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Importare in blocco contatti esterni in Exchange Online

Questo articolo è rivolto agli amministratori. Si sta tentando di importare i contatti nella propria cassetta postale? Vedere Importare contatti in Outlook

L'azienda ha molti contatti aziendali esistenti che si desidera includere nella rubrica condivisa (detta anche elenco indirizzi globale) in Exchange Online? Aggiungere contatti esterni come membri dei gruppi di distribuzione, proprio come è possibile con gli utenti all'interno dell'azienda? In tal caso, è possibile usare Exchange Online PowerShell e un file CSV (valori delimitati da virgole) per importare in blocco i contatti esterni in Exchange Online. Si tratta di un processo in tre passaggi:

Passaggio 1: Creare un file CSV contenente informazioni sui contatti esterni

Passaggio 2: Creare i contatti esterni con PowerShell

Passaggio 3: Aggiungere informazioni alle proprietà dei contatti esterni

Dopo aver completato questi passaggi per importare i contatti, è possibile eseguire queste attività aggiuntive:

Consiglio

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Passaggio 1: Creare un file CSV contenente informazioni sui contatti esterni

Il primo passaggio consiste nel creare un file CSV contenente informazioni su ogni contatto esterno da importare in Exchange Online.

  1. Copiare il testo seguente in un file di testo nel Blocco note e salvarlo sul desktop come file CSV usando un suffisso di nome file di .csv; ad esempio, ExternalContacts.csv.

    Consiglio

    Se la lingua contiene caratteri speciali (ad esempio å, ä e ö in svedese) salvare il file CSV con UTF-8 o altre codifiche Unicode quando si salva il file nel Blocco note.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    La prima riga, o riga di intestazione, del file CSV elenca le proprietà dei contatti che possono essere usati quando vengono importati in Exchange Online. Ogni nome di proprietà è separato da una virgola. Ogni riga sotto la riga di intestazione rappresenta i valori delle proprietà per l'importazione di un singolo contatto esterno.

    Nota

    Questo testo include dati di esempio che è possibile eliminare. Ma non eliminare o modificare la prima riga (intestazione). Contiene tutte le proprietà per i contatti esterni.

  2. Aprire il file CSV in Microsoft Excel per modificare il file CSV perché è molto più semplice usare Excel per modificare il file CSV.

  3. Creare una riga per ogni contatto da importare in Exchange Online. Popolare il numero più elevato possibile di celle. Queste informazioni verranno visualizzate nella rubrica condivisa per ogni contatto.

    Importante

    Per creare un contatto esterno sono necessarie le proprietà seguenti, ovvero i primi quattro elementi della riga di intestazione, che devono essere popolate nel file CSV: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. Il comando di PowerShell eseguito nel passaggio 2 userà i valori per queste proprietà per creare i contatti.

Passaggio 2: Creare i contatti esterni con PowerShell

Il passaggio successivo consiste nell'usare il file CSV creato nel passaggio 1 e PowerShell per importare in blocco i contatti esterni elencati nel file CSV per Exchange Online.

  1. Connettere PowerShell all'organizzazione Exchange Online. Per istruzioni dettagliate, vedere Connettersi a Exchange Online PowerShell. Assicurarsi di usare il nome utente e la password per l'account amministratore globale quando ci si connette a Exchange Online PowerShell.

  2. Dopo aver connesso PowerShell a Exchange Online, passare alla cartella desktop in cui è stato salvato il file CSV nel passaggio 1, ad esempio C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Eseguire il comando seguente per creare i contatti esterni:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    La creazione dei nuovi contatti potrebbe richiedere del tempo, a seconda del numero di contatti da importare. Al termine dell'esecuzione del comando, PowerShell visualizza un elenco dei nuovi contatti creati.

  4. Per visualizzare i nuovi contatti esterni, passare all'interfaccia di amministrazione di Exchange e quindi fare clic su Contatti destinatari>.

    Consiglio

    Per istruzioni sulla connessione all'interfaccia di amministrazione di Exchange, vedere Interfaccia di amministrazione di Exchange in Exchange Online.

  5. Se necessario, fare clic su Aggiorna per aggiornare l'elenco e visualizzare i contatti esterni importati.

    I contatti importati verranno visualizzati nella rubrica condivisa in Outlook e Outlook sul web.

    Nota

    È anche possibile visualizzare i contatti nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 passando a Contatti utenti>.

Passaggio 3: Aggiungere informazioni alle proprietà dei contatti esterni

Dopo aver eseguito il comando nel passaggio 2, vengono creati i contatti esterni, ma non contengono informazioni sul contatto o sull'organizzazione, ovvero le informazioni della maggior parte delle celle nel file CSV. Questo perché quando si creano nuovi contatti esterni, vengono popolate solo le proprietà necessarie. Non preoccuparti se non hai tutte le informazioni popolate nel file CSV. Se non è presente, non verrà aggiunto.

  1. Connettere PowerShell all'organizzazione Exchange Online. Per istruzioni dettagliate, vedere Connettersi a Exchange Online PowerShell.

  2. Passare alla cartella desktop in cui è stato salvato il file CSV nel passaggio 1; Ad esempio, C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Eseguire il comando seguente per aggiungere le altre proprietà del file CSV ai contatti esterni creati nel passaggio 2.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    Nota

    Il parametro Manager potrebbe essere problematico. Se la cella è vuota nel file CSV, verrà visualizzato un errore e nessuna delle informazioni sulla proprietà verrà aggiunta al contatto. Se non è necessario specificare un manager, è sufficiente eliminare -Manager $_.Manager dal comando di PowerShell precedente.

    Anche in questo caso, l'aggiornamento dei contatti potrebbe richiedere del tempo, a seconda del numero importato nel passaggio 1.

  4. Per verificare che le proprietà siano state aggiunte ai contatti:

  5. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare a Contatti destinatari>.

  6. Fare clic su un contatto e quindi sull'icona Modifica modifica. Per visualizzare le proprietà del contatto.

È tutto. Gli utenti possono visualizzare i contatti e le informazioni aggiuntive nella rubrica Outlook e Outlook sul web.

Aggiungere altri contatti esterni

È possibile ripetere i passaggi da 1 a 3 per aggiungere nuovi contatti esterni in Exchange Online. L'utente o gli utenti dell'azienda possono semplicemente aggiungere una nuova riga nel file CSV per il nuovo contatto. È quindi possibile eseguire i comandi di PowerShell dai passaggi 2 e 3 per creare e aggiungere informazioni ai nuovi contatti.

Nota

Quando si esegue il comando per creare nuovi contatti, potrebbe essere visualizzato un errore che indica che i contatti creati in precedenza esistono già. Viene tuttavia creato qualsiasi nuovo contatto aggiunto al file CSV.

Nascondere i contatti esterni dalla rubrica condivisa

Alcune società possono usare solo contatti esterni per poter essere aggiunte come membri dei gruppi di distribuzione. In questo scenario potrebbero voler nascondere i contatti esterni dalla rubrica condivisa. Ecco come:

  1. Connettere PowerShell all'organizzazione Exchange Online. Per istruzioni dettagliate, vedere Connettersi a Exchange Online PowerShell.

  2. Per nascondere un singolo contatto esterno, eseguire il comando seguente.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    Ad esempio, per nascondere Pilar Pinilla dalla rubrica condivisa, eseguire questo comando:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. Per nascondere tutti i contatti esterni dalla rubrica condivisa, eseguire questo comando:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Dopo averli nascosti, i contatti esterni non vengono visualizzati nella rubrica condivisa, ma è comunque possibile aggiungerli come membri di un gruppo di distribuzione.