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Progettare l'architettura di Centro record

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Contenuto dell'articolo:

  • Pianificare le applicazioni Web

  • Determinare il numero di siti Centro record

  • Pianificare i database

  • Pianificare le personalizzazioni di Centro record

  • Pianificare la protezione

  • Pianificare le impostazioni di posta elettronica

  • Pianificare registrazione e report

  • Pianificare la ricerca

In questo articolo vengono forniti suggerimenti che consentono di configurare e organizzare i componenti logici di una soluzione di gestione dei record basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007, nonché informazioni aggiuntive per la configurazione delle caratteristiche chiave della soluzione di gestione dei record. Per consigli utili sulla configurazione dei componenti fisici della soluzione di gestione dei record, vedere Progettare la topologia di gestione dei record. Per una panoramica delle funzionalità di gestione dei record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere Pianificare la gestione dei record.

Pianificare le applicazioni Web

Un'applicazione Web Internet Information Services (IIS) è un programma software ospitato in IIS che fornisce all'utente informazioni basate sul Web in formato HTML. Le soluzioni per siti Web basate su Microsoft Office SharePoint Server 2007 vengono create nel contesto di applicazioni Web IIS. Quando si crea inizialmente un'applicazione Web utilizzando il sito Amministrazione centrale di Microsoft Office SharePoint Server 2007, si seleziona un modello di sito Web. Viene quindi creata una raccolta siti contenente tale sito Web. Dopo aver creato l'applicazione, è possibile aggiungervi altre raccolte siti.

È consigliabile ospitare i siti Centro record in un'applicazione Web separata perché ciò consente di:

  • Assicurarsi che i record archiviati nel sito Centro record non vengano mescolati con documenti attivi nel database.

  • Garantire che il sito Centro record non erediti le autorizzazioni o altre impostazioni di protezione che potrebbero essere incluse in applicazioni Web esistenti.

  • Ottimizzare la pianificazione del backup in base a specifiche esigenze di gestione dei record.

Se si desidera disporre di più siti Centro record, non è necessario creare più applicazioni Web. Una singola applicazione Web è in grado di ospitare in modo efficiente più siti Centro record, ognuno nella relativa raccolta siti. Per ulteriori informazioni, vedere Determinare il numero di siti Centro record più avanti in questo articolo.

Quando si configurano applicazioni Web per ospitare siti Centro record, tenere presente i suggerimenti generali di configurazione seguenti:

  • Quota   Le quote consentono di impostare i limiti relativi al contenuto che è possibile aggiungere a una raccolta siti. Poiché il modello di archiviazione per i siti Centro record implica la disponibilità di uno spazio di archiviazione esteso combinata con un utilizzo limitato dei siti, l'applicazione di una quota alla raccolta siti utilizzata per la gestione dei record non offre particolari vantaggi. Se tuttavia si desidera ricevere un avviso non appena un sito Centro record si avvicina al limite massimo della capacità di archiviazione, applicare un modello quote personalizzato alla raccolta siti che ospita il sito Centro record. Utilizzare un modello per la configurazione del sito per inviare al proprietario del sito un messaggio di avviso non appena il sito sta per raggiungere la relativa quota. Per ulteriori informazioni sull'archiviazione, vedere Pianificare i database più avanti in questo articolo.

  • Blocco È possibile bloccare una raccolta siti per impedire l'aggiunta di contenuto. Nella gestione dei record il blocco di una raccolta siti per impedire l'aggiunta di contenuto a un sito Centro record è raro e correlato principalmente alle operazioni di manutenzione di emergenza, ad esempio quando un sito ha raggiunto il limite massimo della capacità di archiviazione.

  • Dimensioni massime caricamento   Per impostazione predefinita, la dimensione massima di caricamento per qualsiasi elemento disponibile per un'applicazione Web è pari a 50 MB. Tale valore corrisponde inoltre al limite massimo consigliato per le dimensioni di file inviabili a un sito Centro record tramite il servizio Web Centro record.

  • Cestino Il Cestino è un meccanismo per l'eliminazione del contenuto da un sito di SharePoint, ad esempio un sito Centro record. È progettato in modo da impedire l'eliminazione accidentale di elementi consentendo all'utente di recuperarli. Per configurare il Cestino per i siti di un'applicazione Web, si utilizza Amministrazione centrale.

