Delete items in the Recoverable Items folder of cloud-based mailboxes on hold

Important

This article applies only to the classic eDiscovery (Premium) experience. The classic eDiscovery (Premium) experience will be retired in August 2025 and won't be available as an experience option in the Microsoft Purview portal after retirement.

We recommend that you start planning for this transition early and start using the new eDiscovery experience in the Microsoft Purview portal. To learn more about using the most current eDiscovery capabilities and features, see Learn about eDiscovery.

The Recoverable Items folder for an Exchange Online mailbox exists to protect from accidental or malicious deletions. It's also used to store items that are retained and accessed by compliance features, such as holds and eDiscovery searches. However, in some situations organizations might have data that's been unintentionally retained in the Recoverable Items folder that they must delete. For example, a user might unknowingly send or forward an email message that contains sensitive information or information that may have serious business consequences. Even if the message is permanently deleted, it might be retained indefinitely because a legal hold has been placed on the mailbox. This scenario is known as data spillage because data has been unintentionally spilled into Office 365. In these situations, you can delete items in a user's Recoverable Items folder for an Exchange Online mailbox, even if that mailbox is placed on hold with one of the different hold features in Office 365. These types of holds include Litigation Holds, In-Place Holds, eDiscovery holds, and retention policies created in the Microsoft Purview portal.

This article explains how admins can delete items from the Recoverable Items folder for cloud-based mailboxes that are on hold. This procedure involves disabling access to the mailbox and disabling single item recovery, disabling the Managed Folder Assistant from processing the mailbox, temporarily removing the hold, deleting items from the Recoverable Items folder, and then reverting the mailbox to its previous configuration. Here's the process:

Step 1: Collect information about the mailbox

Step 2: Prepare the mailbox

Step 3: Remove all holds from the mailbox

Step 4: Remove the delay hold from the mailbox

Step 5: Delete items in the Recoverable Items folder

Step 6: Revert the mailbox to its previous state

Caution

The procedures outlined in this article will result in data being permanently deleted (purged) from an Exchange Online mailbox. That means messages that you delete from the Recoverable Items folder can't be recovered and won't be available for legal discovery or other compliance purposes. If you want to delete messages from a mailbox that's placed on hold as part of a Litigation Hold, In-Place Hold, eDiscovery hold, or retention policy created in the Microsoft Purview portal, check with your records management or legal departments before removing the hold. Your organization might have a policy that defines whether a mailbox on hold or a data spillage incident takes priority.

Tip

If you're not an E5 customer, use the 90-day Microsoft Purview solutions trial to explore how additional Purview capabilities can help your organization manage data security and compliance needs. Start now at the Microsoft Purview trials hub. Learn details about signing up and trial terms.

Before you delete items

• To create and run a Content Search, you have to be a member of the eDiscovery Manager role group or be assigned the Compliance Search management role. To delete messages, you have to be a member of the Organization Management role group or be assigned the Search And Purge management role. For information about adding users to a role group, see Assign eDiscovery permissions.
• If a mailbox is assigned to an organization-wide retention policy, you have to exclude the mailbox from the policy before you can delete items from the Recoverable Items folder. It may take up to 24 hours to synchronize the policy change, and remove the mailbox from the policy. For more information, see "Organization-wide retention policies" in the Remove all holds from the mailbox section in this article.
• You can't perform this procedure for a mailbox that has been assigned retention settings with a retention policy that's locked by using Preservation Lock. That's because this lock prevents you from removing or excluding the mailbox from the policy and from disabling the Managed Folder Assistant on the mailbox. For more information about locking policies for retention,see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.
• The procedure described in this article isn't supported for inactive mailboxes. That's because you can't reapply a hold (or retention policy) to an inactive mailbox after you remove it. When you remove a hold from an inactive mailbox, it's changed to a normal soft-deleted mailbox and will be permanently deleted from your organization after it's processed by the Managed Folder Assistant.
• If a mailbox isn't placed on hold (or doesn't have single item recovery enabled), you can delete the items from the Recoverable Items folder. For more information about how to do this, see Search for and delete email messages in your organization.

