance?
Con governance si intende l'insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi che si stabiliscono in un'organizzazione per guidare, indirizzare e controllare le modalità di utilizzo delle tecnologie per raggiungere gli obiettivi aziendali. Una governance efficace è in grado di prevedere la necessità e gli obiettivi sia dei team IT che delle divisioni aziendali dell'organizzazione. La governance garantisce inoltre i criteri e linee guida che rendono la distribuzione di prodotti e tecnologie quali Microsoft Office SharePoint Server 2007 sia gestibili per il reparto IT, che efficaci come strumenti aziendali. Può aiutare a proteggere l'organizzazione da minacce per la protezione o mancata conformità, nonché a garantire il miglior rendimento possibile dell'investimento in tecnologie, ad esempio applicando procedure consigliate per la gestione del contenuto o per l'architettura delle informazioni.
Ogni organizzazione ha esigenze e obiettivi univoci che influiranno sull'approccio adottato per la governance. Nessun approccio singolo sarà adatto per le realtà locali o i requisiti di tutte le organizzazioni. Le organizzazioni di grandi dimensioni, ad esempio, richiederanno probabilmente una governance maggiore rispetto a organizzazioni di dimensioni inferiori.
Dato che la distribuzione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 introduce nuovi modi di condividere le informazioni, collaborare e implementare processi aziendali nell'organizzazione, per la governance di Office SharePoint Server è necessario tenere presenti considerazioni particolari che probabilmente non sono mai state valutate in precedenza. Il contenuto di questi articoli dedicati alla governance ha lo scopo di promuovere la necessità di governance per le distribuzioni di Office SharePoint Server e offrire esempi dei tipi di attività e processi di Office SharePoint Server per cui è consigliabile che l'organizzazione preveda procedure di governance.
Contenuto dell'articolo:
Aspetti da sottoporre a governance
Utenti che devono determinare i criteri di governance
Metodi di implementazione della governance
Aspetti da sottoporre a governance
Office SharePoint Server aiuta le organizzazioni ad assumere il controllo del contenuto, approfondirne la conoscenza, semplificare i processi aziendali, accedere alle informazioni e condividerle. Per garantire il successo di una distribuzione di Office SharePoint Server, è necessario soddisfare queste esigenze organizzative in modo coerente con i vincoli e i criteri imposti dal reparto IT dell'organizzazione. La governance è il metodo che consente all'organizzazione di ottenere un compromesso tra questi requisiti. Per garantire l'efficacia e la gestibilità delle soluzioni basate su Office SharePoint Server, è consigliabile prendere in considerazione la governance di una o più delle aree seguenti:
Architettura delle informazioni
Un fattore chiave per l'efficienza e l'efficacia di un'organizzazione è rappresentato dalla rapidità e dall'accuratezza con cui gli Information Worker possono individuare e utilizzare contenuto e dati. Senza un'architettura delle informazioni progettata in modo corretto e sottoposta correttamente a governance, l'efficacia di un'organizzazione può risultare ridotta, ad esempio:
Un utilizzo incoerente dei metadati può rendere difficile la ricerca e il confronto di informazioni correlate.
Un'archiviazione di contenuto progettata e gestita in modo inadeguato può causare un proliferazione di versioni di documenti duplicate. Di conseguenza, gli utenti non saranno in grado di identificare la versione rilevante.
Un'archiviazione dei dati catalogata e gestita in modo inadeguato può indurre i decisori a utilizzare dati scorretti.
Una struttura di spostamento nel portale progettata in modo inadeguato può rendere difficile l'individuazione di informazioni e siti critici per il lavoro.
Informazioni presentate in modo inadeguato possono ridurre la capacità di alcuni utenti di accedere alle informazioni.
La governance dell'architettura delle informazioni dell'organizzazione è una delle chiavi che garantiscono un utilizzo corretto di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e richiede la partecipazione di responsabili aziendali, gestori del contenuto, Information Worker, progettisti di siti e professionisti IT.
Servizio IT che ospita SharePoint Server
Uno dei problemi comuni di un'organizzazione è rappresentato dalla proliferazione di server Web gestiti individualmente che eseguono Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Sebbene sia inevitabile che i singoli team adottino uno o più elementi di Prodotti e tecnologie SharePoint, un'adozione non controllata può causare problemi, ad esempio:
Ogni server può diventare un'isola di informazioni e si può formare un patchwork di siti in cui non è presente alcun indice di ricerca, struttura di spostamento o schema di protezione comune.
