Usare il controllo delle versioni per aggiornare i record archiviati in SharePoint o OneDrive

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Nota

Poiché i record normativi bloccano la modifica, il controllo delle versioni dei record non è disponibile per i record normativi.

È anche possibile impedire il controllo delle versioni dei record per il tenant, anche se non si usano record normativi. Nel portale di Microsoft Purview o nel Portale di conformità di Microsoft Purview passare a Impostazioni> di gestione recordEtichette> di conservazioneConfigurare il controllo delle versioni dei record e quindi disattivare l'impostazione Abilita controllo delle versioni dei record.

La possibilità di contrassegnare un documento come record e limitare le azioni che è possibile eseguire su di esso rappresenta un obiettivo essenziale per qualsiasi soluzione di gestione dei record. Tuttavia, la collaborazione potrebbe essere necessaria anche per le persone che creano versioni successive.

Ad esempio, può capitare di contrassegnare come record un contratto di vendita, e che successivamente sia necessario aggiornare il contratto con nuovi termini e contrassegnare l'ultima versione come nuovo record conservando comunque la versione precedente. Per scenari di questo tipo, SharePoint e OneDrive supportano il controllo delle versioni dei record. Le cartelle del blocco appunti di OneNote non supportano il controllo delle versioni dei record.

Per usare il controllo delle versioni dei record, bisogna prima etichettare il documento con un’etichetta di conservazione configurata per contrassegnare gli elementi come record. A questo punto, accanto all'etichetta di conservazione viene visualizzata una proprietà del documento, denominata Stato del record. A seconda che l'etichetta sia configurata per sbloccare il record per impostazione predefinita, lo stato iniziale del record è Bloccato o Sbloccato.

È possibile eseguire le operazioni seguenti:

• Modificare e conservare continuamente come record singole versioni del documento, sbloccando e bloccando la proprietà Stato del record. Solo quando la proprietà Stato del record è impostata su Bloccato è una nuova versione del record conservata. Questo consente di ridurre il rischio di mantenere le versioni e le copie inutili del documento.

  Nota

  Se l'etichetta è configurata per sbloccare il record per impostazione predefinita, ma il controllo delle versioni non è abilitato dall'amministratore, o impedito dall'impostazione di gestione dei record, gli utenti non saranno in grado di sbloccare il documento dopo il blocco.

• Archiviare automaticamente i record in un archivio record in posizione, situato con il sito. Ogni sito di SharePoint e OneDrive mantiene il contenuto nella propria raccolta di archiviazione. Le versioni dei record vengono archiviate nella cartella Record di questa libreria come singoli file. Per altre informazioni sul funzionamento della raccolta di archiviazione, vedere Come funziona la conservazione per SharePoint e OneDrive.

• Conservare un documento sempre valido che contiene tutte le versioni. Per impostazione predefinita, ogni documento di SharePoint e OneDrive ha una cronologia delle versioni disponibile nel menu dell’elemento. In questa cronologia delle versioni è possibile individuare facilmente le versioni record e visualizzare tali documenti.

Consiglio

Quando si usa il controllo delle versioni dei record con un'etichetta di conservazione che include un'azione di eliminazione, è consigliabile configurare anche l'impostazione di conservazione Avvia il periodo di conservazione in base a: impostandola su Quando gli elementi sono stati etichettati. Con questa impostazione dell'etichetta, l'inizio del periodo di conservazione viene reimpostato per ogni nuova versione del record, in modo da garantire l'eliminazione delle versioni meno recenti prima di quelle più recenti.

Se l'etichetta di conservazione è configurata per la revisione dell'eliminazione alla fine del periodo di conservazione, ogni versione viene sottoposta a una propria revisione dell'eliminazione.

Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni del record è automaticamente disponibile per qualsiasi documento con un'etichetta di conservazione che contrassegna l'elemento come record, e tale etichetta viene pubblicata nel sito. Quando un utente visualizza le proprietà del documento tramite il riquadro dei dettagli, può attivare o disattivare loStato del recordscegliendo tra Bloccato e Sbloccato. Potrebbe essere visualizzata anche un'icona a lucchetto per il documento, che consente di identificare quando il file è bloccato.

Quando il documento è sbloccato, qualsiasi utente con autorizzazioni di modifica standard può modificare il file. Tuttavia, gli utenti non possono eliminare il file, perché è ancora considerato un record. Al termine della modifica, un utente può quindi attivare o disattivare Lo stato del record da Sbloccato a Bloccato, impedendo ulteriori modifiche durante questo stato.

Per altre informazioni su quali azioni utente sono permesse quando il record è bloccato o sbloccato, vedere Confronto tra le restrizioni relative alle azioni consentite o bloccate.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Bloccare e sbloccare un record

Dopo aver applicato a un documento un'etichetta di conservazione che contrassegna un contenuto come record, qualsiasi utente con il livello di autorizzazione Collaborazione o inferiore può sbloccare un record o bloccare un record sbloccato.

Quando un record viene sbloccato, si verificano le azioni seguenti:

1. Se il sito corrente non ha una raccolta di archiviazione, ne viene creata una.

2. Se nella raccolta di archiviazione non è presente una cartella Record, ne viene creata una.

3. Un’azione Copia in copia l'ultima versione del documento nella cartella Record. L'azione Copia in include solo la versione più recente e non quelle precedenti. Questo documento copiato è ora considerato una versione record del documento e il relativo nome file ha il formato: [Title GUID Version#]

4. La copia creata nella cartella Record viene aggiunta alla cronologia delle versioni del documento originale e questa versione riporta la parola Record nel campo Commenti.

5. Il documento originale è una nuova versione che può essere modificata ma non eliminata. La colonna della raccolta del documento L’elemento è un record mostra ancora il valore Sì perché il documento è ancora un record, anche se ora può essere modificato.

Quando un utente blocca un record, il documento originale torna a non essere modificabile. Ma è l'azione di sbloccare un record che ne copia una versione nella cartella Record della raccolta di archiviazione.

Versioni del record

Ogni volta che un record viene sbloccato, la versione più recente viene copiata nella raccolta di archiviazione che contiene il valore di Record nel campo Commenti della cronologia delle versioni.

Per visualizzare la cronologia delle versioni, selezionare un documento nella raccolta documenti e quindi fare clic su Cronologia delle versioni nel menu dell’elemento.

Cercare nel log di controllo gli eventi di controllo delle versioni del record

Le azioni per bloccare e sbloccare i record vengono registrate nel log di controllo. In Attività su file e pagine selezionare Stato del record modificato in Bloccato e Stato del record modificato in Sbloccato.

Per altre informazioni sulla ricerca di questi eventi, vedere Attività del log di controllo.

Passaggi successivi

Per altri scenari supportati dalla gestione dei record, vedere Scenari comuni per la gestione dei record.