Migliorare i progetti con Accelerator Project Management Office

Il progetto per il Web è pratico e facile da usare. Poiché si basa su Microsoft Power Platform, è facile da personalizzare usando le soluzioni. È stata creata una soluzione che aggiunge sei scenari di gestione dei progetti, ovvero Project Management Office Accelerator (PMO Accelerator). Questo articolo illustra come usarlo per migliorare i progetti in Project per il Web.

Nota

Questo articolo è destinato agli utenti che usano Project per il Web per lavorare sui progetti.

Prerequisiti

• L'ambiente deve avere la soluzione acceleratore PMO distribuita e abilitata dall'amministratore.
• È necessario appartenere a un gruppo con i ruoli di sicurezza necessari per la creazione o la modifica di progetti in Project per il Web.

Scenari di acceleratore per l'estensione della gestione complessiva dei progetti

💡 Richieste di progetto Aggiunge un vivaio di idee: è possibile acquisire idee per potenziali nuovi progetti e dedicare del tempo a sviluppare un business case per trasformarli in progetti. Modificare lo stato per avanzare la richiesta. Quando State è impostato su Attivo , un flusso crea automaticamente un nuovo progetto con Stage impostato su Crea.

💼 Programmi Aggiunge un livello all'inizio della gerarchia: è possibile aggiungere progetti a un programma per migliorare il coordinamento delle risorse e degli sforzi e per creare un quadro più ampio delle iniziative aziendali.

Scenario: Richieste di progetto

L'acceleratore usa una tabella richiesta di progetto che i team possono usare per proporre nuovi progetti e un flusso cloud di Power Automate per creare un progetto quando viene approvata una richiesta di progetto.

Nota

L'amministratore deve attivare il flusso cloud in modo che l'approvazione di una richiesta crei un nuovo progetto. Tuttavia, è comunque possibile aggiungere idee di progetto alla tabella Richiesta di progetto. Quando il flusso cloud è attivato, le idee possono essere approvate e diventare progetti.

Aggiungere una richiesta di progetto

1. Nel riquadro di spostamento selezionare Richiesta di progetto.

2. Sulla barra dei comandi selezionare Nuovo.

   

3. Lo stato della richiesta della proposta è Nuovo.

   

4. Immettere un valore per Nome, quindi specificare quante più informazioni aggiuntive possibile sulla richiesta. La persona che può approvare le proposte lo userà per decidere se approvare questa proposta.

5. Al termine dell'aggiunta di altri dati, sulla barra dei comandi selezionare Salva e chiudi.

   

Esaminare una richiesta di progetto

1. Nel riquadro di spostamento selezionare Richiesta di progetto.

2. Passare alla visualizzazione Nuove richieste di progetto .

   

3. Selezionare la richiesta e quindi sulla barra dei comandi selezionare Modifica.

   

4. Impostare Stato richiesta su In revisione e quindi sulla barra dei comandi selezionare Salva. La richiesta smette di essere visualizzata nella visualizzazione Nuove richieste di progetto, in modo che altri utenti non pensino che debba ancora essere eseguita una revisione.

   

5. Esaminare i dettagli della richiesta di progetto e quindi agire di conseguenza:

   • Per richiedere altri dettagli al richiedente, impostare Stato richiesta su Nuovo e specificare i dettagli mancanti modificando Dettagli. Nella barra dei comandi selezionare Assegna, assegnarlo alla persona elencata in Richiesto da e quindi selezionare Salva e chiudi.

     

   • Per fare in modo che qualcun altro decida, selezionare Assegna sulla barra dei comandi, scegliere il nuovo revisore e quindi selezionare Salva e chiudi

   • Se sono disponibili dettagli sufficienti e si può prendere la decisione, impostare Stato richiesta su Approvato o Rifiutato in base alla decisione e quindi selezionare Salva e chiudi.

6. Se la richiesta è stata approvata, in pochi istanti la richiesta di progetto viene visualizzata come nuovo record in Project con Stage impostato su Create.If you approved the request, in few few moments, the project request appears as a new record in Project with Stage set to Create. È possibile ordinare i progetti in base al valore di Stage o persino creare una visualizzazione che filtra in base a tale valore.