Step 1: Collect information about the mailbox

This first step is to collect selected properties from the target mailbox that will affect this procedure. Be sure to write down these settings or save them to a text file because you'll change some of these properties and then revert back to the original values in Step 6, after you delete items from the Recoverable Items folder. Here's a list of the mailbox properties you need to collect.

• SingleItemRecoveryEnabled and RetainDeletedItemsFor. If necessary, you'll disable single recovery and increase the deleted items retention period in Step 3.
• LitigationHoldEnabled and InPlaceHolds. You need to identify all the holds placed on the mailbox so that you can temporarily remove them in Step 3. See the More information section for tips about how to identify the type hold that might be placed on a mailbox.

Additionally, you need to get the mailbox client access settings so you can temporarily disable them so the owner (or other users) can't access the mailbox during this procedure. Finally, you can get the current size and number of items in the Recoverable Items folder. After you delete items in the Recoverable Items folder in Step 5, you'll use this information to verify that items were removed.

1. Connect to Exchange Online PowerShell. Be sure to use a user name and password for an administrator account that's been assigned the appropriate management roles in Exchange Online.

2. Run the following command to get information about single item recovery and the deleted item retention period.

   Get-Mailbox <username> | FL SingleItemRecoveryEnabled,RetainDeletedItemsFor
   

   If single item recovery is enabled, you'll have to disable it in Step 2. If the deleted item retention period isn't set for 30 days (the maximum value in Exchange Online), then you can increase it in Step 2.

3. Run the following command to get the mailbox access settings for the mailbox.

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

   You'll disable all of these access methods in Step 2.

4. Run the following command to get information about the holds and retention policies applied to the mailbox.

   Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds
   

   Tip

   If there are too many values in the InPlaceHolds property and not all of them are displayed, you can run the Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds command to display each value on a separate line.

5. Run the following command to get information about any organization-wide retention policies.

   Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds
   

   If your organization has any organization-wide retention policies, you'll have to exclude the mailbox from these policies in Step 3. It may take up to 24 hours to replicate the change.

   Tip

   If there are too many values in the InPlaceHolds property and not all of them are displayed, you can run the Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds command to display each value on a separate line.

6. Run the following command to determine if a delay hold is applied to the mailbox.

   Get-Mailbox <username> | FL DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied
   

   If the value of the DelayHoldApplied or DelayReleaseHoldApplied property is set to True, a delay hold is applied to the mailbox and must be removed. For more information about delay holds, see Step 4: Remove the delay hold from the mailbox.

   If the value of either properties is set to False, a delay hold isn't applied to the mailbox, and you can skip Step 4.

7. Run the following command to get the current size and total number of items in folders and subfolders in the Recoverable Items folder in the user's primary mailbox.

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   If the user's archive mailbox is enabled, run the following command to get the size and total number of items in folders and subfolders in the Recoverable Items folder in their archive mailbox.

   Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders
   

   When you delete items in Step 5, you can choose to delete or not delete items in the Recoverable Items folder in the user's primary archive mailbox. If auto-expanding archiving is enabled for the mailbox, items in an auxiliary archive mailbox won't be deleted.

Step 2: Prepare the mailbox

After collecting and saving information about the mailbox, the next step is to prepare the mailbox by performing the following tasks:

• Disable client access to mailbox so that the mailbox owner can't access their mailbox and make any changes to the mailbox data during this procedure.
• Increase the deleted item retention period to 30 days (the maximum value in Exchange Online) so that items aren't purged from the Recoverable Items folder before you can delete them in Step 5.
• Disable single Item recovery so that items won't be retained (for the duration of the deleted item retention period) after you delete them from the Recoverable Items folder in Step 5.
• Disable the Managed Folder Assistant so that it doesn't process the mailbox and retain the items that you delete in Step 5.

Perform the following steps in Exchange Online PowerShell.

1. Run the following command to disable all client access to the mailbox. The command syntax assumes that all client access methods were enabled on the mailbox.

