Creare un piano di file per gestire i record in SharePoint Server

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Il piano di file è il documento principale di pianificazione della gestione dei record in SharePoint Server. Sebbene i piani di archiviazione possano differire nelle diverse organizzazioni, in genere consentono di:

• Descrivere i tipi di elementi riconosciuti come record dall'organizzazione.

• Descrivere la categoria più ampia di record a cui gli elementi appartengono.

• Indicare dove vengono memorizzati i record.

• Descrivere i periodi di conservazione per i record.

• Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.

In questo articolo viene descritto il contenuto di un file di archiviazione e vengono riassunte le modalità di creazione di un piano di archiviazione per l'organizzazione. Da questo articolo è inoltre possibile accedere a un foglio di lavoro che può essere utilizzato per il piano di archiviazione.

Identificare i tipi di record

Per determinare quali documenti attivi dell'organizzazione possono essere classificabili come record è necessaria la collaborazione di responsabili della gestione dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili della gestione del contenuto. Si noti che, anche se la propria azienda non opera in un ambito altamente regolamentato, in base ad alcune normative generali la conservazione dei record da parte dell'azienda potrebbe essere obbligatoria. Oltre alle normative aziendali generali, è necessario esaminare i requisiti legali specifici per la propria azienda.

Fornire informazioni più specifiche sulla determinazione di cosa sia un record in un'organizzazione esula dall'ambito di questo articolo. È probabile che l'azienda preveda già una qualche forma di gestione dei record, che la maggior parte dei ruoli relativi alla gestione dei record siano già assegnati e infine che sia già disponibile una tassonomia dei record.

Per determinare quali siano i record nella propria organizzazione, sono in genere necessari gli elementi seguenti:

1. Comprensione degli obblighi legali e delle esigenze aziendali della propria azienda.

2. Analisi dell'utilizzo dei documenti attivi, grazie a uno sforzo collaborativo in tutte le divisioni dell'organizzazione.

3. Sviluppo di un elenco di tipi di documenti da identificare come record. È ad esempio possibile determinare che è necessario conservare come record i documenti seguenti:

• Contratti di affitto di spazio aziendale.

• Documenti relativi ai benefici ai dipendenti.

• Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.

4. Suddividere i record in categorie. Per i record appartenenti alla stessa categoria vengono spesso specificati gli stessi periodi di conservazione e tali record potrebbero necessitare di trattamento simile anche in altri modi.

Registrare le informazioni raccolte. Annotare il tipo di record, una sua breve descrizione e la categoria a cui appartiene.

Di seguito viene riportato un foglio di lavoro di esempio:

Tipo di record	Categoria record	Descrizione
Piani per i benefici, piani assicurativi, piani pensionistici	Descrizioni dei benefici ai dipendenti	Descrizioni di tutti i piani per i benefici ai dipendenti.
Schede attività per paghe e stipendi, informazioni supplementari su paghe e stipendi	Record di paghe e stipendi	Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate.
Fatture dei fornitori	Fatture	Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori.
Sondaggi relativi ai prodotti, questionari, manuali e video per la formazione	Materiale didattico	Offre corsi di formazione interni o esterni.
Moduli di spedizione, rapporti sulla spedizione	Record relativi alla spedizione	Documenta la spedizione di materiale.
Comunicati stampa, articoli di giornale	Comunicati stampa	Informazioni per pubbliche relazioni sui prodotti e servizi.
Fogli di contatto per emergenze, moduli di iscrizione a piani medici, curricula, rapporti di stato sui benefici	Record del personale	Record della cronologia lavorativa dei singoli dipendenti e azioni personali correlate.

Completare il piano di file

Dopo avere determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo avere creato un insieme di categorie di record, è necessario completare il piano di archiviazione fornendo informazioni aggiuntive per ogni tipo di record. Indicare quanto segue:

• Periodo di conservazione di ogni tipo di record.

• Modalità di eliminazione dei record alla scadenza del periodo di conservazione.

• Responsabile della gestione dei record di questo tipo.

• Tipo di supporto in cui sono archiviati i record di questo tipo.

Di seguito viene riportato un piano di archiviazione completo di esempio:

Record	Descrizione	Contenuti multimediali	Categoria record	Conservazione	Eliminazione	Contatto
Piani previdenziali	Descrizione del piano per i benefici ai dipendenti.	Pagine Web	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Luisa Cazzaniga
Piani assicurativi	Descrizione del piano assicurativo per i dipendenti.	Stampa	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Giorgio Cavaglieri
Piani pensionistici	Descrizione del piano pensionistico per i dipendenti.	Stampa	Piani per i benefici ai dipendenti	X anni	Nessuno	Giorgio Cavaglieri
Schede attività per paghe e stipendi	Riepiloghi di ore di lavoro, straordinari e retribuzioni pagate.	Documenti elettronici	Record di paghe e stipendi	X anni	Distruggere	Giorgio Cavaglieri
Informazioni supplementari su paghe e stipendi	Riepiloghi di periodi di malattia, periodi di ferie e altri elementi di retribuzione non relativi a paghe e stipendi.	Documenti elettronici	Record di paghe e stipendi	X anni	Distruggere	Giorgio Cavaglieri
Fatture dei fornitori	Record di prodotti o servizi acquistati dai fornitori.	Stampa	Fatture	X anni	Distruggere	Francesca Leonetti
Sondaggi relativi ai prodotti	Sondaggi relativi alla soddisfazione del cliente.	Pagine Web	Materiale sondaggi	X anni	Archiviare	Adriana Giorgi
Questionari	Questionario per determinare i dati demografici del cliente.	Stampa	Materiale sondaggi	X anni	Archiviare	Adriana Giorgi
Manuali per la formazione	Contenuto stampato per la formazione.	Stampa	Materiale didattico	X anni	Distruggere	Adriana Giorgi
Video per la formazione	Contenuto video per la formazione.	Video	Materiale didattico	X anni	Distruggere	Adriana Giorgi
Moduli di spedizione	Configurazione della spedizione di materiale	Stampa	Materiale per spedizioni	X anni	Distruggere	Francesca Leonetti
Rapporti sulla spedizione	Documentazione della spedizione di materiale	Fogli di calcolo elettronici	Materiale per spedizioni	X anni	Distruggere	Francesca Leonetti
Comunicati stampa	Comunicati su prodotti e servizi.	Documenti elettronici	Informazioni per pubbliche relazioni	X anni	Archiviare	Adriana Giorgi
Articoli di giornale	Notizie su prodotti e servizi.	Stampa	Informazioni per pubbliche relazioni	X anni	Archiviare	Adriana Giorgi
Fogli di contatto per emergenze	Informazioni sui dipendenti.	Documenti elettronici	Record del personale	X anni	Distruggere	Giorgio Cavaglieri
Moduli di iscrizione a piani medici	Moduli di iscrizione ai piani sanitari per i dipendenti.	Documenti elettronici	Record del personale	X anni	Distruggere	Giorgio Cavaglieri
Riprende	Curriculum ricevuti.	Misto	Record del personale	X anni	Distruggere	Giorgio Cavaglieri

Nota

L'esempio riportato in precedenza in questa sezione è un esempio. Non si tratta di una raccomandazione di impostazioni del piano di file specifiche. Per ribadire che si tratta di un esempio e non di una raccomandazione di alcun criterio di gestione dei record, non vengono specificati periodi di conservazione.