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Integrazione del calendario fuori sede di Exchange Server con Project Server 2013

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Riepilogo: In Project Server 2013 è possibile sincronizzare i calendari delle risorse di Project con Exchange Server calendari per recuperare e sincronizzare l'ora fuori sede degli utenti. Quando gli utenti aggiornano queste informazioni in Exchange, Project ne è a conoscenza.
Si applica a: Project Server 2013

Si tratta di una funzionalità locale per Project Server 2013. Non è supportato in Office 365.

Abilitare l'integrazione del calendario fuori sede di Project Server 2013 ed Exchange Server

Per impostazione predefinita, questa funzionalità è disabilitata e deve essere abilitata nell'ambiente SharePoint Server 2013 da un utente con privilegi di amministratore farm.

Nota

Per garantire il funzionamento dell'integrazione del calendario fuori sede di Exchange Server, è necessario che i periodi di relazione siano configurati.

Per abilitare questa funzionalità in Amministrazione centrale

  1. Usando un account con credenziali di amministratore della farm, accedere a un'istanza di SharePoint Server nella farm che esegue Amministrazione centrale.

  2. Passare a Start > Run All Programs SharePoint Products and Technologies SharePoint 2016 Central Administration (Avvia tutti > i programmi > ) SharePoint Products and Technologies > SharePoint 2016 Central Administration (Amministrazione centrale SharePoint 2016) e scegliere questa opzione per aprire Amministrazione centrale.

  3. Nella pagina Amministrazione centrale principale fare clic su Impostazioni generali applicazione sul lato sinistro.

  4. Nella pagina Impostazioni generali applicazione far clic sul collegamento Gestisci nella sezione Impostazioni PWA.

  5. Se si dispone di più istanze di PWA, assicurarsi che nel lato superiore destro della pagina venga visualizzata l'istanza di Project Web Application corretta. In caso contrario, selezionare la freccia a discesa e fare clic sull'opzione per la modifica dell'istanza di Project Web App in modo da selezionare l'istanza corretta.

  6. Dopo aver selezionato l'istanza corretta, fare clic sul collegamento Impostazioni aggiuntive server nella sezione Criteri operativi.

  7. Nella pagina visualizzata scorrere verso il basso fino alla sezione Dettagli server di Exchange, nella parte inferiore della pagina. Questa sezione contiene solo la casella di controllo Sincronizza calendari Fuori sede. Selezionare tale casella, quindi fare clic su Salva.

Una volta abilitata questa funzionalità a livello di amministrazione centrale, un amministratore di Project Web Access deve abilitarla per le singole risorse a livello di PWA.

Per abilitare l'integrazione del calendario fuori sede di Project Server 2013 ed Exchange Server per singole risorse

  1. Accedere a un computer come amministratore di PWA e quindi passare al sito di PWA in cui è abilitata la sincronizzazione Exchange Server.

  2. Fare clic sul collegamento Risorse sul lato sinistro della pagina principale.

  3. Dopo aver visualizzato le risorse, è possibile selezionare una risorsa con un indirizzo di posta elettronica Exchange Server valido e quindi fare clic sul pulsante Modifica nella scheda Risorse.

  4. Nella pagina Modifica risorsa: [UTENTE] scorrere verso il basso e individuare la sezione dettagli Exchange Server, che include una casella di controllo Sincronizza calendari fuori sede, simile alla sezione Amministrazione centrale illustrata in precedenza.

  5. Come in Amministrazione centrale, questa casella di controllo deve essere selezionata per l'utente e quindi fare clic sul pulsante Salva nella parte inferiore della pagina.

Nota

Ripetere questa procedura per ognuna delle risorse presenti nell'elenco risorse di PWA che dispone di questa funzionalità. Non è possibile selezionare più utenti contemporaneamente mediante la modifica in blocco.

È possibile regolare il processo timer di sincronizzazione di Exchange. Per impostazione predefinita, il processo viene eseguito una volta al giorno e viene programmato per le ore non di punta durante la notte. La frequenza o l'orario può essere modificato da un amministratore della farm, modificando il processo.

Per modificare il processo timer di sincronizzazione di Exchange

  1. Accedere a un'istanza di SharePoint Server nella farm che esegue Amministrazione centrale usando un account con credenziali di amministratore della farm.