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $false -ActiveSyncEnabled $false -MAPIEnabled $false -OWAEnabled $false -ImapEnabled $false -PopEnabled $false
   

   Note

   It might take up to 60 minutes to disable all client access methods to the mailbox. Note that disabling these access methods won't disconnect the mailbox owner if they are currently signed in. If the owner isn't signed in, they won't be able to access their mailbox after these access methods are disabled.

2. Run the following command to increase the deleted item retention period the maximum of 30 days. This assumes that the current setting is less than 30 days.

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 30
   

3. Run the following command to disable single item recovery.

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $false
   

   Nota

   La disabilitazione del ripristino di un singolo elemento potrebbe richiedere fino a 240 minuti. Non eliminare elementi nella cartella Elementi ripristinabili fino al termine di questo periodo.

4. Eseguire il comando seguente per impedire all'Assistente cartelle gestite di elaborare la cassetta postale. Come illustrato in precedenza, è possibile disabilitare Managed Folder Assistant solo se non vengono applicati criteri di conservazione con blocco di conservazione alla cassetta postale.

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $true
   

Passaggio 3: Rimuovere tutti i blocchi dalla cassetta postale

L'ultimo passaggio prima di poter eliminare gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili consiste nel rimuovere tutti i blocchi (identificati nel passaggio 1) inseriti nella cassetta postale. Tutti i blocchi devono essere rimossi in modo che gli elementi non vengano conservati dopo l'eliminazione dalla cartella Elementi ripristinabili. Le sezioni seguenti contengono informazioni sulla rimozione di diversi tipi di blocchi in una cassetta postale. Vedere la sezione Altre informazioni per suggerimenti su come identificare il blocco dei tipi che potrebbe essere inserito in una cassetta postale. Per altre informazioni, vedere Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale Exchange Online.

Attenzione

Come indicato in precedenza, verificare con la gestione dei record o i reparti legali prima di rimuovere un blocco da una cassetta postale.

Conservazione in caso di dispute

Eseguire il comando seguente in Exchange Online PowerShell per rimuovere un blocco per controversia legale dalla cassetta postale.

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $false

Nota

Analogamente alla disabilitazione del ripristino di un singolo elemento, potrebbero essere necessari fino a 240 minuti per rimuovere il blocco per controversia legale. Non eliminare elementi dalla cartella Elementi ripristinabili finché non è trascorso questo periodo.

Blocco sul posto

Eseguire il comando seguente in Exchange Online PowerShell per identificare il blocco In-Place inserito nella cassetta postale. Usare il GUID per il blocco In-Place identificato nel passaggio 1.

Get-ComplianceSearch -Identity <hold GUID> | FL Name

Dopo aver identificato il blocco In-Place, è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange o Exchange Online PowerShell per rimuovere la cassetta postale dal blocco. Per ulteriori informazioni, vedere Creare o rimuovere un'archiviazione sul posto.

Criteri di conservazione applicati a cassette postali specifiche

Eseguire il comando seguente in PowerShell sicurezza & conformità per identificare i criteri di conservazione applicati alla cassetta postale. Questo comando restituirà anche tutti i criteri di conservazione delle conversazioni di Teams applicati a una cassetta postale. Usare il GUID (escluso il mbx prefisso o skp ) per i criteri di conservazione identificati nel passaggio 1.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Dopo aver identificato i criteri di conservazione, passare alla paginaGestione>del ciclo di vita dei datiDi Microsoft 365> Retention nel portale di Microsoft Purview, modificare i criteri di conservazione identificati nel passaggio precedente e rimuovere la cassetta postale dall'elenco dei destinatari inclusi nei criteri di conservazione.

