Pianificare la conservazione dei record fisici
Contenuto dell'articolo:
Utilizzo di Office SharePoint Server per gestire record fisici
Pianificazione della conservazione dei record fisici
Foglio di lavoro
In questo articolo vengono descritte le attività di pianificazione correlate alla conservazione di record fisici mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007. Come con gli elementi digitali, ad esempio i documenti elettronici e i messaggi di posta elettronica, un elemento fisico può essere un record e può richiedere attività di gestione. Utilizzando Microsoft Office SharePoint Server 2007 unitamente ai sistemi di archiviazione e recupero dei record fisici di cui si dispone, è possibile implementare una soluzione di gestione dei record che includa sia quelli elettronici sia quelli fisici.
I record fisici gestiti mediante Microsoft Office SharePoint Server 2007 possono includere qualsiasi elemento non digitale, ad esempio documenti stampati, DVD, videocassette, altri supporti e componenti hardware quali i prototipi dei prodotti. È possibile gestire singoli elementi fisici o un insieme di elementi, ad esempio una cassetta di documenti correlati.
Nota
Un sistema di gestione dei record ben progettato consente di proteggere l'organizzazione dal punto di vista legale, di dimostrare la sua conformità alle norme di legge nonché di aumentarne l'efficienza agevolando l'eliminazione degli elementi elettronici e fisici obsoleti di cui non è più necessario conservare i record. Il compito di stabilire per quali elementi fisici o elettronici non sia più necessario conservare record nell'organizzazione è affidato ai responsabili dei record aziendali, ai responsabili della conformità e ai legali. Una classificazione attenta di tutto il contenuto aziendale dell'organizzazione consente di assicurare la conservazione dei record per il periodo di tempo appropriato.
Utilizzo di Office SharePoint Server per gestire record fisici
In questa sezione vengono descritte le caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007 da prendere in considerazione per pianificare una soluzione di gestione dei record in grado di supportare la conservazione e l'eliminazione dei record fisici.
Record fisici e sito Centro record
Il Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è un modello di sito progettato per implementare la soluzione di gestione e conservazione dei record. Include funzionalità per la gestione dei record, quali l'imposizione dei criteri, la sospensione e l'indirizzamento dei record ed è inoltre provvisto di un'interfaccia completamente programmabile. Per una panoramica completa del sito Centro record, vedere Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).
Il sito Centro record è progettato per gestire i record fisici ed elettronici. Ciò agevola il trattamento di entrambi i tipi di record all'interno dello stesso piano di archiviazione, l'applicazione degli stessi tipi di metadati ai due tipi di record e l'associazione degli stessi criteri laddove appropriato. È inoltre possibile gestire i record fisici ed elettronici nello stesso sito Centro record oppure utilizzare un sito Centro record per quelli elettronici e un altro per quelli fisici.
Quando si pianifica la gestione dei record fisici in un sito Centro record, è consigliabile tenere presenti alcune considerazioni speciali:
Utilizzare elenchi invece di raccolte di documenti per tenere traccia dei record fisici. Per dettagli, vedere Elenchi e record fisici.
Poiché l'archiviazione effettiva di un elemento fisico avviene separatamente, gli utenti non "inviano" un elemento fisico a un sito Centro record mediante l'interfaccia utente o una personalizzazione basata sull'interfaccia programmabile. I responsabili della gestione dei record aggiungono invece nuovi record fisici al sito creando nuovi elementi negli elenchi usati per la gestione e creando funzionalità associate (vedere voce successiva) per gestire i record fisici mediante gli elenchi di Microsoft Office SharePoint Server 2007. In genere le nuovi voci vengono aggiunte agli elenchi a livello di programmazione, ad esempio mediante un flusso di lavoro personalizzato.
Nota
Non è necessario aggiungere record fisici alla tabella di distribuzione dei record del sito Centro record, la quale invia i record elettronici alle raccolte di documenti appropriate ma non è in grado di distribuire i record fisici.
- È consigliabile aggiungere funzionalità aggiuntive, ad esempio flussi di lavoro personalizzati, agli elenchi in modo da definire processi specifici dei record fisici, ad esempio la registrazione dell'inventario, la gestione magazzino, il trasferimento di proprietà e l'eliminazione.