    Facoltativamente è possibile configurare il Cestino in due fasi. In questa configurazione un elemento eliminato da una raccolta viene spostato nel Cestino del sito. L'utente può quindi recuperare l'elemento dal cestino oppure eliminarlo. Un elemento eliminato viene inviato al Cestino secondario. Solo gli amministratori della raccolta siti dispongono delle autorizzazioni per visualizzare gli elementi presenti nel Cestino secondario ed eliminarli in modo definitivo.

    In uno scenario di gestione dei record è possibile configurare un Cestino secondario per offrire un ulteriore livello di protezione contro l'eliminazione accidentale dei record. È inoltre possibile configurare il Cestino del sito in modo da non eliminare mai automaticamente gli elementi, ma richiedere l'eliminazione manuale. In questo caso, è necessario disporre di memoria sufficiente per contenere i record che verranno raccolti nel Cestino secondario.

  • Avvisi   Gli avvisi sono messaggi di notifica inviati da Microsoft Office SharePoint Server 2007 ai proprietari di elenchi o raccolte in caso di modifica, aggiunta o eliminazione di elementi. Nella gestione dei record gli avvisi consentono ai responsabili dei record di tenere traccia dello stato dei record di cui sono responsabili. Per configurare gli avvisi per tutti i siti di un'applicazione Web, si utilizza Amministrazione centrale. Assicurarsi di attivare gli avvisi e consentire un numero elevato di avvisi per utente.

  • Processi timer   Le caratteristiche utilizzate nella gestione dei record si basano su processi in background pianificati. Nell'elenco seguente vengono indicati il titolo del processo e la pianificazione.

    • Creazione report utilizzo criteri: ricorrente viene eseguito ogni giorno.

    • Esenzione elaborazione e creazione report viene eseguito ogni giorno.

    • Elaborazione del Centro record viene eseguito ogni giorno.

    • Ricerca ed elaborazione viene eseguito ogni giorno.

    • Elaborazione in blocco attività flusso di lavoro viene eseguito ogni giorno.

    È possibile modificare la pianificazione di qualsiasi processo timer utilizzando lo strumento della riga di comando Stsadm. Per ulteriori informazioni, vedere Strumento da riga di comando Stsadm (Office SharePoint Server).

Determinare il numero di siti Centro record

Per implementare la gestione dei record in Microsoft Office SharePoint Server 2007, viene creato e configurato un sito Centro record. È possibile ottenere una soluzione di gestione dei record su vasta scala con un singolo sito Centro record. In alcuni casi tuttavia, in considerazione del numero di record da archiviare, potrebbe essere necessario suddividere l'archiviazione tra due o più siti Centro record.

Quando si pianifica il numero di siti Centro record da distribuire, collaborare con il team IT per definire le dimensioni massime del database di cui sarà possibile eseguire il backup e il ripristino in base ai requisiti di pianificazione. In una soluzione dei gestione dei record il contenuto del database non viene utilizzato e le eliminazioni accidentali sono molto rare, di conseguenza anche il ripristino del database è un'evenienza molto rara. Si consideri che, nonostante per molte soluzioni Microsoft Office SharePoint Server 2007 venga consigliata l'impostazione di un limite massimo di 50 GB per le dimensioni del database del contenuto, questa indicazione viene personalizzata per gli scenari in cui è essenziale poter eseguire il ripristino rapido dei documenti. In scenari diversi è possibile ottenere distribuzioni del database di dimensioni notevolmente maggiori. Ad esempio, vedere l'articolo seguente del blog su MSDN: Dimensioni consigliate per un singolo database del contenuto di SharePoint (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86920&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

È possibile associare un database del contenuto distinto a ogni raccolta siti di un'applicazione Web, ma non a siti distinti all'interno di una raccolta siti. Di conseguenza, per associare database del contenuto distinti a ogni sito Centro record, creare i singoli siti Centro record in una raccolta siti distinta.