Criteri di conservazione a livello di organizzazione

I criteri di conservazione a livello di organizzazione, di Exchange e di Teams vengono applicati a ogni cassetta postale dell'organizzazione. Vengono applicati a livello di organizzazione (non a livello di cassetta postale) e vengono restituiti quando si esegue il cmdlet Get-OrganizationConfig nel passaggio 1. Eseguire il comando seguente in PowerShell sicurezza & conformità per identificare i criteri di conservazione a livello di organizzazione. Usare il GUID (senza il mbx prefisso) per i criteri di conservazione a livello di organizzazione identificati nel passaggio 1.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Dopo aver identificato i criteri di conservazione a livello di organizzazione, passare alla pagina Gestione del ciclo di vita> dei datidi Microsoft 365>Retention nel portale di Microsoft Purview, modificare ogni criterio di conservazione a livello di organizzazione identificato nel passaggio precedente e aggiungere la cassetta postale all'elenco dei destinatari esclusi. In questo modo la cassetta postale dell'utente viene rimossa dai criteri di conservazione.

Importante

Dopo aver escluso una cassetta postale da un criterio di conservazione a livello di organizzazione, potrebbero essere necessari fino a 24 ore per sincronizzare questa modifica e rimuovere la cassetta postale dai criteri.

Etichette di conservazione

Ogni volta che un utente applica un'etichetta configurata per conservare il contenuto o conservare ed eliminare il contenuto in qualsiasi cartella o elemento nella propria cassetta postale, la proprietà cassetta postale ComplianceTagHoldApplied è impostata su True. In questo caso, la cassetta postale viene considerata in attesa, come se fosse stata inserita nel blocco per controversia legale o assegnata a un criterio di conservazione.

Per visualizzare il valore della proprietà ComplianceTagHoldApplied, eseguire il comando seguente in Exchange Online PowerShell:

Get-Mailbox <username> |FL ComplianceTagHoldApplied

Dopo aver rilevato che una cassetta postale è in attesa perché un'etichetta di conservazione viene applicata a una cartella o a un elemento, è possibile usare lo strumento Ricerca contenuto nel portale di Microsoft Purview per cercare gli elementi etichettati usando la condizione Etichetta di conservazione . Per altre informazioni, vedere:

• La sezione "Uso di Ricerca contenuto per trovare tutto il contenuto con un'etichetta di conservazione specifica" in Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione

• La sezione "Condizioni di ricerca" in Query con parole chiave e condizioni di ricerca per Ricerca contenuto.

Per altre informazioni sulle etichette, vedere Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione.

Blocchi di eDiscovery

Eseguire i comandi seguenti in PowerShell sicurezza & conformità per identificare il blocco associato a un caso di eDiscovery (denominato blocchi di eDiscovery) applicato alla cassetta postale. Usare il GUID (senza il UniH prefisso) per il blocco di eDiscovery identificato nel passaggio 1. Il secondo comando visualizza il nome del caso di eDiscovery a cui è associato il blocco; il terzo comando visualizza il nome del blocco.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold.Name

Dopo aver identificato il nome del caso eDiscovery e il blocco, passare alla paginaeDiscovery di eDiscovery> nel portale di Microsoft Purview, aprire il caso e rimuovere la cassetta postale dal blocco. Per altre informazioni sull'identificazione dei blocchi di eDiscovery, vedere la sezione "Blocchi di eDiscovery" in Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale Exchange Online.

Passaggio 4: Rimuovere il blocco di ritardo dalla cassetta postale

Dopo la rimozione di qualsiasi tipo di blocco da una cassetta postale, il valore della proprietà della cassetta postale DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied è impostato su True. Ciò si verifica la volta successiva in cui Managed Folder Assistant elabora la cassetta postale e rileva che un blocco è stato rimosso. Si tratta di un blocco di ritardo e significa che la rimozione effettiva del blocco viene ritardata di 30 giorni per impedire l'eliminazione definitiva dei dati dalla cassetta postale. Lo scopo di un blocco ritardato è quello di offrire agli amministratori la possibilità di cercare o recuperare gli elementi della cassetta postale che verranno eliminati dopo la rimozione di un blocco. Quando viene inserito un blocco di ritardo nella cassetta postale, la cassetta postale viene ancora considerata in attesa per una durata illimitata, come se la cassetta postale fosse in blocco per controversia legale. Dopo 30 giorni, il blocco di ritardo scade e Microsoft 365 tenterà automaticamente di rimuovere il blocco di ritardo impostando la proprietà DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldAppliedsu False, in modo che il blocco venga rimosso. Per altre informazioni su un blocco di ritardo, vedere la sezione "Gestione delle cassette postali in attesa di ritardo" in Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale Exchange Online.

