Conservazione ed eliminazione in OneDrive

Questo articolo descrive come gestire OneDrive di un utente quando si elimina l'account Microsoft 365 dell'utente per l'organizzazione e quali passaggi vengono eseguiti automaticamente.

Eliminazione di un utente dal interfaccia di amministrazione di Microsoft 365

Quando si elimina un utente dalla pagina Utenti attivi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, è possibile scegliere cosa si vuole fare con le licenze, la posta elettronica e OneDrive del prodotto dell'utente. Per altre info, vedi Eliminare un utente dall'organizzazione.

Se si concede a un altro utente l'accesso a OneDrive, l'utente avrà 30 giorni per impostazione predefinita per accedere e scaricare i file che vuole conservare. Per modificare il tempo di conservazione, vedere Impostare la conservazione di OneDrive per gli utenti eliminati. Riceveranno un messaggio di posta elettronica con un collegamento a queste istruzioni per accedere a OneDrive dell'utente eliminato: Copiare i file da OneDrive di un altro utente.

Configurare la delega di accesso automatico

Per impostazione predefinita, quando un utente viene eliminato, al manager dell'utente viene concesso automaticamente l'accesso a OneDrive dell'utente. Seguire questa procedura per verificare che la delega di accesso automatico sia abilitata per l'organizzazione e per impostare un proprietario secondario nel caso in cui un utente non disponga di un manager specificato. Se la delega di accesso è disabilitata o un manager o un proprietario secondario non è impostato per un utente, nessuno avrà accesso automatico quando l'utente viene eliminato o verrà avvisato che OneDrive verrà eliminato.

1. Passare a Altre funzionalità nella nuova interfaccia di amministrazione di SharePoint e accedere con un account con autorizzazioni di amministratore per l'organizzazione.

   Nota

   In Office 365 gestito da 21Vianet (Cina), accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e aprire la pagina Altre funzionalità.

2. In Profili utente selezionare Apri.

3. In Impostazioni sito personale selezionare Configura siti personali.

4. Accanto a Pulizia siti personali verificare che l'opzione Abilita delega di accesso sia selezionata.

5. È consigliabile specificare anche un account proprietario secondario nella sezione Pulizia siti personali. Questo account sarà il proprietario designato di OneDrive se il responsabile dell'utente non è impostato nell'ID Microsoft Entra. Email notifiche verranno inviate anche all'account proprietario secondario quando il valore viene popolato.

6. Selezionare OK.

Processo di eliminazione di OneDrive

Il periodo di conservazione di OneDrive per la pulizia di OneDrive inizia quando un account utente viene eliminato dall Microsoft Entra ID. Nessun'altra azione causerà il processo di pulizia, incluso il blocco dell'accesso dell'utente o la rimozione della licenza dell'utente. Per informazioni sulla rimozione della licenza di un utente, vedi Rimuovere licenze dagli utenti in Microsoft 365 per le aziende.

Il processo di eliminazione di OneDrive funziona come segue:

1. Un utente viene eliminato dal interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o viene rimosso tramite la sincronizzazione di Active Directory.

2. L'eliminazione dell'account viene sincronizzata con SharePoint.

3. Il processo di pulizia di OneDrive viene eseguito e OneDrive è contrassegnato per l'eliminazione. L'utente eliminato verrà visualizzato nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 per 30 giorni. Anche il periodo di conservazione predefinito per OneDrive è di 30 giorni, ma è possibile modificarlo nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint (vedere Impostare la conservazione di OneDrive per gli utenti eliminati) o usando il cmdlet Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>di PowerShell . Per altre informazioni sull'uso di questo cmdlet, vedere Set-SPOTenant.

4. Se viene specificato un manager per l'utente eliminato, il manager riceverà un messaggio di posta elettronica che informa di avere accesso a OneDrive e che OneDrive verrà eliminato alla fine del periodo di conservazione di OneDrive. Per informazioni su come specificare il manager di un utente nell'interfaccia di amministrazione Microsoft Entra, vedi Aggiungere o aggiornare le informazioni sul profilo di un utente.

   Se non viene specificato un manager per l'account utente, ma è stato immesso un proprietario secondario nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, il proprietario secondario riceverà un messaggio di posta elettronica che informa di avere accesso a OneDrive e che OneDrive verrà eliminato alla fine del periodo di conservazione.

5. Sette giorni prima della scadenza del periodo di conservazione di OneDrive, verrà inviato un secondo messaggio di posta elettronica al manager o al proprietario secondario come promemoria dell'eliminazione di OneDrive tra sette giorni.

6. Dopo sette giorni, OneDrive per l'utente eliminato viene spostato nel Cestino della raccolta siti, dove viene conservato per 93 giorni. Durante questo periodo, gli utenti non potranno più accedere a contenuti condivisi in OneDrive. Per ripristinare OneDrive, è necessario usare PowerShell. Per informazioni, vedi Ripristinare un OneDrive eliminato.

   Nota

   Il Cestino non è indicizzato, quindi la ricerca non rileva alcun contenuto al suo interno. Ciò significa che un blocco di eDiscovery non è in grado di individuare alcun contenuto nel Cestino per conservarlo.

Le impostazioni di conservazione di Microsoft 365 dai criteri di conservazione e dalle etichette di conservazione hanno sempre la precedenza sul processo di eliminazione standard di OneDrive, quindi il contenuto incluso per la conservazione di OneDrive può essere eliminato prima di 30 giorni o conservato per più tempo del periodo di conservazione di OneDrive. Analogamente, se un OneDrive viene bloccato come parte di un caso di eDiscovery, i responsabili e i proprietari secondari riceveranno un messaggio di posta elettronica sull'eliminazione di OneDrive in sospeso, ma OneDrive non verrà eliminato fino a quando il blocco non viene rimosso.