Elenchi e record fisici
A differenza di record elettronici come i documenti, i quali possono essere sia archiviati che gestiti nelle raccolte documenti di Microsoft Office SharePoint Server 2007, i record fisici vengono archiviati in un luogo fisico appropriato a seconda del tipo di oggetto. Per tenere traccia delle ubicazioni, dei proprietari, dello stato e di altre informazioni dei record fisici, nonché per seguirne i cicli di vita, utilizzare gli elenchi di Microsoft Office SharePoint Server 2007 anziché le raccolte di documenti nel sito Centro record. Dopo aver aggiunto una voce che rappresenta un record fisico a un elenco, è possibile gestire quest'ultimo con le stesse funzionalità di gestione dei record offerte dalle raccolte di documenti per i record digitali:
Metadati i metadati in Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono implementati come colonne di informazioni visualizzabili in elenchi o raccolte di documenti. I responsabili dei record utilizzano i metadati per registrare informazioni sui record, ad esempio le relative descrizioni, i tipi di supporti, la categoria dei record, l'eliminazione di ciascun elemento, il valore del codice a barre e il proprietario del record. Utilizzando la Raccolta colonne del sito in Centro record, è possibile definire le colonne di metadati utili sia per i record elettronici che per quelli fisici. Ciò consente di gestire le stesse informazioni sui record indipendentemente dal tipo di supporto e semplifica la ricerca e il recupero degli elementi fisici ed elettronici mediante le proprietà degli elementi delle raccolte e delle voci di elenco. Per ulteriori informazioni sulle colonne del sito e i metadati, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
Flussi di lavoro È possibile associare un flusso di lavoro a un elenco. È possibile tenere traccia degli elementi fisici rappresentati in un elenco mediante il flusso di lavoro. Ad esempio, quando viene aggiunto un nuovo elemento a un elenco, è possibile avviare un flusso di lavoro per assegnare attività in modo da assicurarne l'archiviazione fisica corretta. All'elenco possono essere aggiunti altri flussi di lavoro, ad esempio per il recupero di un elemento fisico. Per informazioni sulla creazione di flussi di lavoro personalizzati, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit(informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410).
Moduli È possibile utilizzare l'integrazione di InfoPath Forms Services con Microsoft Office SharePoint Server 2007 per associare moduli agli elenchi ed utilizzarli per implementare comandi associati alla gestione dei record fisici. È ad esempio possibile utilizzare i moduli basati su browser per fornire accesso a inventari di record oppure per facilitare le richieste di assistenza relative a tali record. Per informazioni sulla pianificazione dei moduli, vedere Pianificare l’utilizzo di InfoPath Forms Services.
Criteri di gestione delle informazioni Un criterio di gestione delle informazioni è costituito da un insieme di regole per un tipo di contenuto. Ogni regola inclusa in un criterio di gestione delle informazioni è una caratteristica del criterio. I criteri e le caratteristiche dei criteri possono essere applicati alle voci di un elenco ed utilizzati nel contesto della gestione dei record fisici:
Scadenza La caratteristica dei criteri relativa alla scadenza consente di eliminare gli elementi in un modo coerente, verificabile e gestibile. È possibile impostare voci di elenco in modo che scadano in una determinata data oppure entro un determinato periodo di tempo. È possibile associare un flusso di lavoro ai criteri di scadenza dell'elenco in modo che alla scadenza di un elemento il flusso di lavoro assegni attività che ne garantiscano la distruzione o l'eliminazione. Per ulteriori informazioni sulla caratteristica dei criteri relativa alla scadenza, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Codici a barre La caratteristica dei criteri relativa ai codici a barre consente di tenere traccia degli elementi fisici creando un identificatore univoco e di associare un'immagine di codice a barre al valore per l'elemento. Per impostazione predefinita, i codici a barre di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono compatibili con lo standard del codice 39 (ANSI/AIM BC1-1995, codice 39) ed è possibile collegare altri fornitori di codici a barre utilizzando il modello a oggetti per i criteri. Associando un valore di codice a barre a una voce di elenco che rappresenta un record fisico, è possibile assicurarsi che quest'ultimo possa essere individuato a partire dalla voce di elenco e viceversa. Per ulteriori informazioni sulla caratteristica dei criteri relativa ai codici a barre, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Etichette La caratteristica dei criteri relativa alle etichette consente di specificare etichette generate da Microsoft Office SharePoint Server 2007 in base a un insieme di metadati dell'elenco o della raccolta di documenti. È possibile personalizzare il formato di un'etichetta nonché inserire etichette in documenti elettronici oppure stamparle. Nella gestione dei record fisici, l'applicazione di etichette stampate agli elementi fisici agevola l'identificazione dei record fisici e la loro correlazione con le voci di elenco corrispondenti. Per ulteriori informazioni sulla caratteristica dei criteri relativa alle etichette, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Controllo La caratteristica dei criteri relativa al controllo consente di registrare eventi e operazioni eseguiti su un documento o una voce di elenco, quali la modifica, la visualizzazione o l'eliminazione. Le azioni controllate sono estensibili. Nel contesto della gestione dei record, il controllo è un'operazione fondamentale che contribuisce a garantire una registrazione completa delle attività correlate a un elemento. Per ulteriori informazioni sulla caratteristica dei criteri relativa al controllo, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.