Se il valore della proprietà DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied è impostato su True, eseguire uno dei comandi seguenti per rimuovere il blocco di ritardo:

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

Oppure

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Per usare il parametro RemoveDelayHoldApplied o RemoveDelayReleaseHoldApplied, è necessario assegnare il ruolo Blocco legale in Exchange Online.

Passaggio 5: Eliminare elementi nella cartella Elementi ripristinabili

È ora possibile eliminare effettivamente gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili usando i cmdlet New-ComplianceSearch e New-ComplianceSearchAction in PowerShell sicurezza & conformità.

Nota

Se la quota della cassetta postale viene soddisfatta e la cassetta postale utente rifiuta i messaggi di posta elettronica, è possibile che venga visualizzato un errore 554 5.2.0 durante l'eliminazione di elementi recuperabili. Per altre informazioni, vedere "554 5.2.0 STOREDRV. Deliver.Exception" quando si inviano messaggi di posta elettronica in Exchange Online.

Ecco una panoramica del processo di ricerca ed eliminazione degli elementi nella cartella Elementi ripristinabili di un utente:

1. Copiare gli ID cartella per tutte le sottocartelle nella cartella Elementi ripristinabili. In alternativa, è possibile reindirizzare l'output dello script a un file di testo.

   Ecco un elenco e una descrizione delle sottocartelle nella cartella Elementi ripristinabili da cui è possibile cercare ed eliminare elementi:

   • Eliminazioni: contiene elementi eliminati temporaneamente il cui periodo di conservazione degli elementi eliminati non è scaduto. Gli utenti possono recuperare gli elementi eliminati temporaneamente da questa sottocartella usando lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook.
   • DiscoveryHolds: contiene elementi eliminati definitivamente che sono stati mantenuti da un blocco di eDiscovery o da un criterio di conservazione. Questa sottocartella non è visibile agli utenti finali.
   • SubstrateHolds: contiene elementi eliminati in modo rigido da Teams e da altre app basate sul cloud che sono state mantenute da un criterio di conservazione o da un altro tipo di blocco. Questa sottocartella non è visibile agli utenti finali.

2. Usare il cmdlet New-ComplianceSearch (in Security & Compliance PowerShell) o lo strumento Ricerca contenuto nel portale di Microsoft Purview per creare una ricerca di contenuto che restituisce gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili dell'utente di destinazione. È possibile eseguire questa operazione includendo folderId nella query di ricerca per tutte le sottocartelle in cui si vuole eseguire la ricerca. Ad esempio, la query seguente restituisce tutti i messaggi nelle sottocartelle Eliminazioni ed eDiscoveryHolds:

   folderid:<folder ID of Deletions subfolder> OR folderid:<folder ID of DiscoveryHolds subfolder>
   

   Nota

   Se si usa il cmdlet New-ComplianceSearch per eseguire la ricerca nella cartella Elementi ripristinabili, assicurarsi di usare il cmdlet Start-ComplianceSearch per eseguire la ricerca.

3. Dopo aver creato una ricerca di contenuto e aver convalidato che restituisca gli elementi da eliminare, usare il New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete comando (in PowerShell sicurezza & conformità) per eliminare definitivamente gli elementi restituiti dalla ricerca di contenuto creata nel passaggio precedente. Ad esempio, è possibile eseguire un comando simile al comando seguente:

   New-ComplianceSearchAction -SearchName "RecoverableItems" -Purge -PurgeType HardDelete
   