Alcuni server possono ospitare applicazioni non protette che compromettono la protezione di tutta l'organizzazione.
Utenti con formazione insufficiente possono creare richieste di supporto nei server locali di cui il team di supporto non è a conoscenza.
Attività critiche, quali la conformità alle normative, possono essere amministrate in modo incoerente nei diversi server.
Attività di manutenzione regolare, ad esempio backup e ripristino di dati e installazione degli aggiornamenti dei prodotti, potrebbero non essere eseguite correttamente a causa di una formazione insufficiente o perché i server non sono configurati in modo coerente.
I proprietari dei siti potrebbero passare a un team diverso o lasciare l'organizzazione. In tal caso non sarebbe più chiaro a chi appartiene il contenuto o i siti potrebbero essere bloccati.
Le prime fasi dell'adozione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 risulteranno spesso incoerenti nell'organizzazione se il prodotto viene distribuito e utilizzato da individui o piccoli team. Parallelamente all'aumentare dell'utilizzo del prodotto nell'organizzazione, è consigliabile che il reparto IT pianifichi e implementi un insieme di servizi di hosting con una governance adeguata per rendere disponibile Microsoft Office SharePoint Server 2007 in modo controllato. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione e governance di un servizio di SharePoint.
Criteri per la personalizzazione
Microsoft Office SharePoint Server 2007 include caratteristiche e funzionalità personalizzabili in più aree del prodotto, ad esempio business intelligence, moduli, flusso di lavoro e gestione del contenuto. La personalizzazione introduce tuttavia nuovi rischi per la stabilità, gestibilità e protezione dell'ambiente Office SharePoint Server. Per supportare la personalizzazione in modo controllato, sviluppare un criterio di personalizzazione che assicuri soluzioni per quanto elencato di seguito:
Strumenti di personalizzazione consentiti.
Metodo per la gestione del codice sorgente, ad esempio tipo di gestione in un sistema di controllo del codice sorgente, modalità di documentazione e così via.
Standard di sviluppo, ad esempio procedure consigliate per la scrittura del codice.
Standard per il testing e la verifica.
Metodi obbligatori per la creazione di pacchetti e l'installazione.
Tipi di personalizzazioni supportate.
Per ulteriori informazioni sui processi per la gestione delle personalizzazioni, vedere il white paper Criteri di personalizzazione di Prodotti e tecnologie SharePoint (informazioni in lingua inglese) all'indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x410
Personalizzazione con informazioni distintive
Se si progetta un'architettura delle informazioni e un insieme di siti che devono essere utilizzati in tutta l'organizzazione, può essere utile inserire una personalizzazione con informazioni distintive nei criteri di governance. Mediante l'implementazione di un criterio di personalizzazione con informazioni distintive, si assicura che nei siti vengano utilizzati in modo coerente la veste grafica, i tipi di carattere, i temi e altri elementi di progettazione definiti dall'organizzazione.
Formazione
Nei piani di governance inserire anche un piano di formazione. Sebbene Office SharePoint Server disponga di un'interfaccia intuitiva e basata sul Web e includa una Guida in linea, l'utilizzo e soprattutto l'amministrazione di siti basati su Office SharePoint Server possono essere non immediati per alcuni utenti. Questa situazione può risultare ulteriormente complessa a causa dell'insieme di funzionalità disponibili per diversi utenti in base ai livelli di autorizzazione. Il gruppo di criteri di governance che verranno implementati dalle divisioni IT e aziendali, inoltre, può richiedere che vengano offerte ulteriori informazioni. Se gli utenti vengono formati in modo adeguato, il grado di soddisfazione relativo all'implementazione di SharePoint risulterà superiore e si ridurranno i costi di supporto.
Utenti che devono determinare i criteri di governance
Una corretta distribuzione di Office SharePoint Server deve garantire le funzionalità richieste dalle divisioni aziendali in modo gestibile e sostenibile per la divisione IT dell'organizzazione. Sono pertanto necessari un dialogo e una collaborazione costanti tra i professionisti IT, i responsabili aziendali e gli Information Worker dell'organizzazione. A questo scopo, una governance efficace della distribuzione di Office SharePoint Server richiede la partecipazione di tutti i cointeressati del team di addetti alla governance.
