Exchange Server 2007

Exchange & Outlook: meglio insieme

Michael Khalili

Panoramica:

• Installazione semplificata
• Integrazione di voce, fax e posta elettronica
• Cartelle gestite per la conformità

Da molti anni ormai, Microsoft Exchange Server e Outlook costituiscono un sistema di posta elettronica affidabile per milioni di utenti, facilitando la collaborazione, la gestione dei calendari e l'organizzazione dei contatti. Cosa si può chiedere ancora a un'accoppiata così formidabile? Semplice, presto verranno rilasciati Exchange Server 2007

e Microsoft Office Outlook 2007, che utilizzati insieme consentiranno di fare l'ennesimo salto di qualità nei territori di comunicazione e collaborazione.

I miglioramenti apportati a Exchange Server 2007 e Office Outlook® 2007 sono evidenti fin dal primo avvio del client Outlook. Nelle versioni precedenti si presupponeva che l'utente di Outlook già conoscesse il nome del server per cassette postali di Exchange, comportamento che ha messo in difficoltà molti utenti. Ne risultavano chiamate frequenti al supporto tecnico o complessi script di inizializzazione, con un conseguente aumento in entrambi i casi di costi e complessità dell'ambiente di messaggistica. Grazie al nuovo servizio Web di individuazione automatica per Exchange, Outlook consente di configurare in modo automatico l'account quando il client è unito al dominio. Se il client non è unito al dominio, l'utente dovrà solo immettere un nome, un indirizzo di posta elettronica e una password. Outlook ed Exchange imposteranno gli altri parametri in modo automatico (vedere la Figura 1).

Figura 1** Impostazione dell'account **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Allo stesso modo, fino a qualche tempo fa, gli utenti dovevano non solo impostare Outlook per l'utilizzo iniziale, ma anche riconfigurarlo ogni volta che avveniva uno spostamento su un altro server di posta. Anche nei casi in cui l'imminente migrazione verso un'altra cassetta postale era preceduta da un messaggio di posta elettronica di avviso, gli utenti più occupati non prestavano particolare attenzione all'evento, almeno fino a quando un bel mattino si rendevano conto di non poter più utilizzare Outlook. Situazione che generava, ovviamente, ulteriori chiamate al supporto tecnico. I servizi Web di individuazione automatica per Exchange risolvono anche questo problema. Quando un utente viene spostato da un server a un altro, in Outlook viene immediatamente rilevata l'invalidità della configurazione precedente, viene eseguita una nuova query nel servizio Web di individuazione automatica e viene riconfigurato il client per la nuova cassetta postale. L'intero processo è completamente trasparente per l'utente finale.

Il calendario reinventato

In passato la gran parte della logica del calendario risiedeva in Outlook. L'aggiornamento di ciascuna riunione era trattato come una nuova convocazione di riunione, vale a dire che era possibile accettare le notifiche nell'ordine errato. Quando venivano inviati due aggiornamenti in rapida successione e un destinatario accettava il secondo aggiornamento prima del primo, nel calendario erano visualizzate informazioni non aggiornate. L'accesso ai dati di Outlook da Smartphone o PDA, inoltre, poteva evidenziare differenze nelle informazioni sullo stato di libero/occupato dell'utente, in base al metodo di visualizzazione dei dati.

Una possibile soluzione consisteva nello spostare la logica del calendario dal client Outlook a Exchange Server 2007. Quando il server riceve la convocazione di una riunione, la riunione viene automaticamente inserita in calendario come provvisoria fino a quando l'utente non decide di accettare o rifiutare l'appuntamento. Quando invece il server riceve una modifica dell'ora o del luogo della riunione, questa viene automaticamente aggiornata mentre la convocazione precedente viene contrassegnata come non aggiornata, in modo che gli utenti non possano inavvertitamente accettarla. Questa logica è coerente in tutti i client, Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile o altri client di terze parti e consente di visualizzare solo le riunioni corrette e più aggiornate.

Con un calendario così preciso e affidabile, è possibile offrire una nuova serie di strumenti che consenta agli utenti di raggiungere nuovi livelli di produttività. Prima non era facile pianificare riunioni con più dipendenti occupati. Gli utenti dovevano trovare manualmente le ore libere, consultando le informazioni di intere giornate e individuando un orario accettabile per tutti i partecipanti. Con Regole Pianificazione di Outlook 2007, nella Figura 2, è possibile trovare automaticamente l'ora più adatta per tutti i partecipanti. Dopo aver immesso i partecipanti necessari e facoltativi e le eventuali sale o risorse, con Regole Pianificazione viene visualizzata una schermata con una codifica a colori dei giorni più adatti per una riunione. Dopo la scelta del giorno, viene impiegato il medesimo schema per l'individuazione dell'ora migliore all'interno del giorno indicato.