4. Quando si esegue il comando precedente, vengono eliminati al massimo 10 elementi per cassetta postale. Ciò significa che potrebbe essere necessario eseguire il New-ComplianceSearchAction -Purge comando più volte per eliminare tutti gli elementi che si desidera eliminare nella cartella Elementi ripristinabili. Per eliminare elementi aggiuntivi, è prima necessario rimuovere l'azione di eliminazione della ricerca di conformità precedente. A tale scopo, eseguire il Remove-ComplianceSearchAction cmdlet . Ad esempio, per eliminare l'azione di eliminazione eseguita nel passaggio precedente, eseguire il comando seguente:

   Remove-ComplianceSearchAction "RecoverableItems_Purge"
   

   Dopo aver eseguito questa operazione, è possibile creare una nuova azione di eliminazione della ricerca di conformità per eliminare altri elementi. Sarà necessario eliminare ogni azione di eliminazione prima di crearne una nuova.

   Per ottenere un elenco delle azioni di ricerca di conformità, è possibile eseguire il Get-ComplianceSearchAction cmdlet . Le azioni di eliminazione vengono identificate da _Purge aggiunte al nome della ricerca.

Verificare che gli elementi siano stati eliminati

Per verificare di aver eliminato correttamente gli elementi dalla cartella Elementi ripristinabili di una cassetta postale, usare il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics in Exchange Online PowerShell per controllare le dimensioni e il numero di elementi nella cartella Elementi ripristinabili. È possibile confrontare queste statistiche con quelle raccolte nel passaggio 1.

Eseguire il comando seguente in per ottenere le dimensioni correnti e il numero totale di elementi in cartelle e sottocartelle nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale primaria dell'utente.

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

Eseguire il comando seguente per ottenere le dimensioni e il numero totale di elementi in cartelle e sottocartelle nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione dell'utente.

Get-MailboxFolderStatistics <username> -FolderScope RecoverableItems -Archive | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders

Passaggio 6: Ripristinare lo stato precedente della cassetta postale

Il passaggio finale consiste nel ripristinare la configurazione precedente della cassetta postale. This means resetting the properties that you changed in Step 2 and reapplying the holds that you removed in Step 3. This includes:

• Changing the deleted item retention period back to its previous value. Alternatively, you can just leave this set to 30 days, the maximum value in Exchange Online.
• Re-enabling single Item recovery.
• Re-enabling the client access methods so that the owner can access their mailbox.
• Reapplying the holds and retention policies that you removed.
• Re-enabling the Managed Folder Assistant to process the mailbox.

Important

We recommend that you wait 24 hours after re-applying a hold or retention policy (and verifying that it's in place) before you re-enable the Managed Folder Assistant to process the mailbox.

Perform the following steps (in the specified sequence) in Exchange Online PowerShell.

1. Run the following command to change the deleted item retention period back to its original value. This assumes that the previous setting is less than 30 days; for example, 14 days.

   Set-Mailbox <username> -RetainDeletedItemsFor 14
   

2. Run the following command to re-enable single item recovery.

   Set-Mailbox <username> -SingleItemRecoveryEnabled $true
   

3. Run the following command to re-enable all client access methods to the mailbox.

   Set-CASMailbox <username> -EwsEnabled $true -ActiveSyncEnabled $true -MAPIEnabled $true -OWAEnabled $true -ImapEnabled $true -PopEnabled $true
   

4. Reapply the holds that you removed in Step 3. Depending on the type of hold, use one of the following procedures.

   Litigation Hold

   Run the following command to re-enable a Litigation Hold for the mailbox.

   Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $true
   

   In-Place Hold

   Use the EAC (or Exchange Online PowerShell) to add the mailbox back to the In-Place Hold.

   Retention policies applied to specific mailboxes

   Use the Microsoft Purview portal to add the mailbox back to the retention policy. Go to the Data lifecycle management>Microsoft 365>Retention page in the Microsoft Purview portal, edit the retention policy, and add the mailbox back to the list of recipients that the retention policy is applied to.

