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Pianificare i flussi di lavoro (Windows SharePoint Services)

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  • Che cosa sono i flussi di lavoro?

Che cosa sono i flussi di lavoro?

Molto del lavoro da svolgere all'interno di un'organizzazione viene eseguito mediante processi aziendali, che dipendono dal flusso di informazioni o di documenti e dalla partecipazione degli Information Worker per completare le attività che contribuiscono alle decisioni o ai risultati finali del relativo gruppo di lavoro. In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 i processi aziendali automatizzati e incentrati sulle persone vengono implementati dai flussi di lavoro.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di processi aziendali che potrebbero essere facilitati dall'utilizzo dei flussi di lavoro:

  • Approvazione dei contratti   Instradamento di un contratto proposto tra i membri di un'organizzazione che devono approvarlo o rifiutarlo.

  • Nota spese Gestione dell'inoltro di una nota spese e delle ricevute associate, esame e approvazione della nota spese e rimborso della persona che ha effettuato l'inoltro.

  • Servizio clienti Controllo dell'intero processo relativo a un intervento di assistenza tecnica, dalla richiesta da parte di un cliente all'analisi di un responsabile, all'inoltro agli addetti al supporto tecnico, alla risoluzione e all'inserimento in una knowledge base.

  • Colloqui di lavoro Gestione del processo relativo allo svolgimento di colloqui con i candidati per un lavoro, dalla pianificazione e registrazione degli appuntamenti alla raccolta del feedback man mano che si accumula, rendendolo disponibile per i selezionatori successivi allo scopo di facilitare la decisione per l'assunzione o il rifiuto.

  • Pubblicazione di contenuto   Gestione dell'approvazione della pubblicazione di contenuto nel sito di presenza Internet di un'organizzazione.

Uno dei problemi a cui molti reparti IT devono far fronte durante l'implementazione di processi aziendali automatizzati e incentrati sulle persone è che i processi non si integrano con le modalità di lavoro dei dipendenti. Affinché un processo aziendale incentrato sulle persone possa essere efficace, deve essere integrato nelle applicazioni e negli strumenti già noti e utilizzati giornalmente nel luogo di lavoro, in modo da diventare parte della routine quotidiana degli Information Worker. Nel caso di un ambiente di lavoro informatizzato, ciò include l'integrazione con la posta elettronica, i calendari, gli elenchi delle attività, i siti Web di collaborazione e le applicazioni client come Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Word 2007. Questo è l'approccio implementato nei flussi di lavoro basati su Windows SharePoint Services.

In Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 gli addetti alla progettazione di siti possono associare i flussi di lavoro a raccolte, elenchi o tipi di contenuto per renderli disponibili per l'esecuzione con documenti o voci di elenco. Lo stato di un flusso di lavoro viene registrato in un apposito elenco cronologico e le attività del flusso vengono assegnate ai partecipanti sulla base di un elenco delle attività.

I flussi di lavoro di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sono basati sul componente Windows Workflow Foundation di Microsoft Windows e gli sviluppatori software possono crearne di personalizzati utilizzando Windows Workflow Foundation Designer in Microsoft Visual Studio 2005. Dopo l'installazione e l'attivazione da parte di un amministratore, gli utenti possono associare un flusso di lavoro basato sul componente Windows Workflow Foundation di Microsoft Windows a una o più raccolte, elenchi o tipi di contenuto.

Gli utenti possono inoltre creare flussi di lavoro personalizzati utilizzando Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Ogni flusso di lavoro creato mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007 può essere associato a un solo elenco o a una sola raccolta. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 offre un ambiente per la progettazione visiva dei flussi di lavoro, oltre a un insieme di azioni che gli utenti possono aggiungere ai flussi di lavoro senza dover scrivere codice sorgente, tra cui:

  • Impostazione dei metadati degli elenchi

  • Creazione, copia, eliminazione o modifica degli elementi di elenco, compresi i documenti

  • Archiviazione o estrazione degli elementi

  • Sospensione, avvio o interruzione del flusso di lavoro

  • Invio di messaggi di posta elettronica

  • Impostazione dello stato di moderazione di un elemento

  • Impostazione dei metadati di un elemento

  • Assegnazione delle attività

Utilizzando Microsoft Visual Studio 2005 è possibile creare per i flussi di lavoro azioni personalizzate da rendere disponibili in Microsoft Office SharePoint Designer 2007.