Se per la soluzione di gestione dei record sono richiesti più siti Centro record, è consigliabile creare innanzitutto un modello di sito personalizzato basato sul modello del sito Centro record. Il modello di sito personalizzato deve contenere gli elementi seguenti: criteri di gestione delle informazioni, definizioni dei tipi di contenuto e definizioni delle colonne richieste per la soluzione di gestione dei record dell'organizzazione. Il modello di sito personalizzato consente di condividere facilmente tali elementi tra le raccolte siti. Per ulteriori informazioni sulla creazione di modelli personalizzati, vedere Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=86923&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Nota

Una farm Microsoft Office SharePoint Server 2007 può puntare a un singolo sito Centro record come destinazione a cui inviare i record dei siti di tale farm. Se una farm che ospita documenti attivi deve puntare a più siti Centro record, è necessario utilizzare il modello a oggetti di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 per implementare nel sito Centro record di destinazione un router personalizzato con cui distribuire i record in ingresso al sito Centro record di destinazione appropriato. Per eseguire questa operazione per la soluzione personalizzata, è necessario modificare la tabella di distribuzione dei record nel sito Centro record di destinazione in modo da passare una richiesta di invio record al sito Centro record appropriato. Per una descrizione completa della programmazione del modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, inclusa quella di un sito Centro record, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dello spazio di archiviazione dei database, vedere Pianificare le prestazioni e la capacità (Office SharePoint Server). Per informazioni sulla pianificazione di archivi contenuti su vasta scala, vedere Pianificare l'archiviazione del contenuto aziendale.

Pianificare i database

In un sito Centro record deve essere possibile archiviare un numero elevato di elementi. Poiché il sito funge da backup o archivio, le interazioni utente con gli elementi archiviati e il sito sono in genere minime. Di conseguenza, è in genere necessario pianificare i database per la gestione dei record in modo da ottimizzare lo spazio di archiviazione e la protezione anche a discapito delle prestazioni del sito.

È inoltre necessario prestare particolare attenzione alla pianificazione del backup e del ripristino dei database utilizzati per la gestione dei record. Nella gestione dei record l'obiettivo è in genere quello di mantenere i record per un dato periodo di tempo, che varia a seconda delle esigenze aziendali o di legge, e quindi di eliminarli. Nel caso del backup dei siti Centro record l'obiettivo è garantire un'adeguata protezione contro l'eliminazione accidentale di record e consentire il ripristino in caso di emergenza, ad esempio se il sito è oggetto di un attacco in cui viene utilizzato malware. L'obiettivo è non è quindi quello di mantenere un'altra copia del contenuto del sito. È possibile che le copie di backup dei record vengano inavvertitamente mantenute per un periodo di tempo più lungo rispetto ai record, pertanto le copie potrebbero più facilmente individuabili.

Come descritto nella sezione precedente, è opportuno pianificare la soluzione in modo da associare un database del contenuto distinto a ogni sito Centro record e creare i singoli siti Centro record in una raccolta siti distinta. Dopo aver determinato il numero di siti Centro record necessario, collaborare con il reparto IT allo scopo di determinare per ogni sito Centro record i requisiti seguenti:

  • Dimensioni del database del contenuto. Il tempo necessario per eseguire un backup è direttamente proporzionale al contenuto di cui eseguire la copia.

  • Frequenza con cui verrà eseguito il backup del database del contenuto. La frequenza di esecuzione del backup del database del contenuto dipende dai tipi di record che si intende mantenere, dalla frequenza con cui i record vengono aggiunti al sito Centro record e dalla disponibilità del team IT a eseguire le operazioni di backup.

  • Finestra del servizio disponibile per il ripristino del contenuto di Centro record. Corrisponde alla quantità di tempo in cui il team IT può rispondere a una crisi e ripristinare i dati, sulla base del backup più recente. La dimensione della finestra di servizi varia a seconda della quantità di dati da ripristinare, a sua volta correlata alla dimensione del database del contenuto. Per determinare la finestra di servizio appropriata per il ripristino del contenuto, è necessario trovare un giusto compromesso tra la velocità con cui si desidera poter ripristinare i dati e la quantità di dati che si desidera archiviare.

Integrare altre caratteristiche in un sito Centro record

Utilizzare il modello del sito Centro record per creare siti per i record in Microsoft Office SharePoint Server 2007. Il modello del sito Centro record include una soluzione completa per la gestione dei record, tuttavia è possibile che, a seconda degli obiettivi di gestione dei record, sia necessario modificare la soluzione aggiungendo altre caratteristiche di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le personalizzazioni tipiche includono:

  • Visualizzazione dei criteri di valutazione del sito Centro record. È possibile visualizzare i dati del Centro record in fogli di calcolo di Microsoft Office Excel 2007, eseguirne il rendering in singole web part Elenco indicatori di prestazione chiave (KPI) oppure aggregarli in un dashboard nel sito. A seconda della configurazione della protezione, è possibile rendere disponibili queste informazioni ai soli responsabili della gestione dei record oppure consentire anche agli Information Worker di utilizzarli per visualizzare lo stato dei record che hanno inviato. Per ulteriori informazioni sull'integrazione delle informazioni aziendali in Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere Pianificare le caratteristiche di business intelligence.

