Guida all’implementazione di Project Online: principi per il successo

Riepilogo: Questo articolo fornisce agli amministratori e alle organizzazioni le considerazioni principali su cui concentrarsi quando si implementa un sistema di gestione dei progetti, ad esempio Project Online.

Si applica a: Project Online

Introduzione

Al giorno d'oggi, c'è un'enorme pressione sulle imprese per essere le più competitive e per promuovere il valore per le loro parti interessate. essendo il più efficiente e basato sul valore in qualsiasi cosa facciano, inclusi i loro processi e progetti.

Tuttavia, per favorire queste efficienze e prendere decisioni basate su informazioni dettagliate su processi e persone, le organizzazioni hanno bisogno di un accesso rapido alle informazioni sui progetti e sul lavoro in esecuzione. È qui che entra in gioco un sistema di gestione dei progetti come Project Online. True to the axiom, "What is measured, can be managed", a project management system provides tools to organizations trying to move from ad hoc project management, to a more data-driven decision-making process.

La sfida

Anche se la necessità di un sistema di gestione dei progetti è facilmente giustificabile, l'implementazione di un sistema potrebbe non essere così semplice. Molti non si rendono conto che l'implementazione di un sistema di gestione dei progetti è essenzialmente un cambiamento comportamentale fondamentale per le persone coinvolte, che è un'impresa significativa. Esistono diversi fattori che influenzano il successo di tale implementazione, ad esempio un sistema solido, la gestione del cambiamento o la formazione, tra le altre cose.

Come chiunque abbia implementato un grande cambiamento di sistema si rende conto, non si tratta degli strumenti stessi, ma delle persone che usano quegli strumenti e sistemi che devono essere gestiti come parte del progetto. Come si procede quindi all'implementazione di un sistema di gestione dei progetti? Come si garantisce il successo dell'implementazione?

Questo documento tenta di definire le linee guida dettagliate per l'implementazione di un sistema di gestione dei progetti, in modo che gli utenti e le organizzazioni che lo tentano abbiano una ricetta da seguire.

Preparazione per l'implementazione

L'organizzazione deve considerare diverse considerazioni prima dell'implementazione effettiva in un sistema di gestione dei progetti, ad esempio Project Online.

1: Stabilire il vero "PERCHÉ?"

Uno degli aspetti più critici dell'implementazione di un sistema di gestione dei progetti è la parte di pre-implementazione del progetto. Analogamente a qualsiasi altro progetto, prima di intraprendere il percorso di implementazione di un sistema di gestione del progetto, è opportuno valutare le esigenze di base e stabilire il "PERCHÉ" per un'iniziativa come questa.

Molte volte, la necessità di un sistema di gestione dei progetti viene identificata come conseguenza di un altro errore dell'iniziativa. Ad esempio, un dirigente potrebbe volere un report di tutti i progetti su cui stanno lavorando le risorse dell'organizzazione e, se i dati non sono archiviati in un repository centralizzato, potrebbe essere molto difficile fornirli. Analogamente, un'organizzazione potrebbe tentare di pianificare il portfolio di progetti del prossimo anno e, senza un sistema, potrebbe portare al caos.

Tuttavia, la cosa fondamentale da ricordare è che è importante identificare il vero "perché" in questi scenari e valutare se un sistema di gestione dei progetti centralizzato potrebbe davvero aiutare il caso. Senza un vero e proprio punto di difficoltà da risolvere, l'implementazione non ha uno sfondo su cui stare in piedi.

Alcuni esempi dei temi comuni per l'implementazione di Project Online sono:

• Mancanza di visibilità sul lavoro complessivo del progetto all'interno dei team.
• Gestione delle risorse tra organizzazioni.
• Gestione del budget e del portfolio

2: Identificare i requisiti di TUTTI gli stakeholder

Dopo aver identificato il motivo principale per implementare un sistema di gestione dei progetti, è necessario apprendere le esigenze dei vari stakeholder.

Come illustrato in precedenza, un sistema di gestione dei progetti è diverso da altre implementazioni di sistema perché apporta modifiche a un livello fondamentale a un gruppo di grandi dimensioni nell'organizzazione. Anche se la necessità di implementare un sistema di gestione dei progetti è stata originata da utenti con un punto critico, è importante coinvolgere gli altri stakeholder chiave come project manager, resource manager, membri del team e così via.