   

Scenario: Programmi

L'acceleratore usa una tabella Program che consente il rilevamento riepilogativo dei progetti correlati. È quindi possibile creare una gerarchia per consentire all'organizzazione di esaminare i progetti correlati in corso senza aprire ogni progetto per esaminare i dettagli. È quindi possibile assegnare priorità agli sforzi tra i progetti in base a fattori quali i rendimenti finanziari previsti e lo stato corrente.

1. Impostare il segno di spunta per selezionare un programma.
2. Selezionare la freccia per aprire il programma selezionato.
3. In alternativa, usare la barra dei comandi per scegliere un'azione per il programma selezionato.

Nota

Quando si ridimensiona il browser, la barra dei comandi cambia: visualizza solo il numero di comandi di cui è possibile eseguire il rendering in modo leggibile. Per visualizzare altri comandi, selezionare i punti verticali sul bordo destro della barra dei comandi per aprire un menu.

Creare un programma

1. Aprire Project per il Web.

2. Nel riquadro di spostamento selezionare Programma.

3. Verrà visualizzato il modulo principale predefinito (Informazioni) e verrà visualizzata la visualizzazione predefinita dei programmi (Programmi attivi). È possibile passare a una visualizzazione diversa se non si trova il programma desiderato.

   Nota

   L'amministratore può modificare sia il modulo predefinito che la visualizzazione predefinita, quindi l'esperienza potrebbe essere leggermente diversa. Nella maggior parte dei casi, viene aperto il modulo Informazioni e, se viene modificata la visualizzazione predefinita, è possibile selezionare la visualizzazione desiderata. È preferibile visualizzare il più possibile il massimo di programmi in modo da non creare programmi duplicati o sostanzialmente simili.

4. Sulla barra dei comandi selezionare + Nuovo.

   

5. Specificare il maggior numero possibile di dati e quindi sulla barra dei comandi selezionare Salva e chiudi.

   

6. Dopo aver creato un progetto, è necessario attivarlo prima che inizi a monitorare i progetti inclusi. Il processo aziendale potrebbe richiedere che qualcun altro riveta ogni programma prima che venga attivato. In entrambi i casi, il processo è semplice: impostare Stato su Attivo. È possibile modificare direttamente i dati, ma è presente anche un pulsante sulla barra dei comandi.

   

Aggiungere progetti a un programma

1. Aprire il programma in cui si vuole aggiungere un nuovo progetto e quindi selezionare la scheda Progetti .

2. Nella barra dei comandi dell'elenco nella scheda Progetti eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Per creare un nuovo progetto per il programma, selezionare + Nuovo progetto.
   • Per aggiungere un progetto già esistente, selezionare Aggiungi progetto esistente. Se non viene visualizzato il comando desiderato, selezionare i punti verticali sul bordo destro della barra dei comandi per aprire il menu dei comandi disponibili.

   

Aggiornare i dati di progetto di un programma

Quando si esamina un programma, è possibile che non vengano visualizzate tutte le informazioni più recenti sul progetto. Aggiornarlo per ottenere i dati più recenti.

1. Con il programma aperto, selezionare la scheda Progetti .

2. Nella barra dei comandi dell'elenco selezionare Aggiorna.

   

Creazione di report dei programmi

Ogni programma creato include grafici che illustrano vari aspetti dello stato e del valore del programma.

1. Con il programma aperto, sulla barra dei comandi selezionare Mostra grafico.

2. I grafici vengono visualizzati in un riquadro a sinistra del modulo principale. Sono disponibili diversi grafici, per sceglierne uno diverso, selezionare l'elenco a discesa nel nome del grafico.

   

3. Selezionare i punti verticali a destra del nome del grafico per aprire un menu di azioni disponibili.

   

Il dashboard home include anche due grafici che riepilogano i programmi.

1. Nel riquadro di spostamento, in Area di lavoro personale, selezionare Home.
2. Esaminare i riquadri con l'etichetta Integrità programma.

Consiglio

Se l'amministratore ha distribuito il modello di Power BI per l'acceleratore, nel riquadro di spostamento selezionare Report per visualizzare gli elementi disponibili.