  • Visualizzazione dei criteri. Elenchi e web part consentono di aggiungere alla home page di Centro record la documentazione in cui vengono descritti i criteri applicati in Centro record, i criteri di valutazione sull'utilizzo dei criteri, nonché altre informazioni per rendere più trasparenti l'utilizzo previsto e le limitazioni sul sito. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione delle pagine Web, vedere la Guida di Microsoft Office SharePoint Server 2007, la documentazione di Microsoft Office SharePoint Designer 2007 e Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

  • Integrazione di moduli, ricerca e flussi di lavoro per la gestione dei record fisici. Una soluzione per la gestione e l'archiviazione di record fisici costituisce anche una soluzione di gestione inventario, poiché è necessario mantenere una correlazione tra gli elenchi in cui viene tenuta traccia degli elementi nel sito Centro record e gli elementi fisici effettivi rappresentati dalle voci degli elenchi. L'utilizzo di moduli per cercare e richiedere il recupero di record fisici, nonché di flussi di lavoro per assegnare l'attività di recupero dei record, consente di implementare una soluzione rispondente a qualsiasi esigenza in fatto di gestione dei record elettronici e fisici. Per ulteriori informazioni, vedere il white paper seguente in cui viene descritta un'implementazione di tale soluzione di gestione dei record fisici in Microsoft: Ottimizzazione della gestione dei record con il flusso di lavoro di SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=80869&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

Per informazioni sull'utilizzo del modello di sito Centro record, vedere Progettare il sito Centro record (Office SharePoint Server).

Pianificare la protezione

Allo scopo di garantire la sicurezza e l'immutabilità dei record da archiviare, pianificare con attenzione la configurazione di protezione per i siti Centro record. È inoltre opportuno documentare la strategia di protezione e la relativa implementazione in modo che, se necessario, sia possibile illustrare le misure adottate per proteggere i record.

Procedura generale per proteggere la soluzione di gestione dei record

Progettare la server farm e l'applicazione Web che contiene i siti Centro record in modo da garantirne il più possibile la protezione. È ad esempio altamente improbabile che si desideri consentire l'accesso a un'applicazione Web che ospita siti Centro record tramite l'area di protezione Internet, nella quale è consentito l'accesso anonimo.

Esaminare con attenzione la documentazione relativa alla protezione in Microsoft Office SharePoint Server 2007 nel capitolo Pianificare la protezione della server farm (Office SharePoint Server) e collaborare con il team IT all'implementazione di misure di protezione appropriate per la soluzione di gestione dei record. Tale capitolo contiene indicazioni utili relativi alla protezione tra cui:

  • Protezione avanzata dei server Web e dei server database.

  • Protezione delle comunicazioni.

  • Elenco di controllo per la progettazione della topologia.

Nota

Non configurare l'applicazione Web in cui è in esecuzione il sito Centro record per l'utilizzo dell'autenticazione Forms. Con tale configurazione si consentono invii anonimi al sito Centro record.

Configurare le autorizzazioni nei siti Centro record

Nel modello di protezione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 le singole autorizzazioni, ad esempio quella per l'aggiunta di elementi a una raccolta documenti, vengono raggruppate in livelli di autorizzazione. In tal modo gli utenti che dispongono di un dato livello di autorizzazione possono eseguire gruppi di azioni correlate, ad esempio la collaborazione al contenuto per un sito. È possibile assegnare i livelli di autorizzazione a gruppi di utenti specifici o direttamente a singoli utenti. Quando si associano utenti o gruppi a oggetti a protezione diretta, ad esempio elenchi, raccolte, voci di elenco, documenti o siti, a tali oggetti viene applicato il relativo livello di autorizzazione predefinito, che tuttavia può essere modificato. Microsoft Office SharePoint Server 2007 include un insieme di livelli di autorizzazione predefiniti. È possibile visualizzare e modificare i livelli di autorizzazioni per una raccolta siti utilizzando il collegamento Autorizzazioni avanzate nella pagina Impostazioni sito. Per una descrizione completa del modello di protezione di Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere Pianificare e progettare la protezione (Office SharePoint Server).