Ognuno di questi gruppi di stakeholder sarà interessato in modo diverso nell'ambito dell'implementazione di un sistema di gestione del progetto, quindi è importante comprenderne l'impatto, analizzarlo e concordare un risultato auspicabile per ognuna delle parti.

3: Identificare lo stato corrente

Molte volte, solo perché un'organizzazione non dispone di un sistema centralizzato di gestione dei progetti non significa necessariamente che non abbia una pratica di gestione dei progetti. Potrebbero essere presenti diversi processi e procedure sul posto che potrebbero essere un ottimo passo avanti per l'implementazione, se usato in modo appropriato.

Quindi, il passaggio successivo di questo percorso consiste nell'identificare lo stato corrente e la maturità della gestione dei progetti. Questo esercizio dovrebbe rispondere a domande come:

• Quali sono i processi correnti che funzionano bene e cosa non funziona bene.
• Quali processi verranno replicati nel sistema di gestione dei progetti?
• Quali processi o parti dei processi sono conoscenze tribali e dovranno essere definiti ulteriormente?
• Quali processi si prestano a un'ulteriore standardizzazione e definizione?

4: Definire lo stato futuro

Come continuazione del passaggio precedente, è importante definire i processi futuri delle funzioni di gestione dei progetti e dei processi correlati. Ad esempio:

• Come verranno avviati i progetti?
• Cosa costituisce un progetto?
• Il lavoro di progetto e non verrà modellato nel sistema di gestione del progetto?
• Come verranno allocate le risorse ai progetti? Saranno necessarie approvazioni per l'allocazione delle risorse?

In questo modo è possibile definire i processi e le metodologie che verranno modellati nel sistema di gestione dei progetti. Potrebbero esserci scenari in cui un processo potrebbe non esistere per eseguire una funzione specifica.

In questi scenari è molto importante definire prima il processo senza considerare lo strumento o il sistema stesso e quindi capire come farlo funzionare all'interno del sistema.

Definire l'esito positivo

Definire l'aspetto del successo del sistema di gestione dei progetti e definire chiaramente il risultato ideale. Senza una linea di base per la misurazione, non sarà possibile valutare il progetto.

5: Determinare la proprietà del sistema di gestione del progetto

Un errore comune che viene commesso durante l'implementazione di un sistema di gestione del progetto è che non è definito chiaramente chi sarà il proprietario dello strumento. È importante comprendere che un sistema di gestione dei progetti non è solo uno strumento IT. È fortemente suggerito che parte dell'azienda sia proprietaria dei processi e degli standard implementati nel sistema di gestione dei progetti. Nelle organizzazioni in cui esiste un Project Management Office (PMO) formale, si presuppone in genere che sia responsabilità di un PMO.

È necessario un Project Management Office centralizzato?

Un Project Management Office è un team all'interno di un'organizzazione che ha la responsabilità di definire e mantenere gli standard per la gestione dei progetti all'interno di tale organizzazione. L'obiettivo di un pmo è garantire il recapito di valore tramite progetti semplificandone l'esecuzione.

In genere e in modo impreciso, l'implementazione di un sistema di gestione dei progetti è associata a un pmo. Inoltre, il gruppo che guida l'implementazione del sistema di gestione del progetto diventa una sorta di PMO. Tuttavia, l'implementazione di un sistema di gestione dei progetti non implica necessariamente la creazione di un PMO e garantisce il successo dei progetti.

È importante porre la domanda: l'organizzazione ha davvero bisogno di un PMO? In generale, avere un organismo centrale responsabile della pratica di gestione dei progetti e lo strumento del sistema di gestione dei progetti si rivela utile per mantenere la coerenza e guidare l'adozione, ma è una decisione diversa per ogni organizzazione.

Inoltre, esistono diversi tipi di PMO, che le organizzazioni possono scegliere in base ai progetti e alla cultura dell'organizzazione.

Anche le dimensioni dell'organizzazione svolgono un ruolo nella decisione di stabilire un PMO. Sebbene sia auspicabile un PMO formale, la maggior parte delle piccole/medie imprese non dispone di un PMO. In genere hanno un decision maker o un piccolo gruppo che svolge una funzione simile. L'accento è posto sulla definizione e sul mantenimento degli standard per la gestione dei progetti e non necessariamente sulla presenza di un gruppo etichettato come PMO.