Tipi di contenuto I tipi di contenuto definiscono le informazioni e le caratteristiche disponibili per una voce di elenco, un documento o una cartella, tra cui i metadati, i flussi di lavoro e i criteri di gestione delle informazioni. Poiché i tipi di contenuto possono essere organizzati in modo gerarchico, un insieme di tipi di contenuto può avere alcune caratteristiche in comune, ad esempio i metadati condivisi, e allo stesso tempo caratteristiche esclusive.
I tipi di contenuto sono utili nella gestione dei record perché consentono di raggruppare le caratteristiche relative ai record di un determinato tipo in un modo facilmente riutilizzabile. È possibile creare tipi di contenuto per i record elettronici e fisici che condividono informazioni comuni, ad esempio metadati per classificare i record, e allo stesso tempo disporre di caratteristiche esclusive a seconda dei tipi di supporto. È ad esempio possibile definire un tipo di contenuto generico "record documento" e quindi creare tipi di contenuto per documenti fisici ed elettronici che ereditano i metadati dal tipo di contenuto generale. È quindi possibile aggiungere caratteristiche esclusive al tipo di contenuto per i documenti fisici, le quali non sono rilevanti per i documenti elettronici, ad esempio la caratteristica dei criteri relativa ai codici a barre o un flusso di lavoro per i record fisici. Per ulteriori informazioni sui tipi di contenuto, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
Cartelle È possibile definire tipi di contenuto per cartelle personalizzate. Nella gestione dei record fisici, è possibile utilizzare le cartelle per rappresentare le ubicazioni di archiviazione fisica, ad esempio casse e scaffali di un magazzino. Le voci di elenco nelle cartelle rappresenteranno quindi gli elementi nelle ubicazioni di archiviazione fisiche. Se ad esempio un insieme di documenti stampati è archiviato in una cassetta, è possibile archiviare i record di ogni documento in una cartella che rappresenti tale cassetta con metadati che identifichino il valore del codice a barre della cassetta, l'ubicazione fisica e altre informazioni personalizzate. Per ulteriori informazioni su cartelle e tipi di contenuto, vedere Pianificare i tipi di contenuto (Office SharePoint Server).
Allegati È possibile allegare elementi elettronici, ad esempio immagini digitalizzate, alle voci di elenco. Ciò risulta utile nel contesto della gestione dei record fisici allo scopo di identificare un record fisico e correlarlo alla voce di elenco corrispondente.
Pianificazione della conservazione dei record fisici
| Azione nel foglio di lavoro |
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È possibile utilizzare il foglio di lavoro Pianificare i record fisici(informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x410) unitamente a questo articolo per semplificare la pianificazione della gestione dei record fisici basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007. Per ogni tipo di record fisico nel piano di archiviazione, utilizzare un foglio di lavoro distinto.
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Foglio di lavoro
Pianificare i record fisici(informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81626&clcid=0x410)
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Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:
Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Contenuto scaricabile per Office SharePoint Server 2007.