Nella tabella seguente sono elencati i gruppi e i livelli di autorizzazione predefiniti per i siti Centro record.

Gruppo Livello di autorizzazione

Utenti che eseguono invii al servizio Web Centro record

Accesso limitato

Membri

Collaborazione

Proprietari

Controllo completo

Visitatori

Lettura

Visualizzatori

Solo visualizzazione

Il gruppo Utenti che eseguono invii al servizio Web Centro record, che dispone dell'autorizzazione Aggiunta elementi per il sito Centro record, viene utilizzato per concedere accesso limitato agli utenti che inviano record da altre server farm. Per ogni applicazione Web da cui verranno inviati i record è necessario aggiungere al gruppo Utenti che eseguono invii al servizio Web Centro record gli account di dominio con cui vengono eseguiti i pool di applicazioni per le singole applicazioni Web. Quando gli utenti inviano record da tali applicazioni Web, si tratta dell'account con cui i record verranno inviati al sito Centro record. Si noti che gli utenti che inviano record non devono far parte di alcun gruppo nella raccolta siti che contiene il sito Centro record.

Se si intende modificare i livelli di autorizzazione predefiniti o aggiungere gruppi personalizzati, tenere presenti le autorizzazioni necessarie per eseguire le attività di gestione dei record. Le attività e le autorizzazioni necessarie sono elencate nella tabella seguente.

Attività Autorizzazione richiesta Oggetto a protezione diretta

Invio al sito Centro record

Modifica elementi

Aggiunta elementi

Sito di origine

Sito Centro record

Chiamata del servizio Web Archivio record

Aggiunta elementi

Sito Centro record

Gestione dei record

Modifica elementi

Sito Centro record

Creazione di voci per serie di record

Modifica elementi

Elenco di distribuzione dei record

Creazione di esenzioni

Aggiunta elementi

Elenco Esenzioni

Gestione e rilascio di esenzioni

Modifica elementi

Visualizzazione elementi

File sospeso

Elenco Esenzioni

Visualizzazione di record nei risultati di ricerca

Visualizzazione elementi

Sito Centro record

Tenere presente inoltre quanto segue al momento di configurare le autorizzazioni nel sito Centro record:

  • In genere, assegnare solo ai manager dei record e ai membri del team legale autorizzazioni di tipo Modifica articoli sul contenuto del sito Centro record. Per il contenuto riservato è possibile limitare il gruppo di utenti con autorizzazioni di tipo Modifica articoli assegnando loro autorizzazioni a livello di raccolta documenti, cartella o anche elemento di elenco. Per la gestione di un documento particolarmente riservato, ad esempio, potrebbe essere assegnato un solo manager di record.

  • Poiché l'elenco Esenzioni potrebbe contenere informazioni riservate, inserire in tale elenco solo i membri del team che possono creare esenzioni o applicare esenzioni agli elementi.

  • Il sito Centro record include uno speciale livello di autorizzazione, Completamento invio Centro record, che viene concesso temporaneamente in modo automatico agli utenti per consentire l'inserimento dei metadati mancanti relativi ai record.

Ottimizzazione del comportamento della cassaforte

È opportuno configurare le raccolte documenti in un sito Centro record in modo da ottimizzare il comportamento della cassaforte per le raccolte e proteggere i record da eliminazioni accidentali o modifiche. L'ottimizzazione del comportamento della cassaforte include le azioni seguenti:

  • Archiviazione ed estrazione obbligatorie dei documenti.

  • Creazione di versioni principali e secondarie dei documenti e livello di autorizzazione Elimina versioni non assegnato a nessun utente.

  • Nessun limite relativo al numero di versioni da mantenere.

  • Attivazione del controllo.

  • Controllo di tutti gli eventi.

Per una panoramica del controllo delle versioni e delle altre impostazioni di gestione dei documenti, vedere Pianificare il controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le estrazioni. Per una descrizione dei criteri di gestione delle informazioni sul controllo, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni.

Pianificare le impostazioni di posta elettronica

È consigliabile configurare le applicazioni Web che ospitano siti Centro record in modo che supportino la posta elettronica in uscita. L'integrazione di posta elettronica con il sito Centro record consente di disporre di numerosi scenari di gestione dei record. Nell'elenco seguente vengono descritti alcuni esempi comuni di tali scenari.