6: Assegnare priorità ai requisiti

Come per qualsiasi altro progetto, l'implementazione di un sistema di gestione del progetto richiede l'identificazione e la definizione delle priorità dell'ambito appropriate. Un errore comune che le organizzazioni commette in questa fase è quello di provare a fare tutto, il che non rende un buon approccio. Le organizzazioni devono cercare di risolvere il singolo punto di dolore più critico identificato nei passaggi precedenti, ottenere alcune vittorie iniziali e quindi iniziare ad aggiungere altre funzionalità nelle fasi successive.

• È consigliabile considerare la creazione di questi requisiti come blocchi LEGO, in cui i requisiti si basano l'uno sull'altro. Senza una piattaforma di base forte, questo andrà a pezzi.
• Identificare i requisiti critici e gli elementi necessari per abilitare tale requisito. Ad esempio, per abilitare una gestione accurata delle risorse, è fondamentale disporre di un processo di creazione e gestione del ciclo di vita ben definito, un processo ben definito per la misurazione della capacità delle risorse e l'allocazione in base a tali progetti. Esistono diversi modi per creare queste funzionalità e l'organizzazione deve scegliere l'approccio più adatto alla propria cultura e alle proprie esigenze. Ad esempio, alcune organizzazioni vengono usate per usare le schede attività per tenere traccia del lavoro, ma lo stesso non viene accolto bene in altre organizzazioni.
• Dopo aver identificato e filtrato tutti i requisiti per quelli critici, assegnare loro la priorità in base al valore che offrono.
• Identificare i criteri di accettazione per ognuno di questi requisiti e definire l'esito positivo di ognuno dei requisiti.
• Infine, provare a quantificare i vantaggi derivati se vengono soddisfatti tutti i requisiti.

7: Identificare gli stakeholder e il team principale per l'implementazione

Dopo aver identificato l'ambito dell'implementazione, identificare i partner in questa iniziativa. Un tipico team di implementazione del sistema di gestione dei progetti è simile al seguente.

Sponsor

Avrai bisogno di una forte sponsorizzazione per il tuo progetto dall'alto verso il basso. Identificare gli sponsor che ti supporteranno e avere un'influenza sufficiente per rimuovere gli ostacoli mentre li incontri.

Core Team

Si tratta del team di progetto effettivo che eseguirà il lavoro pratico nel progetto di implementazione di un sistema di gestione del progetto.

Team di riferimento

Poiché non è possibile prendere tutte le decisioni manualmente, né è possibile rivolgersi a tutti gli utenti ogni volta che è necessario un feedback, sarà necessario un team di utenti che fornisca indicazioni su vari processi. Questo potrebbe essere il "gruppo di feedback rapido".

8: Definire una sequenza temporale per l'implementazione

È ironico che molti dei progetti di implementazione per un sistema di gestione dei progetti non abbiano una pianificazione del progetto. Questo è in genere uno dei motivi principali per cui queste implementazioni vanno fuori dai binari. Assicurarsi di sviluppare una sequenza temporale del progetto chiara per l'implementazione con risultati finali chiari.

9: Sviluppare un piano di gestione delle modifiche

Come illustrato in precedenza, un sistema di gestione dei progetti influisce su quasi tutte le parti dell'organizzazione a vari livelli. È necessario uno sforzo congiunto per la gestione dei cambiamenti per assicurarsi che l'organizzazione accetti la modifica.

Un piano chiaro per gestire la modifica dovrebbe essere definito ben prima dell'inizio dell'implementazione. Un buon piano di gestione del cambiamento include la diffusione della consapevolezza sull'iniziativa, gli sforzi per aumentare il desiderio dei partecipanti di apprendere e adottare il sistema, e conoscenze e formazione sufficienti per sostenere il cambiamento.

Durante l'implementazione

Ora che il lavoro di base prima di iniziare l'implementazione è stato completato, è il momento di avviare l'esecuzione. Di seguito vengono fornite alcune linee guida su come eseguire l'implementazione.