Quando si crea il team di addetti alla governance dei servizi di Office SharePoint Server e dell'architettura delle informazioni dell'organizzazione, è consigliabile includere i ruoli seguenti:
Dirigenti cointeressati I dirigenti chiave devono definire gli obiettivi generali del team di addetti alla governance, presentarlo con autorità e valutare periodicamente l'efficacia delle procedure e dei criteri implementati.
Cointeressati responsabili dell'aspetto finanziario Le regole e i processi di governance devono contribuire a incrementare il rendimento degli investimenti dell'organizzazione in Prodotti e tecnologie SharePoint. A tale scopo, il team di addetti alla governance deve includere i responsabili finanziari.
Responsabili IT I responsabili IT devono sviluppare offerte di servizi proprie e determinare in che modo dovranno essere garantiti i requisiti IT, ad esempio la protezione e il mantenimento dell'affidabilità, e offrire allo stesso tempo le caratteristiche richieste dai team dell'organizzazione.
Responsabili delle divisioni aziendaliI responsabili delle divisioni aziendali rappresentano i team che eseguono il lavoro principale nell'organizzazione e definiscono i requisiti architetturali e funzionali della distribuzione di Office SharePoint Server. Devono contribuire a determinare l'architettura delle informazioni e gli standard di tassonomia dell'organizzazione e collaborare con i responsabili IT alla stesura di contratti di servizio e altri criteri di supporto.
Responsabili della conformità Tra gli obiettivi della governance vi è la garanzia che un'organizzazione soddisfi i requisiti normativi e legali e gestisca le informazioni aziendali. Se nell'organizzazione sono presenti ruoli che hanno la responsabilità di garantire la conformità o di eseguire la supervisione legale, includere i rappresentanti di queste discipline nel team di addetti alla governance.
Responsabili dello sviluppo I responsabili dell'organizzazione di sviluppo software devono contribuire a determinare gli strumenti di personalizzazione consentiti, le modalità di verifica della protezione del codice e altre procedure consigliate relative al codice.
Information Worker I membri dell'organizzazione addetti al lavoro quotidiano devono contribuire ad assicurare che i servizi di Office SharePoint Server e l'architettura delle informazioni soddisfino le esigenze.
Metodi di implementazione della governance
Ogni azienda è unica e sta ad essa determinare il modo migliore per implementare il proprio piano di governance. In genere a un'organizzazione è possibile consigliare le fasi di implementazione di governance seguenti:
Determinare i principi e gli obiettivi iniziali Il team di addetti alla governance deve sviluppare inizialmente una visione, criteri e standard di governance che possano essere misurati per tenere traccia della conformità e quantificare i benefici per l'organizzazione. In questa fase, ad esempio, potrebbe essere determinata la tassonomia dei metadati aziendale iniziale assieme alle offerte di servizi IT iniziali. I principi, gli obiettivi e gli standard iniziali devono essere pubblicati e divulgati.
Sviluppare una strategia di formazione I criteri di governance determinati devono essere divulgati nell'organizzazione ed è necessario disporre di piani di formazione continuativi che includano anche la formazione relativa all'utilizzo di Office SharePoint Server e corsi di formazione relativi agli standard e alle procedure di governance. Il reparto IT, ad esempio, può gestire una pagina di domande frequenti sul proprio sito Web per rispondere alle domande relative alle offerte di servizi per Office SharePoint Server. È possibile inoltre offrire corsi di formazione in linea per descrivere l'implementazione e l'utilizzo del sistema di gestione dei documenti nell'organizzazione.
Sviluppare un piano continuativo Una governance adeguata deve essere continuativa, pertanto il team di addetti alla governance deve riunirsi a intervalli regolari. Le attività continuative includono l'inserimento di nuovi requisiti nel piano di governance o la rivalutazione e la modifica dei principi o degli standard della governance. Se si presentano esigenze incoerenti, potrebbe necessario risolvere conflitti, ad esempio tra il reparto IT e una o più divisioni aziendali. Il team di addetti alla governance deve presentare report regolari ai relativi sponsor esecutivi per promuovere il senso di responsabilità e aiutare a garantire la conformità nell'intera organizzazione. Tenere presente che, sebbene possa sembrare laborioso, l'obiettivo è quello di migliorare il rendimento dell'investimento in Office SharePoint Server, ottimizzare l'utilità della soluzione Office SharePoint Server e aumentare la produttività nell'organizzazione.
Scaricare il manuale
Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable content for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).
Vedere anche
Concetti
Caratteristiche di governance in Office SharePoint Server 2007