  • È possibile configurare gli avvisi in modo che venga inviato un messaggio di posta elettronica in seguito alla modifica o all'aggiunta di un record.

  • È possibile configurare i flussi di lavoro per l'integrazione con la posta elettronica in modo che gli utenti vengano informati delle attività imminenti del flusso di lavoro tramite messaggi di posta elettronica.

  • Quando al sito viene aggiunto un nuovo utente, è possibile inviare all'utente un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento al sito e altre informazioni relative al sito stesso.

Se la soluzione di gestione dei record include l'integrazione con Microsoft Exchange Server 2007, è consigliabile configurare anche le applicazioni Web in modo che supportino la posta elettronica in arrivo. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare la conservazione dei record dei messaggi di posta elettronica. Se tuttavia si attiva la posta elettronica in arrivo, non configurare per l'accettazione dei messaggi in arrivo le raccolte utilizzate per la gestione dei record. I record non devono essere inviati direttamente a una raccolta tramite posta elettronica.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione dell'integrazione della posta elettronica con Microsoft Office SharePoint Server 2007, vedere le risorse seguenti:

Pianificare registrazione e report

La caratteristiche di registrazione e report consentono ai responsabili della gestione dei record di tenere traccia delle modifiche apportate ai record di siti Centro record, oltre a testimoniare l'utilizzo dei criteri in un sito Centro record. Nell'elenco seguente vengono descritte le caratteristiche di registrazione e report incluse in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  • Registri di controllo La caratteristica di controllo consente di registrare eventi e operazioni eseguite su documenti e voci di elenco, ad esempio modifica di un documento o di un elemento, estrazione o archiviazione di un documento o di un elemento e modifica delle autorizzazioni per un documento o un elemento. È inoltre possibile utilizzare il modello a oggetti di controllo per scrivere gli eventi personalizzati nel registro di controllo. Per ulteriori informazioni, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x410) (informazioni in lingua inglese) .

    Nella gestione dei record utilizzare il controllo per garantire la protezione dei siti Centro record. È possibile configurare il controllo nell'ambito dei criteri di gestione delle informazioni applicate a un elenco o a una raccolta documenti oppure per controllare gli eventi nell'intera raccolta siti.

    I dati di controllo relativi a una raccolta siti vengono archiviati nel database SQL. È possibile generare report in modo dinamico sulla base dei dati di controllo. A tale scopo, nella sezione Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito della raccolta siti fare clic su Report registro di controllo. È possibile visualizzare e interagire con i report in Microsoft Office Excel 2007. I report includono:

    • Modifiche del contenuto Visualizza tutti gli eventi che hanno comportato una modifica del contenuto del sito.

    • Eliminazione Visualizza tutti gli eventi che hanno comportato l'eliminazione del contenuto del sito.

    • Impostazioni protezione Visualizza tutti gli eventi che hanno comportato la modifica delle impostazioni di protezione del sito.

    Utilizzando il modello a oggetti Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, è possibile generare report personalizzati, che verranno inclusi nell'elenco in aggiunta ai report predefiniti nella pagina Visualizza report registro di controllo.

  • Report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni Per tenere traccia dell'utilizzo dei criteri in una raccolta siti e per raccogliere i dati relativi all'utilizzo dei criteri per verificare la conformità, è possibile configurare i report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni in Amministrazione centrale. I report generati sono file XML che possono essere visualizzati in Microsoft Office Excel 2007 o utilizzati come input per una soluzione personalizzata. È possibile specificare la raccolta del sito in cui archiviare i report e la pianificazione ricorrente per la creazione di report. Facoltativamente, è inoltre possibile fornire un modello di report alternativo. È possibile visualizzare i report sull'utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni in modo analogo ai report del registro di controllo. Nella sezione Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito della raccolta siti fare clic su Report registro di controllo.

Pianificare la ricerca

La ricerca è uno dei principali strumenti per la gestione dei record. Se ad esempio si desidera implementare un'esenzione in cui i criteri di scadenza di uno o più elementi vengono sospesi a causa di controversie legali o altri motivi contingenti, è in primo luogo necessario individuare gli elementi. Poiché la struttura delle cartelle dei siti Centro record non agevola l'esplorazione e gli elementi ai quali applicare un'esenzione possono essere distribuiti in più raccolte ed elenchi di uno o più siti Centro record, il modo più efficace per individuare tali elementi consiste nell'utilizzare la ricerca.

