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In linea SharePoint: Introduzione a SharePoint in linea

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SharePoint offre le funzionalità di collaborazione per l'area che dovrebbe semplificare la distribuzione e gestione.

Joshua Hoffman

Viviamo in un'economia delle idee. Quella che era una timida alba dell'era informatica è giunta a completa maturazione. Molti dei vecchi concetti dell'economia industriale "tradizionale" (il classico impiego di 8 ore lavorative giornaliere mantenuto per 20 anni, la produzione di prodotti fisici e così via) sono lentamente usciti di scena. I dati sono diventati la valuta di scambio delle aziende e la collaborazione il carburante.

La collaborazione tra diverse sedi, fusi orari e continenti non è sempre impresa facile. SharePoint è da molto tempo la piattaforma leader nel settore per garantire il supporto a questi processi collaborativi sempre più delicati. SharePoint facilita la condivisione di notizie e informazioni, la condivisione di documenti, fogli di calcolo e altri dati aziendali strutturali, nonché la promozione di nuovi canali di comunicazione con i partner, i fornitori e i clienti.

Il panorama dell'infrastruttura IT sta cambiando, tuttavia, poiché le aziende si stanno rendendo conto dei vantaggi dei servizi basati su cloud. Il risparmio sui costi ottenuto tramite la condivisione e la virtualizzazione delle risorse, la scalabilità su richiesta e la resilienza della ridondanza fisica e geografica rappresenta senz'altro un fattore allettante.

Grazie a SharePoint Online oggi è possibile consentire alla community degli utenti di accedere a SharePoint 2010 tramite il cloud. SharePoint Online fa parte della famiglia di prodotti Microsoft Office 365. È finalmente possibile ampliare ed estendere la propria installazione "in locale" tradizionale con servizi basati su cloud. La gestione di SharePoint Online è certamente diversa da un'installazione in locale, in particolare le considerazioni sulla distribuzione e su come creare e gestire gli utenti e i siti.

Per iniziare

Poiché SharePoint Online fa parte della famiglia di prodotti Office 365, per iniziare è sufficiente registrarsi per un account. visitando il sito Web di Office 365 e acquistando un abbonamento.

Office 365 offre una vasta gamma di piani per qualsiasi esigenza, a partire dai "Piani P" per professionisti e piccole imprese (fino a un massimo di 50 utenti) fino ad arrivare ai "Piani E" più adatti alle esigenze delle aziende, i quali comprendono non solo una maggiore capacità, ma anche funzionalità aggiuntive. Per informazioni sulla scelta del piano più adatto alle proprie esigenze, visitare il blog del team di SharePoint.

Una volta completata la registrazione, passare alla pagina Panoramica amministrazione nel portale di Office 365 (vedere la Figura 1).

The Office 365 Admin Overview page in the Office 365 portal

Figura 1 La pagina Panoramica amministrazione del portale di Office 365.

La pagina Panoramica Admin è il fulcro di tutte le principali attività amministrative correlate a Office 365. Queste includono la gestione di utenti e domini, servizi di comunicazioni unificate incluso Lync in linea e in linea di Exchange e l'infrastruttura SharePoint in linea. Il portale di amministrazione consente inoltre di gestire gli abbonamenti e le licenze dei servizi Office 365.

Prima di tutto, è necessario riflettere su come si prevede di distribuire SharePoint Online nella propria organizzazione nel contesto di un'infrastruttura più ampia. SharePoint Online sostituirà o estenderà componenti delle installazioni in locale? Quali utenti avranno necessità di accedere ai siti e ai dati di SharePoint Online? Quanti dei dati esistenti verranno migrati nella nuova installazione di SharePoint Online (da quale posizione e di che tipo saranno)? Verranno delegati privilegi amministrativi ad altri utenti? Dopo aver risposto a queste domande, sarà più semplice iniziare a distribuire SharePoint Online agli utenti.