Scenari di acceleratore per tenere traccia di altri dettagli su ogni progetto

Quattro scenari di acceleratore aggiungono profondità: offrono funzionalità più approfondite all'interno dei progetti.

🔥 Rischi Aggiunge il rilevamento per minacce potenziali significative con implicazioni finanziarie. Esaminare periodicamente questi rischi con gli stakeholder giusti per sviluppare piani di mitigazione e emergenza e decidere quando è il momento di implementarli.

🐛 Problemi Aggiunge la gestione di problemi imprevisti che vengono visualizzati. Crearli e assegnarli per ridurre al minimo rapidamente qualsiasi impatto sulla pianificazione del progetto.

🚧 Cambiamenti Aggiunge i processi di rilevamento delle modifiche per gestire le potenziali modifiche a un progetto e mantenere una cronologia delle modifiche apportate al progetto nel tempo.

📝 Stato Aggiunge informazioni dettagliate sullo stato e consente di creare report su un progetto per mantenere aggiornati gli stakeholder.

Schede del progetto con visualizzazioni elenco: rischi, problemi, modifiche e stato

Per ognuno di questi scenari, l'acceleratore aggiunge una scheda al modulo Informazioni progetto, con una visualizzazione elenco nella scheda . In questo caso, è possibile aggiungere elementi che forniscono una prospettiva incentrata sullo stato del progetto. Per le schede Rischi, Problemi e Modifiche , queste operazioni funzionano fondamentalmente allo stesso modo.

• Il selettore di visualizzazione consente di scegliere una visualizzazione diversa che elenca elementi diversi, ad esempio Rischi attivi personali.
• L'elenco visualizza i campi chiave per ogni elemento e consente di ordinare gli elementi elencati in base ai valori dei campi.
• La riga di lettere consente di filtrare gli elementi usando la prima lettera dei nomi.
• La barra dei comandi list offre comandi per la creazione e l'uso di elementi elencati.

Nella scheda Stato vengono visualizzati altri campi sopra la visualizzazione elenco.

Aggiungere un elemento nella visualizzazione elenco di una scheda

Nota

Per risparmiare tempo durante la lettura, questa procedura usa la scheda Modifiche come esempio, ma funziona anche nelle schede Rischi e Problemi e Stato . Il testo del comando rifletterà il tipo di elemento aggiunto.

1. Aprire il progetto pertinente.

2. Selezionare la scheda Modifiche .

3. Nel selettore di visualizzazione selezionare Tutte le modifiche.

   La barra dei comandi dell'elenco visualizza i comandi disponibili. Se il comando desiderato non viene visualizzato, selezionare i punti verticali sul bordo destro della barra dei comandi per aprire un menu:

   

   • Per creare un nuovo elemento, selezionare + Nuova modifica.
   • Per aggiungere una modifica già esistente in un altro progetto, selezionare Aggiungi modifica esistente.

Modificare un elemento in una visualizzazione elenco

Nota

Per risparmiare tempo durante la lettura, questa procedura usa la scheda Modifiche come esempio, ma funziona anche nelle schede Rischi, Problemi e Stato . Il testo del comando rifletterà il tipo di elemento modificato.

1. Aprire il progetto e selezionare la scheda Modifiche .

2. Se necessario, cambiare visualizzazione e quindi selezionare la riga dell'elemento nell'elenco.

3. Nella barra dei comandi dell'elenco selezionare Modifica.

4. Se l'elemento non è Attivato, il record sarà di sola lettura. Per modificare, selezionare Attiva sulla barra dei comandi.

   

Scenario: rischi

I rischi possono causare scompiglio nel budget o nella pianificazione di un progetto. Ecco perché è fondamentale identificare tempestivamente i rischi significativi, monitorarli e sviluppare piani di mitigazione e emergenza. Il modulo Informazioni per i rischi consente di eseguire questa operazione.

Aggiungere un rischio a un progetto

1. Seguire la procedura per creare un nuovo elemento della visualizzazione elenco.

2. Immettere i valori in tutti i campi obbligatori (contrassegnati con asterischi).

   • Per Impatto, è necessario eseguire alcune analisi per ottenere un valore difendibile. Non solo indovinare, perché altri campi usano questo valore nei calcoli e i decision maker lo usano per giustificare i piani di mitigazione e emergenza.
   • Creando il rischio, si viene elencati come Proprietario, ma è possibile modificarlo in un utente che è un delegato valido.