1: Gestirlo come un progetto

Come illustrato in precedenza, l'implementazione di un sistema di gestione dei progetti è come qualsiasi altro progetto. Con i risultati finali definiti, monitorare attivamente il raggiungimento dei risultati finali in modo tempestivo.

2: Non lasciarlo andare buio

Tradizionalmente, l'implementazione media del sistema di gestione dei progetti richiede da sei mesi a un anno. Questo perché un sistema di gestione dei progetti è sempre stato considerato come una serie interconnessa di funzionalità e si presuppone che una funzionalità non possa essere fornita senza un'altra. Nell'era dei progetti Agile, questa è una ricetta per le emergenze, e soprattutto nel caso di un sistema di gestione dei progetti.

Provare a dividere l'implementazione in pacchetti di lavoro facilmente recapitabili e distribuirli rapidamente. Si supponga, ad esempio, che uno dei risultati finali sia consentire ai progetti di passare attraverso un flusso di lavoro di approvazione. In questo caso, si abiliterebbe un'istanza di Project Online, quindi si abiliterebbe la funzionalità di creazione del progetto come passaggio successivo. Si creerà quindi un flusso di lavoro di approvazione per i progetti ognuno come risultato finale separato, anziché tentare di distribuire tutte le funzionalità contemporaneamente.

Questo non solo ti permetterà di ottenere vittorie rapide, ma anche di consentire al team di testare e fornire feedback prima che l'implementazione vada troppo lontano dalle tracce. Questo alimenta l'appetito per gli utenti e convalida anche i presupposti di progettazione e dà la possibilità di correggerli.

3: Non progettare per le eccezioni

Una trappola comune in cui rientrano la maggior parte delle implementazioni del sistema di gestione dei progetti consiste nel dedicare molto tempo alla progettazione per scenari che rappresentano più un'eccezione rispetto a uno standard. In questo modo non solo si sprecano tempo e risorse, ma si sfasa anche l'implementazione in qualcosa che non riesce a soddisfare il pubblico principale.

È importante riconoscere che nessuno strumento può soddisfare il 100% degli scenari e la scelta migliore consiste nel scegliere soluzioni che consentono di risolvere quelle più critiche.

Un'altra prospettiva a questo proposito sarebbe la "paralisi dell'analisi". L'indecisione uccide lo slancio di un progetto. È importante avere un team e uno sponsor forti che possano prendere decisioni rapide con dati sufficienti.

4: Mantieni semplice

Come accennato in precedenza, è allettante aprire le porte a un nuovo sistema di gestione dei progetti che sculaccia il marchio e attivare e impressionare ogni singola funzionalità e funzionalità. Tuttavia, questo approccio non impressiona gli utenti, ma li sovraccarica. Persone non è in grado di gestire troppe modifiche in un'unica operazione. In questo contesto, mantenere le cose semplici per iniziare. È sempre possibile aggiungere altre funzionalità in un secondo momento quando gli utenti vengono abituati al sistema.

5: Dati misurabili

Uno dei motivi principali per cui viene implementato un sistema di gestione del progetto è la possibilità di segnalare e la visibilità associata. Tuttavia, per generare report e dashboard significativi che possono portare a un processo decisionale basato su informazioni dettagliate, è importante considerare la creazione di report durante la compilazione del sistema di gestione dei progetti. In molti casi i report sono un ripensamento, e questo non solo mina l'impatto di un sistema di gestione del progetto, ma elimina anche il "fattore wow".

6: Pianificare la formazione

Non si può dire abbastanza sul tempo necessario per sviluppare un solido piano di formazione per gli utenti. È importante rendersi conto che le persone imparano in modi diversi, quindi sviluppare un piano di formazione che includa materiale scritto, video, audio e interazione faccia a faccia.

Inoltre, molti manuali di training si concentrano solo sulle "procedure" tecniche nello strumento e ignorano elementi quali la spiegazione del motivo per cui è necessaria una determinata approvazione o il motivo per cui un membro del team deve aggiornare le proprie attività. È della massima importanza che il materiale formativo non solo copra le modalità, ma metta anche il tempo per spiegare i vantaggi di fare le cose in un certo modo.

Post-implementazione

Per altri suggerimenti su come gestire il sistema di gestione dei progetti dopo l'implementazione, vedere gli articoli seguenti.

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