Aggiunta di domini

Se già si dispone di un nome di dominio, è possibile utilizzarlo con i servizi Office 365, compreso SharePoint Online. Per aggiungere un dominio personalizzato, selezionare Domini nella sezione Gestione sulla barra laterale della pagina Panoramica amministrazione. Da questa posizione, selezionare "Aggiungi un dominio". Verrà richiesto di immettere il nome di dominio che si desidera utilizzare (vedere nella figura 2).

Adding a custom domain to Office 365.

Figura 2 Aggiunta di un dominio personalizzato a Office 365.

Dopo aver verificato la correttezza delle informazioni, fare clic su Avanti. A questo, si dovrà confermare di essere proprietari del dominio (mediante la creazione di un file TXT o un record MX DNS con il proprio registrar). Per processo di verifica solitamente sono solo necessari dai 15 ai 30 minuti, ma potrebbero volerci fino a 72 ore, a seconda del sistema DNS utilizzato. Una volta verificata la proprietà del dominio, verranno fornite le istruzioni per la configurazione Office 365 per i rimanenti record DNS in modo che puntino a Office 365.

Aggiungere e gestire gli utenti

SharePoint Online dispone di un framework completo per l'aggiunta e la gestione delle identità utente, nonché per creare modelli amministrativi granulari. La prima opzione per aggiungere nuovi utenti si trova nella sezione Utenti della pagina Panoramica amministrazione. È possibile aggiungere nuove identità utente manualmente (vedere la Figura 3).

SharePoint Online offre inoltre un insieme predefinito di attributi utenti, che è possibile ampliare per soddisfare ulteriori esigenze dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni su come personalizzare gli attributi dei profili utente, vedere "Aggiungere, modificare o eliminare proprietà per un profilo utente o un profilo organizzazione". (Nota: È necessario un abbonamento "E pianificazione" Creazione utente personalizzati degli attributi del profilo di là di ciò che è incluso per impostazione predefinita.)

Adding a new user to Office 365

Figura 3 Aggiunta di un nuovo utente a Office 365.

È possibile inoltre aggiungere utenti in blocco mediante l'importazione di un file CSV popolato con tutte le informazioni relative agli utenti. È disponibile un file CSV di esempio nella pagina di aggiunta utenti in blocco della pagina Panoramica amministrazione.

Se la propria organizzazione dispone di un abbonamento di tipo "Piano E" di livello aziendale, sarà possibile utilizzare la funzionalità Sincronizzazione di Active Directory, che consente di utilizzare l'infrastruttura Active Directory Domain Services (AD DS) esistente per concedere l'accesso alle risorse di SharePoint Online.

È possibile inoltre attivare la funzionalità SSO (Single Sign-On), basata sulla tecnologia Active Directory Federation Services (AD FS). La funzionalità SSO consente agli utenti di accedere senza problemi alle risorse di SharePoint Online senza ridigitare le proprie credenziali e offre inoltre altre funzionalità, tra cui la possibilità di gestire i criteri di account e le restrizioni di accesso tramite gli strumenti di amministrazione centralizzata di Active Directory.

Esistono alcuni requisiti di cui tener conto per poter utilizzare la funzionalità SSO:

Se i requisiti sono soddisfatti, sarà possibile configurare l'accesso SSO e la sincronizzazione di Active Directory tramite la pagina Panoramica amministrazione. Per istruzioni dettagliate, leggere "Preparazione dell'accesso Single Sign-On" e "Sincronizzazione di Active Directory: roadmap". Per ulteriori istruzioni avanzate, è possibile visualizzare la presentazione online "Using Active Directory with Office 365 (in inglese)".

SharePoint Online consente di concedere agli utenti esterni l'accesso alle risorse ospitate in siti SharePoint Online protetti per facilitare ulteriormente la collaborazione e nella fattispecie per semplificare la condivisione di documenti e informazioni. Tuttavia, non soddisfa i tipi requisiti aziendali per una soluzione extranet completa.

