Creare una raccolta documenti con l'intelligenza artificiale

Usando Copilot in SharePoint per creare una raccolta documenti, è possibile passare da una semplice descrizione a una raccolta documenti ben configurata e ricca di metadati. Invece di creare manualmente una libreria, definire le colonne e impostare le regole di assegnazione di tag, descrivere a cosa serve la libreria e, facoltativamente, fornire un file di esempio. Copilot in SharePoint genera quindi il nome della raccolta, la descrizione e uno schema di metadati completo, con colonne che contrassegnano automaticamente i nuovi documenti man mano che vengono aggiunti.

Questa funzionalità è utile per le organizzazioni che devono creare rapidamente raccolte documenti ben organizzate, ad esempio:

• Finanza e contabilità: Archivi di fatture, librerie di note spese, archivi di rendiconti finanziari.
• Legale e conformità: Librerie di contratti, archivi di archiviazione normativa, raccolte di documenti di policy.
• Gestione del progetto: Librerie di risultati finali del progetto, specifiche del prodotto, documentazione delle attività cardine.
• Risorse umane: Registri dei dipendenti, librerie, documentazione sui benefit, raccolte di materiale formativo.

Come funziona la creazione di librerie basate sull'IA

Il processo di creazione della raccolta usa l'intelligenza artificiale per gestire la configurazione che altrimenti richiederebbe la configurazione manuale da parte del proprietario del sito o del gestore dei contenuti.

1. Descrivi lo scopo: Fornire una descrizione in linguaggio naturale dello scopo della raccolta, ad esempio "Ho bisogno di una raccolta per le fatture fornitore".
2. Fornisci un file di esempio (consigliato): Carica un file di esempio o seed che rappresenta il tipo di contenuto da archiviare. L'intelligenza artificiale usa questo file per comprendere meglio la struttura del documento e suggerire campi di metadati pertinenti. Se non fornisci un file di esempio, l'intelligenza artificiale genera la configurazione della libreria solo dalla descrizione.
3. L'intelligenza artificiale genera la configurazione: In base alla descrizione e al file di esempio, l'intelligenza artificiale propone un nome di libreria, una descrizione e uno schema di metadati con colonne personalizzate per il tipo di documento.
4. L'intelligenza artificiale crea e configura la libreria: Viene creata la libreria, il file di esempio viene copiato nella raccolta, se fornita dall'utente, e vengono configurate le colonne basate sull'intelligenza artificiale. Queste colonne usano i prompt per estrarre i metadati dai file supportati aggiunti alla raccolta.

Prerequisiti

1. Gli utenti devono avere una licenza di Microsoft Copilot assegnata.
2. Copilot in SharePoint è attivo per impostazione predefinita per gli utenti con licenza. Non è richiesto alcun passaggio di consenso esplicito. Per controllare la disponibilità, vedi Introduzione a Copilot in SharePoint.
3. Gli utenti devono avere le autorizzazioni necessarie per creare raccolte documenti nel sito di SharePoint.

Passaggi per la creazione di una raccolta con l'intelligenza artificiale

1. Nella home page del sito o nella pagina dei contenuti del sito selezionare + Nuova>raccolta documenti.
2. Seleziona il processo di creazione assistito dall'intelligenza artificiale.
3. Descrivi lo scopo della libreria nel campo di testo. Ad esempio:
   • "Ho bisogno di una biblioteca per archiviare e organizzare le fatture dei fornitori".
   • "Una libreria per le risorse e i risultati delle campagne di marketing".
   • "Archivio per i documenti di onboarding dei dipendenti."
4. Facoltativamente, carica un file di esempio per aiutare l'intelligenza artificiale a comprendere la struttura dei documenti. È possibile selezionare un file da:
   • Il sito di SharePoint corrente
   • Un percorso di OneDrive
   • Dispositivo locale
5. Esaminare la configurazione della libreria generata dall'intelligenza artificiale:
   • Nome della libreria: Un nome descrittivo basato sui dati forniti dall'utente.
   • Descrizione della libreria: Un riepilogo dello scopo della biblioteca.
6. Selezionare Crea per confermare. L'intelligenza artificiale crea la libreria, copia il file di esempio e configura le colonne di metadati.

Colonne basate su intelligenza artificiale

Quando crei la libreria, include colonne basate su intelligenza artificiale basate sullo schema di metadati generato dalla descrizione e dal file di esempio. Queste colonne usano i prompt per estrarre e popolare i metadati dai file supportati.

• Assegnazione automatica di tag: Quando carichi o rilasci documenti nella raccolta, l'IA legge il contenuto e popola automaticamente i valori della colonna. È possibile rivedere e aggiornare i valori in base alle esigenze.
• Controllo utente: È possibile rivedere lo schema e le richieste sottostanti durante la creazione e in qualsiasi momento successivo.

Tipi di file supportati

La creazione di librerie basate sull'intelligenza artificiale usa la stessa funzionalità di riempimento automatico sottostante che legge il contenuto del documento e popola i valori dei metadati. Questa funzionalità significa che la compatibilità dello stesso tipo di file si applica sia al file di esempio iniziale fornito durante la creazione della raccolta sia a tutti i documenti aggiunti alla raccolta in seguito.