Configurare l'approvazione dell'orario e dello stato di avanzamento delle attività

Quando si decide di usare le schede attività nell'organizzazione, è necessario anche qualche minuto per riflettere sul funzionamento dell'approvazione della scheda attività.

Come si configurano le approvazioni nell'organizzazione?

Prima di iniziare a configurare le approvazioni in Project Web App, è consigliabile fare un passo indietro e riflettere su come funzionano attualmente le cose nell'organizzazione e su come si vuole che funzionino in futuro. Ecco alcune domande a cui provare a rispondere prima di bloccare un processo di approvazione formale.

È effettivamente necessario un processo di approvazione?

Anche se può sembrare naturale configurare le cose in modo che un responsabile approva il lavoro svolto da un membro del team, è consigliabile dedicare un po' di tempo a chiacchierare se è davvero necessario disporre di tale processo di approvazione formale. Cosa si sta realmente cercando di fare richiedendo approvazioni? Se la struttura retributiva dell'organizzazione è legata alle ore immesse nelle schede attività, la risposta è probabilmente sì. Tuttavia, se si gestiscono progetti completamente separati dai sistemi finanziari, potrebbe non essere necessario mantenere un passaggio tra i membri del team che lavorano e il lavoro applicato al piano di progetto.

Nota

Non è necessario configurare un responsabile approvazione per tutti. Se non è necessario che qualcuno approvi le ore di lavoro di una persona prima che tali ore vengano applicate al piano di progetto, non è necessario. È sufficiente fare in modo che il membro del team sia il proprio responsabile approvazione. In effetti, è così che Project Web App imposta automaticamente le cose quando si aggiunge un nuovo utente, in modo da non dover eseguire alcuna operazione. Non è molto più facile di così!

Chi è responsabile dell'approvazione del tempo?

Quando un membro del team lavora nell'organizzazione, chi dovrebbe essere sul punto di approvare le ore dedicate a tale lavoro? È il project manager? È qualcuno del libro paga? Forse sono entrambi. Per poter configurare Project Web App in modo che corrisponda al funzionamento effettivo dell'organizzazione, è necessario individuare le persone giuste per approvare il tempo di lavoro che si verifica nell'organizzazione.

A volte, più di una persona deve approvare una scheda attività. Un esempio potrebbe essere l'approvazione da parte di un gestore risorse e di un utente del libro paga. Se questo è il caso nell'organizzazione, è possibile configurare una catena di responsabili approvazione, simile alla seguente:

Bob Bob è un membro del team e Jill è il suo manager della scheda attività. Bob compila la scheda attività e la invia a Jill.	Jill Jill è una responsabile del team e Frank è il suo manager della scheda attività. Jill approva la scheda attività di Bob e viene automaticamente inviata a Frank per l'approvazione.	Frank è nel libro paga ed è il suo responsabile della scheda attività. Quando Frank approva la scheda attività di Bob, le ore immesse da Bob vengono applicate al piano di progetto corrispondente.

Solo le persone elencate nella pagina Manager scheda attività possono approvare le schede attività.

Per aggiungere un utente come responsabile approvazione

1. Scegliere >Impostazioni PWA.

2. In Gestione attività e ora scegliere Manager scheda attività.

   

3. Scegliere Manager>Aggiungi manager.

   

4. Scegliere la persona da aggiungere come responsabile approvazione e quindi scegliere OK.

Come si imposta il responsabile approvazione della scheda attività di un utente in Project Web App? È possibile impostare gestione scheda attività di una persona in Aggiungere una risorsa a Project Web App.

Chi è responsabile dell'approvazione dello stato di avanzamento delle attività?

Tenere presente che passaggio 3: Aggiornare lo stato di avanzamento, anche se entrambi vengono rilevati nella scheda attività di un membro del team. A volte, persone diverse sono responsabili dell'approvazione dello stato di avanzamento delle attività rispetto a quelle responsabili dell'approvazione del tempo. Ad esempio, potrebbe essere necessario un dipendente dal libro paga per approvare il numero di ore lavorate (tempo), ma potrebbe non essere necessario che tale persona approva la percentuale di lavoro completata (stato dell'attività). D'altra parte, potrebbe essere necessario che un team conduca ad approvare gli aggiornamenti sulla quantità di lavoro da svolgere su un'attività prima del completamento (avanzamento dell'attività), ma potrebbe non essere necessario che porti ad approvare le ore effettive lavorate (tempo). In Project Web App, il project manager deve sempre approvare lo stato di avanzamento dell'attività, prima che venga applicato al piano di progetto.

Come si imposta il responsabile approvazione dello stato dell'attività di un utente in Project Web App? Analogamente all'approvazione del tempo, è presente anche un responsabile approvazione per lo stato di avanzamento delle attività, che è impostato come responsabile del progetto che effettua le assegnazioni e viene definito Gestione stato.

Quali altre opzioni sono disponibili?

Esistono un paio di altre opzioni che potrebbero essere appropriate per le approvazioni nell'organizzazione. Entrambe queste opzioni vengono impostate passando >Impostazioni PWA. Da qui, alcune delle impostazioni saranno in Impostazioni scheda attività e Impostazioni predefinite.

I responsabili possono approvare le schede attività riga per riga?

Nella sezione Criteri scheda attività , in Approvazione gestione stato attività, scegliere Abilitato se si vuole che i responsabili siano in grado di approvare singole righe della scheda attività. È anche possibile scegliere Richiedi approvazione riga prima dell'approvazione della scheda attività. Fare clic su Salva al termine delle modifiche.

Se si desidera che i responsabili approvano solo intere schede attività, scegliere Disabilitato.

Un membro del team può modificare chi approva prima la scheda attività?

In Routing approvazione selezionare la casella di controllo Routing approvazione fissa se non si vuole che i membri del team possano modificare la prima persona che approva una scheda attività. Fare clic su Salva al termine delle modifiche.

Se i membri del team possono modificare il primo responsabile approvazione, lasciare deselezionata questa casella di controllo. Dopo che il primo responsabile approvazione, impostato dal membro del team, approva la scheda attività, inizierà il routing di approvazione regolare per la scheda attività.

I membri del team possono scegliere chiunque vogliano come primo responsabile approvazione? No, possono scegliere solo dall'elenco di persone aggiunte nella pagina Manager scheda attività .