Per consentire agli utenti esterni di accedere a un sito SharePoint Online, è necessario attivare la funzionalità facendo clic su Impostazioni e scegliere l'opzione per la gestione degli utenti esterni nell'Interfaccia di amministrazione di SharePoint Online (vedere la Figura 4).

Enabling access for external users in SharePoint Online

Figura 4 Attivazione dell'accesso per gli utenti esterni in SharePoint Online.

In questo modo, ciascun amministratore della raccolta siti nell'ambiente potrà attivare la condivisione esterna nei propri siti e potrà quindi attivare gli inviti per gli utenti esterni nelle proprie raccolte (vedere la Figura 5). Una volta completata questa operazione, i proprietari e gli autori dei siti potranno inviare un invito via posta elettronica agli utenti esterni per accedere ai propri siti.

Enabling external user invitations in SharePoint Online

Figura 5 Attivazione degli inviti per gli utenti esterni in SharePoint Online.

Definizione di autorizzazioni

Una volta creati gli utenti, sarà inoltre necessario in che modo concedere le autorizzazioni all'interno dell'infrastruttura di SharePoint Online in cui, esattamente come in un installazione di SharePoint in locale, i livelli di autorizzazione rappresentano raccolte di autorizzazioni che consentono agli utenti di effettuare attività specifiche. Ad esempio, il livello di autorizzazione in lettura comprende le autorizzazioni Visualizzazione elementi, Apertura elementi, Visualizzazione pagine e Visualizzazione versioni, tutte necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in SharePoint Online.

Le proprie autorizzazioni potrebbero far parte di più livelli di autorizzazione. È possibile anche ereditare le autorizzazione, quindi è importante esaminare le autorizzazioni che si concedono agli utenti e ai gruppi di utenti.

È buona norma evitare di assegnare le autorizzazioni direttamente a singoli utenti. In tal modo, diventa difficile tenere traccia e gestire gli utenti che hanno accesso ai siti. L'assegnazione delle autorizzazioni a gruppi è, invece, una migliore strategia. È opportuno quindi assegnare i singoli utenti ai gruppi corretti.

SharePoint Online consente di creare gruppi di sicurezza tramite la pagina Panoramica amministrazione. Se si effettua la sincronizzazione con Active Directory, anche i gruppi di sicurezza esistenti saranno disponibili. Una volta creati i gruppi di sicurezza necessari, sarà possibile assegnare le autorizzazioni ai gruppi di sicurezza (vedere la Figura 6) tramite la console di amministrazione di SharePoint Online (Impostazioni sito | Utenti e gruppi).

Granting permissions in SharePoint Online

Figura 6 Concessione delle autorizzazioni in SharePoint Online.

Soluzioni personalizzate

SharePoint Online consente inoltre di caricare soluzioni applicative personalizzate, che è possibile eseguire al livello di raccolta siti mediante un sottoinsieme dello spazio dei nomi di Microsoft SharePoint. SharePoint Online supporta soluzioni personalizzate sviluppate con Visual Studio 2010 e SharePoint Designer 2010.

Dopo aver sottoscritto l'abbonamento a Office 365, configurato il proprio dominio e dopo aver popolato gli utenti e i gruppi, sarà possibile iniziare a utilizzare SharePoint Online. Saranno disponibili tutte le funzionalità tipiche di SharePoint, tra cui raccolte documenti, calendari, blog, wiki, gruppi di discussione e così via.

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmanè l'ex direttore in editor di TechNet Magazine*.*Oggi è un autore e consulente indipendente che offre i suoi servizi ai clienti in merito a tecnologie e marketing rivolto a destinatari specifici. Hoffman è inoltre caporedattore di ResearchAccess.com, un sito dedicato alla crescita e all'arricchimento della community coinvolta nella ricerca di mercato. Vive a New York.

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