Determinare le esigenze di contenuto e la struttura di singoli siti
Contenuto dell'articolo:
Metodo formale: sottoporre le parti interessate e gli utenti a sondaggi
Metodo informale: partire da un'organizzazione di base con possibilità di evoluzione
La creazione di un sito è un processo rapido, ma la scelta del contenuto da inserire e l'organizzazione di tale contenuto in modo che risulti utile sono operazioni che richiedono tempo. Questa attività può essere affrontata in diversi modi, ma i due metodi consigliati sono i seguenti:
Metodo formale Sottoporre le parti interessate e gli utenti a sondaggi per individuare il contenuto che desiderano visualizzare nel sito. Attenersi a questo processo formale se si desidera creare un sito di grandi dimensioni o di importanza strategica, visitato da numerosi utenti con esigenze diverse. Sono necessarie una pianificazione e un'analisi accurate per garantire a tutti i gruppi di destinatari la possibilità di accedere al sito, trovare le informazioni desiderate, contribuire in modo appropriato e proseguire con il proprio lavoro.
Metodo informale Partire da un'organizzazione di base del sito e svilupparla secondo le esigenze e i commenti degli utenti. Attenersi a questo processo informale se si dispone di un piccolo sito di collaborazione meno complesso in cui la maggior parte degli utenti svolge le stesse attività in modo simile.
Nell'articolo Determinare gli obiettivi dei siti sono stati identificati gli obiettivi che si avvicinano maggiormente alle esigenze del proprio sito. Utilizzare tali obiettivi per individuare il metodo più appropriato per la scelta del contenuto e della struttura del sito.
Sito di archiviazione documenti A seconda della complessità prevista, è possibile seguire il metodo formale o informale. Se si desidera creare un sito di grandi dimensioni per l'archiviazione di documenti di diversi team, è consigliabile affrontare l'attività di organizzazione in modo formale. Per creare invece un piccolo spazio di archiviazione di documenti utilizzati dal proprio team, è sufficiente un processo informale.
Sito di comunicazione Potrebbe essere necessario utilizzare il metodo più formale e determinare esattamente il tipo di utenti che visiteranno il sito, le informazioni che verranno ricercate e il modo in cui indirizzare gli utenti al sito.
Sito di collaborazione È possibile in questo caso seguire il metodo informale, in modo che il sito possa svilupparsi ed evolvere in base alle esigenze.
Nelle sezioni riportate di seguito vengono illustrati i processi relativi ai due metodi.
Metodo formale: sottoporre le parti interessate e gli utenti a sondaggi
Per seguire un processo di pianificazione formale per i siti, è necessario creare un comitato di pianificazione formale per ottenere l'input dalle parti interessate e per eseguire i passaggi seguenti:
Determinare le esigenze dei gruppi di destinatari sottoponendo le parti interessate e i gruppi di destinatari a un sondaggio. Individuare le informazioni con cui ogni gruppo di destinatari o parte interessata prevede di interagire o che desidera visualizzare.
Determinare le esigenze di contenuto eseguendo un sondaggio sul contenuto. Esaminare e catalogare il contenuto corrente, il contenuto previsto per il futuro e il contenuto poco utilizzato o difficile da trovare e valutare i cambiamenti di contenuto previsti nel tempo.
Progettare l'architettura delle informazioni. Includere gli elenchi o le raccolte necessarie per organizzare le informazioni, gli elementi che devono essere alzati di livello nelle home page e l'eventuale struttura di spostamento personalizzata necessaria per esporre l'architettura delle informazioni agli utenti del sito.
Chiedere alle parti interessate e ai destinatari di prendere visione di prototipi dell'architettura delle informazioni. Valutare se nel prototipo sono contenute le informazioni richieste.
Esecuzione di un sondaggio sul contenuto
Prima di pianificare la struttura del sito, è necessario conoscere il contenuto di cui si dispone già nell'organizzazione. Eseguendo un sondaggio sul contenuto corrente, è possibile identificare le esigenze di contenuto e quindi progettare e distribuire una soluzione che soddisfi tali esigenze. Nel sondaggio sul contenuto possono essere inclusi diversi elementi specifici, tra cui:
Numero di documenti.
Posizione dei documenti.
Tipi di documenti, sia in termini di tipi di file che di classificazione.
Assetto dell'organizzazione e delle persone.
Processi e flusso di lavoro per l'approvazione del contenuto.
È possibile utilizzare il sondaggio sul contenuto per classificare in ordine di priorità il contenuto importante e suggerire una struttura per l'organizzazione di tale contenuto. Per la pianificazione del contenuto in genere si procede per fasi. Nella prima fase si prendono decisioni strutturali su larga scala, determinando ad esempio i reparti o i progetti che richiedono contenuto separato e il numero di siti necessari per ogni corpo di contenuto separato. Successivamente i team di pianificazione del contenuto di ogni sito, generalmente corrispondenti a reparti o progetti, decidono la struttura appropriata per soddisfare le proprie esigenze di contenuto. Potrebbe essere necessario rivedere la struttura su larga scala man mano che vengono identificate nuove esigenze di contenuto. È possibile inoltre che debbano essere eseguite ulteriori fasi di pianificazione prima della distribuzione e che sia necessario pianificare eventuali modifiche anche dopo che i siti sono diventati operativi.
Metodo informale: partire da un'organizzazione di base con possibilità di evoluzione
Per la creazione di un sito informale è possibile attenersi a un processo più flessibile, che può includere i passaggi seguenti:
Se si desidera utilizzare contenuto esistente integrandolo in un nuovo sito, valutare attentamente il contenuto di cui si dispone e il contenuto che si desidera inserire nel nuovo sito.
Riflettere quindi sugli elementi che dovrebbero essere inclusi nel sito e creare un elenco del contenuto indispensabile. È possibile ad esempio che un sito di collaborazione team debba includere:
Documenti, ovvero piani, proposte, presentazioni, offerte e documenti di progetto, in pratica tutti gli elementi che devono essere letti dal proprio team o a cui è necessario che il team contribuisca.
Pianificazioni relative al team, ovvero elenchi delle festività, piani ferie, pianificazioni delle singole attività e dei progetti e così via. È possibile registrare gli eventi condivisi nel sito e mostrarli nella visualizzazione Calendario.
Informazioni sui contatti, ovvero membri del team, partner, clienti, fornitori e così via. È possibile creare elenchi dei contatti separati per contatti interni ed esterni oppure combinarli utilizzando campi che possono essere ordinati e filtrati.
Attività o assegnazioni delle singole attività.
Collegamenti ad altri siti Web utilizzati frequentemente, inclusi siti di progetti o team correlati.
Annunci o notizie importanti per l'intero team.
Un blog da utilizzare eventualmente come facciata pubblica per il sito di collaborazione.
Esaminare gli eventuali scenari di utenti possibili e valutare il tipo di informazioni che si desidererebbe trovare immedesimandosi in un particolare utente.
Aggiungere eventuali elementi mancanti all'elenco originale e sottoporlo all'attenzione di alcuni utenti destinatari, se possibile.
Dopo aver identificato gli elementi di base, è possibile iniziare a creare il sito e fare in modo che i membri del team collaborino all'organizzazione.