   Organization-wide retention policies

   If you removed an organization-wide or Exchange-wide retention policy by excluding it from the policy, then use the Microsoft Purview portal to remove the mailbox from the list of excluded users. Go to the Data lifecycle management>Microsoft 365>Retention page in the Microsoft Purview portal, edit the organization-wide retention policy, and remove the mailbox from the list of excluded recipients. Doing this reapplies the retention policy to the user's mailbox.

   eDiscovery case holds

   Use the Microsoft Purview portal to add the mailbox back the hold that's associated with an eDiscovery case. Go to the eDiscovery (Standard) page, open the case, and add the mailbox back to the hold.

5. Run the following command to allow the Managed Folder Assistant to process the mailbox again. As previously stated, we recommend that you wait 24 hours after reapplying a hold or retention policy (and verifying that it's in place) before you re-enable the Managed Folder Assistant.

   Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $false
   

6. To verify that the mailbox has been reverted back to its previous configuration, you can run the following commands and then compare the settings to the ones that you collected in Step 1.

   Get-Mailbox <username> | FL ElcProcessingDisabled,InPlaceHolds,LitigationHoldEnabled,RetainDeletedItemsFor,SingleItemRecoveryEnabled
   

   Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled
   

More information

Here's a table that describes how to identify different types of holds based on the values in the InPlaceHolds property when you run the Get-Mailbox or Get-OrganizationConfig cmdlets. For more detailed information, see How to identify the type of hold placed on an Exchange Online mailbox.

As previously explained, you have to remove all holds and retention policies from a mailbox before you can successfully delete items in the Recoverable Items folder.

Hold type	Example value	How to identify the hold
Litigation Hold	True	The LitigationHoldEnabled property is set to True.
In-Place Hold	c0ba3ce811b6432a8751430937152491	The InPlaceHolds property contains the GUID of the In-Place Hold that's placed on the mailbox. You can tell this is an In-Place Hold because the GUID doesn't start with a prefix. You can use the Get-ComplianceSearch cmdlet in Exchange Online PowerShell to get information about the In-Place Hold on the mailbox.
Retention policies in the Microsoft Purview portal applied to specific mailboxes	mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224 or skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f	When you run the Get-Mailbox cmdlet, the InPlaceHolds property also contains GUIDs of retention policies applied to the mailbox. You can identify retention policies because the GUID starts with the mbx prefix. If the GUID of the retention policy starts with the skp prefix, that indicates that the retention policy is applied to Skype for Business conversations. To identity the retention policy that's applied to the mailbox, run the following command in Security & Compliance PowerShell: Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name Be sure to remove the mbx or skp prefix when you run this command.
Organization-wide retention policies in the Microsoft Purview portal	No value or -mbxe9b52bf7ab3b46a286308ecb29624696 (indicates that the mailbox is excluded from an organization-wide policy)	Even if the InPlaceHolds property is empty when you run the Get-Mailbox cmdlet, there still might be one or more organization-wide retention policies applied to the mailbox. To verify this, you can run the Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds command in Exchange Online PowerShell to get a list of the GUIDs for organization-wide retention policies. The GUID for organization-wide retention policies applied to Exchange mailboxes starts with the mbx prefix; for example, mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02. To identity the organization-wide retention policy that's applied to the mailbox, run the following command in Security & Compliance PowerShell: Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name If a mailbox is excluded from an organization-wide retention policy, the GUID for the retention policy is displayed in the InPlaceHolds property of the user's mailbox when you run the Get-Mailbox cmdlet; it's identified by the prefix -mbx; for example, -mbxe9b52bf7ab3b46a286308ecb29624696
eDiscovery case hold in the Microsoft Purview portal	UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d	The InPlaceHolds property also contains the GUID of any hold associated with an eDiscovery case in the Microsoft Purview portal that might be placed on the mailbox. You can tell this is an eDiscovery case hold because the GUID starts with the UniH prefix. You can use the Get-CaseHoldPolicy cmdlet in Security & Compliance PowerShell to get information about the eDiscovery case that the hold on the mailbox is associated with. For example, you can run the command Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name to display the name of the case hold that's on the mailbox. Be sure to remove the UniH prefix when you run this command. To identity the eDiscovery case that the hold on the mailbox is associated with, run the following commands: $CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name