Figura 2** Regole Pianificazione **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Per determinare l'ora ottimale per una riunione, in Regole Pianificazione viene attribuita la priorità più alta ai partecipanti necessari, quindi ai partecipanti facoltativi e infine a sale e risorse. In Regole Pianificazione vengono inoltre affrontati e risolti i problemi relativi a orari di lavoro flessibili e fusi orari diversi. Gli utenti possono impostare il proprio orario lavorativo, definendo l'ora di arrivo al mattino e l'ora di uscita alla fine della giornata. Gli eventuali dormiglioni, quindi, che arrivano sul posto di lavoro non prima delle 9 o delle 10 del mattino, possono impostare l'inizio delle giornata lavorativa di conseguenza. Se si presenta la necessità di pianificare una riunione con la partecipazione di uno di questi utenti, tra gli orari consigliati non saranno riportate le 8 del mattino. Se si tenta di pianificare una riunione per due gruppi che lavorano in fusi orari diversi (ad esempio, uno a Londra e uno a Los Angeles), tra gli orari consigliati saranno indicate solo le ore lavorative che si sovrappongono tra i due fusi. Il gruppo di Londra si troverà una riunione pianificata per il tardo pomeriggio, mentre il gruppo di Los Angeles dovrà prepararsi a una riunione all'inizio della giornata lavorativa, ma nessuno si vedrà pianificare una riunione per le 2 di notte.

Come trovare un ago in un pagliaio

Nel corso degli anni il numero di messaggi ricevuti da un utente medio è cresciuto a ritmo vertiginoso. Se qualche tempo fa in una tipica cassetta postale aziendale era possibile trovare solo poche centinaia di messaggi, oggi alcuni singoli utenti ricevono la medesima quantità di messaggi in un solo giorno di lavoro. Sotto questa valanga di messaggi si nasconde un tesoro di informazioni importanti o fondamentali per il corretto funzionamento di qualsiasi azienda. Trovare le informazioni richieste quando necessario può diventare una vera sfida.

Le funzionalità di ricerca di Office Outlook 2007 ed Exchange Server 2007 sono molto migliorate rispetto alle versioni precedenti. Al messaggio vengono applicati gli stessi algoritmi di ricerca, sia che l'utente lavori nella modalità cache oppure in rete. Nella modalità in rete la query di ricerca viene inviata al server Exchange, dove la ricerca viene effettivamente eseguita. Per garantire individuazione e recupero rapidi dei messaggi, viene utilizzato l'indicizzatore del contenuto di Exchange, fino a 35 volte più veloce dell'indicizzatore di Exchange Server 2003. Nella modalità cache di Outlook è possibile utilizzare la funzione Ricerca immediata, basata su Windows® Desktop Search 3.0, che consolida i motori di indicizzazione e riduce il tempo di utilizzo della CPU. È possibile eseguire ricerche nel testo che si trova nel campo oggetto, nel corpo del messaggio, nei campi di mittente e destinatario o addirittura negli allegati, come illustrato nella Figura 3.

Figura 3** Nuove modalità di ricerca per i messaggi di posta elettronica **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Accesso da qualsiasi luogo con la messaggistica unificata

Messaggistica unificata di Microsoft Exchange, un componente incorporato in Exchange Server 2007, consente di concentrare in una singola cartella Posta in arrivo tutti i tipi di comunicazione aziendale, ovvero messaggi di posta elettronica, messaggi vocali e fax. Nei sistemi tradizionali è possibile accedere ai messaggi vocali con un apparecchio telefonico, ai messaggi di posta elettronica con il computer e ai fax con un apparecchio fax dedicato. Messaggistica unificata di Microsoft Exchange consente agli utenti di scegliere il client più adatto in base alle proprie esigenze in un determinato momento o luogo. I messaggi vocali e fax vengono visualizzati all'interno di Outlook nella cartella Posta in arrivo, insieme i messaggi di posta elettronica. Il messaggio vocale selezionato contiene un riproduttore incorporato che consente di ascoltare il messaggio direttamente dal riquadro di lettura (vedere la Figura 4).

Figura 4** Riproduzione di messaggi vocali in Outlook **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Outlook inoltre prevede una gestione contestuale dei messaggi. Quando si ascolta un messaggio vocale, in genere si annotano rapidamente i punti essenziali su un foglietto di carta. Queste note non vengono ovviamente associate al messaggio ed è probabile che vadano smarrite. Non sembra certo un efficace modello di comunicazione. Con Messaggistica unificata di Microsoft Exchange è possibile annotare le informazioni salienti direttamente in Outlook. Le note restano associate al messaggio e inserite negli indici del testo da includere nelle ricerche, restando sempre visualizzate nel contesto del messaggio vocale. Diventa quindi facile recuperare le note utilizzando la nuova funzionalità di ricerca di Exchange Server 2007 e Office Outlook 2007.