   

3. Compilare quante più informazioni aggiuntive che è possibile supportare con dati o documentazione. Provare a selezionare il valore più appropriato per Category o semplicemente lasciarlo vuoto. Le visualizzazioni possono includere Categoria come mezzo per filtrare o ordinare elenchi di rischi.

   

   Consiglio

   Se i progetti sono soggetti a una certa varietà di rischi, provare a creare un "modello" di rischio: al termine della modifica di un rischio, sulla barra dei comandi selezionare Salva e quindi selezionare Nuovo. Verrà aperto un nuovo rischio senza valore per Project. Aggiungere i valori per i campi obbligatori e per tutti gli altri campi desiderati nel "modello", quindi sulla barra dei comandi selezionare Salva e chiudi. Il rischio "modello" sarà disponibile come rischio esistente che è possibile aggiungere ai progetti.

Scenario: problemi

A volte le cose non vanno come previsto: una risorsa potrebbe improvvisamente diventare non disponibile, una modifica pianificata a una cosa interrompe qualcos'altro, problemi popup. Quando arriva una spiacevole sorpresa, tenerne traccia come problema per ridurre al minimo l'impatto sul progetto.

Nota

I rischi e i problemi possono sembrare abbastanza simili, ma esistono alcune differenze principali:

• Si è già verificato un problema, mentre un rischio è una possibilità.
• Un rischio comporta un certo grado di minaccia finanziaria, mentre i costi associati a un problema sono già stati sostenuti o sono insignificanti.
• I rischi sono in genere più ampi nell'ambito rispetto ai problemi.

Aggiungere un problema a un progetto

1. Seguire la procedura per creare un nuovo elemento della visualizzazione elenco.

2. Immettere un valore per Nome.

3. Creando il rischio, si viene elencati come Proprietario, ma è possibile modificarlo in un utente che è un delegato valido.

4. Anche se è possibile salvare un problema con solo un nome e un proprietario, è consigliabile immettere una descrizione sufficiente per suggerire la risoluzione finale.

5. Se si dispone di delegati appropriati, è possibile scegliere i valori per AssignedTo e Due Date, impostare State su Active (Stato) e quindi sulla barra dei comandi selezionare Save and Close (Salva e chiudi).

   

Scenario: modifiche

Durante l'esecuzione del progetto, potrebbe essere necessario cambiare rotta, ad esempio una scintilla di successi di ispirazione (o forse una realizzazione triste). Lo scenario Modifiche fornisce un vivaio per idee all'interno di progetti (in modo analogo allo scenario di richiesta di progetto).

Le modifiche forniscono anche una cronologia dell'esecuzione di un progetto, un modo per esaminare il progetto dopo il completamento e scoprire come modificare i metodi e le procedure.

Proporre una modifica a un progetto

1. Seguire la procedura per creare un nuovo elemento della visualizzazione elenco.
2. Immettere i valori in tutti i campi obbligatori (contrassegnati con asterischi).
3. Aggiungere più dettagli possibile, quindi salvare e chiudere.

Scenario: Stato

L'acceleratore utilizza la tabella Stato per aggiungere una scheda Stato al modulo Informazioni della tabella progetto . Diversi indicatori occupano la parte superiore della scheda e la parte inferiore contiene una visualizzazione elenco per i report di stato.

Creare un nuovo report sullo stato

1. Seguire la procedura per creare un nuovo elemento della visualizzazione elenco.
2. Immettere i valori in tutti i campi obbligatori (contrassegnati con asterischi).
3. Gran parte del valore del report è la sua qualità narrativa, quindi potrebbe essere necessario completarlo durante diverse sessioni di modifica. In tal caso, sulla barra dei comandi selezionare Salva se si prevede di iniziare a comporre ora oppure Salva e chiudi se è disponibile un'attività più immediata.
4. Dopo aver completato il report, scegliere un valore per Inviato a e quindi sulla barra dei comandi selezionare Salva e chiudi.

Passaggi successivi

• Ottenere il quadro generale dal dashboard Home
• Analizzare i progetti in Power BI