  2. Passare a Start > Run All Programs SharePoint Products and Technologies SharePoint 2013 Central Administration (Avvia tutti > i programmi > ) SharePoint Products and Technologies > SharePoint 2013 Central Administration (Amministrazione centrale SharePoint 2013) e scegliere questa opzione per aprire Amministrazione centrale.

  3. Nella pagina Amministrazione centrale principale fare clic sul collegamento Monitoraggio a sinistra.

  4. Nella pagina Monitoraggio fare clic sul collegamento Rivedi definizioni processi nella sezione Processi timer.

  5. È necessario individuare il processo di sincronizzazione Project Web App: Exchange Calendar Out of Office per il processo timer [URL PWA], dove [PWA-URL] è l'URL del sito PWA in cui è stata abilitata la funzionalità. Fare clic sul collegamento del processo timer.

  6. Nella pagina Modifica processo timer è possibile apportare le modifiche desiderate, ad esempio per l'esecuzione del processo in un orario diverso dalle prime ore del mattino o con una frequenza oraria. Per altre informazioni sui processi timer, vedere Timer job reference.

Conseguenze dell'integrazione fuori sede per utenti e project manager

Con questa funzionalità abilitata, gli utenti saranno in grado di immettere l'ora OOF in Exchange tramite Outlook o Outlook Web Access e tali informazioni diventeranno quindi visibili nella scheda attività di Project Server. Tutti gli orari fuori sede programmati, indipendentemente dal fatto che si tratti di una giornata completa o parziale, vengono visualizzati come non disponibili in un calendario della risorsa di un project manager.

Dal punto di vista di Project Manager, non è necessario eseguire alcun lavoro. Gli utenti che inviano l'ora fuori sede in Exchange Server sono ora inclusi. In questo modo, la pianificazione del progetto può essere più accurata.

Funzionamento dell'integrazione del calendario fuori sede di Exchange Server con Project Server 2013

  • La sincronizzazione tra Project Server e Exchange Server viene attivata da Project Server. Questa procedura si verifica quando un account utente viene abilitato o mediante processi timer pianificati.

  • Dopo l'avvio della procedura, Exchange Server viene contattato per ottenere informazioni sulla disponibilità per l'utente o gli utenti specificati.

  • Se una risorsa non è disponibile per la modifica perché è stata disattivata, tale utente viene ignorato nell'ambito dell'operazione di sincronizzazione e verrà sincronizzato alla successiva esecuzione del processo timer.

  • Anche se alcuni utenti non desiderano immettere informazioni relative alle ferie o all'orario fuori sede in più posizioni, questa funzionalità di integrazione del calendario probabilmente non sostituirà le schede attività, che sono necessarie per la fatturazione e altre attività line-of-business.

    Per supportare questo scenario, l'ora OOF sincronizzata da Exchange Server viene visualizzata come orario non lavorativo nella scheda attività dell'utente, in modo coerente con il modo in cui l'orario non lavorativo viene attualmente visualizzato nella scheda attività dell'utente. In questo modo, all'utente viene indicato che tale orario è già bloccato in un'altra origine, ma può tuttavia immettere un orario per la giornata selezionata.

  • Una nuova aggiunta a Exchange Server 2013 e Outlook 2013 è l'opzione di pianificazione del tempo "lavorare da un'altra parte". Questa opzione non deve corrispondere a un importo, in quanto viene definita in base alle opzioni fuori sede/giorni non lavorativi per la compatibilità con versioni di prodotti che non dispongono di tale tipo di enumerazione.

  • I dati relativi all'ora vengono importati da Exchange Server a intervalli di 15 minuti e aggregati per determinare l'effetto totale che l'ora OOF importata deve avere sul calendario delle risorse. Se l'orario fuori sede totale per una determinata giornata è inferiore alle quattro ore, non viene riportato nei calendari della risorsa. Vengono invece riportati orari superiori o uguali alle quattro ore.

  • Poiché i calendari delle risorse di Exchange Server e Project Server di un utente hanno orari di lavoro e orari non lavorativi definiti. Pertanto, le ore non incluse nel calendario Exchange Server che si trovano all'interno del periodo di tempo lavorativo Exchange Server verranno conteggiate in base al numero di ore lavorative in Project Server. Se l'intera giornata è definita come non funzionante in Exchange Server, anche l'intera giornata verrà specificata come non funzionante in Project Server.