Con Outlook è inoltre possibile gestire varie opzioni dei messaggi vocali (vedere la Figura 5), con la possibilità da parte degli utenti di modificare il PIN (Personal Identification Number) della casella vocale direttamente dal client. Il ripristino del PIN è infatti una delle principali cause di chiamata al supporto tecnico per i messaggi vocali. Gli utenti possono chiedere dalle opzioni di Outlook la generazione e l'invio tramite posta elettronica di un nuovo PIN. Con il PIN ricevuto tramite posta elettronica, gli utenti possono accedere una sola volta all'interfaccia telefonica di Messaggistica unificata di Microsoft Exchange, ovvero Outlook Voice Access, e modificare il proprio PIN.

Figura 5** Nella funzione di messaggistica unificata è disponibile un'opzione per il ripristino del PIN **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Protezione

Oggi gli ambienti di messaggistica delle organizzazioni sono esposte a molte minacce. La sinergia di Outlook ed Exchange consente di combattere tali minacce in modo più efficace. La posta indesiderata è solo una delle minacce più comuni e Office Outlook 2007 supporta Timbro posta elettronica Outlook, una nuova arma per combattere la posta indesiderata. In Outlook viene eseguito un piccolo problema di calcolo sulla posta elettronica in uscita e la risposta viene aggiunta in coda ai messaggi. In Exchange i risultati vengono controllati. Questi piccoli problemi di calcolo, se eseguiti uno per volta come accade in genere per la posta autorizzata, occupano una quantità ridotta di tempo di elaborazione della CPU. Nel caso invece del computer di un soggetto che invia contemporaneamente grandi quantità di posta indesiderata, il peso dell'elaborazione necessaria diventerebbe insopportabile. È dunque molto probabile che un messaggio dotato di Timbro posta elettronica Outlook sia posta autorizzata e in Exchange si tiene conto di questo fattore nel determinare la validità di ciascun messaggio di posta elettronica.

Oltre alle minacce già note, come la posta indesiderata, sono in via di definizione nuovi regimi normativi che modificheranno i requisiti dei sistemi di messaggistica. Le norme quali Sarbanes-Oxley, HIPPA e Basel II prescrivono regole molto rigorose per la conservazione e distruzione dei record. Per soddisfare le nuove esigenze che stanno emergendo, con Exchange e Outlook vengono presentate le Cartelle gestite. Tali cartelle vengono impostate da un amministratore per i messaggi di un determinato tipo. Gli utenti finali di Outlook visualizzano le cartelle con una descrizione del tipo di materiale che deve essere archiviato in ciascuna di queste (vedere la Figura 6). È inoltre possibile impostare delle regole di trasporto di Exchange per archiviare in modo automatico i messaggi nelle rispettive cartelle di competenza. I messaggi archiviati in una determinata Cartella gestita rispettano i criteri di archiviazione, conservazione e scadenza impostati per la cartella e vengono trattati, automaticamente, in modo del tutto conforme ai criteri dell'organizzazione.

Figura 6** Regole di conformità della posta elettronica applicate con le Cartelle gestite **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Nonostante le migliori intenzioni, tuttavia, a volte si verificano delle violazioni delle conformità. In questi casi è assolutamente necessaria una rapida identificazione e risoluzione del problema. La nuova funzionalità di ricerca di Exchange diventa dunque uno strumento fondamentale per il rispetto della conformità, dal momento che consente di trovare rapidamente i messaggi che evidenziano le eventuali violazioni. È possibile eseguire ricerche su più cassette postali per rilevare e correggere le violazioni.

Gestione semplificata

Exchange Server 2007 e Office Outlook 2007, se utilizzati in combinazione, costituiscono un ambiente di messaggistica molto più efficace di qualsiasi precedente versione. Le comunicazioni vitali per l'attività di un'azienda vengono centralizzate e, fin dal primo utilizzo, è più facile trovare le informazioni desiderate, impostare i parametri e garantire protezione e conformità. Una sinergia che consente di raggiungere livelli di collaborazione e comunicazione senza precedenti.

Michael Khalili è Product Manager per Exchange Server, responsabile di accesso del client e messaggistica unificata. È anche responsabile, tra varie altre attività, dell'integrazione tra Outlook ed Exchange.

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