Quando si eseguono ricerche in un contesto di gestione dei record, è opportuno valutare gli aspetti seguenti:

  • Definizione dei provider di servizi condivisi.

  • Pianificazione dell'indicizzazione.

  • Pianificazione della ricerca dei metadati.

  • Gestione degli ambiti di ricerca.

Definire il provider di servizi condivisi

Per provider di servizi condivisi si intende un raggruppamento logico di servizi condivisi e delle relative risorse di supporto. I provider di servizi condivisi possono condividere servizi tra server farm. Uno dei servizi offerti da un provider di servizi condivisi è l'indicizzazione del contenuto e dei metadati. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 tale servizio viene fornito dal servizio di ricerca di Office SharePoint Server.

Collaborare con gli amministratori del servizio di ricerca per garantire che siano disponibili uno o più provider di servizi condivisi per indicizzare il contenuto nei siti Centro record. L'indicizzazione del contenuto di Centro record tramite provider di servizi condivisi dedicati consente di proteggere i record ed evitare che vengano visualizzati da utenti che non dispongono delle autorizzazioni per visualizzare o utilizzare i record.

Nota

Anche se si utilizza un provider di servizi condivisi comune o condiviso, la protezione del documento viene comunque garantita elemento per elemento sulla base delle autorizzazioni concesse agli utenti per accedere al contenuto.

Pianificare l'indicizzazione

Un filtro IFilter consente al servizio di ricerca di Office SharePoint Server di indicizzare un tipo specifico di file, ad esempio un file con estensione docx di Microsoft Office Word 2007. Verificare che gli amministratori del servizio di ricerca siano a conoscenza dei tipi di record gestiti nei siti Centro record, che i tipi di file appropriati siano attivati per l'indicizzazione e che siano disponibili filtri IFilter per indicizzare i diversi tipi di record. Il servizio di ricerca di Office SharePoint Server include i filtri IFilter per i tipi di file più comuni.

Nota

È possibile che con documenti dello stesso tipo ottenuti con versioni diverse di un'applicazione siano richiesti filtri IFilter diversi. Verificare le versioni utilizzate nell'ambito dell'organizzazione e comunicare tali informazioni agli amministratori del servizio di ricerca.

Pianificare la ricerca dei metadati

Collaborare con gli amministratori del servizio di ricerca alla gestione delle proprietà dei metadati. Alcune proprietà dei metadati devono essere associate tra loro ai fini della ricerca poiché contengono lo stesso tipo di informazioni. Se ad esempio i siti Centro record contengono sia record di messaggi di posta elettronica che record di documenti, quando si ricerca il contenuto creato da un utente specifico, il campo "Da" del messaggio di posta elettronico e il campo "Autore" dei documenti devono essere considerati come elementi di metadati equivalenti.

Gestire gli ambiti di ricerca

Un ambito di ricerca consente di limitare l'intervallo di una ricerca in base ai percorsi di ricerca, a restrizioni relative ai metadati o ad altri criteri. È possibile associare uno o più ambiti di ricerca all'interfaccia utente di ricerca in modo da consentire agli utenti di limitare l'intervallo di ricerca. Negli scenari di gestione dei record, potrebbe risultare utile definire gli ambiti di ricerca in base al tipo di record, all'identità del responsabile della gestione dei record che esegue la ricerca o ad altri criteri correlati ai record. Collaborare con l'amministratore del servizio di ricerca per analizzare l'archiviazione dei record e individuare il metodo migliore per definire gli ambiti di ricerca per la soluzione di gestione dei record.

Scaricare il manuale

Questo argomento è incluso nel manuale seguente, che può essere scaricato per una lettura e una stampa più agevoli:

Per un elenco completo dei manuali disponibili che è possibile scaricare per Office SharePoint Server 2007, vedere Downloadable books for Office SharePoint Server 2007 (informazioni in lingua inglese).

Vedere anche

Concetti

Pianificare la gestione dei record
Pianificare l'archiviazione del contenuto aziendale
Pianificare e progettare la protezione (Office SharePoint Server)
Pianificare le prestazioni e la capacità (Office SharePoint Server)

Altre risorse

Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (informazioni in lingua inglese)
Demo: Aggiungere una raccolta in un sito Centro record (informazioni in lingua inglese)